POSTE 1 : Assistant(e) Support Base
L’Assistant support base d’INSO Diffa est une personne dynamique, discrète et serviable. Il/elle est consciente d’incarner, pour les membres de l’organisation et les visiteurs, l’image de l’organisation pour laquelle il/elle travaille en toute circonstance.
Il/elle apporte un soutien au Field Support Officer FSO dans pour le bon déroulement des procédures supports pour son bureau et il/elle effectue toutes les tâches liées à ceux-ci. Conscient de la tâche essentielle qu’il lui incombe, il/elle œuvre dans sa fonction avec efficacité, rigueur et autonomie.
Il/elle est parfaitement francophone, il/elle sait écrire, et il/elle maîtrise également les langues nationales d’usage.
Principales responsabilités
a. Ressources humaines & administration :
- Assiste l’officier dans la gestion des congés et des absences du personnel.
- Aide à assurer la conformité aux règlements et politiques de l’INSO.
- Fournir un soutien administratif au FSO, notamment en facilitant les réglementations fiscales.
- Assurer l’intérim du FSO en son absence et fournir un soutien administratif, notamment pour les réglementations fiscales et l’hébergement.
- Organiser les transferts aéroport et les réservations d’hôtel pour les déplacements du personnel.
b. Approvisionnement des biens et services :
- Collaborer avec l’officier pour suivre les demandes d’achat et négocier avec les fournisseurs.
- Participer à la coordination des livraisons et à la gestion des comités de sélection.
- Soutenir les équipes régionales dans leurs acquisitions sous la direction de l’officier.
c. Gestion de la flotte et des équipements motorisés :
- Planifier les déplacements des véhicules en consultation avec l’officier et assister dans le suivi de la maintenance.
- Collaborer avec l’officier pour contrôler les documents administratifs des véhicules et analyser la consommation de carburant.
d. Gestion des équipements :
- Assister l’officier dans la numérotation et le suivi des équipements, ainsi que lors des inventaires et du signalement des problèmes.
e. Documentation logistique :
- Collaborer avec l’officier pour soumettre les pièces justificatives pour les paiements et suivre les avances d’espèces.
- Participer à l’archivage des documents de passation de marché et des équipements sous la direction de l’officier.
f. Gestion quotidienne du personnel support :
- Aider l’officier à vérifier les tâches du personnel support et à suivre les plannings de rotations.
- Participer aux évaluations du personnel support en collaboration avec l’officier.
g. Entretien des bureaux et des maisons d’hôtes :
- Collaborer avec l’officier pour superviser l’entretien des locaux et organiser les interventions de maintenance.
- Assister dans le réapprovisionnement des fournitures et le suivi des générateurs sous la direction de l’officier.
h. Appui à l’organisation des activités :
- Réaliser les achats pour les réunions en collaboration avec l’officier et participer à la préparation des salles.
- Aider à ranger après les activités sous la direction de l’officier.
i. Finance
- Délivrer des avances de fonds au personnel autorisé.
- Mettre en place un système d’enregistrement approprié pour les sommes avancées.
- Suivre efficacement les montants en suspens.
- Rassembler les pièces justificatives pour clôturer toutes les avances en suspens avant la fin du mois.
- Aider à effectuer les paiements dans les délais.
- S’assurer, avant le paiement, que les pièces justificatives sont complètes à tous égards.
- Compiler et préparer la documentation comptable et télécharger les copies numériques référencées chronologiquement dans SharePoint.
- Envoyer les originaux au département des finances du bureau principal du pays.
- Responsable de l’archivage physique et numérique de toute la documentation relative à ces taches
Cette liste est indicative et n’est pas exhaustive. L’employé pourra être amené à exécuter d’autres taches en lien avec son poste et qui lui seront demandées par sa hiérarchie.
Qualifications et Compétences Requises:
- Licence en administration des affaires/logistique et approvisionnement, Gestion ou tout domaine connexe ; expérience professionnelle supplémentaire (min 2 ans) dans le rôle avec un diplôme inferieur.
- Minimum 2 ans d’expériences professionnel dans la gestion logistique, l’administration, la gestion d’actifs, la gestion de flotte.
- Expérience professionnelle antérieure au sein d’ONG exigé.
- Maîtrise des outils informatique MS Office 365 exigée
- Maîtrise du français (parlé et écrit).
- Connaissance en anglais serait un atout.
Compétences Personnelles Clés
- Excellentes compétences en communication, coordination et relations interpersonnelles.
- Méticulosité et capacité à travailler sous pression.
- Expérience en environnement multiculturel, autonomie et flexibilité dans le travail en équipe.
Termes et Conditions
Type Contrat à durée déterminée de 12 mois ; avec Travail à temps partiel.
Date de démarrage prévue : Pour le 01 avril 2024.
Politique de protection et recrutement d’INSO
INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.
À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées :
- Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
- INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l’emploi ou des changements fréquents d’emploi et d’adresse ;
- Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
- Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
- Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
- Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.
Comment envoyer votre candidature :
Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes à l’adresse : [email protected]
Avec la référence « INSO FSA » en objet du mail :
- Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (2 pages maximum) ;
- CV à jour (3 pages maximum).
POSTE 2 : Assistant(e) Logistique
Principales responsabilités
- Assistance aux antennes pour l’acquisition de biens et services.
- Suivi des processus d’achat conformément aux procédures établies.
- Garantir le suivi des commandes et communiquer régulièrement avec les équipes terrain ;
- Organiser et superviser les expéditions de, et vers, les antennes
- Collaboration avec les équipes Programme pour la préparation des réunions et formations.
- Assister les équipes programmes et administration dans diverses tâches logistiques.
- Fournir un soutien pour la planification des déplacements, la maintenance des véhicules et la gestion administrative
- Apporter une assistance dans le suivi des mouvements et des inventaires des équipements, ainsi que dans la préparation des documents liés à leur allocation.
- Contribuer à la gestion des pièces justificatives et des documents de passation de marché, ainsi qu’à l’archivage des documents relatifs aux équipements.
- Assurer un soutien dans le suivi des plannings de rotations, la participation aux processus de recrutement et l’intégration des nouveaux membres du personnel.
- Superviser les opérations d’entretien des locaux et des équipements, en veillant à la gestion efficace des stocks et des activités de maintenance.
- Soutien aux équipes Programme en fournissant une assistance logistique selon les besoins ;
- Assister dans la préparation et la gestion des fournitures pour les réunions et formations, ainsi que dans l’organisation des activités et le rangement après les événements.
- Flexibilité pour intervenir et aider dans divers domaines en fonction des exigences opérationnelles ;
Cette liste est indicative et n’est pas exhaustive. L’employé pourra être amené à exécuter d’autres taches en lien avec son poste et qui lui seront demandées par sa hiérarchie.
Qualifications et Compétences Requises:
- Licence en administration des affaires/logistique et approvisionnement, Gestion ou tout domaine connexe ; expérience professionnelle supplémentaire (min 2 ans) dans le rôle avec un diplôme inferieur.
- Minimum 2 ans d’expériences professionnel dans la gestion logistique, l’administration, la gestion d’actifs, la gestion de flotte, l’approvisionnement.
- Expérience professionnelle antérieure au sein d’ONG exigé.
- Maîtrise des outils informatique MS Office 365 exigée
- Maîtrise du français (parlé et écrit).
- Maitrise de l’anglais serait un atout.
Compétences Personnelles Clés
- Excellentes compétences en communication, coordination et relations interpersonnelles.
- Méticulosité et capacité à travailler sous pression.
- Expérience en environnement multiculturel, autonomie et flexibilité dans le travail en équipe.
Cette liste est indicative et n’est pas exhaustive. L’employé pourra être amené à exécuter d’autres taches en lien avec son poste et qui lui seront demandées par sa hiérarchie.
Termes et Conditions
Contrat à durée déterminée de 12 mois ;
Date de démarrage prévue : Pour le 01 Avril 2024.
Politique de protection et recrutement d’INSO
INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.
À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées :
- Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
- INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l’emploi ou des changements fréquents d’emploi et d’adresse ;
- Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
- Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
- Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
- Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.
Comment envoyer votre candidature :
Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes à l’adresse : [email protected]
Avec la référence « INSO ASST LOG » en objet du mail :
- Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (2 pages maximum) ;
- CV à jour (3 pages maximum).
Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles (comme des copies de certificats, de diplômes ou autre écrit, …) et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour votre candidature.
Clôture des candidatures : 10/03/2024
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