L’ONG internationale INSO recrute pour ce poste (21 Novembre 2024)

Département : Opérations

Responsable hiérarchique : Conseiller en sécurité

Objectif du poste

Les principales responsabilités de ce poste seront de superviser le soutien du bureau extérieur en matière de ressources humaines, d’administration, de logistique et de finances. Le responsable du soutien sur le terrain travaille sous la direction hiérarchique du conseiller en sécurité avec une ligne hiérarchique avec le ou les responsables des finances et des opérations du bureau principal du pays.

Fonctions et responsabilités principales :

Finances 

• Traiter les transactions de petite caisse et les transactions bancaires. Émettre des avances de fonds selon les autorisations. Mettre en place et gérer un système d’enregistrement des sommes avancées comme convenu avec le directeur financier. 
• Rassemblez les pièces justificatives pour clôturer toutes les avances en cours avant la fin du mois. 
•  Clôturer le mois conformément au calendrier convenu. Préparer les écritures de journal, correctement codées, allouées et rapprochées pour permettre une importation directe dans SUNSYSTEM. 
• Compiler et préparer la documentation comptable et d’audit, télécharger les copies numériques référencées chronologiquement dans SharePoint, avant d’envoyer les originaux au service financier situé au bureau principal du pays. 
• Estimez mensuellement les besoins de trésorerie pour le bureau extérieur, les antennes et les voyages d’affaires à venir. Soumettez en temps opportun la demande de transfert de fonds au service financier. Agir en tant que point de contact pour les questions financières et fournir un soutien financier aux membres de l’équipe. Participez à la formation du personnel aux fonctions financières. 
• Se déplacer de temps à autre dans d’autres bureaux extérieurs pour apporter un soutien ou pour assurer l’orientation des homologues nouvellement recrutés.

Ressources humaines

• Faciliter les permis de visa, les cartes de séjour, les réglementations fiscales, l’hébergement, etc. 
• Enregistrez tous les congés et autres absences du personnel du bureau extérieur. Assurez-vous que le personnel du bureau extérieur dispose d’un identifiant INSO. 
• S’assurer que tout le personnel des bureaux extérieurs connaît et comprend les règlements et les politiques du personnel de l’INSO. Assurer la liaison avec les assureurs maladie si nécessaire. 
• Assurez-vous que les feuilles de temps du personnel sont correctement remplies et vérifiées avec les registres de congés et d’absences et envoyées en temps opportun au responsable des opérations, comme requis chaque mois.

Logistique, approvisionnement et opérations 

• Assister le superviseur dans les activités d’approvisionnement, en collaboration avec les équipes des opérations sur le terrain et des programmes 
• Assurez-vous que le processus d’approvisionnement est conforme aux SOP, avec une documentation appropriée à l’appui de tous les achats 
• Aider à l’identification des fournisseurs appropriés, à la collecte des devis, à la documentation du processus d’approvisionnement et à la gestion des dossiers d’approvisionnement électroniques et papier 
• Responsable de la diffusion des demandes de devis, de la préparation des analyses des offres et de l’émission des bons de commande 
• Coordonner toutes les dispositions logistiques pour les événements, ateliers, séminaires et autres activités de formation liés au projet 
• Aider à gérer et à administrer les ressources du bureau, y compris l’espace de bureau, les actifs, y compris les ordinateurs portables, les autres systèmes et équipements de bureau connexes. 
• Maintenir et mettre à jour la liste d’inventaire conformément aux exigences de l’INSO et soumettre des rapports trimestriels. S’assurer que tous les actifs sont étiquetés et conserver une trace de leurs mouvements. 
• Assurez-vous que la vérification physique est effectuée sur une base semestrielle. 
• Suivi des déplacements des véhicules grâce à la fiche de bord du véhicule 
• Gérer les réparations et l’entretien des installations, des équipements et des véhicules d’INSO. 
• Maintenir un stock suffisant de fournitures de bureau et de carburant pour le bureau. Mettre en œuvre des pratiques et des politiques logistiques et assurer une coordination étroite avec le responsable des opérations concernant les contrats et l’approvisionnement en biens et services.

Connaissances, compétences et expérience essentielles :

• De préférence au moins 2 ans d’expérience professionnelle pertinente dans des rôles similaires au sein d’ONG 
• Un certificat professionnel en finance, comptabilité, logistique, RH ou un autre domaine pertinent 
• Maîtrise de Microsoft Office Grande attention aux détails 
• Capacité à traiter de grandes quantités de données Bonnes compétences en anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral Compétences en gestion du temps

Clause d’avertissement :

Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités liées au poste.

Politique de protection de l’INSO

L’INSO s’engage pleinement à recruter, à sélectionner et à contrôler en toute sécurité tous les nouveaux employés, directeurs et bénévoles potentiels et nous veillerons au strict respect de notre code de conduite et de notre politique de protection tout au long du processus de recrutement. À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront suivies :

• Toutes les offres d’emploi seront conditionnelles à l’obtention d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes.
• L’INSO interrogera les candidats sur les lacunes importantes dans leurs antécédents professionnels ou sur les changements fréquents d’employeur et d’adresse.
• Toutes les qualifications essentielles et les certifications et adhésions professionnelles pertinentes seront vérifiées.
• Le candidat retenu devra fournir une pièce d’identité en cours de validité (passeport, carte d’identité).
• Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur la politique et les procédures de protection de l’INSO et les documents associés (code de conduite, dénonciation, etc.).
• Tous les nouveaux employés seront tenus de signer et de respecter le Code de conduite comme condition d’emploi.

Dépôt des candidatures

Les candidatures (lettre de motivation, CV détaillé, références d’au moins 3 personnes) doivent être envoyées à l’adresse mail « [email protected] » avec la mention de l’objet du mail

« FSO-BUE/03/2024 » en complétant le lien ci-dessous : https://forms.office.com/e/kGenxTcVxQ

Date limite de dépôt des candidatures : 28/11/2024 à 23h45′.