L’ONG internationale Helen Keller recrute pour ce poste (03 Août 2023)

L’assistant(e) administratif(ve) et financier(e) est responsable de l’exécution des tâches comptables et extra comptables, particulièrement de la gestion des fonds alloués aux activités de terrains des programmes, des décaissements et paiements et de la saisie de ces transactions comptables.
Il/Elle fait le suivi des budgets des activités des programmes, sous supervision directe de la Directrice des finances
Il/Elle travaille à un suivi des tâches administratives dans le sous-bureau en étroite collaboration le département Administratif et des Ressources humaines
Ces responsabilités inclus de manière non exhaustives les points suivants :

A- FINANCES ET COMPTABILITE

– Contrôler le niveau des lignes budgétaires des activités des différentes initiatives mises en œuvre au niveau du sous bureau et en faire le point au coordonnateur terrain de l’activité ;
– Préparer pour validation toutes les dépenses sollicitées par les projets en s’assurant de l’existence d’un budget approuvé, la disponibilité de fonds suffisants dans la ligne budgétaire pour engager les dépenses prévues.
– Effectuer tous les paiements du bureau et s’assurer de l’exhaustivité des liasses comptables avant saisie dans le système (Requête approuvé, PV de sélection, Bon de commande, bon de livraison, Acquittement, décharge de réception, ligne budgétaire ;
– Faire les imputations comptables suivant les orientations du superviseur ;
– Saisir au jour le jour et de façon chronologique, toutes les transactions comptables de la période dans le logiciel de comptabilité ;
– Assister le staff de terrain dans le suivi de la consommation du carburant et le remplissage des carnets de bord.
– Faire la revue et la réconciliation des avances de fonds mis à la disposition des agents des programmes.
– Tenir á jour un registre pour le suivi des transactions
– Former, soutenir et conseiller les programmes sur les procédures d’avance et de justification de fonds de façon régulière.
– Faire des missions de terrain pour évaluer les conditions de l’utilisation des fonds mis à la disposition des agents du terrain et voir comment améliorer le support.
– Assurer le suivi séquentiel des références des pièces comptables à saisir dans le logiciel de comptabilité ;
– Remplir et archiver les pièces comptables (Bank, caisse, opérations diverses en XOF et en dollars) et les différents rapports financiers à la demande ;
– Participe à l’élaboration du rapport financier mensuel et documents de travail du mois à l’attention du superviseur ;
– Préparer l’état mensuel des avances non encore justifiées à l’attention de la Directrice des finances et suit leur apurement ;

B- ADMINISTRATION :

– Appuyer l’orientation des nouveaux staffs recrutés, aux procédures de Helen Keller Int’l
– Assister le staff terrains dans le remplissage et la soumission dans les délais des TimeSheet.
– Assurer la gestion administratives des archives de façon rationnelle, afin de faciliter les recherches de documents du bureau sous-bureau en collaboration avec la Responsable Administrative et Ressources Humaines
– Accueillir et facilite l’orientation du personnel entrant ou sortant en collaboration avec la Responsable Administrative et Ressources Humaines
– Assurer la fluidité interne de la diffusion, transmission et exécution des informations administratives (courriers, note de service,)
– Faciliter les visites (missions externes) au sous-bureau en collaboration avec la Responsable Administrative et Ressources Humaines

AUTRES

– Assister dans la mise en place d’un système d’archivage approprié des rapports financiers et programmatiques des projets ;
– Assister dans le suivi des budgets des projets ;
– Assister le département dans le suivi de la gestion comptable des structures sous bénéficiaires des fonds des Projets ;
– Assister dans le suivi des activités d’audit interne ou externe ;
– Accomplir toute autre tâche en liaison avec les objectifs de Helen Keller Int’l qui pourraient lui être confiées.