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AGENT COMPTABLE DES SUBVENTIONS
Sous la supervision des Finances et de l’Administration, le Responsable Comptable des Subventions facilite l’appui à la mise en œuvre, au suivi et à l’évaluation, aux rapports financiers et narratifs sur les subventions sélectionnées conformément aux exigences des donateurs et de HFH. Le titulaire gère la conformité quotidienne des subventions et les rapports financiers pour les activités financées par les donateurs à HFH Côte d’Ivoire.
DEVOIRS
- Aider à la coordination des intervenants impliqués dans la gestion des subventions pour garantir que :
- Ils sont tous au courant des termes et conditions de la subvention concernant les livrables programmatiques attendus et de toutes les informations créées lors de l’élaboration de la proposition et des négociations avec les donateurs.
- Que les informations continues relatives aux subventions soient communiquées aux parties prenantes concernées.
- Des outils appropriés sont disponibles et utilisés pour gérer la mise en œuvre et la conformité des programmes.
2) Suivi et coordination de la gestion financière des subventions, de la conformité et des rapports, y compris :
- Assurer le respect des obligations contractuelles financières du donateur en :
- Réalisation de l’enregistrement des transactions/saisie des données dans le système comptable
- Réalisation de rapprochements de comptes de bilan et d’analyses de comptes de résultat à la fin du mois
- Effectuer des examens périodiques des documents justificatifs des transactions financières afin de garantir la conformité avec les règles et réglementations des donateurs.
- S’assurer que les rapports financiers des subventions sont rapprochés du grand livre.
- Aider l’équipe financière à préparer les demandes de réalignement budgétaire, le cas échéant.
- Travailler avec l’équipe financière pour répondre aux conclusions de l’audit des subventions et aux risques mis en évidence ainsi qu’aux préoccupations liées à l’évaluation des projets.
- Travailler avec l’équipe financière pour développer et renforcer l’environnement de contrôle interne en ce qui concerne la gestion des subventions.
- Coordonner le travail sur le terrain avec les finances pour entreprendre la vérification trimestrielle des constructions entreprises sur les projets.
3) Aider à l’examen des budgets de subventions et des plans de travail en veillant à ce que :
- Les budgets de subvention pour les propositions de subvention sont alignés sur les plans de travail proposés.
- Le budget et le récit budgétaire suivent les directives budgétaires du donateur.
- Assurez-vous que le codage budgétaire correct a été utilisé pour faciliter la comptabilisation et le suivi dans le système de gestion financière à des fins de surveillance et d’analyse.
- Visites périodiques sur le terrain pour vérifier l’avancement, la cohérence et le niveau de conformité des activités de subvention.
- Identifier de manière proactive les zones problématiques ou les problèmes potentiels, formuler des recommandations pour résoudre les problèmes avant qu’ils n’aient un impact sur les subventions, élaborer des plans d’action et assurer le suivi avec le responsable des finances et de l’administration pour s’assurer que les problèmes ont été résolus.
4) Renforcement des capacités et formation
- Aider l’équipe financière à examiner les accords de subvention par rapport aux systèmes et politiques de HFH Côte d’Ivoire. Identifier les lacunes et aider à l’élaboration de systèmes et de procédures qui permettraient le respect total des obligations contractuelles.
- Fournir des contributions aux politiques liées à la gestion des subventions et travailler avec d’autres parties pour développer et institutionnaliser des procédures de mise en œuvre détaillées basées sur les politiques de gestion des subventions et les règles et réglementations spécifiques applicables des donateurs.
- Organiser et/ou mener des formations et des renforcements de capacités pour combler les lacunes en matière de compétences en gestion des subventions au bureau national et dans les bureaux extérieurs.
5) Gestion des sous-bénéficiaires
- Examen et approbation des révisions budgétaires : travailler avec les sous-bénéficiaires pour examiner leurs propositions de révisions budgétaires, en s’assurant qu’elles correspondent aux objectifs, aux réglementations et aux coûts autorisés de la subvention initiale
- Suivi des performances financières des sous-bénéficiaires : Surveiller les performances financières des sous-bénéficiaires, notamment leurs dépenses, leurs recettes et les écarts budgétaires. Cela peut inclure l’examen des rapports financiers, la réalisation de visites sur site et la comparaison des dépenses réelles avec le budget approuvé.
- Fournir une formation et une assistance technique : Fournir une formation et une assistance technique aux sous-bénéficiaires concernant les rapports financiers, la conformité des subventions et les meilleures pratiques en matière de gestion financière.
- Réalisation d’audits financiers et de contrôles de conformité : Réalisation d’audits financiers et de contrôles de conformité pour garantir que les sous-bénéficiaires respectent les conditions générales de la subvention, les lois applicables et les normes comptables.
- Traitement et rapprochement des paiements : gestion du processus de paiement des sous-bénéficiaires pour les dépenses éligibles. Cela comprend l’examen des factures, la vérification de l’exactitude des demandes de paiement, la vérification de l’admissibilité des dépenses et le traitement des paiements.
6) Aider à la gestion des flux de trésorerie de la subvention : s’assurer que les flux de trésorerie de la subvention sont gérés conformément aux exigences des donateurs et aux procédures de HFH Côte d’Ivoire.
QUALIFICATIONS
- Diplôme universitaire en commerce, en finance, en administration des affaires ou dans des domaines similaires.
- De préférence, étudier en vue d’une qualification professionnelle en comptabilité telle qu’un expert-comptable agréé ou ACCA.
MESURES ET INDICATEURS DE PERFORMANCE CLÉS
- Assurer l’efficacité de la planification, de la mise en œuvre et de la réalisation des programmes de HFH Côte d’Ivoire.
- Les politiques liées à Habitat pour l’humanité telles que la norme d’excellence du programme, la politique de sauvegarde, les normes du personnel et le manuel financier, etc. sont appliquées de manière appropriée.
- Préparations opportunes des réconciliations
- Les rapports financiers mensuels et trimestriels sont soumis à la direction et aux donateurs en temps opportun.
- Mise à jour et soumission en temps opportun des rapports financiers internes.
EXPÉRIENCE, CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES
- Maintenir et s’engager pleinement envers la vision, l’énoncé de mission et les principes de mission d’Habitat pour l’humanité.
- Au moins 3 ans d’expérience en gestion de subventions dans une grande organisation non gouvernementale.
- Expérience en gestion de projet et en gestion financière
- Expérience en reporting financier.
- Expérience en comptabilité
- Bonnes compétences informatiques et compréhension approfondie et maîtrise de l’utilisation des systèmes comptables informatisés
- Bonnes compétences en communication (parlée et écrite) en anglais et en français.
- Capacité à former et accompagner le personnel de terrain en matière de comptabilité.
AUTRES INFORMATIONS
- Prêt à défendre les principes chrétiens de HFH Côte d’Ivoire.
- Confidentialité
- Honnêteté
- Haut niveau d’intégrité combiné à la capacité de prendre des décisions audacieuses et opportunes.
Comment postuler ?
Les candidats intéressés doivent envoyer leur CV (de préférence pas plus de 4 pages) et une lettre de motivation (maximum 1 page) exprimant leur intérêt par e-mail : [email protected] avec Grant Accountant Officer comme objet de l’e-mail.
