Le Global Green Growth Institute (GGGI) est une organisation intergouvernementale internationale fondée sur un traité qui se consacre à soutenir et à promouvoir une croissance économique forte, inclusive et durable dans les pays en développement et les économies émergentes. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page Web du GGGI .
BUT
- L’adjoint administratif et de commis apporte son soutien dans les domaines de l’administration, des ressources humaines et des voyages, mais sans s’y limiter :
- Exécuter les activités séquentielles répétitives requises dans la prestation de services de soutien administratif général axés sur les services d’information et/ou la maintenance des dossiers.
- Fournir un soutien de base en matière de secrétariat et de gestion des documents aux bureaux régionaux du GGGI en Afrique
- Tenir un registre général des activités du bureau régional Afrique afin de soutenir la coordination du calendrier et d’informer sur la disponibilité du personnel.
- Fournir un soutien logistique pour les voyages et les réunions externes du personnel et des parties externes, en garantissant la ponctualité.
- Tenir à jour le calendrier du directeur régional en coordonnant la disponibilité et en veillant à ce que tout le personnel soit pleinement informé des activités, des réunions et des rendez-vous.
- Fournir un soutien logistique pour les déplacements et les réunions externes du directeur régional.
FIANÇAILLES
- Accéder et communiquer les informations de base à l’équipe et aux partenaires de manière opportune et cohérente.
- Soutien à la coordination et à la résolution des problèmes administratifs liés aux finances, aux ressources humaines et aux achats avec le siège de GGGI à Séoul
- Collaborer avec les responsables et les représentants des différents pays sur les dispositions administratives et autres questions liées à la conformité.
- Travailler en étroite collaboration avec le directeur régional pour assurer une mise en œuvre efficace du programme
LIVRAISON
- Maintenir une présence et une attention fiables garantissant la disponibilité et l’empressement à fournir le service.
- Recueillir/compiler et diffuser l’information à l’équipe, afin de tenir tous les membres du département pleinement informés.
- Organiser la prestation du soutien administratif en étroite coordination avec le superviseur.
- Traiter les demandes de visas et assurer la liaison avec l’agence de voyages et/ou la mission nationale pour assurer le traitement rapide des visas. Tenir à jour le système de suivi des visas et prendre des mesures concernant la prolongation/le renouvellement des visas selon les besoins. Tenir à jour un répertoire de tous les voyages entrepris.
- Aide à l’organisation de conférences, réunions, séminaires et ateliers en demandant, collectant et enregistrant toutes les informations, en traitant les demandes de remboursement et les rapports au nom des participants à la réunion, en contribuant à la gestion de l’événement/réunion, y compris la logistique, la sécurité, le protocole, l’hospitalité.
- Aider à l’organisation de réunions, de conférences et de visites.
- Traiter le courrier entrant et sortant ainsi que la documentation ; tenir à jour le registre correspondant et distribuer selon les besoins.
- Assumer la responsabilité des activités administratives quotidiennes ainsi que de l’espace de travail du bureau.
- Fournir tout autre soutien administratif nécessaire en soutien au responsable des opérations et au représentant du pays.
QUALIFICATIONS
EXIGENCE
- Au moins un baccalauréat en administration des affaires ou une expérience équivalente
- Au moins 2 ans d’expérience pertinente en travail administratif
- Expérience de soutien administratif avec une compréhension de la structure et du fonctionnement d’une organisation internationale et d’une organisation intergouvernementale.
- Compréhension des protocoles officiels et des processus gouvernementaux en Côte d’Ivoire
- Capacité à rédiger des rapports écrits et de la correspondance commerciale en anglais et maîtrise du français.
- A démontré sa capacité à utiliser des systèmes administratifs basés sur le Web et MS Office.
- Comprendre le système administratif GGGI est un avantage.
- Capacité à travailler efficacement sous pression et à adopter une approche flexible face aux tâches confiées.
FONCTIONNEL
- Expérience démontrée en soutien administratif au bureau et au projet.
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à garder son sang-froid sous pression
- Flexibilité face aux exigences du poste et volonté d’effectuer une variété de tâches selon les besoins
- Expérience dans l’accompagnement des bureaux de pays dans l’élaboration et la mise en œuvre de programmes.
- Expérience en organisation d’événements, sensibilisation et communication.
- Exceptionnellement organisé avec d’excellentes capacités de priorisation.
- Souci du détail, de la cohérence et de l’exactitude, notamment des correspondances.
- Confidentialité et confiance de haut niveau.
ENTREPRISE
- Comprendre et soutenir activement la mission, la vision et les valeurs de GGGI.
- Promouvoir une culture organisationnelle de confiance, de transparence, de respect et de partenariat.
- Excelle dans la résolution de problèmes, pose des questions et recherche de l’aide en cas de besoin, partage facilement des informations et des connaissances avec les autres, tant en interne qu’en externe.
- Gérez vos émotions et votre stress de manière positive, établissez des relations et résolvez facilement les conflits.
- Forte capacité à travailler de manière autonome et/ou à distance, tout en maintenant la productivité.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais, y compris en prise de parole en public.
