Grand Africa Initiative (GAIN) est une organisation non gouvernementale panafricaine qui aide les jeunes hommes et femmes africains, âgés de 15 à 35 ans, à développer et à exploiter leurs idées, talents et capacités uniques pour réussir dans l’éducation, l’entrepreneuriat, l’innovation et l’emploi. Nous formons, encadrons et autonomisons les jeunes africains en matière de numérique, de leadership, d’employabilité et de développement personnel.
L’assistant financier sera chargé de fournir un soutien financier et comptable à l’équipe des opérations. En outre, le titulaire du poste soutiendra l’équipe des opérations pour développer et renforcer les stratégies relatives à la gestion financière et aux autres opérations dans l’ensemble du bureau de pays.
Rattaché au directeur financier, l’assistant financier sera responsable de tous les aspects de la comptabilité et des comptes, du suivi et du contrôle des actifs de soutien aux achats, du traitement efficace des rapports financiers de manière opportune, précise, pertinente et informative et des tâches générales d’administration ou d’exploitation. Compte tenu du contexte des responsabilités, il est essentiel d’avoir une bonne connaissance du milieu des organisations internationales fonctionnant selon le modèle de subvention du financement international.
Les principales responsabilités comprennent
- Responsable de la gestion de tous les traitements de paiement et de la gestion des espèces, y compris la documentation des ressources et des transactions, la facilitation et la publication des paiements, la génération de cycles de paiement, la gestion du fonds de petite caisse et du processus de réapprovisionnement et la tenue du classement, la vérification des documents nécessaires, la préparation des demandes de paiement et leur présentation aux approbations appropriées, la garantie de l’existence/du renouvellement des contrats avant d’effectuer les paiements, la préparation des bons de paiement.
- Avances du personnel : soutenir le traitement de toutes les réclamations des employés/consultants pour les frais de déplacement et autres dépenses ; assurer l’exactitude de la documentation et que toutes les demandes sont conformes aux politiques et procédures ; suivre et s’assurer que les avances du personnel sont liquidées dans le délai approuvé ; s’assurer que les avances du personnel sont recouvrées dans la devise dans laquelle elles sont émises ; avancer les compensations de toutes les dépenses que les employés soumettent sur le rapport de dépenses ; surveiller le vieillissement et les dates d’échéance des comptes créditeurs et organiser la comptabilisation et le paiement en temps opportun.
- Opérations bancaires : création de fichiers sur les services bancaires en ligne, compilation de toutes les demandes de décaissements en espèces et vérification que tous les décaissements sont accompagnés des pièces justificatives appropriées ; tenue des chéquiers ; classement de tous les relevés bancaires, suivi des dépôts et des paiements bancaires, etc.
- Contrôles internes : contribuer à l’établissement et au maintien des procédures de contrôle interne et veiller au respect des normes comptables ; veiller à ce que toutes les transactions soient entièrement approuvées par tous les niveaux d’approbation ; veiller à ce que les risques internes soient atténués ; vérifier et analyser correctement les pièces justificatives de tous les paiements ; veiller à ce que les demandes de paiement soient envoyées en temps opportun au responsable financier pour examen et au directeur de pays pour approbation.
- Responsable de la collecte, du regroupement, de la gestion et de l’analyse des données.
- Assurer la préparation des différents documents nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle.
Exigence
- Le candidat idéal doit avoir de l’expérience dans le cadre d’une ONG, dans la gestion du traitement des paiements et la documentation des ressources et des transactions. Vous devez avoir de l’expérience dans la vérification des documents nécessaires, la préparation des demandes de paiement et leur présentation pour les approbations appropriées, la garantie de l’existence/renouvellement des contrats avant d’effectuer les paiements, la préparation des bons de paiement. La connaissance des pratiques de subventions de divers donateurs est hautement souhaitable.
- Le titulaire du poste doit être familiarisé avec la gestion des avances du personnel en soutenant le traitement de toutes les réclamations des employés/consultants pour les frais de voyage et autres dépenses ; en garantissant l’exactitude de la documentation et que toutes les demandes sont conformes aux politiques et procédures ; en suivant et en veillant à ce que les avances du personnel soient liquidées dans le délai approuvé.
- Vous devez être un joueur d’équipe et être capable de travailler avec un large éventail de parties prenantes au niveau du support. Soyez proactif avec un engagement envers la qualité et la précision, avec une attention particulière aux détails et maîtrisez l’utilisation de logiciels de comptabilité tels que Navision, SAP ou des logiciels connexes. Une formation avec un baccalauréat en comptabilité ou dans une discipline connexe est requise. Une certification professionnelle est souhaitable.
