L’initiative Deworm the World est un programme dirigé par une association à but non lucratif Evidence Action qui aide les gouvernements à développer des programmes de déparasitage en milieu scolaire au Kenya, en Inde, en Éthiopie et au Vietnam.
- INTRODUCTION ET CONTEXTE
Evidence Action West and Central Africa dispose d’un effectif d’environ 43+ personnes réparties au Nigeria, au Libéria et au Cameroun (répartition réelle ci-dessous).
Nigéria 34
Libéria 6
Cameroun 3
Le soumissionnaire retenu mettra en œuvre une solution de paie qui prend en charge la fonction des ressources humaines et des finances pour saisir, traiter et générer des données de paie avec précision et conformément aux EVIDENCE ACTION et aux réglementations statutaires.
Le processus de paie est un processus mensuel qui implique le traitement des salaires et avantages sociaux du personnel, des déductions légales (NSSF, NHIF et PAYE, etc.) et de toutes déductions diverses.
Le système de paie actuel a été déployé dans divers pays d’Afrique de l’Ouest et centrale et a rencontré des difficultés dans l’optimisation des services de paie dans différents pays.
L’objectif est d’améliorer les processus en automatisant le traitement de la paie, y compris les flux de travail d’approbation et en s’intégrant aux principaux systèmes existants pour permettre la reporting à la direction pour la prise de décision.
La solution anticipée sera une solution de paie basée sur le cloud adaptée à vos besoins, fournie sous forme de logiciel en tant que service « SaaS » sur un modèle d’abonnement) pour la région d’Evidence Action en Afrique de l’Ouest et du Centre.
- OBJECTIF DE LA CONSULTATION
L’objectif de ce conseil est de mettre en œuvre une solution de paie offrant les avantages suivants :
Processeurs de paie :
un. Saisir:
- Gérer les changements mensuels de salaire et de retenues avec précision ; si nécessaire, ajouts de toute déduction ou arriérés en toute simplicité
- Interface avec d’autres logiciels existants (Bamboo HR) pour éliminer la saisie manuelle des données et raccourcir le temps de traitement.
- Dossiers et profils des employés : pour inclure les numéros de personnel/compte bancaire personnel/numéros statutaires et les détails de l’expatrié comme les détails du passeport et du permis de travail.
- Divisions des employés : en fonction du pays, des sites, des départements et des postes.
- Fonctionnalité de téléchargement intuitive.
b. Traitement
- Automatisez le calcul de la paie en intégrant tous les calculs effectués en dehors du système (prêts, prorata, retenues diverses, calculs de la paie finale). Taux de change mensuel des salaires dans d’autres devises.
- Le calcul des impôts avec précision tient compte des dispositions relatives à l’impôt sur le revenu et aux avantages fournis tels que les fonds de prévoyance, les régimes d’assurance individuelle, les allègements personnels et le salaire imposable.
c. Post-traitement et reporting (côté Finance)
- Proposer une validation en ligne de la paie, garantissant que les paiements sont effectués sur la base des résultats de paie approuvés
- Fichier de paiement au format requis par la banque, aucune intervention manuelle.
- Générer des rapports liés à la paie tels que les versements d’impôts et de pensions, etc. dans les formats requis pour les télécharger vers les autorités ; et tout autre rapport sur demande. .
- Fournir un soutien aux employés par l’intermédiaire du personnel désigné en ce qui concerne leur paie, notamment en répondant aux questions et en résolvant tout problème pouvant survenir.
- Accès à distance avec la possibilité d’effectuer le traitement de la paie à distance depuis n’importe quel endroit. Suppression du matériel informatique nécessaire à la mise en œuvre de la solution.
- Le prestataire de services de paie veillera à ce que toutes les données de paie soient sauvegardées et stockées en toute sécurité, afin de les protéger contre la perte de données et les accès non autorisés.
- La mise à jour des modifications législatives du gouvernement devrait être simple et transparente
- Fonctions de sécurité – permettent uniquement au personnel autorisé d’accéder au système,
- La gestion des utilisateurs doit être basée sur les rôles
- Suivre les actions sur un journal d’audit
- Inclure l’authentification multifacteur
- La solution doit être conforme aux lois mondiales et locales sur la protection des données. Cela implique de collecter et de conserver des données précises sur les employés, y compris des informations personnelles, des détails sur les salaires et des informations fiscales.
- La solution doit inclure le chiffrement des données au repos, en cours d’utilisation et lors des sauvegardes.
- Le fournisseur doit partager un accord de niveau de service pour examen détaillant la disponibilité du système de paie (minimum 99 %), les performances, la sécurité, le plan de support et le plan de gestion des données.
- Le système de paie doit être facile à adapter en termes de nouveaux pays, d’effectifs, etc.
- Inclure la documentation du système, y compris les manuels d’utilisation et les guides/manuels des administrateurs système.
Autres utilisateurs :
Possibilité de générer et de partager automatiquement avec le personnel des fiches de paie et des formulaires P-9 pour les déclarations de revenus en ligne.
La capacité de permettre au personnel d’accéder aux documents sur un module libre-service et sur une fonctionnalité mobile est souhaitée.
- PORTÉE DES TRAVAUX ET MÉTHODOLOGIE
Le consultant devra préparer une méthodologie détaillée et un plan de travail indiquant comment
les objectifs du projet seront atteints, ainsi que le soutien requis de la part d’Evidence Action.
Phase 1 : Phase de planification :
- Les fournisseurs sélectionnés tiendront au moins 2 phases de réunions distinctes avec les parties impliquées.
- Discutez et convenez de l’interface utilisateur, des modalités et de l’objectif du système/logiciel proposé.
- Faire une présentation des logiciels existants aux parties impliquées à travers une présentation de démonstration.
Phase 2 : Consultations internes :
- La réunion interne entre les parties impliquées pour décider quel fournisseur doit être engagé
Phase 3 : Démonstration du fournisseur
- Le fournisseur retenu fournira une version de démonstration aux parties impliquées pour tester le système/logiciel et si des modifications sont suggérées à apporter au système, ces modifications seront prises en compte par le fournisseur.
Phase 4 : Système proposé
- Faire une présentation du nouveau logiciel aux parties impliquées à travers une présentation de démonstration.
- Discutez des exigences en matière de données, de la migration, du pilotage et du calendrier de transition.
Phase post-mise en service :
- Élaborer un guide de mise en œuvre, un guide d’utilisation et une documentation globale du projet.
- Fournir une formation complète sur la façon de gérer et d’utiliser le portail logiciel au personnel désigné et à d’autres personnes.
- Une fois terminé, fournissez l’accès au portail du logiciel, au front-end, à la page de configuration (GUI) et à l’API sur demande à EVIDENCE ACTION.
- Fournir un support technique et de sécurité à distance après le développement pendant six mois à un an pour la gestion du logiciel.
- Fournir une assistance et une consultation continues aux utilisateurs pendant toute la durée pendant laquelle EVIDENCE ACTION utilise le système.
- LIVRABLES
Le consultant soumettra les livrables suivants, comme mentionné ci-dessous :
- Un système d’automatisation de la paie entièrement développé et fonctionnel avec toutes les fonctionnalités mentionnées dans ces TDR
- Détails d’accès complets au système/logiciel, au backend et à la plate-forme d’hébergement
- Un manuel complet et un guide d’utilisation.
- Formation complète de pré-lancement et assistance continue aux utilisateurs.
- Accord de niveau de serviceDURÉE, DÉLAIS ET PAIEMENT
- La durée totale prévue pour terminer la mission ne dépassera pas 3 mois à compter de la date de début du contrat. Nous envisageons de démarrer le projet en août 2024.
- COMPOSITION PROPOSÉE DE L’ÉQUIPELe consultant doit démontrer qu’il dispose d’une équipe compétente et bien informée, capable de réaliser ce projet. L’équipe doit avoir déjà travaillé sur des projets similaires et doit être présente tout au long de la mise en œuvre du projet. Le consultant doit également démontrer que son équipe peut fournir une assistance continue aux utilisateurs avec une personne de contact fiable. Si le projet est étendu à d’autres pays, ils devraient avoir la capacité de le mettre en œuvre et de le soutenir dans plusieurs pays.
- ADMISSIBILITÉ, QUALIFICATION ET EXPÉRIENCE REQUISESAdmissibilité :
Société d’applications logicielles professionnelles possédant une expertise et une expérience éprouvées dans la fourniture d’excellentes solutions de paie aux organisations internationales ou aux multinationales. Le prestataire doit être réactif et disposé à travailler en collaboration et efficacement avec EVIDENCE ACTION Afrique de l’Ouest et Centrale pour fournir un système de haute qualité.
Expérience
- Expérience substantielle dans la fourniture de solutions de paie basées sur le cloud aux organisations internationales. La solution proposée doit être un cloud natif, basé sur un abonnement, dont la mise en œuvre ne nécessitera aucun investissement dans l’infrastructure informatique (matérielle et logicielle). Le fournisseur doit fournir une architecture de la solution.
- Capacité à fournir la solution demandée, démontrée par un plan de mise en œuvre de projet détaillé avec des étapes et des livrables clairs à chaque étape. Le plan de projet doit également mettre en évidence l’équipe de projet, sa compétence dans le projet et la matrice d’escalade du projet.
- Applications logicielles de paie pertinentes et démontrables mises en place au Nigeria ou dans le monde.
- Fourniture d’une attestation de quiétude fiscale
- Intégration éprouvée du logiciel de paie à d’autres systèmes ERP
- Disposé à travailler avec le bureau régional d’EVIDENCE ACTION pour garantir que le produit final est de très haute qualité.
- EMPLACEMENT ET ASSISTANCEBureau d’action en matière de preuves à Abuja. Tout transport vers et depuis le bureau régional d’EVIDENCE ACTION, à Abuja, sera pris en charge par le consultant.
-
CRITÈRE D’ÉVALUATION
Cette section contient les critères qu’Evidence Action devra utiliser pour évaluer et qualifier les soumissionnaires. Aucun autre facteur, méthode ou critère ne doit être utilisé autre que ceux spécifiés dans le présent document d’appel d’offres. Le soumissionnaire devra fournir toutes les informations demandées dans les formulaires. À chaque étape, une évaluation initiale examinera si toutes les instructions et exigences contenues dans le document d’appel d’offres ont été respectées.
ÉTAPE 1 : ÉVALUATION PRÉLIMINAIRE
- Le soumissionnaire devra fournir les documents suivants et l’évaluation se fera sur la base réussite/échec :
- Document obligatoire
- Rapport et comptes audités des trois (3) dernières années
- Certificat de constitution/enregistrement
- Profil de l’entreprise
- Certificat de conformité fiscale valide
- (TIN) Numéro d’identification fiscale du pays d’opérations
- Références de clients précédents (au moins 3)NB : Seuls les soumissionnaires qui fourniront toutes les exigences préliminaires procéderont à l’évaluation technique.
- ÉTAPE 2 : CRITÈRES D’ÉVALUATION TECHNIQUE
Les soumissionnaires seront évalués sur la base des critères indiqués ci-dessous.
Score maximum Score du soumissionnaire
- Nombre d’années pendant lesquelles le fournisseur de services fournit des services de paie (maximum 5 points)
- Fournir une liste de personnel qualifié ayant plus de 5 ans d’expérience. (Fournir des preuves à l’aide d’un CV et de certificats professionnels pertinents. Le personnel doit avoir des diplômes d’études supérieures, des certifications professionnelles pertinentes et un résumé des projets similaires sur lesquels le personnel a travaillé.
● 3 employés qualifiés et plus – 5,
● 2 membres du personnel – 3,
● 1 membre du personnel – 1 (Max 5 points) - Fournissez une liste de clients auxquels vous avez fourni des services similaires au cours des 5 dernières années. (Demi-point pour chaque client servi jusqu’à 10 clients). (Maximum 5 points)
- Fournissez des lettres de référence de clients de type ONGI en Afrique auxquels vous avez fourni des services similaires au cours des 5 dernières années. (Le soumissionnaire doit disposer des lettres de référence des clients servis. Deux points pour chaque client servi pour un maximum de 5 clients.) (Max 10 points)
- Logiciel de paie : solution capable de répondre à toutes les exigences énumérées dans la section 2 des présents TdR « Objectif de la consultation ». (Le soumissionnaire doit expliquer comment chacun des critères sera rempli ; et être prêt à l’afficher lors d’une réunion de démonstration. 2 points pour 10 % de critères remplis) (Max 20 points)
- Valeur ajoutée (tout service à valeur ajoutée fourni par le soumissionnaire en plus des spécifications de l’appel d’offres).
Oui – 5
Aucun – 0 5
SCORE TOTAL 50
ÉTAPE 3 : ÉVALUATION FINANCIÈRE
- La proposition financière doit clairement identifier, en tant que montant distinct, les taxes, droits, frais, prélèvements et autres charges locales imposés en vertu de la loi aux consultants, aux sous-traitants et à leur personnel. Expression du prix des prestations en monnaie locale.
Coûts totaux requis pour exécuter avec succès les tâches, y compris les frais de main-d’œuvre dans les limites du budget et du rapport qualité-prix démontré.
Coûts cachés : plus les coûts cachés sont faibles, plus le score est élevé (le meilleur scénario est l’absence de coûts cachés).
Possibilité de négocier les tarifs en fonction du standing du client, sur présentation d’un justificatif. Oui ou Non.
Indemnité professionnelle. Oui ou non.
- ÉTAPE 4 : ATTRIBUTION
L’attribution prendra en compte à la fois les aspects techniques et financiers.
Critères Pondération Commentaires
Qualité 50% Basé sur la qualité de la prestation et des travaux fournis avec justificatifs.
Prix 50 % Basé sur le prix total indiqué dans l’appel d’offres
Note = points disponibles x (prix le plus bas proposé/prix de l’offre du fournisseur)
Note totale 100 % - Il vous est rappelé que tout au long du processus, EVIDENCE ACTION évaluera continuellement tous les contacts avec l’organisation du soumissionnaire, y compris la conformité au processus, les présentations et les représentants sur place. EVIDENCE ACTION se réserve le droit, à sa seule discrétion, de disqualifier sans autre examen toute soumission qui ne satisfait pas à ces exigences de base.
Acceptation de l’offre retenue
Compte tenu de la recommandation du comité d’appel d’offres, EVIDENCE ACTION fera le choix final de l’entreprise retenue. EVIDENCE ACTION enverra ensuite un contrat au candidat retenu. Après vérification des documents soumis par l’entreprise sélectionnée, l’entreprise sera alors obligée de signer le contrat pour le montant indiqué. Toute modification à l’offre attribuée sera documentée sous forme d’« annexe » au contrat et sera déterminée par EVIDENCE ACTION.
Briefings pour les participants non retenus.
Evidence Action a l’intention d’offrir une notification formelle à chaque soumissionnaire soumettant une proposition non retenue. EVIDENCE ACTION se réserve le droit de contrôler le format et le contenu de toute notification de ce type et de la limiter de toute manière jugée appropriée par EVIDENCE ACTION (ce qui inclut, dans des circonstances exceptionnelles, le droit de refuser un briefing sans donner de raison). donc).
Comment s’inscrire?
FORMAT DE SOUMISSION DES OFFRES
Vous devez soumettre le formulaire de soumission (annexe I) joint à ce document d’appel d’offres dans le cadre de votre réponse.
Des copies électroniques des propositions techniques et financières doivent être envoyées à [email protected].
en deux pdf distincts clairement intitulés ;
EAN/PQ/B/ITT/03/24 – Proposition financière et EAN/PQ/B/ITT/03/24 – Proposition technique.
LANGUE DE L’OFFRE
L’offre, ainsi que toute la correspondance et les documents relatifs à l’offre doivent être rédigés en anglais.
DEVISES D’OFFRE
Tous les prix doivent être indiqués par le soumissionnaire en USD, sauf indication contraire.
VALIDITÉ DES SOUMISSIONS
Les offres resteront valables pendant une période d’au moins 90 jours calendaires après la date limite de soumission des offres, telle que prescrite par Evidence Action. Une offre valable pour une durée plus courte sera rejetée comme non conforme.
DATE LIMITE DE SOUMISSION DES OFFRES
Date limite de soumission
Vendredi 26 avril 2024, 17h00. à l’e-mail [email protected]
Les propositions en version électronique doivent être envoyées par courrier électronique avec deux pièces jointes PDF respectives pour l’offre financière et l’offre technique clairement intitulées.
EAN/PQ/B/ITT/03/24 – Proposition financière EAN/PQ/B/ITT/03/24 – Proposition technique Les offres soumises après la date limite ne seront pas prises en compte
Date de mise en œuvre du contrat A communiquer au soumissionnaire retenu
Les questions découlant de ce document doivent être envoyées à [email protected] avant le mercredi 17 avril 2024.
Coordonnées complètes
Associé, Approvisionnement
Action de preuve (Nigéria)
OFFRES TARDIVES
Evidence Action ne prendra en considération aucune offre soumise après la date limite de soumission stipulée. Toute offre reçue par l’Action Evidence après la date limite de dépôt des offres sera déclarée tardive et rejetée.
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