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POSTE 1 : Chargé (e) _Agent de la chaîne d’approvisionnement
1. Contexte
DRC a récemment été enregistré au Tchad. Nous commençons les opérations à partir de zéro et visons à les développer rapidement avec pour objectif principal de répondre à la crise humanitaire dans l’est du pays en étroite coordination avec DRC au Soudan. La programmation multi-pays sera également explorée dans le sud du pays en synergie avec DRC Centrafrique et Cameroun.
NB : Veuillez noter que cette offre d’emploi est soumise à la confirmation du financement de nos opérations au Tchad.
2. Objectif général du poste :
Le bureau DRC est à la recherche d’une personne professionnelle, dynamique et hautement qualifiée pour rejoindre son Département Supply Chain. Cette position est une position à temps plein.
Basée à Adré, la position d’Agent de la chaîne d’approvisionnement est totalement intégrée au sein du Département Supply Chain du DRC, et se trouve sous l’autorité managériale du manager des services support. La/ le Agent de la chaîne d’approvisionnement devra travailler avec l’ensemble des collègues du bureau DRC.
La/ le Agent de la chaîne d’approvisionnement assure aussi la gestion des billets d’avion et la communication avec les demandeurs et les sociétés tierces.
Elle / Il doit aussi préparer et assurer, avec l’aide de la / du Assistant(e) approvisionnement et logistique, la livraison des biens, organiser les voyages, assurer la gestion des véhicules et chauffeurs, participer à la gestion des stocks, assurer la conformité de l’archivage des documents de son département, accomplir de potentielles tâches administratives et veiller au respect intégral des procédures d’achats et de la chaîne d’approvisionnement.
3. Responsabilités : (points les plus importants)
Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont :
-S’assurer que tous les processus d’approvisionnement sont conformes au Manuel des opérations du DRC
-Soutien efficace et efficient aux besoins des programmes et services supports du DRC.
-Développer et tenir à jour des bases de données fournisseurs, contrats, articles, services… pertinentes.
-Rapports hebdomadaires et mensuels de l’état des approvisionnements des projets du DRC.
-Aider au recrutement, à la formation et au renforcement des capacités de l’équipe logistique / approvisionnement.
-Participer aux réunions de planification avec le personnel du programme pour assurer l’implication logistique dans les activités du bureau du DRC à Adré (appui au programme, organisation d’événements, etc.)
-Achat de tous les biens et services du bureau terrain du DRC à Adré.
-Participer à l’établissement des plans d’approvisionnement annuels et concevoir une stratégie d’approvisionnement avec le chef d’équipe de la chaîne d’approvisionnement avec une approche tampon, assurer l’état de préparation du département.
-Suivre toutes les commandes, achats et livraisons.
-Participer à la diffusion des règles et politiques spécifiques à la logistique des donateurs et du DRC.
-Supervision de tous les contrats de biens et de services pour s’assurer que les intérêts du DRC sont protégés.
-Optimiser toutes les opérations logistiques pour accroître la rentabilité, y compris la mise en place de contrats cadre d’approvisionnement à long terme.
-Utiliser correctement le module « chaîne d’approvisionnement – P2P» du system ERP du DRC.
4. Compétences essentielles:
- Recherche de l’excellence,
- Collaboration,
- Prendre l’initiative,
- Communication,
- Faire preuve d’intégrité,
- Capacité à travailler dans un environnement multinational et multiculturel,
- Proactivité, engagement ferme en faveur du travail d’équipe et esprit de collaboration authentique,
- Excellentes aptitudes à la communication, ainsi que patience et politesse,
- Aptitude à effectuer plusieurs tâches à la fois et sens de l’organisation,
- Capacité d’adaptation et flexibilité,
- Aptitude avérée à l’analyse et à la réflexion critique,
- Sens exemplaire de l’éthique sur le lieu de travail,
- Esprit d’équipe et bon sens de l’humour.
6. Réglementation générale
- L’employé doit suivre les instructions du DRC en matière de sécurité, de confidentialité et d’éthique, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire.
- L’employé ne doit pas exercer d’autre activité rémunérée pendant la durée du contrat avec DRC sans autorisation préalable.
- L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre d’un projet pendant la durée du contrat avec DRC.
- L’employé ne doit pas accorder d’interviews aux médias ni publier de photos ou d’autres documents liés au projet sans autorisation préalable.
- L’employé doit restituer à DRC tout le matériel emprunté pour le projet à la fin de la période contractuelle ou sur demande.
7. Formation : (y compris certificats, permis, etc.)
-Diplôme universitaire pertinent en logistique et / ou gestion de la chaîne d’approvisionnement ou qualification professionnelle équivalente,
-Minimum de 2 ans d’expérience dans la logistique humanitaire, l’approvisionnement, le transport et la distribution, l’entreposage et la gestion des stocks,
-Bonne compréhension des règles et règlements en matière d’achats des principaux donateurs internationaux,
-Excellente maîtrise de MS Word, Excel et PowerPoint.
8. Langues : (indiquer le niveau de maîtrise)
- Maîtrise professionnelle du français,
- Anglais niveau intermédiaire (très souhaité),
- Maitrise de la langue locale souhaitée.
POSTE 2 : Chargé(e) Finance
1. Contexte
DRC a récemment été enregistré au Tchad. Nous commençons les opérations à partir de zéro et visons à les développer rapidement avec pour objectif principal de répondre à la crise humanitaire dans l’est du pays en étroite coordination avec DRC au Soudan. La programmation multi-pays sera également explorée dans le sud du pays en synergie avec DRC Centrafrique et Cameroun.
NB : Veuillez noter que cette offre d’emploi est soumise à la confirmation du financement de nos opérations au Tchad.
2. Objectif général du poste :
Sous la supervision directe du Responsable des services support, il/elle est responsable des tâches financières pour répondre aux besoins des programmes et départements techniques du bureau de terrain tout en renforçant leurs capacités.
Il/elle est en charge d’assurer l’exécution des tâches comptables quotidiennes et aider à coordonner les fonctions et les services financiers pertinents pour le bureau.
3. Responsabilités : (points les plus importants)
Mise en place et suivi opérationnel
Transferts, paiements et comptabilité
- Mettre en œuvre les SOPs, les politiques et les procédures financières au sein du bureau de la base/terrain.
- Établir, gérer et rapprocher le grand livre du bureau de la base.
- Établir et maintenir des contrôles de l’encaisse et surveiller les réserves de liquidités et les placements.
- Préparer à temps les demandes de liquidités au bureau pays et les rapports hebdomadaires sur les liquidités.
- S’assurer que tous les paiements au niveau de la base sont effectués à temps et conformément aux politiques et procédures de DRC.
- S’assurer que tous les paiements effectués au niveau de la base satisfont aux exigences de la législation nationale et faire le lien avec les autorités locales, les agents du fisc ou d’autres parties prenantes pour s’assurer que les exigences fiscales sont respectées en conséquence.
- S’assurer que les documents de paiement sont conformes aux procédures financières internes de DRC et aux règlements des bailleurs de fonds.
- S’assurer que toutes les dépenses entrent dans DRC Dynamics à temps et de la plus haute qualité
- S’assurer de mettre à jour quotidiennement les livres de caisse pour refléter l’état réel du compte de caisse et du solde bancaire dans toutes les devises.
- Effectuer les paiements en espèces et assurer une bonne gestion de la caisse.
- Veiller à ce que le système de classement des documents financiers soit adéquat : superviser l’archivage des documents.
Contrôle budgétaire, planification et Reporting
- Assurer la mise en œuvre d’outils d’allocation des coûts partagés pour les projets se trouvant dans la zone d’opération.
- Assurer la liaison avec les gestionnaires de programme en ce qui concerne le suivi régulier du budget.
- Préparer et utiliser des outils de contrôle budgétaire pour le suivi du budget ordinaire.
- Utiliser correctement les fonctionnalités de DRC Dynamics dans le domaine concerné.
Planification et Reporting
- Prendre une part active aux rencontres périodiques de planification et de revue des activités de son département ;
- Elaborer un planning hebdomadaire d’activités pour sa zone et le soumettre à sa hiérarchie dans les délais requis
- Rédiger tous les rapports hebdomadaires et/ou mensuels qui lui seront demandés par le Responsable Support dans les délais requis
- Enumérer les difficultés rencontrées sur le terrain et proposer des solutions pour leur résolution .
Ethique et conformité
- Gérer les ressources (matérielles et financières) mises à sa disposition pour les activités du département et en fournir les pièces justificatives à temps ;
- Se conformer et respecter toutes les procédures (administratives, RH, finances et logistiques) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de DRC et le règlement intérieur régissant le personnel de DRC ;
- Respecter et faire respecter les procédures en vigueur à DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs;
- Faire preuve de flexibilité afin de répondre à des impératifs et instruction de son superviseur/ manager pour des besoins du service à tout moment;
- Exécuter toutes autres tâches en dehors de celles mentionnées ci-dessus demandées par sa hiérarchie et conformes à son domaine de responsabilité;
- Être en relation avec les autres départements techniques de sa base dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles.
5. Compétences essentielles de DRC:
- Recherche de l’excellence,
- Collaboration,
- Prendre l’initiative,
- Communication,
- Faire preuve d’intégrité,
- Capacité à travailler dans un environnement multinational et multiculturel,
- Proactivité, engagement ferme en faveur du travail d’équipe et esprit de collaboration authentique,
- Excellentes aptitudes à la communication, ainsi que patience et politesse,
- Aptitude à effectuer plusieurs tâches à la fois et sens de l’organisation,
- Capacité d’adaptation et flexibilité,
- Aptitude avérée à l’analyse et à la réflexion critique,
- Sens exemplaire de l’éthique sur le lieu de travail,
- Esprit d’équipe et bon sens de l’humour.
6. Réglementation générale
- L’employé doit suivre les instructions du DRC en matière de sécurité, de confidentialité et d’éthique, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire.
- L’employé ne doit pas exercer d’autre activité rémunérée pendant la durée du contrat avec DRC sans autorisation préalable.
- L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre d’un projet pendant la durée du contrat avec DRC.
- L’employé ne doit pas accorder d’interviews aux médias ni publier de photos ou d’autres documents liés au projet sans autorisation préalable.
- L’employé doit restituer à DRC tout le matériel emprunté pour le projet à la fin de la période contractuelle ou sur demande.
7. Formation : (y compris certificats, permis, etc.)
- Diplôme universitaire, minimum niveau Bac+3 ou Licence, en gestion, comptabilité, RH, Administration ou tout autre diplôme similaire,
- Minimum 2 ans d’expérience de travail pertinente de préférence avec les ONGI,
- Expérience minimum de 1 an dans l’utilisation d’un ERP,
- Expérience dans l’exécution de tâches administratives,
- Bonnes aptitudes à la communication,
- Maîtrise avancée d’Excel, Compétences de base en PowerPoint et Word.
8. Langues : (indiquer le niveau de maîtrise)
- Maîtrise professionnelle du français,
- Anglais niveau intermédiaire (très souhaité),
- Maitrise de la langue locale souhaitée.
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