Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC en sigle, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.
Assistante financière
Responsabilités
Principales responsabilités
A/GESTION DES PAIEMENTS
- Réceptionner et vérifier les demandes de paiements ;
- S’assurer que les dossiers sont conformes aux procédures DRC ;
- Préparer les opérations de e-banking pour validation par les personnes autorisées ;
- Préparer les ordres de virements et les faire signer ;
- Préparer les chèques bancaires et les faires signer ;
- Déposer les ordres de virement signés contre décharge à la banque ;
- Contacter les fournisseurs pour la remise du paiement (cash ou chèques) pendant les heures de paiement (les lundis, mercredis et vendredis matin de 9h à 13h) ;
- Obtenir les décharges de remise de chèque des fournisseurs.
B/GESTION DE LA CAISSE
- Vérifier les demandes de paiements transmises par le département logistique pour tous les règlements des fournisseurs en argent liquide (vérifier la validation du responsable budgétaire) ;
- Anticiper les paiements en argent liquide des fournisseurs aux heures d’ouverture de la caisse ;
- Préparer les avances professionnelles des employés DRC pour paiement pendant les heures d’ouverture de la caisse ;
- Solder les avances professionnelles en utilisant les formats DRC (demande d’avance professionnelle, clôture d’avance professionnelle) ;
- Compléter le tableau de suivi des avances professionnelles ;
- Préparer les demandes d’approvisionnement de la caisse afin de s’assurer que le solde est toujours suffisant pour couvrir les dépenses (demande validée par le chef d’équipe finance / administration) ;
- Faire une réconciliation quotidienne de l’inventaire de caisse et du solde dans Dynamics ;
- Communiquer tout écart de caisse au chef d’équipe Admin / Finance ;
- Communiquer toute dépense suspecte et/ou non conforme aux procédures comptables et financières de DRC au chef d’équipe finance / administration et/ou au responsable de zone ;
- Faire une réconciliation hebdomadaire (fin de semaine) de la caisse signée par le chef d’équipe finance / administration.
C/SAISIE COMPTABLE DANS DYNAMICS
- Respecter les échéances de clôtures hebdomadaires et mensuelles des journaux comptables communiqués par le chef d’équipe finance / administration ;
- Saisir quotidiennement les mouvements (débit et crédit) de caisse et de banque dans Dynamics ;
- Faire les scans de l’ensemble des documents financiers justifiants les mouvements de caisse et de la banque ;
- Uploader (attacher) quotidiennement les justificatifs comptables dans Dynamics ;
- Faire la clôture hebdomadaire de la comptabilité sous la supervision du chef d’équipe finance / administration et du responsable de zones ;
- Saisir les charges à répartir sur la base du fichier Excel transmis par le chef d’équipe finance / administration.
D/ARCHIVAGE DES PIECES COMPTABLES (Caisse et Banque)
- Archiver l’ensemble des documents comptables en reprenant le numéro de Voucher de Dynamics ;
- S’assurer que l’archivage est fait quotidiennement et qu’il répond aux critères d’exigences de DRC.
E/PREPARATION DES AUDITS FINANCIERS
- Préparation l’ensemble des pièces comptables demandées par les auditeurs ;
- Faire une première vérification de ces pièces comptables et communiquer tout problème au chef d’équipe finance / administration.
- Qualifications requises
A/ Qualifications
- Bac + 2 minimum dans les domaines de la comptabilité, des finances ou de la gestion.
- Avoir des connaissances pertinentes en gestion de caisse ;
- Bonne connaissance des logiciels Word, Excel et logiciel comptable ;
- Avoir de bonnes capacités de classement ;
- Avoir une très bonne aptitude à communiquer, être flexible et capable de travailler sous pression ;
- Aimer le travail minutieux et avoir le souci de la qualité.
B/ Expériences
Minimum 1 an d’expérience dans un service comptable d’une ONG internationale
C/Qualités Personnelles
- Rigoureux ;
- Honnête ;
- Discret ;
- Organisé ;
- Être capable de travailler sous pression à un rythme élevé ;
- Forte compréhension de l’engagement humanitaire.
D/Langues
- Maitrise de français parlé et écrit.
- Niveau intermédiaire de l’anglais parlé et écrit.
- Réglementations générales
- L’employé doit suivre les instructions de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire
- L’employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat DRC sans autorisation préalable
- L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat DRC
- L’employé ne doit pas accorder d’interviews aux médias ni publier de photos liées aux programmes de DRC ou partager d’autres documents sans en recevoir l’autorisation préalable
- L’employé doit restituer tout l’équipement prêté par DRC pour effectuer le travail après la fin de la période du contrat ou sur demande de DRC.
