Le Conseil danois pour les réfugiés aide les réfugiés et les personnes déplacées à l’intérieur de leur propre pays dans le monde entier : nous leur fournissons une aide d’urgence, nous luttons pour leurs droits et nous renforçons leurs chances d’avoir un avenir meilleur.
1. Contexte
Présent depuis 2006, DRC est l’une des plus grandes ONG internationales en République centrafricaine, travaillant dans deux districts (Ouham, Ouham-Pendé) avec 3 bases (Paoua, Batangafo et Bocaranga) en plus d’un bureau dans la capitale (Bangui) avec un portefeuille de projets dans divers secteurs. La stratégie du programme pour 2023 se concentre sur les trois secteurs suivants : la protection, le redressement économique et les moyens de subsistance, et la réponse d’urgence aux besoins immédiats liés au déplacement des populations.
2. Objectif général du poste :
Sous la supervision directe de la/le responsable des ressources humaines et l’administration, le/la spécialiste Admin-RH a la charge de fournir un soutien RH et administratif à DRC en RCA. Cette personne travaillera en collaboration avec les équipes de DRC pour la gestion administrative et RH dans la mission.
3. Responsabilités : (points les plus importants)
Mise en place et suivi opérationnel
Mise en œuvre de la politique des ressources Humaines nationales
- Participer au développement des politiques RH nationales (Règlement Intérieur, Politique Sociale…)
- S’assurer de manière continue de la cohérence des politiques RH aux besoins internes ainsi que des textes de lois nationaux ;
- Evaluer les risques liés aux changements de politique sociale et autres ;
- En support à la/le Responsable des ressources humaines et administration, s’assurer du respect et de la bonne compréhension des procédures RH et Admin.
- Être en veille quant aux évolutions des lois et politiques nationales et en faire part à la/le responsable des ressources humaines et administration ;
- Faire des propositions à la/le responsable des ressources humaines et administration pour l’amélioration des conditions de travail des employés(e) ;
- En support à l’équipe RH-Admin., garantir l’adéquation et la cohérence entre les profils de postes de la mission et s’assurer que ceux-ci sont signés par tous les salariés(e)
- En support à l’équipe RH-Admin., garantir l’application de la nouvelle grille de fonction et de salaire sur la mission et s’assurer que le processus de recrutement est respecté
- A la demande de la/le responsable des ressources humaines et administration, participer à la refonte de la grille de salaire si nécessaire (benchmark, études du cout de la vie/panier de la ménagère…)
Administration et Ressources humaines
- En collaboration avec le/la chargé Admin.-RH de Bangui, compiler et valider le calcul des salaires de chaque base (mensuellement) avant leur paiement effectif en lien avec le département Finance
- En collaboration avec les chargés et assistants Admin.-RH de la mission, organiser les briefings et les débriefings du personnel national à leur intégration
- Assurer la qualité des informations des bases entrées dans le logiciel Homère et Dynamics
- En collaboration avec l’équipe Admin.-RH de Bangui, s’assurer que les déclarations et paiements des taxes et cotisations sont effectués aux organismes concernés dans les temps
- Superviser la mise à jour des dossiers de suivi du personnel au niveau de la mission
- S’assurer du respect des jalons (avenants aux contrats, recrutements, fin de projet impliquant les RH, évaluations, etc.)
- S’assurer la mise à jour par les bases des informations liées au personnel dans le logiciel Homère et Dynamics
- A la demande de la/le responsable des ressources humaines et administration, effectuer les démarches nécessaires auprès des autorités en cas de besoin (déclarations du personnel, dépôts de documents…)
Gestion administrative des ressources humaines expatriées
- Ensemble avec l’équipe RH admin. de la mission, organiser les briefings du personnel expatrié à leur arrivée
- Superviser le suivi administratif des expatriés(e) si besoin (visas, billets d’avion, archivage…)
- Le/la Spécialiste RH et Administration aura pour mission de soutenir le/la Responsable RH et Administration dans la gestion et le suivi des congés des expatriés. Ce rôle inclut la vérification de la cohérence des données dans le système Dynamics, afin d’assurer une gestion précise et harmonisée des informations relatives aux congés.
- En collaboration avec la/le responsable RH et admin., assurer le suivi des avances des expatriés(e).
- En collaboration avec la/le responsable RH – Admin., sensibiliser les équipes sur l’application des politiques et procédures RH de l’organisation.
Gestion administrative de la mission
- Superviser l’archivage physique et informatique sur Share Point, ainsi que la sécurisation des documents administratifs RH au niveau de la mission.
- Contrôler la mise à jour des dossiers individuels du personnel national et international
- Mettre à jour l’organigramme de la mission mensuellement ou en cas de changement.
- Effectuer un bilan statistique mensuel via Homère et Dynamics et faire des recommandations pour l’amélioration de la qualité des rapports RH.
- S’assurer de la remontée des archives physiques des bases vers la coordination et la numérisation de ceux-ci
Cette liste n’est pas exhaustive, la personne peut être appelée par sa hiérarchie à effectuer d’autres tâches dans son domaine d’expertise, en cas de besoin.
Objectifs généraux mission
- Participer à la mise en œuvre de la stratégie RH de la mission
- Participer à la rédaction et révision des politiques et procédures RH-Admin. De la mission
- Faire le suivi des outils RH-Admin. DRC et remonter l’information aux personnes adéquates en cas de besoin
- Faire le suivi des évaluations du personnel et s’assurer que celles-ci sont intégrées dans le système Dynamics
- Participer à la formation des équipes RH & Admin.
- Assurer le remplacement minimum des membres du service RH-admin. en cas d’absence (congés, absence maladie…)
- A la demande de la/le responsable RH-Admin., se déplacer sur les bases pour un appui technique
- Suivre et assurer le respect de la procédure de recrutement et d’intégration.
- Participer aux recrutements des cadres et autres postes nationaux
- Participer à la mise en place d’un plan de formation annuel, superviser sa mise en œuvre, et en mesurer l’impact.
- Participer à la mise en place de plans de carrières et de gestion de la mobilité du personnel
- Participer à la constitution de la base de données pour le pool RH et son application.
- Recenser les écoles et les formations dans le pays et les communiquer à la responsable des RH-Admin. du pays
- Assurer les relations avec les délégués du personnel notamment en assistant à leurs réunions.
- Remplacer la/le responsable RH-Admin. à des réunions en cas de besoin (réunion de coordination, réunion plateforme RH-Admin. de RCA (CCO), réunion Coordination RH-Admin et tout le personnel de DRC RCA, réunion d’équipe RH-Admin. pays, etc..)
Système ERP de DRC Dynamics et HOMERE
- S’assurer que les processus sous supervision sont gérés correctement via DRC Dynamics
- S’assurer que les fonctionnalités de Dynamics sont correctement utilisées par le personnel concerné et que l’équipe a les connaissances et l’accès à l’information nécessaires pour l’utiliser
- Assurer le suivi des rapports et les analyses de données de Dynamics afin d’améliorer les performances
- En cas d’absence de la responsable RH-Admin., exercer le rôle de point focal entre les utilisateurs et le RO/Epiconcept pour toutes les problématiques relatives à l’utilisation de Dynamics et Homère
- En collaboration avec le/la responsable RH-Admin., former les utilisateurs aux fonctionnalités de ces logiciels et s’assurer qu’ils l’utilisent de la manière la plus optimale
Planification et Reporting
- Assister la/le Responsable RH & Admin lors de la création de propositions de projet (rubriques RH nationales) et lors de l’élaboration des rapports RH.
- Prendre une part active aux rencontres hebdomadaires de planification et de revue des activités avec les équipes RH-Admin. De la mission ;
- Elaborer un planning hebdomadaire d’activités et le soumettre à sa hiérarchie dans les délais requis
- Rédiger tous les rapports hebdomadaires et/ou mensuels qui lui seront demandés par la/le responsable de département dans les délais requis
- Enumérer les difficultés rencontrées dans son département et proposer des solutions pour leur résolution ;
4. Ethique et conformité
- Gérer les ressources (matérielles et financières) mises à sa disposition pour les activités du département et en fournir les pièces justificatives à temps ;
- Faire preuve de flexibilité afin de répondre à des impératifs et instruction de son superviseur/ manager pour des besoins du service à tout moment
- Exécuter toutes autres tâches en dehors de celles mentionnées ci-dessus demandées par sa hiérarchie et conformes à son domaine de responsabilité
- Être en relation avec les autres départements dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles
5. Expérience et compétences techniques :
- Minimum 3 ans d’expérience de travail pertinente de préférence avec les ONGI
- Minimum 2 ans d’expérience dans l’exécution des tâches RH et administratives
- Bonnes aptitudes à la communication et reporting
- Maîtrise avancée d’Excel, Compétences en PowerPoint et Word
- Bonne maitrise du logiciel HOMERE et DYNAMICS. Autres outils de paie est un grand avantage
- Compétences bien développées en matière d’organisation et de planification afin de respecter les échéances.
- Sens de la confidentialité – Sens de l’humanitaire – Bonne présentation.
- Honnêteté, intégrité, rigueur, ténacité, flexibilité et qualités relationnelles
- Sens du travail et des responsabilités ainsi que la capacité à travailler sous pression
6. Compétences essentielles de DRC:
- Recherche de l’excellence
- Collaboration
- Prendre l’initiative
- Communication
- Faire preuve d’intégrité
- Capacité à travailler dans un environnement multinational et multiculturel
- Proactivité, engagement ferme en faveur du travail d’équipe et esprit de collaboration authentique.
- Excellentes aptitudes à la communication, ainsi que patience, respect et politesse.
- Aptitude à effectuer plusieurs tâches à la fois et sens de l’organisation.
- Capacité d’adaptation et flexibilité
- Aptitude avérée à l’analyse et à la réflexion critique
- Sens exemplaire de l’éthique sur le lieu de travail
- Esprit d’équipe et bon sens de l’humour
7. Réglementation générale
- L’employé doit suivre les instructions de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et d’éthique, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire.
- L’employé ne doit pas exercer d’autre activité rémunérée pendant la durée du contrat avec DRC sans autorisation préalable.
- L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre d’un projet pendant la durée du contrat avec DRC.
- L’employé ne doit pas accorder d’interviews aux médias ni publier de photos ou d’autres documents liés au projet sans autorisation préalable.
- L’employé doit restituer à DRC tout le matériel emprunté pour le projet à la fin de la période contractuelle ou sur demande.
8. Formation : (y compris certificats, etc.)
Diplôme universitaire, minimum niveau Bac+5 ou Master en gestion des ressources humaines, Administration ou tout autre diplôme similaire
9. Langues : (indiquer le niveau de maîtrise)
- Maîtrise professionnelle du français et de l’anglais,
- Maitrise de la langue locale souhaitable.
