L’ONG internationale ALIMA recrute pour ce poste (28 Novembre 2023)

MISSION ET OBJECTIFS

Le Superviseur Admin est responsable de la gestion des dossiers administratifs du personnel national et de la gestion administrative et comptable du projet où il travaille.

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Le titulaire du poste est responsable de l’application des processus RH et peut être amené à effectuer des visites sur le terrain. Il peut donc être en contact avec des enfants et/ou des adultes vulnérables. Une vérification de casier judiciaire ou la présentation d’une attestation de bonne vie et mœurs seront donc exigées. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est établie, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

MISSION ET PRINCIPALES ACTIVITÉS

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNE L

• Attribue le travail, donne des directives aux nettoyeurs et aux cuisiniers et veille à ce que les tâches assignées soient accomplies.
• Surveille la performance du personnel. Fournit des commentaires sur leurs performances et effectue une évaluation des performances.
• Participe au recrutement et à la sélection du personnel en effectuant des tâches telles que la publicité des postes vacants au niveau local, la sélection des curriculum vitae, les entretiens avec les candidats et la contribution à la sélection.
• Évalue, développe et recommande des procédures et des pratiques de bureau à la haute direction. Veiller à ce que les politiques, pratiques et procédures approuvées du bureau soient comprises et suivies.
• Effectuer diverses tâches de secrétariat telles que rédiger et dactylographier la correspondance courante, organiser des réunions et rédiger des procès-verbaux.
• Tient une variété de dossiers financiers tels que la petite caisse, les bons de commande et les demandes de chèques. Contribue à la formulation du budget.
• Conserve les informations sur le personnel et les programmes à l’aide d’un tableur et/ou d’un logiciel de base de données.
• Effectue d’autres tâches connexes selon les besoins.

GESTION DE LA PAIE

• Il capte les éléments variables de la paie dans SIRH ODOO
• Il reçoit les demandes d’avances et de congés et les enregistre sur ODOO dès validation du responsable Admin,
• Il récupère les feuilles de présence et note les différentes absences, récupère les fiches d’heures supplémentaires et vérifie leur validité, et les saisit dans le logiciel de paie Odoo.
• Il a vérifié et ciblé les fiches de salaires du responsable administratif du projet l-administration,
• Il imprime les bulletins et clôture la paie du mois.
• En fin de contrat, il établit les soldes de tous les comptes
• Il vérifie les droits aux congés payés, saisit les éléments variables du salaire dans le logiciel de paie,
• Il/elle imprime les fiches de paie et en remet aux personnels et aux dossiers une copie accusée.
• Il fait en sorte que ces éléments soient ciblés et transmis au salarié.

GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE

• Il/elle est en charge de la gestion comptable sous la supervision du responsable administration du projet et sous la responsabilité du responsable financier, dans le strict respect des procédures internes d’ALIMA.
• Il signale les incohérences au responsable administratif du projet.

GESTION DE L’ARGENT

• Il est responsable des sommes qui lui sont confiées dans sa petite caisse et les gère avec discrétion.
• Tient à jour les cahiers de suivi (des avances opérationnelles, de paie, des avances fournisseurs) et s’assure que les avances sont livrées à temps, justifiées par les factures et ne s’accumulent pas,
• S’assure au moins hebdomadairement que son inventaire physique correspond au solde de son livre de caisse et de la saga en présence du responsable Admin,
• Vérifie le solde des relevés bancaires,
• Signaler toute différence de trésorerie sur son livre de caisse à son responsable dès qu’il en a connaissance.
• Planifie les demandes de trésorerie en fonction des besoins quotidiens du mois (avances sur salaire, paie de fin de mois, besoins quotidiens – avances opérationnelles et paiement direct
• Assure la trésorerie mensuelle avec son superviseur et la communique au coordonnateur financier,
• Signale avec son superviseur tout changement opérationnel pouvant nécessiter des fonds supplémentaires.
• Il paiera les fournisseurs à temps (paiement direct / avances opérationnelles),
• Reçoit les factures et les réceptions, s’assure qu’elles sont cohérentes et conformes, qu’elles sont validées par l’acheteur et conformes à la procédure d’achat en vigueur,
• Informe son supérieur de toute différence de prix et de quantité détectée afin de la résoudre ou de la valider,
• Payez par le moyen le plus approprié (espèces, chèques, virements) et assurez-vous de leur bonne réception par le destinataire (cachet, signature).
• Assurer la confidentialité des dossiers et des informations d’ALIMA.
• Effectue d’autres responsabilités qui pourraient être requises par le responsable administratif ou le coordinateur de projet.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES QUALIFIÉES

Qualification

• ·Baccalauréat ou HND en administration des affaires, comptabilité, ressources humaines ou tout autre diplôme en gestion.

Expérience:

• 2 ans d’expérience dans un poste identique ou similaire au sein d’une OING
• Connaissance de Saga, SIRH Odoo, Homere est un atout

Qualités requises :

• Une bonne connaissance de l’informatique est un plus (Excel, Words, Power Point Outlook)
• La gestion du stress
• Compétences en gestion d’équipe
• Capacité à travailler pendant de longues heures et sous pression.  
• Langues :
• Mission et langue locale requises.

Durée du contrat : contrat de droit nigérian, 6 mois, renouvelable. Niveau 06.