ALIMA est opérationnel dans 13 pays aujourd’hui avec un volume opérationnel en croissance. Les projets délivrés sur les terrains sont très diversifiés et demandent des niveaux de support élevés.
C’est dans cette perspective que la Direction des opérations juge nécessaire d’avoir un support pour maximiser ses chances d’atteindre ses ambitions.
Objectif du poste
- Appui à l’organisation des réunions méd-opé et autres réunions de la Direction des opé
- Appui à l’organisation des maps/minimaps et à l’élaboration/suivi des Plans d’action,
- Tenue du drive de la DO
- Veille humanitaire sur certains contextes spécifiques
- Appui au suivi de certains projets spécifiques
Lien hiérarchique : Sous la responsabilité du directeur des opérations, le.la chargé.e de support à la Direction des Opérations travaille en étroite collaboration avec les responsables de programmes, l’équipe du service médical et tout autre service dans le but de faciliter l’atteinte des objectifs.
Répartition du temps de travail : Vu le lien étroit avec les opérations, il est nécessaire que le.la chargé.e de support à la Direction des Opérations soit basé à Dakar et puisse passer entre 20% et 30% de son temps sur le terrain.
Principales responsabilités
Sous la supervision directe du Directeur des Opérations (DO), le.la chargé.e de support à la direction des opérations appuie le déploiement de chantiers prioritaires de la Direction des Opérations et dans l’exercice de ses tâches quotidiennes. De manière transversale, le CSDO est également amené à appuyer le fonctionnement interne de la Direction des Opérations et à apporter un soutien transversal à l’ensemble de la DO sur des dossiers spécifiques.
Appui au Directeur des Opérations dans l’accomplissement des tâches et le bon fonctionnement interne du Département des Opérations
- Appuyer le DO dans le développement et articulation des réflexions stratégiques afférentes aux opérations de ALIMA
- Appuyer le DO dans la mise à jour et le suivi du tableau de bord des opérations ALIMA
- Être force de proposition au DO sur des solutions pour un accès simplifié aux informations essentielles nécessaires au bon fonctionnement de la Direction des Opérations et de la structure (réflexion sur des évolutions stratégiques, sur le suivi des opérations, sur la coordination des activités etc…)
- Mener des analyses préliminaires et produire des notes de synthèse sur des thématiques spécifiques relatives aux évolutions du système humanitaire
- Appuyer le DO sur la mise en place et la coordination de groupes de travail sur des thématiques spécifiques
- Appuyer le Directeur des Opérations dans l’organisation et la facilitation d’ateliers / réunions et la recherche d’informations internes ou externes spécifiques visant notamment à définir la stratégie du Département des Opérations et à nourrir la définition de la stratégie de ALIMA
- Appui à l’organisation des réunions méd-opé et autres réunions de la Direction des opérations
- Recueil des propositions de sujets de discussions et transmission au D;O
- Organisation de la réunion méd-opé : salle, matériel en lien avec le service IT
- Prise de note et partage du CR
- Mise en place d’un système de suivi des recommandations
- Appui à l’organisation des maps/minimaps et à l’élaboration/suivi des Plans d’action,
- Appui le.la Directeur.trice des opé dans la conception des plans d’action annuels et multi annuels
- Appui au suivi des indicateurs en lien avec les desks et les services concernés
- Accompagne les RP et responsable de département dans l’élaboration des plans d’actions annuels des pays et de chaque département de la Direction des Opérations
- S’assure de la qualité des recommandations et de leur suivi en collaboration avec les desks
- Responsable de l’organisation logistique et budgétaire des événements, s’assure que la communication autour de ces événements est efficiente
- Tenue du drive de la DO
- Gestion du drive de la Direction des opérations
- Réorganisation du drive de la DO depuis les terrains jusqu’au siège en lien avec le service IT
- Veille humanitaire sur certains contextes spécifiques
- Appui à la veille humanitaire sur les pays côtiers en lien avec le SUO
- Appui au suivi de la dynamique de l’aide en lien avec le service bailleurs
- Appui au suivi de certains projets spécifiques
- Suivi des indicateurs de performances de certains projets spécifiques définis par le D.O en lien avec les desks
- Suivi systématique des ouvertures de projets (alerte la DO sur les difficultés et retards) en lien avec les Desks
- Participation aux réunions sur les projets multi pays
Expériences et compétences
Formation
Diplôme en gestion de projets, santé, nutrition ou tout autre domaine de l’humanitaire
Expériences
- Expérience de gestion/suivi de projets
- Expérience en gestion de grant
- Bonne capacité d’analyse et proposition de solution
- Habilité à prendre des responsabilités, autonome
Connaissance des opérations d’ALIMA est un plus
Compétences et Qualité
- Rigueur
- Flexibilité et gestion du stress
- Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels
- Habilité à organiser et gérer des priorités
- Diplomatie
- Discrétion et confidentialité
- Esprit de synthèse
- Bonne capacité rédactionnelle
- Connaissances poussées en informatique (Word, Excel, PowerPoint…)
Langues
Le français et l’anglais sont des langues indispensables pour ce poste
