L’ONG Internationale ALIMA recrute pour ce poste (29 Juin 2024)

ALIMA est présente au Nigeria depuis 2016. Ses actions s’inscrivent dans une stratégie régionale de réponse aux urgences sanitaires et nutritionnelles, avec un focus sur les interventions pédiatriques, materno-infantiles et épidémiques. L’ONG Internationale ALIMA recrute un.e Responsable Approvisionnement – H/F. ALIMA est présente dans le nord-est du Nigéria, dans l’État de Borno (LGA MMC et Jere) et dans l’État de Yobe (LGA Bade et Karasuwa), où elle fournit des services de santé et de nutrition ambulatoires et hospitaliers aux personnes déplacées et aux communautés d’accueil. Au nord-ouest du Nigeria, ALIMA est présente dans l’État de Katsina (Kaita LGA) pour répondre aux besoins nutritionnels accrus. ALIMA est présente dans le Sud-Ouest, dans l’État d’Ondo (Owo LGA) où des équipes soignent des patients atteints de fièvre de Lassa et mènent des recherches pour améliorer le traitement.

Dans l’État de Borno, ALIMA garantit l’accès des patients ambulatoires et hospitaliers aux services de nutrition, ainsi qu’aux soins de santé ambulatoires dans les LGA de MMC et de Jere. En 2022, ALIMA a dispensé 85 925 consultations OPD et traité 9 278 cas de MAS sans complications au niveau OTP. 3 963 accouchements ont été effectués et 2 446 consultations de santé mentale ont été dispensées. ALIMA a également fourni des soins hospitaliers aux cas de MAS présentant des complications dans 3 centres de stabilisation (Hôpital universitaire de Maiduguri – UMTH, Gwange II et Fatima Ali Sherrif – au MMC) et a traité 3 386 enfants MAS présentant des complications.

Dans l’État de Yobe, ALIMA soutient 5 centres de soins de santé primaires (PHCC) – Waro, Jajeri, Jajimaji, K. Garun Guna et K. Galu – depuis mai 2021 pour la nutrition et les soins de santé. ALIMA fournit également des soins hospitaliers pour les cas de MAS avec complications dans son centre de stabilisation de 40 lits situé à l’hôpital général de Gashua, Bade LGA. ALIMA soutient également l’hospitalisation des enfants de moins de cinq ans à Jajimaji. En 2022, ALIMA a dispensé 53 196 consultations OPD et traité 4 722 enfants SAM. 2 036 accouchements ont été effectués et 976 consultations de santé mentale ont été dispensées.

Dans l’État de Katsina, ALIMA assure depuis août 2021 la fourniture de services de nutrition et de soins de santé ambulatoires et hospitaliers pour les enfants de moins de 5 ans. ALIMA assure actuellement des consultations OPD, et soutient la prise en charge ambulatoire et la référence des cas de malnutrition aiguë sévère (MAS) dans 5 soins de santé primaires. Centres (PHCC) dans la LGA de Kaita : Dankama, Sabon Birni (quartier de Ba’awa), Dankaba, Zabakau (quartier de Gafiya), Matsai. ALIMA assure également les soins hospitaliers et prend en charge les cas de MAS avec complications au sein de son centre de stabilisation de 110 lits situé au CHC de Kaita. En 2022, ALIMA a traité 2 171 cas de MAS avec complications au niveau ITFC et 29 239 cas de MAS sans complications au niveau OTP. ALIMA a également assuré 36 851 consultations OPD pour des enfants de moins de 5 ans, tandis que 4 906 ont été hospitalisés au service d’hospitalisation du CHC de Kaita.

Dans l’État d’Ondo, ALIMA a soutenu le NCDC et le ministère de la Santé de l’État dans la gestion des cas, la détection active des cas, le triage des patients, les campagnes de sensibilisation du public et le renforcement des mesures de prévention et de contrôle des infections (IPC) parmi les agents de santé des différentes structures hospitalières de l’État d’Ondo. En plus de la prévention et de la gestion des cas, ALIMA participe actuellement à la coordination de plusieurs études pour mieux comprendre la maladie, notamment une étude de cohorte observationnelle (LASCOPE) pour décrire l’évolution clinique et biologique, la prise en charge et les résultats des patients hospitalisés avec un diagnostic confirmé de fièvre de Lassa et un essai clinique de phase II (SAFARI) pour évaluer la sécurité et l’efficacité du Favipiravir.

TYPOLOGIE DES POSTES

Lieu : Abuja, avec déplacement sur tous les sites du projet (minimum (50 % sur le terrain)

Lien hiérarchique : Coordonnateur Logistique

Lien fonctionnel : Desk Log. Référent.

OBJECTIFS DE LA MISSION

1. Le responsable de l’approvisionnement, en collaboration avec le coordonnateur logistique, est responsable de la conception, de la planification et de la mise en œuvre appropriées de la chaîne d’approvisionnement dans la mission/pays, garantissant la réalisation des objectifs fixés au niveau de la mission.

2. Soutenir la mission du pays, en assurant l’organisation en temps opportun des différents produits du projet, c’est-à-dire des biens, des médicaments et des services pour soutenir l’intervention d’ALIMA dans le nord-est du Nigéria.

3. Assurer l’approvisionnement de la mission en cohérence avec les procédures d’approvisionnement standard d’ALIMA et les exigences financières des donateurs.

4. Comprendre les procédures douanières et d’importation du gouvernement nigérian, les procédures IDEC et NAFDAC et garantir que nos stratégies d’approvisionnement sont alignées en conséquence.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Gestion des approvisionnements internationaux et locaux :

• Il/elle est responsable de la planification des achats du projet en étroite relation avec le responsable logistique du bureau de projet, le responsable de la pharmacie, le coordinateur médical et le coordinateur logistique.

• Il/elle est responsable de la tenue des feuilles de suivi des achats (locaux et internationaux), de leur mise à jour et de leur partage avec les services concernés.

• Il/elle veillera à ce que les exigences, les procédures et les directives des donateurs et d’ALIMA en matière d’approvisionnement soient respectées dans tous les approvisionnements d’ALIMA.

• Il/elle assurera le suivi de l’approvisionnement international durant tout le processus, avant l’arrivée ou en douane, étant responsable de la préparation et de la fourniture de tous les documents nécessaires (dédouanement, transits etc…) dans les délais.

• Assister le coordinateur logistique dans la préparation du chronogramme logistique pour chaque projet et au niveau de la mission.

•  Il/elle est responsable de l’exécution du processus d’approvisionnement local par l’intermédiaire du bureau de coordination, pour que les produits soient achetés en temps voulu et livrés au bureau du projet dans les délais.

• Assurez-vous que l’achat local de fournitures est effectué conformément aux directives d’approvisionnement d’ALIMA, en garantissant notamment la qualité des biens/fournitures et le meilleur rapport qualité-prix.

• Intelligence du marché avec diligence raisonnable pour garantir qu’ALIMA paie en fonction des prix en vigueur sur le marché.

• Il/elle est chargé d’examiner de manière critique les prix afin d’avoir un contrôle efficace des coûts dans l’approvisionnement en fournitures/biens et équipements pour le projet.

• Il/elle est responsable de l’organisation d’un marché ouvert pour sélectionner les fournisseurs et signer un accord-cadre pour différentes fournitures récurrentes.

• Maintenir une base de données des fournisseurs au niveau de la mission, avec toutes les informations pertinentes, y compris leurs coordonnées et le marché des différentes fournitures.

• Tenir à jour la liste de prix des différents produits du projet au niveau de la mission et évaluer le prix sur une base trimestrielle.

• Maintient des contacts réguliers avec les fournisseurs et réévalue régulièrement le marché afin d’obtenir la meilleure qualité, les meilleurs prix et le meilleur service possible

• Veiller à ce que tous les achats locaux, la conformité des procédures d’achat ALIMA soient respectées et adoptées en fonction du seuil du coût cumulé de fournitures/biens et équipements spécifiques. Vérifier que les procédures ALIMA pour les achats nationaux, les commandes locales et les demandes de devis sont respectées (si les achats dépassent un montant prédéfini)

• Préparation des dossiers d’appel d’offres & Appel de devis pour toutes fournitures nécessaires.

• Avoir des visites régulières sur le terrain pour soutenir la logistique et l’approvisionnement sur le terrain pour la mise en œuvre des directives/règles et réglementations d’approvisionnement d’ALIMA, l’archivage et la gestion des données d’approvisionnement.

Commandes/Demandes de fournitures :

• Être une personne focale pour l’approvisionnement au niveau de la mission, traiter toutes les demandes en étroite coordination avec le coordinateur logistique/coordinateur médical en cas d’équipement médical technique.

• Travailler en étroite collaboration avec la Field Co, les responsables logistiques sur le terrain en ce qui concerne le traitement de leur demande d’approvisionnement/service/bien.

• Travaille en étroite collaboration avec le Coordonnateur Médical et le Coordonnateur Logistique pour les commandes médicales & Commandes locales & Internationales non médicales.

• Travaille en étroite collaboration avec le service financier pour prévoir le budget nécessaire aux différentes fournitures médicales et non médicales locales. Examine tous les dossiers de paiement avant de les soumettre au service financier pour garantir le respect de la conformité financière et des achats d’ALIMA.

• Coordination et communication avec les fournisseurs pour la passation des commandes après approbation de l’approvisionnement conformément au tableau de validation ALIMA.

• Effectuer le suivi du carnet de commandes des différentes commandes avec le siège et partager la commande mise à jour, suivre une feuille de commandes internationales et locales avec les différents employés concernés sur une base hebdomadaire et mensuelle.

• Travaille en étroite collaboration avec les agents de dédouanement et les transitaires pour un processus efficace de la chaîne d’approvisionnement et une gestion des commandes

Urgences :

• Participe à toute activité d’urgence ou visite exploratoire dans ou hors de la zone de travail d’ALIMA, en étant prêt à intervenir directement si nécessaire et à assumer la gestion de toutes les activités d’approvisionnement et du personnel

Gestion d’équipe :

• Définit et met à jour les profils de poste et les descriptions de tout le personnel lié à la chaîne d’approvisionnement.

• Participe à la sélection, au suivi et à l’évaluation de tout le personnel sous sa supervision directe

• Forme le personnel aux normes de la chaîne d’approvisionnement et aux procédures administratives de dédouanement des expéditions.

• Renforce les compétences de tout le personnel de la chaîne d’approvisionnement.

• Entreprend des évaluations régulières de l’équipe du personnel sous sa supervision directe.

• Favorise la communication et la participation active de tout le personnel sous supervision.

Rapports

• Partage de rapports hebdomadaires sur les achats internationaux et locaux avec le personnel de terrain.

• Participe aux rapports mensuels selon les directives, c’est-à-dire les mises à jour des achats internationaux et locaux, la planification des achats, etc. en collaboration avec le coordinateur logistique.

• Réalise régulièrement des études de marché et les met à la disposition du personnel du programme.

• Informe le supérieur hiérarchique de tout problème pouvant être lié au travail du personnel d’approvisionnement.