Nous sommes ALIMA, une alliance entre médecins, ONG locales et chercheurs, basée sur la co-construction. Notre ambition est de transformer la médecine humanitaire en s’appuyant sur la recherche et l’innovation pour décupler l’efficacité de ses actions et mieux protéger les populations des crises sanitaires de demain.
MISSION ET OBJECTIFS
Organiser et superviser les activités quotidiennes de la supply chain et les équipes associées au niveau du projet, selon les protocoles et normes ALIMA afin d’assurer le déroulement optimal du projet
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
- Être responsable de la commande, des achats et de la gestion du fret au niveau du projet, surveiller et assurer une mise en œuvre efficace de l’ensemble des activités quotidiennes de la chaîne d’approvisionnement.
- Contrôler et assurer le bon fonctionnement de l’administration des approvisionnements et le respect des procédures d’approvisionnement mises en œuvre.
- Être responsable de la base de données d’approvisionnement ainsi que du classement et de l’archivage corrects de la documentation d’approvisionnement afin de garantir la disponibilité et la cohérence des données d’approvisionnement
- Communiquer avec les clients, les tenir informés de l’état de leurs commandes (confirmation BO) et prioriser les approvisionnements et les transports en fonction de leurs besoins.
- Recueillir les réclamations sur le terrain, analyser les causes et mettre en place des actions correctives.
- Informer le Responsable Logistique / Supply Manager en cas de problème majeur et établir tous les reportings requis, afin de conserver des informations actualisées et fiables qui aideront à la prise de décision
- Effectuer toute autre tâche dans le cadre de son rôle, selon les directives de la supervision et selon les besoins de la mission
- Planifier l’évaluation du marché et tenir à jour toutes les informations sur la liste des fournisseurs et la liste de prix.
- Mettre à jour les outils d’approvisionnement (suivi IR, suivi des contrats, suivi, suivi des reliquats, liste de prix, liste des fournisseurs…) et clôture des activités d’achats terminées.
- Mise à jour de la liste des fournisseurs du projet et suivi de la coordination des achats internationaux du projet.
Responsabilités spécifiques au contexte ALIMA
- L’administration de la chaîne d’approvisionnement utilise les commandes sur le terrain de l’administrateur de la base de données d’approvisionnement pour les projets (telles qu’attribuées par le gestionnaire de journaux/gestionnaire d’approvisionnement).
- Mettez régulièrement à jour les aperçus des bons de commande locaux et partagez les mises à jour sur une base hebdomadaire.
- S’assurer que le tableau d’engagement des dépenses est respecté lors de la préparation des commandes/des achats locaux.
- Assurez-vous que les rôles/responsabilités sont clairement définis.
- S’assurer que les commandes sur le terrain respectent les délais convenus dans le manuel d’approvisionnement.
- Recherchez des éclaircissements sur les commandes (si elles ne sont pas claires), répondez aux questions sur l’état des commandes et confirmez la réception de la commande en temps opportun.
- Assurez-vous auprès du magasinier/logisticien de la base si le bon article, de bonne qualité, a été reçu du fournisseur.
- Préparer les documents d’expédition.
- Demander des mouvements de fret (logistique).
- Suivez le fret jusqu’à sa destination.
- Assurez-vous que les projets de suivi ont clôturé leur commande dès réception.
- Assurez-vous que tous les bons de commande avec les pièces justificatives sont classés conformément au kit d’administration du journal ALIMA, à la fois souple et matériel.
- Effectuer toute autre tâche confiée par le Log Manager/gestionnaire de la chaîne d’approvisionnement ou Log Co.
Éducation:
- Diplôme en gestion de la chaîne d’approvisionnement, transport et logistique ou dans un autre domaine connexe.
Expérience
· Requis 2 à 3 ans d’expérience préalable dans le département de la logistique ainsi qu’une expérience antérieure dans un poste lié à la chaîne d’approvisionnement. Une expérience avec ALIMA ou une autre OING est souhaitable.
Compétences requises
- Connaissances informatiques essentielles (Excel, Word, Outlook et Internet)
- Bien organisé avec de bonnes compétences en négociation et en communication
- Capacité à travailler en équipe, au sein d’une équipe multiculturelle et multidisciplinaire, en cas d’urgence et sous pression, pour gérer le stress facilement et orienté vers les résultats.
- Capacité à travailler en étroite collaboration avec le personnel du ministère de la Santé
- Capable de travailler et de créer un travail d’équipe, flexible et engagé envers le poste assigné
- Intérêt et engagement pour les activités d’ALIMA.
Langues :
- langue anglaise
- La langue locale sera un plus
Méthode d’application
Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer leur CV à : [email protected] en utilisant le poste comme objet de l’e-mail.
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