L’Alliance pour l’Action Médicale Internationale (ALIMA) est une organisation médicale internationale, fondée en 2009. L’objectif d’ALIMA est de fournir un niveau élevé de soins de santé dans les situations d’urgence ou de catastrophe médicale et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des solutions innovantes projets liés à la recherche médicale. La spécificité de l’association est de baser son fonctionnement principalement sur le partenariat avec les acteurs médicaux nationaux. En mutualisant et en capitalisant leurs compétences, ALIMA et ses partenaires permettent au plus grand nombre d’accéder à des soins de qualité.
Depuis sa création, l’association et ses partenaires ont su se développer avec succès, accompagnant l’augmentation des besoins médicaux humanitaires, notamment en Afrique de l’Ouest et du Centre : 580 000 patients pris en charge en 2014, dont plus de 25 000 hospitalisations, une nouvelle gouvernance entre les partenaires de la plateforme d’ONG médicales au Sahel, de nouvelles approches innovantes et des projets de recherche opérationnelle.
ALIMA a également répondu à l’urgence Ebola en ouvrant un centre de traitement Ebola de 40 lits en Guinée. Avec des opérations dans huit pays, 15 projets, plus de 1 200 collaborateurs et un budget de 19,5 millions d’euros, ALIMA est une ONG dynamique, déployant efficacement une aide médicale aux plus vulnérables.
Archiviste
- Type d’emploi : À temps plein
- Qualification : Licence/Baccalauréat en sciences/HND
- Expérience : 2 ans
- Emplacement : Borno
- Domaine d’emploi : ONG/organisme à but non lucratif
FONCTIONS PRINCIPALES :
L’archiviste gérera et maintiendra les dossiers et les archives de l’organisation dans le bureau de Maiduguri, en assurant le classement, la récupération et la préservation précis des documents, à la fois physiques et numériques, conformément aux procédures, SOP et politiques ALIMA établies dans trois départements différents qui sont les RH/Admin, les Finances et la logistique.
Le/La stagiaire soutien logistique/archiviste apportera un soutien administratif et opérationnel au/à la superviseur(e) des approvisionnements et à l’équipe logistique, assurant ainsi le bon fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement. Il/Elle participera principalement à l’archivage, à la documentation et à la gestion d’un système de classement organisé pour les documents relatifs aux approvisionnements, y compris le téléchargement des fichiers sur le disque dur. Le/La stagiaire participera également à d’autres tâches logistiques, selon les besoins.
RESPONSABILITÉS : ADMINISTRATION, RH ET FINANCES :
- Organiser et tenir à jour les dossiers : Établir et tenir à jour des systèmes de classement physiques et numériques pour les documents RH/administratifs et financiers (dossiers du personnel, contrats, rapports, dossiers de paiement, etc.)
- Numérisation ; Assurer la numérisation régulière de tous les documents RH et l’archivage approprié de tous les documents du personnel en fonction de leur nom, poste, lieu, date et numéro de dossier.
- Numérisation ; Assurer la numérisation régulière de tous les documents financiers et de paiement et l’archivage approprié de tous les fichiers de paiement en fonction de leur code Balzac, de leur année, de leur mois et de leur numéro de dossier.
- Classement précis : Assurez le classement précis et en temps opportun de tous les documents.
- Développer des procédures : Créer et mettre en œuvre la tenue de registres de tous les dossiers administratifs conformément aux procédures et politiques d’ALIMA
- Récupération de documents : Récupérer et fournir des documents/informations sur demande
- Confidentialité et sécurité : Assurer la confidentialité et la sécurité de tous les enregistrements
- Numérisation de documents : numérisez des documents physiques pour créer des copies numériques
- Gestion des archives numériques : gérer et maintenir les archives numériques, y compris l’organisation, le stockage et la récupération des documents numérisés
- Gestion des stocks : Tenir à jour un inventaire des documents archivés
- Élimination des documents : Éliminez les documents obsolètes ou périmés conformément aux directives
- Assistance en matière d’audit : Aide aux audits et aux examens de dossiers
- Soutien RH/Administratif : Fournir un soutien au personnel RH/Administratif dans la gestion de la documentation
- Exécuter toute autre tâche assignée par le responsable hiérarchique ou le supérieur.
RESPONSABILITÉS : LOGISTIQUE :
- Archivage, documentation et gestion numérique en logiciels et matériels.
- Maintenir un système de classement soigné et organisé (physique et numérique) pour tous les documents relatifs aux approvisionnements à compter du 1er janvier 2024, y compris les demandes de renseignements, les demandes de devis, les analyses de grille, les bons de commande, les factures, les bons de livraison et les contrats fournisseurs. Les procédures de la chaîne d’approvisionnement d’ALIMA doivent être respectées et appliquées lors du processus d’archivage, ainsi que les procédures de gestion des actifs du projet, mises en œuvre en étroite collaboration avec le superviseur informatique de la mission.
- Téléchargez et organisez des copies numériques de tous les documents liés aux fournitures sur le lecteur désigné, en garantissant un étiquetage et une structure de dossiers appropriés.
- Assurer l’étiquetage, le tri et l’archivage appropriés des documents conformément aux normes d’ALIMA.
- Récupérer et partager des documents archivés (physiques et numériques) à la demande du superviseur des approvisionnements ou d’autres membres de l’équipe.
Soutien logistique administratif :
- Préparation et traitement des documents de la chaîne d’approvisionnement, tels que les demandes de devis (RFQ), les bons de commande (PO) et les bons de réception de marchandises (GRN).
- Soutenir le superviseur des approvisionnements dans le suivi et la mise à jour des dossiers d’approvisionnement, y compris les numéros IR et les informations sur les fournisseurs, ainsi que le logisticien de base sur la gestion des actifs du projet et les processus généraux d’inventaire.
- Aidez à maintenir une liste de contacts à jour des fournisseurs, y compris les listes de prix et les données d’études de marché.
Communication et coordination :
- Assurer la liaison avec le superviseur de l’approvisionnement, le responsable de la logistique et les autres membres de l’équipe pour assurer une communication et un flux de travail fluides.
- Aider à partager la documentation nécessaire avec les services concernés, tels que l’équipe de la pharmacie, pour vérification et approbation.
Compétences clés à démontrer dans les domaines d’archivage spécifiques:
- Organisation : Capacité à maintenir un système de classement systématique et ordonné, à la fois physique et numérique.
- Attention aux détails : assure l’exactitude de la documentation, de la saisie des données et des téléchargements de fichiers.
- Gestion du temps : Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais.
- Travail d’équipe : Volonté de collaborer et de soutenir les membres de l’équipe.
- Initiative : Proactif dans l’identification et le traitement des tâches sans supervision constante.
Soutien logistique général :
- Aider à maintenir l’ordre et la propreté dans l’espace de travail d’approvisionnement et de logistique.
- Soutenir l’équipe dans la réalisation d’études de marché et la mise à jour des bases de données fournisseurs.
- Effectuer toute autre tâche assignée par le superviseur de l’approvisionnement ou le responsable de la logistique.
Rapports :
- Partagez des mises à jour hebdomadaires et des rapports mensuels en fonction des priorités données et des tâches terminées ainsi que des tâches en cours.
EXIGENCES:
- Diplôme essentiel en bibliothéconomie, en informatique ou dans un domaine connexe.
- Au moins 2 à 3 ans d’expérience en RH/administration, finances, journal et TIC
- Une expérience de travail dans une OING est un avantage supplémentaire
- Formation officielle ou certification en gestion des documents ou en archivage (souhaitable).
- Expérience dans un rôle administratif, de préférence en gestion des dossiers.
COMPÉTENCES GÉNÉRALES :
- Doit parler et écrire en anglais, et la langue locale est souhaitable (haoussa et kanuri).
- Bonne connaissance du contexte de travail dans l’État de Maiduguri et de Borno.
- Connaissances informatiques essentielles (Word, Excel, gestion de base de données et applications professionnelles Google).
- Capacité à organiser et à tenir des dossiers détaillés.
- Attention aux détails et à la précision.
- Capacité à maintenir la confidentialité et à traiter des informations sensibles.
- Fiabilité, sens du service et capacité à travailler en équipe.
Méthode d’application
- Pour postuler, veuillez envoyer votre CV, votre lettre de motivation et vos références sur notre page emploi avant le (7 mai 2025).
- NB : Les candidatures sont traitées dans l’ordre d’arrivée et nous nous réservons le droit de clôturer l’offre avant le terme initialement indiqué si une bonne candidature est retenue.
- Seules les candidatures complètes (CV + Lettre de motivation et justificatifs en pièce jointe unique) seront prises en compte.
Intéressé(e) et qualifié(e) ? Rendez-vous sur forms.gle pour postuler auprès de l’Alliance pour l’action médicale internationale (ALIMA).
