L’ONG internationale ALIMA recrute pour ce poste (05 Août 2023)

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 10 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 13 pays d’Afrique et en Ukraine. L’ONG internationale ALIMA recrute Référent Supply Chain Bilingue – H/F. En 2021, nous avons développé plus de 60 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 357 structures de santé (dont 45 hôpitaux et 312 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques, notamment pour lutter contre la malnutrition et les fièvres hémorragiques virales.

L’ÉQUIPE ALIMA : Plus de 2 000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 3 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins, KEOOGO, AMCP-SP, les organismes de recherche PAC-CI, Inserm, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Burkina Faso, Cameroun, Guinée, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, République Centrafricaine, République Démocratique du Congo, Soudan, Tchad, Ukraine, Ethiopie.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Coronavirus, Fièvre de Lassa), Recherche, Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, vaccinations, santé mentale, …

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Manager hiérarchique et technique :

• Sous le responsable du département logistique et supply siège

• Lien fonctionnel avec l’équipe supply desk et les supply missions.

• Il/elle travaille transversalement avec tous les départements : médical, financier, RH, logistique et bailleurs.

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

La Supply Chain est essentielle pour répondre aux besoins des populations affectées par des crises et catastrophes naturelles pour une ONG médicale d’urgence comme ALIMA.

La Supply Chain de nos programmes est en constante évolution et nécessite une maîtrise :

• Dans l’analyse stratégique

• Dans l’anticipation des contraintes liée aux chaînes d’approvisionnements

• Dans la gestion de l’approvisionnement tant en local ou à l’international (En amont et en aval)

• Dans la maîtrise technique de suivi et d’analyse d’approvisionnement

• Dans la définition et rôle des acteurs concernés

• Dans la pertinence quant à son importance dans l’évolution des pratiques, son impact budgétaire et les conséquences des mises en œuvre

• Dans les formations techniques des ressources humaines

Afin de garantir une réponse adaptée, efficace et efficiente de nos interventions, ALIMA est à la recherche d’un référent Supply Chain au sein du département logistique siège.

Vous serez en charge de proposer et mettre en œuvre une politique supply en support aux opérations d’ALIMA. Vous pilotez pour l’ensemble de l’organisation des chaînes de supply d’intérêt global, vous définirez des processus robustes d’achats au service des missions.

RESPONSABILITÉ :

• Soutenir toutes les missions et le desk dans leurs opérations sur les questions d’approvisionnement

• S’assurer que les activités d’approvisionnement sont menées conformément aux politiques, procédures ALIMA

• Proposer des politiques et des procédures adaptées au modèle de besoin d’ALIMA et particulièrement de ses missions.

• Définir avec les missions et les desks un plan d’action pour soutenir l’amélioration de la chaîne d’approvisionnement des pays.

• Agir comme référent métier de la ligne supply : garantir les fiches emplois, les compétences requises, proposer et animer des formations….

• S’assurer que les stratégies d’approvisionnement sont adaptées pour répondre aux enjeux opérationnels et aux priorités des missions.

• Assure de la mise en place du plan d’approvisionnement par projet pour les missions

• Former, coacher et soutenir les acteurs de la Supply Chain des missions et au desk ALIMA

SOUTIEN AUX MISSIONS ET AUX DESKS :

• Réaliser des visites régulières sur les projets afin de m’assurer que les équipes d’ALIMA comprennent et appliquent correctement les procédures établies et aider également à résoudre les problèmes rencontrés.

• Anticiper les contraintes de la chaîne d’approvisionnement et identifier les risques liés à la gestion des importations

• Développer des schémas d’amélioration de la chaîne d’approvisionnement, notamment en ce qui concerne l’évolution technique, le réseau d’appui spécialisé, les procédures standardisées (SOP) et les lignes directrices (guidelines).

• Assurer les audits de la chaîne d’approvisionnement  au niveau du desk et des missions, ainsi que l’évaluation des marchés si nécessaire et veiller également à ce que les procédures d’appel d’offres et de contrat-cadre soient conformes à la politique et aux procédures d’ALIMA.

• Apporter mon expertise dans la gestion des stocks de médicaments et de matériel logistique, en veillant à leur qualité, quantité, et à leur bon stockage. En mettant en place des outils de gestion pour garantir la satisfaction des besoins opérationnels.

• Accompagner la transition vers le transport maritime en élaborant des politiques d’importation et en gérant les corridors de transport.

• S’assurer de la mise en place des outils et techniques standardisés de gestion d’information tels que l’Intranet, le portail, le forecasting, de la mise en place et suivi du plan d’approvisionnement dans les missions.

• Définir et mettre en œuvre des modalités d’anticipation et de préparation aux urgences dans le domaine de la chaîne d’approvisionnement et garantir la disponibilité des stocks d’urgence (Eprep) d’ALIMA et les mettre régulièrement à jour.

• Piloter les stratégies d’approvisionnement au niveau local, régional et international en évaluant les besoins du marché.

• Appuyer le desk et les missions dans l’analyse des indicateurs de performance tels que le temps d’approvisionnement, les pertes d’expiration et les ruptures de stock, afin de prendre des décisions pertinentes.

• Définir et évaluer les besoins en ressources humaines liés aux activités d’approvisionnement, y compris la mise en place de formations en accord avec les objectifs opérationnels.

• Assurer le renforcement des capacités des acteurs internes de la chaîne d’approvisionnement par des formations, des sessions de coaching, une meilleure organisation et des rapports réguliers.

AUTRES :

• Participer activement à l’élaboration du plan stratégique supply

• Piloter les stratégies Supply (locale, régionale et internationale) en accord avec le plan établi

• Assurer le rendu de compte des défis et solutions supply lors de la réunion d’équipe Logistique/supply

• Assurer le briefing et le débriefing des personnels supply au départ et retour des missions

• Soutenir les situations d’urgence en cas d’intervention d’urgence.

COMPÉTENCES EN GESTION DE LA SUPPLY CHAIN

• Soutenir les missions/pays dans l’évaluation, l’adaptation et l’amélioration de leur stratégie supply Chain et des objectifs connexes.

• S’assurer que l’équipe d’approvisionnement des missions/pays comprend les priorités et les défis opérationnels de la mission et anticipe les réponses aux situations imprévues

RAPPORTS, PROCESSUS ET OUTILS :

• Soutenir activement la mise en œuvre des outils de la chaîne d’approvisionnement afin d’assurer leur bon fonctionnement et leur utilisation optimale.

• Assurer le suivi des rapports mensuels concernant les activités de la chaîne d’approvisionnement établis par les missions.

• Être le point de contact privilégié entre notre département et supply pour toute évolution stratégique nécessaire à nos missions.

• Produire un rapport de visite détaillé après chaque déplacement sur le terrain, incluant des recommandations pertinentes. Avant de les partager avec les missions et les équipes concernées, ces rapports seront soumis au département logistique et supply pour validation.