LOGISTIQUE :
Approvisionnement
- Centraliser et formaliser les commandes de la base et les approuver auprès du responsable finance et de la Coordination de Zone ;
- Déterminer l’option d’approvisionnement (sortie de stock/achat local/transfert à la capitale) ;
- Effectuer les achats dans le respect des procédures d’achat et en veillant à optimiser les approches (rapport qualité prix, garanties, contrat exhaustif etc.) ;
- Etablir mettre à jour et transmettre à la capitale le suivi des bons de commandes chaque vendredi ;
- Superviser la bonne réception des commandes par le magasinier pour un meilleur suivi des commandes ;
- Etablir un contact régulier avec la capitale afin d’informer les responsables de département de l’évolution de leurs commandes ;
Gestion des stocks
- Superviser le magasinier dans la bonne tenue des stocks à savoir : le rangement, la propreté, l’intégrité ;
- Veillez à l’organisation du stock (par article/département/date de péremption etc.) ;
- Superviser le magasinier dans les suivis documentaires des stocks : création et mise à jour des fiches de stock. Cohérence avec les bons de réception et les bons de sortie de stock ;
- Accompagner le magasinier dans la réalisation des inventaires physiques ;
- Suivre les stocks de pièces détachées, de consommable de bureau, de produits d’entretiens et autres consommables par rapport aux données de consommation et stocks minimums à établir pour déclencher des commandes pertinentes avec anticipation ;
- Superviser le magasinier dans le bon contrôle des réceptions (quantité et qualité). Faire le retour/coordination avec Niamey quant aux différents écarts constatés pour une meilleure réactivité ;
- Accompagner le magasinier dans la réalisation du rapport mensuel de stock afin de connaître la disponibilité des articles en fin de mois et le transmettre le 05 de chaque mois ;
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Assurer l’entretien et l’utilisation efficace des équipements motorisés
- Effectuer la carburation des véhicules
- S’assurer de la stricte et rigoureuse application des carnets de route et des carnets de suivi par les chauffeurs et les gardiens. Veillez à leur bon archivage des copies et à la transmission des originaux de ces carnets à la capitale en fin de mois.
- Etablir une documentation complète, organisée et à jour dans un classeur de chaque équipement motorisé, conformément au manuel logistique ACTED.
- Etablir un suivi préventif et appliquer des contrôles réguliers de l’entretien et la propreté des véhicules.
- Transmettre chaque lundi le rapport d’état des équipements motorisés de la base.
- Etablir le rapport de suivi des actifs motorisés de la base et le transférer à la base le 05 de chaque mois.
Gestion des actifs IT / COM
- Mettre à disposition de chaque poste les équipements informatiques et de télécommunication prévus et nécessaire à la bonne réalisation de ses activités ;
- Etablir une documentation complète, organisée et à jour dans un classeur de chaque actif, conformément au manuel logistique ACTED ;
- Etablir un suivi préventif régulier des équipements (entretien des imprimantes, mise à jour maîtrisées des ordinateurs, sauvegarde des données) ;
- Veillez au bon suivi (notamment documentaire) des actifs lors de la réception, de la remise, des réparations etc. ;
- Etablir le rapport de suivi des actifs la base et le transférer à la base le 05 de chaque mois.
- S’assurer de la bonne distribution des crédits de communication mensuels.
- Veiller à la maintenance des locaux (électricité/plomberie/infrastructure) par des visites de contrôle régulières et dédiées ;
- Superviser le personnel dédié (gardiens, hygiénistes, cuisiniers), par l’établissement des plannings de travail et la diffusion de directives claires ;
- Veillez à l’approvisionnement en stocks nécessaires à l’entretien et à la l’hygiène en général ;
- S’assurer de l’ordre et de la salubrité des locaux par la sensibilisation des collaborateurs ;
- S’assurer de l’inventaire des « autres biens » (armoires, bureau, tables, chaises) dans les locaux.
SECURITE :
Rôles et responsabilités clefs
- Développer un réseau d’informateurs clefs ;
- Récolter et trianguler et analyser les informations sécuritaires ;
- Appuyer le développement, la mise à jour et la mise en œuvre des procédures sécuritaire et plans de contingence en lien avec les informations disponibles ;
- Produire des rapports hebdomadaires et mensuels sur la situation ainsi que des rapports ad hoc pour chaque incident sécuritaire impactant l’organisation ;
- Former le personnel en continu sur le contenu sur les procédures sécuritaires, et plus particulièrement le Classeur Sécurité et l’utilisation des VHF et HF.
Collecte, triangulation et analyse des informations sécuritaires
- Entretenir des relations et collecter des informations sécuritaires auprès des acteurs clefs (ONG, Agences UN, Gouvernement, populations locales, etc.) et plus particulièrement sur les zones d’intervention d’ACTED ;
- Avec le support Responsable sécurité, analyser les informations ainsi que les risques afférents, proposer des mesures/procédures sécuritaires et faire la mise à jour des niveaux sécuritaires des bases de la zone ;
- Documenter et enregistrer les incidents sécuritaires avec une analyse des tendances ;
- Produire des rapports hebdomadaires et mensuels de sécurité ;
- Produire des rapports ad hoc pour les incidents qui impactent l’organisation.
Application et mise à jour des mécanismes de sécurité
- Connaitre, disséminer et garantir la compréhension et application des politiques et procédures de sécurité parmi le personnel ;
- Analyse et évaluer les mécanismes et pratiques existants ;
- Organiser et suivre les mouvements des équipes sur terrain en temps réel ;
- En collaboration avec l’équipe logistique et/l’équipe IT, assurer la disponibilité et fonctionnalité des équipements de communication (VHF, HF, GPS, Thuraya, etc.) ;
- Veiller à la disponibilité constante des équipements sécuritaires sur les bases de la zone (malles de contingence, extincteurs, kit sécurité véhicules, etc.) ;
- Participer aux réunions sécuritaires de la zone.
Développement des plans de sécurité
- Travailler sur l’actualisation régulière des classeurs sécurité ;
- Assurer la mise à jour des plans de contingence et d’évacuation de la base ;
Formation du staff
- S’assurer au quotidien que les politiques et procédures sécuritaires soient connues, comprises et appliquées par le staff sur la base ;
- Former les nouveaux employés et les visiteurs sur les règles sécuritaires en vigueur ;
- Mettre en œuvre des plans de formations pratiques spécialisés pour l’ensemble des staffs sur les bases de la zone, et des formations appliquées plus particulièrement pour les points focaux de sécurité, les chauffeurs, les gardiens et les opérateurs radio.
Autres activités
En addition des tâches énumérées précédemment, il est de sa responsabilité de :
Observer la confidentialité la plus stricte sur la teneur des discussions et décisions sécuritaires à l’interne comme à l’externe. La communication externe sur les sujets sécuritaires propres à ACTED se fait sur validation du Directeur Pays exclusivement ;
Rapporter de façon régulière les informations terrain au Chef de Base/Coordinateur de zone, au Coordinateur Logistique Pays et au Directeur Pays en fonction de la situation ;
Emettre des recommandations ou suggestions nécessaires sur les outils ou la gestion de la sécurité en général suite aux analyses réalisées et les soumettre à la hiérarchie
Conduite attendue du futur membre du personnel d’ACTED
ACTED a une approche de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation, des abus et du harcèlement sexuels (EAS-H) et veille à ce que seuls ceux qui partagent ses valeurs soient recrutés. Tous les candidats seront soumis à des prises de références satisfaisantes et à des contrôles conformes aux exigences légales. Tout candidat sélectionné signera le Code de conduite d’ACTED et les politiques connexes dans le cadre de son contrat de travail. Tout membre du personnel s’engage à respecter les normes de comportement décrites dans ces documents. |