L’ONG International Medical Corps (IMC) recrute (10 Octobre 2023)

RÉSUMÉ DU POSTE :

• Ce poste sera basé à Damboa avec des interphases fréquentes avec Maiduguri, où les personnes recrutées soutiendront l’opération globale de l’IMC pour le nouveau projet NHF à Damboa.
• Sera responsable de la gestion de l’entrepôt, de la flotte et des achats ainsi que de l’informatique mise en place dans la zone de responsabilité (AOR). Avec d’autres tâches qui pourraient être déléguées.

Principales responsabilités

• Assurer la coordination quotidienne de l’équipe d’approvisionnement pour promouvoir la fourniture en temps opportun de biens et de services pour le soutien du programme ;
• Faire respecter les procédures opérationnelles standard (SOP) d’IMC lors de l’achat de biens et de services ;
• Rationaliser les activités d’approvisionnement en s’assurant que les outils requis pour gérer un approvisionnement efficace sont utilisés à différents niveaux des activités d’approvisionnement ;
• Mettre à niveau les outils et modèles d’approvisionnement d’IMC et demander l’approbation de la direction si nécessaire ;
• Identifier les lacunes et les goulots d’étranglement dans les procédures de gestion des achats et suggérer des solutions et des mesures correctives si nécessaire ;
• Appliquer l’utilisation du système de suivi des achats par divers départements et partager la version mise à jour lors des réunions de l’équipe de direction et d’autres sessions d’examen périodiques si nécessaire ;
• Coordonner avec les opérations, les coordonnateurs de projet et le personnel de la pharmacie pour fournir des informations à jour sur les produits médicaux, le matériel WASH et d’autres matériels de soutien au programme pour une utilisation en temps opportun. Élaborer également des plans d’atténuation des goulots d’étranglement et de l’approvisionnement et de la livraison des produits ;
• Encadrer et fournir un soutien en matière de renforcement des capacités au personnel des achats et aux autres employés concernés, le cas échéant, pour l’efficacité de l’équipe de la chaîne d’approvisionnement, et renforcer également le travail d’équipe avec les autres membres du personnel du programme ;
• Participer aux réunions de planification de projet pour aider à identifier les défis et les problèmes de capacité avec le personnel du programme afin d’intervenir en temps opportun et de trouver des solutions aux problèmes liés à l’approvisionnement ;
• Surveiller les demandes de programme et les demandes d’achat requises pour s’assurer que le codage respectif est effectué conformément aux budgets, aux activités de projet respectives et aux codes de subvention attribués ;
• Veiller à ce que le nouveau personnel reçoive une formation appropriée sur les systèmes et processus de passation des marchés pour le personnel nouvellement embauché, si nécessaire ;
• Diriger et coordonner tous les achats mondiaux et rester le point focal du pays pour les achats mondiaux ;
• Établir et entretenir de bons contacts avec les fournisseurs, les bureaux gouvernementaux, le secteur/cluster logistique, les agences des Nations Unies et d’autres ONG en ce qui concerne les questions logistiques ; Établir des contrats d’achat généraux (accords-cadres à long terme) pour les principales fournitures et services et veiller à ce qu’ils soient attribués/mis à jour en conséquence au moment approprié.
• Il/Elle garantit que les procédures de passation des marchés sont respectées selon les directives des bailleurs de fonds et d’IMC.
• Il/Elle garantit la validité de tous les dossiers de passation des marchés conformément à la politique de passation des marchés d’IMC.
• Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le demandeur d’achat, avec une forte spécificité technique.
• Il/Elle supervise l’identification et le référencement des fournisseurs
• Il/Elle s’assure que les dossiers d’achat sont correctement archivés et envoyés au siège social dans les délais
• Il/Elle contribue à planifier et éventuellement superviser l’expédition et la livraison des matériaux/équipements jusqu’à leur destination finale.
• Il/Elle s’assure que les mouvements/transferts de documents sont bien référencés.
• Il/Elle veille à ce que tous les actifs soient correctement identifiés et enregistrés conformément aux procédures d’IMC et aux directives des donateurs.
• Il/Elle coordonne la maintenance du parc informatique.

Éducation et qualification:

• Diplôme universitaire/HND en économie, commerce, administration des affaires, chaîne d’approvisionnement, logistique.
• Une qualification professionnelle en gestion de la chaîne d’approvisionnement/administration de bureau (MCIPS, CILM ou équivalent) sera un avantage supplémentaire.
• Au moins 5 ans d’expérience pratique sur le terrain en gestion logistique auprès d’une ONG internationale.

APTITUDES ET COMPÉTENCES :

• Bonne maîtrise de l’anglais. Capacité avérée à communiquer efficacement en interne et en externe, tant oralement que par écrit
• Excellentes compétences organisationnelles, de résolution de problèmes et de négociation. La capacité de rester calme tout en faisant face à des priorités contradictoires/travailler sous pression est essentielle.
• La capacité de prendre des initiatives et de travailler de manière indépendante ainsi que de travailler en équipe pour soutenir d’autres départements est essentielle.
• Expérience avérée en formation et en renforcement des capacités
• Maîtrise de l’utilisation des ordinateurs (Excel et Word) et du dépannage informatique.
• Forte capacité à prêter attention aux détails. Bonnes compétences en organisation et en planification. Capacité à travailler et à gérer la pression. Fort esprit d’équipe.