Contexte de l’organisation
Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation humanitaire de droit international qui soutient la communauté humanitaire en établissant des plates-formes de coordination de la sécurité dans des contextes précaires. INSO fournit aux ONG enregistrées une gamme de services gratuits, y compris le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, des données contextuelles précises et la cartographie liée aux incidents, le soutien à la gestion des crises, les orientations du personnel et de la formation.
Les services INSO aident les ONG à gérer quotidiennement leurs responsabilités en matière de gestion des risques et à améliorer leur connaissance globale de la situation afin de soutenir les décisions d’accès humanitaire fondées sur des données probantes.
Aujourd’hui, INSO fournit un soutien quotidien à plus de 1000 ONG dans 16 pays au monde et a acquis une solide réputation de performance, de principes et de professionnalisme.
INSO est enregistrée aux Pays-Bas, avec son siège global à La Haye.
OPERATIONS OFFICER
« Chargé des Opérations INSO MALI-Bamako »
Date de clôture des candidatures : 02-07-2023
Date de début du contrat souhaité au 01-08-2023
La mission INSO Mali
INSO Mali a démarré en 2013 et lancé ses services complets en 2014. INSO Mali fournit des services pour améliorer l’acheminement de l’aide humanitaire et préserver la sécurité du personnel employé par les ONG qui fournissent une aide humanitaire et d’urgence.
Pour le besoin de ses activités à Bamako, INSO Mali recherche une personne expérimentée pour le rôle de « Operations Officer »
Le poste est basé à Bamako, et rattaché à l’équipe des Opérations.
Aperçu du poste :
Sous l’autorité du Manager des Opérations, l’Officier des Opérations contribue à la réalisation des opérations d’INSO, y compris (mais sans s’y limiter) les ressources humaines, la logistique, l’approvisionnement et les tâches administratives. Il encadre et supervise directement les assistants RH et logistiques, le responsable des gardiens et l’agent de support logistique. En l’absence du Manager des Opérations, il assure l’intérim.
Principales tâches et responsabilités :
Logistique et approvisionnement
- Superviser les activités d’approvisionnement, en collaboration avec les équipes chargées des opérations et des programmes ;
- Veiller à ce que le processus d’approvisionnement soit conforme aux procédures opérationnelles normalisées et à ce que tous les achats soient accompagnés de la documentation appropriée ;
- Veiller à l’identification des fournisseurs appropriés, à la collecte des offres de prix, à la documentation du processus de passation des marchés et à la gestion des dossiers électroniques et papiers relatifs à la passation des marchés ;
- Être le responsable de la diffusion des appels d’offres, de la préparation de l’analyse des offres et de l’émission des bons de commande ;
- Coordonner tous les arrangements logistiques pour les événements, ateliers, séminaires et autres activités de formation liées au projet ;
- Être le responsable de la gestion et de la préparation des contrats de service pour le bon déroulement des activités du projet ;
- Superviser la gestion et l’administration des ressources du bureau, y compris l’espace de bureau, les biens, notamment les ordinateurs portables, les autres systèmes et équipements connexes de bureau ;
- Superviser la mise à jour de la liste des stocks de Bureau conformément aux exigences de l’INSO et soumettre des rapports réguliers ;
- Veiller à ce que tous les biens soient étiquetés et à la tenue du registre des mouvements de biens ;
- Veiller à ce que la vérification physique soit effectuée deux fois par an ;
- S’assurer de la supervision effective de la gestion de la flotte de véhicules en coordination avec les besoins opérationnels ;
- Veiller au renforcement de tous les dispositifs anti-fraude et anti-corruption ;
- Superviser la tenue et mise à jour des dossiers d’achat et d’audit ;
- Participer activement aux audits liés aux achats et à la logistique ;
- Superviser et appuyer l’assistant logistique et l’agent de support logistique dans leurs tâches.
Administration
- Superviser l’organisation des voyages, y compris les billets d’avion, le transport et l’hébergement du personnel à des fins professionnelles ;
- Soutenir l’organisation d’événements d’équipe (réunions, ateliers, etc.) ;
- Tenir à jour un système d’archivage central pour les documents et formulaires requis ;
- Soutenir l’élaboration et la gestion systématique des politiques internes et leur mise en œuvre dans l’ensemble des activités d’INSO ;
- S’assurer du traitement des demandes d’achat, les devis, des bons de commande et des bons de réceptiondans le respect des procédures INSO;
- Contribuer aux contrôles de conformité, à la diligence raisonnable des donateurs et à d’autres responsabilités réglementaires ;
- Superviser l’organisation des réservations des vols pour l’ensemble du personnel et des marchandises, et s’assurer que tous les membres du personnel et les marchandises disposent des documents nécessaires avant de voyager ;
- Avoir de bonnes relations de travail avec les partenaires aériens tels que UNHAS et les agences de voyage locales pour les vols commerciaux ;
- Veiller à ce que toutes les factures soient envoyées à temps pour être payées par nos partenaires aériens.
- Préparer les contrats de bail dans le pays et en assure le suivi ;
- Réaliser l’archivage des baux (contrats, paiements, amendements…) ;
- Remplir d’autres fonctions administratives selon les besoins.
Ressources humaines
- Encadrer l’assistant RH à répondre aux besoins de recrutement à court et long termes d’INSO ;
- Veiller à ce que tous les dossiers du personnel soient complets et tenus à jour ;
- Veiller à ce que tous les outils de suivi et toutes les bases de données soient à jour et facilement accessibles pour l’information de la direction ;
- Participer à l’identification, à la sélection, au recrutement, à la formation et à l’orientation des nouveaux membres du personnel ;
- Appuyer dans la tenue et mise à jour de Cezanne si nécessaire ;
- S’assurer que les feuilles de temps sont à jour ;
- Participer activement à la prévention et détection des abus en tout genre (harcèlement, abus de pouvoir, corruption…) ;
- S’assurer de la tenue régulière des évaluations des performances des employés ;
- S’assurer de la validation par l’administration (inspection du travail, médecin du travail) des contrats de travail ;
- S’assurer que tous les documents d’embauche sont dument signés ;
- Accueillir les nouveaux employés et élaborer le plan de briefing des nouveaux arrivants ;
- Contrôler et corriger les variables des salaires des staffs ;
- Appuyer et renforcer les FOA dans les politiques et procédures RH ;
- S’assurer que tous les documents nécessaires sont édités et dument signés lors des fins de contrat ;
- Superviser et appuyer l’assistant RH dans ses tâches.
Encadrement/ Supervision
- Organise des entretiens bilatéraux réguliers avec les assistants RH et Logistique, le responsable des gardiens et l’agent de support logistique, ainsi que des rencontres périodes avec les équipes (chauffeurs, gardiens et agents de ménage) pour identifier des besoins d’appui et y apporter des solutions ;
- S’assure de la mise en œuvre effective des points d’action issus des réunions hebdomadaires des opérations et des points d’attention et recommandations des différentes missions et des audits;
- Alimente les objectifs de performance des équipes Opérations et supervise les évaluations de performance dans les délais impartis et dans les règles de l’art ;
- Met en place un plan de renforcement de capacités des assistants RH et Logistique, du responsable des gardiens et de l’agent de support logistique ; supervise le plan de renforcement de capacités des équipes Opérations.
Profil recherché
Essentiel
- Diplôme en administration des affaires, chaîne d’approvisionnement, ressources humaines, logistique ou dans un domaine pertinent ;
- Excellente maîtrise en Français et de la langue locale, tant à l’écrit qu’à l’oral ;
- Au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente, de préférence au sein d’ONG ;
- Maîtrise des outils Microsoft Office ;
- Souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
Valeur ajoutée
- D’autres compétences linguistiques telles que l’anglais ou la langue maternelle, tant à l’écrit qu’à l’oral.
- Ouverture d’esprit et confiance en soi.
- Acceptation et compréhension des principes humanitaires.
- Avoir une grande éthique et être capable de gérer des données confidentielles.
- Haut degré d’autonomie.
Qualités personnelles
- Solides capacités managériales et de leadership ;
- Confidentialité, intégrité et prévention des conflits d’intérêts ;
- Motivation personnelle, courtoisie et humilité ;
- Esprit d’équipe et bonne gestion des relations interpersonnelles ;
- Savoir planifier et organiser son travail ;
- Être flexible, dynamique, savoir proposer des initiatives ;
- Être capable de travailler sous pression ;
- Communicateur efficace ;
- Capacité à travailler dans des environnements multiculturels.
Termes et conditions : Contrat à durée déterminée jusqu’en décembre 2023 avec possibilité de renouvellement. Date de démarrage souhaitée au 1er août 2023.
Politique de protection et recrutement
INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de potentiels nouveaux membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.
À ce titre, les pratiques de recrutement suivantes seront appliquées :
- Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins trois références professionnelles satisfaisantes ;
- INSO interrogera les candidats sur tout intervalle important entre les différents postes ou des changements fréquents d’employeurs et d’adresses ;
- Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles ainsi que les adhésions seront vérifiées. ;
- Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
- Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures INSO en termes de politique de protection (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
- Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.
Comment postuler
Les personnes intéressées sont priées d’envoyer leurs dossiers de candidature (lettre de motivation, CV, attestations et certificats de travail, références d’au moins 3 personnes) à [email protected] et de mentionner“ INSO Operations Officer Bamako ” dans la ligne d’objet de l’e-mail.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les candidatures incomplètes seront automatiquement rejetées.
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