International NGO Safety Organisation (INSO) – Fondée en 2011, l’International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation caritative britannique qui soutient la sécurité des travailleurs humanitaires en établissant des plateformes de coordination de la sécurité dans des contextes d’insécurité. L’INSO fournit aux ONG enregistrées une gamme de services gratuits, notamment le suivi des incidents en temps réel, des rapports analytiques, des données et une cartographie liées à la sécurité, un soutien à la gestion de crise, des orientations et des formations du personnel.
Nous recrutons pour pourvoir le poste ci-dessous :
Intitulé du poste : Responsable des opérations
Lieu : Abuja, Nigéria
Type de poste : Contrat
Objectif général du rôle
- L’agent des opérations contribuera à la réalisation des opérations INSO, notamment (mais sans s’y limiter) les achats, les tâches administratives et d’autres fonctions. Le poste sera intégré à l’équipe des opérations.
Fonctions et responsabilités principales
Achats :
- Assister le superviseur dans les activités d’approvisionnement, en collaboration avec les équipes des opérations et du programme
- Assurez-vous que le processus d’approvisionnement est conforme aux SOP, avec une documentation appropriée à l’appui de tous les achats
- Aider à l’identification des fournisseurs appropriés, à la collecte des devis, à la documentation du processus d’approvisionnement et à la gestion des dossiers d’approvisionnement électroniques et papier
- Responsable de la diffusion des demandes de devis, de la préparation des analyses des offres et de l’émission des bons de commande
- Aider à coordonner les dispositions logistiques pour les événements, ateliers, séminaires et autres activités de formation liés au projet
- Responsable de la gestion et de la préparation des accords de niveau de service pour le bon déroulement des activités du projet
- Aider à gérer et à administrer les ressources du bureau, y compris l’espace de bureau, les actifs, y compris les ordinateurs portables, les autres systèmes et équipements de bureau connexes.
- Maintenir et mettre à jour la liste d’inventaire du CO conformément aux exigences de l’INSO et soumettre des rapports trimestriels.
- Assurez-vous que tous les actifs sont étiquetés et conservez une trace de leurs mouvements.
- Assurez-vous que la vérification physique est effectuée sur une base semestrielle.
- Suivi des déplacements des véhicules grâce à la fiche de bord du véhicule
Administration:
- Soutenir l’organisation d’événements d’équipe (réunions, ateliers, etc.).
- Maintient un système de classement central pour les documents et formulaires requis.
- Soutenir le développement et la gestion systématique des politiques internes et leur mise en œuvre dans l’ensemble des opérations d’INSO
- Organiser et traiter les demandes d’achat, les devis, les bons de commande et les notes de réception des marchandises et les soumettre au service financier pour paiement.
- Aider à effectuer des contrôles de conformité, des vérifications préalables des donateurs et d’autres responsabilités réglementaires.
- Remplir d’autres fonctions administratives selon les besoins
- Organiser les réservations de vol pour tout le personnel et les biens, et s’assurer que tout le personnel et les biens disposent de la documentation appropriée avant de voyager
- Entretenir de bonnes relations de travail avec les partenaires de vol tels que UNHAS et les agences de voyages locales pour les vols commerciaux
- Assurez-vous que toutes les factures sont envoyées à temps pour le paiement par nos partenaires de vol.
- Effectuer toute autre tâche assignée
Connaissances, compétences et expérience
essentielles :
- Un diplôme en administration des affaires, en chaîne d’approvisionnement, en RH, en logistique ou dans un domaine connexe.
- Excellentes compétences en anglais et en langues locales, tant à l’écrit qu’à l’oral.
- Au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente, de préférence auprès d’ONG.
- Maîtrise des outils Microsoft Office.
- Souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
Agréable à avoir :
- Autres compétences linguistiques telles que la langue maternelle, à l’écrit comme à l’oral.
- Ouverture d’esprit et confiance en soi.
- Acceptation et compréhension des principes humanitaires.
- Forte éthique, avec capacité à gérer des données confidentielles.
- Haut degré d’autonomie.
Attributs personnels :
- Confidentialité, intégrité et sens de la prévention des conflits d’intérêts.
- Auto-motivation, courtoisie et humilité.
- Esprit d’équipe et bonne gestion des relations interpersonnelles.
- Sachez planifier et organiser votre travail.
- Soyez flexible, dynamique, sachez proposer des initiatives.
- Être capable de travailler sous pression.
- Communicateur efficace.
- Capacité à travailler dans des environnements multiculturels.
Politique de protection de l’INSO :
- INSO s’engage pleinement à recruter, sélectionner et contrôler en toute sécurité tous les nouveaux employés, administrateurs et bénévoles potentiels et nous veillerons au respect rigoureux de notre code de conduite et de notre politique de protection tout au long du processus de recrutement.
Conditions générales :
Il s’agit d’un poste à temps plein basé à Abuja, au Nigéria, avec des déplacements possibles dans le pays. Vous serez rattaché au responsable des opérations.
Date limite de candidature :
17 janvier 2024.
Comment postuler
Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer leur candidature à : [email protected] en utilisant le titre du poste comme objet de l’e-mail.
