L’ONG Initiative Développement (http://www.id-ong.org) intervient dans 9 pays. Au travers des 26 projets ou programmes de développement mis en œuvre, ID participe au renforcement de l’autonomie des acteurs locaux pour qu’ils construisent et mettent en œuvre eux-mêmes des réponses aux défis sociaux, environnementaux et économiques de leurs territoires. L’ONG Initiative Développement (ID) recrute Responsable Administratif et Financier pays.
Poste salarié basé à Moundou à pourvoir (idéalement) dès le mois d’août pour une passation avec l’actuel RAF.
137 collaborateurs (dont 90% sont des salariés nationaux) assurent la mise en œuvre des activités sur le terrain. Ils sont soutenus par une équipe de 22 personnes en France, au siège de l’association à Poitiers.
Budget prévisionnel 2023 : 6 M €.
ID au Tchad
ID est présente à Moundou (sud-ouest du pays) depuis 2004. Son intervention a débuté par un projet de prise en charge du VIH/sida, mené en étroite collaboration avec l’ensemble des acteurs de la ville et transféré en 2009 à une association tchadienne.
ID s’est ensuite progressivement impliqué sur d’autres thématiques et d’autres zones d’intervention, toujours en lien étroit avec les acteurs locaux. Actuellement ID est impliqué sur les programmes suivants :
– Un Programme AGORA d’appui à la décentralisation et au développement local, financé par l’Union Européenne dans 8 communes du Tchad ;
– Un programme RESIS’TERRE, de lutte contre les changements climatiques dans le Logone Occidental, orienté vers la reforestation et l’accès à une énergie plus économe en bois via le développement d’une filière de biocombustibles et de cuiseurs économes ;
– Un Programme de gestion des déchets IRO GOTO à Moundou en partenariat avec la mairie de Moundou autour de la gestion et de la pérennité d’un service déchets ;
– Un programme Man Madjibé d’amélioration de l’accès à l’eau-assainissement dans 4 sites du Mandoul ;
– ID est également membre d’un consortium d’ONG piloté par l’ONG américaine IRC autour d’un projet d’accompagnement au développement des jeunes enfants dans toutes ses dimensions (éducation, santé, social…). Ce projet (ADELAC) est mis en œuvre autour du Lac Tchad ;
– Le projet « Moundou Leci » sur la participation citoyenne des femmes et des jeunes de Moundou mené en partenariat avec l’Association Tchadienne pour la Non-Violence (ATNV) lancé fin 2022
– Enfin nous achevons un Programme d’Appui à la Qualité de l’Éducation de base et gestion de Proximité en partenariat avec une ONG Tchadienne (PADIESE) et le Ministère de l’Education Nationale et de la Promotion Civique auprès de 50 écoles primaires à Moundou et N’Djamena ;
L’équipe Tchad compte une quarantaine de personnes dont deux expatriés. Une grande partie des équipes de partagent le même bureau à Moundou ; mais une antenne a été ouverte à Koumra en août 2022 et l’équipe AGORA est disséminée sur le territoire tchadien dans les communes d’intervention. ID s’appuie aussi sur deux salariés IRC menant des activités pour le compte d’ID à Bol (Province du Lac) dans le cadre du projet ADELAC. Les équipes sont supervisées par une directrice pays Tchad et appuyées par un responsable administratif et financier.
Bras droit du Directeur pays, le/la RAF est garant de la bonne gestion administrative, comptable, financière et logistique des programmes et de la coordination d’ID Tchad (soit une enveloppe globale d’environ de 1.5 à 2M€ de budget prévisionnel/an). Il/elle est garant-e du respect de la réglementation locale et des procédures, internes et bailleurs, en vigueur.
Contexte et enjeux de la mission
Le Tchad est le second pays d’intervention d’ID en termes de volume financier et d’équipe. Les programmes d’ID au Tchad se sont par ailleurs largement étendus dans le courant de l’année 2022, alors que pendant longtemps l’action d’ID se concentrait sur la ville de Moundou et sa région.
2023-2024 sera une année importante pour ID Tchad qui verra :
Sur le plan budgétaire et comptable :
– Une fin de programme : IRO GOTO ;
– Le lancement d’un futur programme de lutte contre les inondations et de gestion des déchets ;
– De futures perspectives à travailler : projet d’accès à l’eau potable et assainissement, un nouveau programme Education à concevoir ; des cofinancements de projets/programmes à identifier
Ces phases de conception, démarrage et clôture sont cruciales d’un point de vue administratif et financier.
Par ailleurs la diversification de nos zones d’intervention a renforcé les enjeux de structuration de d’organisation de la coordination pays mais aussi de la comptabilité. Si ce sujet a avancé, il méritera d’être amélioré pour faciliter les remontées de comptabilité, leur contrôle et intégration dans les bases comptables.
Enfin il faut souligner la volonté d’ID de procéder à de profondes modifications de son organisation comptable dans les prochains mois, ce qui aura une incidence sur le fonctionnement du service administratif et financier d’ID au Tchad. Le.la RAF devra être proactif.ve et force de propositions pour faciliter la migration de notre système comptable.
Sur le plan administratif et RH
– Une nouvelle grille de salaire doit être achevée en 2024 dans le sillage de la politique RH d’ID qui au Tchad se décline prioritairement sur deux axes : la politique de rémunération et la professionnalisation/montée en compétences des équipes
– Processus d’intégration d’une politique de lutte contre la fraude
Sur le plan logistique
– Poste créé en juillet 2021, la fonction logistique a pris ses marques mais doit encore se stabiliser et améliorer son fonctionnement et le lien avec les Programmes. La question de la structuration du service logistique autour du logisticien se pose au vu des enjeux de diversification de notre zone d’intervention.
Sur ces trois chantiers, le.la RAF joue un rôle moteur pour contribuer à leur mise en œuvre en appui à la Directrice Pays.
Principales missions
Mission 1 – Coordonner la gestion comptable, financière, RH/administrative et logistique des programmes d’ID dans le respect des procédures internes et bailleurs :
– Assurer la gestion financière des programmes :
o Contribuer à l’élaboration des demandes de financement et budgets prévisionnels
o Elaborer les suivis budgétaires
o Effectuer les contrôles de gestion et l’élaboration des rapports financiers,
o Assurer la gestion de la trésorerie d’ID au Tchad
o Etablir les plans de passation de marché et veiller à leur application
o Etre responsables des relations avec les banques et institutions étatiques répondant à son champ d’action.
– Assurer la qualité et la conformité de la comptabilité de tous les programmes d’ID au Tchad en lien avec les procédures ID et bailleurs :
o Assurer le contrôle et le suivi des comptabilités,
o Veiller à l’envoi des comptabilités au siège (en version scannée)
o Assurer l’archivage papier des comptabilités sur le terrain
– Assurer le transfert de compétences et la formation sur les procédures
o Animer des temps de formation du personnel (local et expatrié) et des partenaires (UFEP, ATNV, CEFOD…) sur les procédures ID et bailleurs, manuel de procédures, enjeux comptables et financiers…
o Proposer des temps de sensibilisation et de formation à la lutte contre la fraude et les pratiques de corruption
– Assurer l’encadrement de l’équipe administrative et financière (2 comptables, 2 assistantes comptable, 1 logisticien, 1 gardien assistant logisticien, 4 gardiens)
o Organiser le SAF Tchad selon les postes et nécessités de service
o Organiser des temps d’équipe pour coordonner les activités de son secteur
o Assurer les entretiens d’évaluation
o Proposer toute action de formation, de réorganisation nécessaire au fonctionnement du service
– Assurer le suivi RH et administratif des programmes :
o Veiller à la conformité des recrutements,
o Anticiper les renouvellements et des fins de contrat selon la législation locale en vigueur,
o Assurer la gestion administrative des RH (congés, maladies, formations, évolutions salariales, respect du règlement),
o Entretenir des relations avec les institutions du secteur RH (Inspection du Travail, Caisse de Prévoyance, Impôts, organismes de formation),
– Superviser le travail du logisticien de la coordination : respect de l’utilisation des véhicules (voitures et motos), des locaux et du matériel mis à disposition, suivi de l’entretien des locaux et des véhicules, anticipation des besoins en matériel et/ou déplacements, suivi des consommations (eau, électricité, communications et fournitures de bureau), paiement des loyers
Mission 2 – Appuyer la Directrice Pays sur les activités de coordination :
- Dans la gestion des moyens humains et logistiques communs aux différents programmes, l’organisation logistique des missions du siège et des missions externes.
- Dans son rôle de garant du respect du cadre juridique d’implantation dans le pays : veille, information des Responsables de programme, appui aux démarches d’obtention de visa pour les expatriés
- Dans la gestion administrative du personnel des programmes : règlement intérieur, grille de rémunération…
Encadrement / appui sur place et au siège
- Le/la responsable administratif et financier sera sous la responsabilité de la Directrice pays qui est responsable de l’encadrement et du développement des interventions d’ID au Tchad (cohérence entre les programmes, respects des engagements…). La Directrice Pays est responsable de la sécurité des équipes d’ID au Tchad et assure l’interface avec le siège et les partenaires financiers des programmes.
- Il/elle sera appuyé par un contrôleur de gestion du service administratif et financier au siège (une mission par an).
- Il/elle aura sous sa responsabilité 2 comptables dont l’un à Koumra et 2 assistantes comptables ainsi qu’un/e logisticien…
Contexte de vie
A une journée de route de N’Djamena, la capitale, Moundou est une ville de près de 200.000 habitants. Située dans la partie arborée du Tchad et bordée par le fleuve Logone et le Lac Wey, elle est réputée pour bénéficier d’un climat et d’un environnement de vie plus clément, dans ce pays sahélien où sévissent de fortes chaleurs entre février et avril.
Moundou est une ville jeune, où il est possible de s’investir dans des activités associatives et sportives (foot, basket..). Les activités culturelles & sportives sont néanmoins limitées malgré quelques initiatives prises pour valoriser la culture locale (concerts, évènements ponctuels organisés par la Maison de la Culture & le Centre d’Apprentissage de la Langue Française, course des 15km, etc.).
Les possibilités de sorties culturelles restent limitées, l’accès à l’eau et l’électricité aléatoire et vous ne trouverez pas de supermarché occidental (il existe toutefois des supérettes avec un approvisionnement minimal). Si vous recherchez un mode de vie simple, au contact de la nature, des autres et de la culture tchadienne, Moundou peut vous offrir cela.
Le Sud-Ouest du Tchad est le grenier et poumon économique (coton, pétrole) du pays. La situation sécuritaire actuelle (instabilité aux frontières, attaques terroristes autour du Lac Tchad, situation sociale tendue) impose une certaine vigilance / coordination avec le reste de l’équipe, notamment lors des déplacements en dehors de la ville, ainsi qu’un comportement responsable à titre privé. Il faut noter que Moundou ne connait pas de phénomène de bande ou gang.
Pendant son séjour au Tchad, le·la salarié.e s’engage à respecter de manière stricte les consignes de sécurité en vigueur au Tchad.
Au niveau sanitaire, la zone est impaludée de niveau 3. Un traitement prophylactique est vivement recommandé en particulier pendant la saison des pluies (juillet à octobre).
L’hébergement est à la charge du·de la salarié.e mais l’équipe sur place est chargée de son accueil du·de la volontaire et le·la soutient dans toutes ses recherches et démarches (obtention visa, recherche d’un hébergement, ameublement, gardiennage, équipement…).
Le/la RAF peut être amené.e à se déplacer sur N’Djamena ou Koumra pour des rencontres institutionnelles ou superviser la comptabilité du partenaire à N’Djaména et pour appuyer l’équipe à Koumra. Il/elle sera sollicité.e par la Directrice Pays et/ou les Responsables de Programme.
Expériences / Formation
Exigé :
– Formation en lien avec le poste
– Expérience préalable à un poste de coordination en ONG, dans le domaine de la gestion financière et budgétaire de plusieurs projets/programmes obligatoire (au moins 3 ans dans ce type de fonction)
– Expériences en management
Savoir-faire :
– Maitrise confirmée d’Excel
– Capacité à superviser plusieurs programmes à la fois (chaque programme ayant une enveloppe d’environ 600 à 800 K€ sur 3 ans)
– Capacité à transmettre ses connaissances, à assurer un transfert de compétences auprès de son équipe, à assurer la formation continue des Responsables de programme dans les domaines administratif et financier.
– Connaissance des logiciels comptables SAGE, SAGA…etc est un atout
Savoir-être :
– Forte capacité d’écoute et de communication
– Rigueur et probité
– Capacité à initier et proposer des outils, process… améliorant l’organisation globale d’ID Tchad
– Capacité à travailler sous pression et avec une charge de travail conséquente
Souhaité :
– Expérience de gestion de projets multi bailleurs (AFD, UE…)
– Expérience de terrain en ONGi
Salaire
Contrat salarié en CDD d’usage, Salaire brut entre 2005 € et 2326 € bruts + indemnité mensuelle de 864 € (complément selon situation familiale), couverture sociale et médicale complète. Engagement souhaité sur deux ans
Comment postuler
Envoyer CV (2 pages maximum) + lettre de motivation à l’adresse mail suivante : [email protected] ; Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception.
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