PRESENTATION DE L’ORGANISATION
SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.
Solidarités International (SI) est déterminé à prévenir et à combattre tout type d’abus – tout acte d’exploitation, d’abus et/ou de harcèlement sexuels (SEAH) à l’encontre des membres des communautés bénéficiaires ou de ses collaborateurs et collaboratrices, atteinte aux personnes et/ou aux biens, fraude, corruption, conflit d’intérêt non déclaré, financement d’activités portant atteinte aux droits de l’homme – qui pourrait être perpétré dans le cadre de ses interventions. SI applique une tolérance zéro à l’égard des actes de SEAH
Solidarités International est un employeur équitable qui combat toute forme de discrimination. SI ne demandera jamais une rétribution quelconque en vue de participer à un processus de recrutement.
SOLIDARITES INTERNATIONAL lance le recrutement en interne /et externe d’un(e) Chargé(e) de rapportage et de communication
Date de prise de fonction souhaitée : 1er novembre 2024
Durée du contrat : CDD de 7 mois
MISSION / OBJECTIFS
Le rôle principal du charrgé(e) de communications (RCO) est de produire et de synthétiser des rapports, des propositions de projet, des rapports d’évaluation et tout document de haute qualité diffusé en externe. Pour accomplir ces tâches, le RCO travaille en étroite coordination avec le Directeur Pays ou le Coordinateur de programme, la Chargée de Redevabilité et Développement Bailleur (CRDB) basée à Paris ou le Programme Manager Desk à Paris ou Dakar. Le RCO aidera également la mission à assurer le respect des réglementations des bailleurs de fonds afin de renforcer la redevabilité envers les donateurs.
Le RCO aidera le DP à améliorer la communication interne au niveau de la coordination ainsi que la communication interne avec les bases sur le terrain.
Dans un environnement très sensible en matière de communication externe, sous la responsabilité du DP, le RCO sera impliqué dans l’élaboration d’une stratégie de communication à destination d’un public externe.
TÂCHES PRINCIPALES
RÉDACTION DE RAPPORTS, DE PROPOSITIONS DE PROJET ET DE MODIFICATIONS DE CONTRAT (50 %)
Écriture ; Qualité et design
- Rédige des notes conceptuelles et des propositions de projet de haute qualité – y compris les annexes correspondantes – compilant les contributions de la coordination de SI, des équipes de base et des partenaires du consortium lorsque SI est le chef de file du consortium.
- Fournir une relecture narrative de la proposition de projet finale avant de la soumettre au bailleur de fonds, en veillant à la conformité avec les exigences internes et du bailleur, et en étroite consultation avec le coordinateur programme, les coordinateurs techniques et les responsables du département de soutien.
- S’assurer que le dossier de proposition global et la liste de contrôle des points de contrôle minimaux sont complets et soumis Desk pour examen et validation.
- Soumettre les propositions aux donateurs sur le terrain (y compris les soumissions via une plate-forme telle que GMS), et partager la version soumise avec le siège pour enregistrement.
- Responsable du lancement de la phase de rédaction des rapports intermédiaire et final.
- Superviser la compilation des rapports intérimaires et finaux, y compris les annexes correspondantes, en veillant à ce que des documents de haute qualité, bien rédigés et opportuns répondent aux exigences des bailleurs et de SI.
- Examiner et relire les rapports provisoires et finaux avant de les soumettre au bailleur, en consultation avec le DP/coordinateur de programme, les coordinateurs techniques et les responsables du département de soutien.
- S’assurer que le dossier de rapports intermédiaires et finaux sont complets et soumis au Desk pour examen et validation.
- Soumettre les rapports intermédiaires et finaux au bailleur de fonds sur le terrain (uniquement si la soumission est effectuée via la plateforme), partager la version soumise avec le bureau du siège pour les dossiers et les rapports d’archivage au niveau de la mission.
- Superviser la compilation des demandes de modification de contrat (MR), la relecture des MR en consultation avec le DP/le coordinateur de programme et les gestionnaires du département de support et la soumission du dossier global au siège du bureau pour examen et validation.
- Soumission des demandes de modification (uniquement si soumission via la plateforme) et archivage des MR au niveau de la mission.
- Travailler avec les RP et les RA pour améliorer la capacité des équipes locales en termes de rapports.
- S’assurer que l’équipe de terrain envoie régulièrement (sur une base hebdomadaire) des photos, des vidéos des activités. Si nécessaire, fournir à l’équipe de terrain une formation de base à distance en photographie et en réalisation de vidéos à.
Planification
- Responsable de la rédaction des mails de cadrage des notes conceptuelles et des propositions et supporte le DP dans la diffusion.
Avec l’appui de l’équipe de coordination (DP/Coordonnateur de programme, Coordonnateurs techniques) et en consultation avec le Desk, responsable de l’établissement de la rétro-planification pour l’élaboration des propositions de projets, la production de rapports sur les projets en cours et les audits prévus. Diffuser les échéances à la base, à la coordination et au Desk et assurer un suivi efficace des échéances.
Représentation externe et échange d’information
- Tenir à jour une liste de contacts des bailleurs en consultation avec le DP et/ou coordonnateur de programme.
- Le cas échéant, présenter les activités de SI en cours à des réunions de coordination spécifiques impliquant d’autres parties prenantes de la zone.
- Assister à d’autres réunions sur demande.
CONFORMITÉ INTERNE ET EXTERNE (10 %)
- Surveille le respect de la communication et de la visibilité conformément aux engagements pris envers les bailleurs.
- Surveille et diffuse les rapports, les propositions et les délais d’audit à tout le personnel concerné et assure une gestion de qualité de l’information relative aux subventions en supervisant, en coordination avec le Desk, la maintenance régulière de l’outil de suivi des rapports.
- Lancement de la phase d’évaluation du projet (lien vers RFU).
- Assurer l’archivage des contrats des bailleurs au niveau de la mission.
- Archiver les Protocoles d’accord avec les partenaires.
- Assurer l’archivage des rapports d’audit.
- Assurer l’archivage continu des documents de subvention et de projet au niveau de la mission.
COMMUNICATIONS INTERNES (30 %)
- Assiste aux réunions de coordination interne et de base, rédige les comptes-rendus des réunions et en assure la distribution aux membres de l’équipe.
- Assurer une communication fluide entre les bases et la coordination en veillant à ce que les décisions prises lors de la réunion de communication soient communiquées en temps opportun et qualitativement à la base à l’aide des outils existants (retour d’information sur la base Base sitrep)
COMMUNICATIONS EXTERNES (10%)
- Avec la contribution du Département de la Communication du siège et en consultation avec le DP, la coordination (coordinateur de programme et coordinateurs techniques), le coordinateur de terrain/les RP, dirige l’élaboration de la stratégie de communication et des supports de communication (spécifiques au pays ou au projet) ciblant les donateurs et autres partenaires externes.
- Assurer la liaison avec le DP, le bureau et le service des communications pour maintenir le site Web à jour (toutes les communications externes doivent être validées par le DP et le bureau avant d’être distribuées au service de communication du siège).
- Sous la responsabilité du DP, évaluer avec l’équipe de terrain et l’équipe de coordination du programme la possibilité d’entendre des témoignages et de les diffuser à l’extérieur
POSITION DE L’ORGANIGRAMME (reporting et relations fonctionnelles)
Responsable hiérarchique : DP
Manager fonctionnel : Directeur Pays de la Communication Interne et Externe. Mission, programme et équipes de soutien. Au niveau du Siège – CRDB ou en son absence le Référent Programme.
QUALITES REQUISES
Formation :
- Diplôme requis : Formation universitaire: Bac + 4/5 en Sciences politiques, sciences politiques, gestion de projets ou autre discipline pertinente.
- Diplôme supérieur en sciences politiques, développement et/ou relations internationales ou équivalent
COMPETENCES TECHNIQUES :
- Bonne connaissance du fonctionnement, règles et procédures des bailleurs de fonds (ECHO, BHA, USAID, FH, AFD, SDC, CDCS, etc.…).
- Expérience en reporting/propositions de projet
- Expérience dans la production de matériel de communication (posts sur les réseaux sociaux, newsletter, photo, vidéo, et autre productions innovantes) serait un atout.
- Capacités rédactionnelles, analyse et synthèse
- Capacités d’initiative, rigueur et autonomie
- 2 ans d’expérience dans le secteur Humanitaire
COMPETENCES TRANSVERSES :
- Adaptabilité
- Management
- Coordination
Qualités humaines :
- Capacité de leadership et de management
- Excellente capacité d’organisation, de planification et de priorisation
- Excellente capacité rédactionnelle en français, l’anglais serait un plus
- Flexibilité et adaptation, innovant et souple, capable de trouver des solutions rapidement
Langues : Français/Anglais
COMMENT POSTULER
Vous reconnaissez-vous dans cette description ? Si oui, envoyez-nous votre CV (3 pages maximum) et une Lettre de Motivation (1 page maximum), les copies légalisées des diplômes et attestations de travail avec la mention : « Candidature au poste de Chargé(e) de rapportage et de communication.
À l’adresse :
- à l’attention du Directeur Pays, Solidarités
International en mettant en copie :
Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.
Date limite de dépôt de candidature : Lundi, 30 septembre 2024 à 17h00
