L’ONG humanitaire SOLIDARITÉS INTERNATIONAL recrute pour ce poste (29 Février 2024)

Mission

• L’assistant Logistique/Administrateur accompagne les coordonnateurs dans le traitement des opérations comptables ainsi que toutes les tâches relatives aux Ressources Humaines et à la logistique en traitant les opérations comptables, en effectuant le suivi des problématiques Ressources Humaines, en mettant en œuvre et en supervisant toutes les activités logistiques.
• Il/elle apporte également son soutien à la réalisation d’activités urgentes ainsi qu’au classement et à l’archivage de documents officiels et/ou internes.

Tâches principales
Gestion administrative du personnel :

• Accueillir et participer au briefing administratif du nouveau personnel.
• Donnez le mémo de sécurité d’Abuja aux nouveaux arrivants et assurez-vous de sa signature.
• Orienter le nouveau personnel sur l’endroit où trouver l’équipement de sécurité (trousse de premiers secours et extincteurs)
• Livrer les documents et les cartes d’identité SI au nouveau personnel.
• Ajouter des nouveaux arrivants dans le groupe de suivi des mouvements d’Abuja (ABJ Casual Life – Mvmt tracking)
• Assurez-vous que les SOP de la compagnie aérienne sont respectées.
• Suivi des visas de l’équipe expatriée pour un traitement dans les délais.
• Assister le coordonnateur RH pour la gestion administrative du recrutement et de l’embauche.
• Participer à l’organisation des formations.
• Assurer l’archivage et le suivi des dossiers individuels et délivrer tous les documents relatifs à la vie professionnelle des salariés de Solidarités International.
• Assurer la confidentialité de toutes les données RH.
• Participer au suivi des contrats de travail sur la base.
• Recueillir les détails de paiement et les intégrer dans le logiciel de gestion des ressources humaines (Homère)
• Émettre les fiches de paie et superviser le paiement des salaires après approbation du Coordonnateur.
• Calculez les taxes et les droits et créez des dossiers de paie pour les organisations concernées.
• Tenir à jour l’organigramme de la base.
• Assister le coordonnateur dans l’organisation et le déroulement des réunions avec les représentants du personnel.
• Participer à l’application des politiques relatives aux salaires et avantages sociaux de Solidarités International
• Surveiller l’évolution du coût de la vie.

Gestion d’équipe:

• Former et soutenir les membres de l’équipe sous sa supervision
• Assurer le remplacement minimal des membres des services administratifs en cas d’absence (jours de congé, maladie etc.)
• Évaluer les membres de l’équipe sous sa supervision.
• Préparer la planification des quarts de travail pour les conducteurs.

Trésorerie / Comptabilité / Gestion :

• Effectuer un inventaire hebdomadaire/mensuel de la trésorerie et assurer la sécurité des caisses et du coffre-fort de la base.
• Préparer la clôture comptable mensuelle, la révision et l’intégrité du système comptable de la base.
• Effectuer un suivi auprès de la banque pour les retraits d’espèces et les paiements.
• Remplissage, justificatif des pièces justificatives, suivi de l’archivage des dossiers.
• Participer aux audits ou à tout contrôle émis par les associés ou le siège social, au niveau de la base.
• Participer à la consolidation des suivis budgétaires et des prévisions de trésorerie au niveau de la base.
• Surveiller les dates d’échéance des paiements des contrats gérés par le coordinateur.
• Lister les besoins de liquidités de concert avec le coordonnateur des finances.
• Téléchargement des paiements sur la plateforme bancaire en ligne pour une validation ultérieure
• Effectuer les versements et les avances, selon les directives établies.
• Tenir le registre des décaissements en espèces et le registre de caisse.
• Enregistrer les transferts budgétaires et conserver les codes comptables.
• Vérifier, avant l’enregistrement, que les enregistrements sont conformes aux règlements et procédures de Solidarités International.
• Traduire les documents comptables si nécessaire.
• Échanger des devises à la demande des supérieurs
• Vérifiez quotidiennement les soldes de trésorerie et signalez tout écart au supérieur.
• Archiver les pièces comptables selon les procédures Solidarités après une dernière vérification des recettes, etc.
• Garantir la sécurité de l’argent liquide et la confidentialité des informations.

Reporting/Communication :

• Participer à la surveillance de la réglementation en vigueur.
• Assister les Coordonnateurs FIN/HR/LOG dans les relations avec les autorités administratives.

Gestion Logistique :
Gestion des approvisionnements :

• Réaliser et respecter les procédures d’achat de Solidarités International.
• Vérifier et traiter les demandes de devis et les IOF.
• Préparer et archiver les dossiers d’achat pour le bureau d’Abuja.
• Mettre en œuvre les achats, contrôler le respect des réglementations et procédures de validation.
• Négocier les prix, les délais et les modes de livraison.
• Veiller à ce que la relation avec les fournisseurs soit surveillée.
• Organiser et superviser tous les aspects logistiques et la documentation pour le transport des marchandises/fournitures, les lettres de transport, les listes de colisage, les dossiers de livraison/distribution finale.
• Effectuer des contrôles de stock réguliers et un inventaire physique en utilisant le rapport de stock SI sur une base mensuelle.
• Effectuer le suivi de la date d’expiration de la trousse de premiers soins et des extincteurs au bureau et au GH et les réapprovisionner en temps opportun.

Réservation de vol:

• Gestion de la réservation des vols à voilure fixe.

Gestion du véhicule :

• Aider à la planification et à l’exécution des travaux d’entretien sur les véhicules.
• Organiser les déplacements quotidiens des véhicules.
• Assurez-vous qu’une boîte à outils et une trousse de premiers secours sont disponibles à bord de tous les véhicules et assurez-vous que les conducteurs vérifient que la trousse est toujours complète.
• Assurez-vous que les journaux de bord des véhicules sont en place et sont utilisés correctement.
• Surveiller les documents administratifs de tous les véhicules.
• Suivi des mouvements depuis ou vers l’aéroport.
• Assurez-vous que le modèle de liste de contrôle hebdomadaire du véhicule est rempli par le(s) conducteur(s).

Gestion du parc informatique/Télécommunications :

• Aider à l’installation des programmes nécessaires ainsi qu’aux mises à jour et au matériel de sécurisation requis.
• Aider au suivi et à la maintenance des matériaux.
• Aider à la planification et à l’exécution des travaux d’entretien sur les équipements.
• Assurer la maintenance des équipements informatiques en communiquant avec le responsable informatique.

Gestion des bureaux et GH :
Gestion des hébergements et des locaux :

• Gérer l’attribution des chambres au personnel de la maison d’hôtes.
• Gérez les réservations d’hôtel lorsque les chambres de la maison d’hôtes sont entièrement occupées.
• Veiller à ce que tous les problèmes dans les locaux soient résolus et coordonner/superviser le dépannage.
• Assurer la maintenance régulière des installations/équipements/installations de Solidarités, notamment à travers un plan de maintenance préventive (procédures, planning etc.).
• Vérifier la disponibilité d’un nombre suffisant de consommables et de matériels en stock pour les réparations courantes et assurer leur gestion ; transmettre les commandes de réapprovisionnement des stocks en temps opportun.
• Lors de l’exécution des travaux, assurer la sûreté et la sécurité des lieux.
• Assurer et superviser l’entretien et la maintenance des locaux.

Profil

• Éducation : B.Sc. en administration, comptabilité, finance ou autre domaine connexe d’une institution réputée.
• Expérience professionnelle : Minimum 2 ans d’expérience et au moins un an au sein d’une OING.
• Langues : Anglais obligatoire
• Compétences techniques : La maîtrise de l’application Saga est requise avec de solides compétences Excel, une grande attention aux détails et de bonnes compétences analytiques, un haut niveau d’intégrité et de confidentialité, une capacité d’analyse critique, un suivi stratégique et axé sur les solutions, une sensibilité aux informations et aux actions de sécurité.
• Compétences informatiques : Maîtrise informatique dans l’utilisation des applications MS Excel, Word, PowerPoint et Internet. L’utilisation du logiciel Saga& Homere est requise.
• Qualités personnelles : Excellentes compétences en leadership et en relations interpersonnelles, souci du détail et capacité à travailler avec peu ou pas de supervision, excellente planification, esprit d’équipe, engagement envers le travail, intégrité, esprit d’équipe, comportement éthique, conscience du temps.

Ce que nous proposons
Salaire + contribution nourriture & logement + avantages sociaux (couverture médicale, 24 jours de congés annuels par an, congés de compassion, jours fériés annoncés par le gouvernement, prime festive, assurance vie – couvrant le décès et l’invalidité permanente) etc.