L’ONG humanitaire Save The Children (SCI) recrute pour ces 02 postes (19 Septembre 2023)

Save the Children est une ONG qui défend les droits de l’enfant à travers le monde. Cette organisation se présente comme « le plus grand mouvement mondial indépendant œuvrant pour les enfants ».

Poste 1 : Agent des technologies de l’information (développeur de la plate-forme Power)

DESCRIPTION D’EMPLOI

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Poste 2 : Agent d’administration

TITRE: Agent d’administration

ÉQUIPE/PROGRAMME : RH/Administration

EMPLACEMENT: Abuja, Nigéria

NOTE : 4

DURÉE DU CONTRAT : Ouvert

PROTECTION DE L’ENFANCE :

Niveau 3: Les responsabilités du poste peuvent exiger que le titulaire du poste ait des contacts réguliers avec des enfants ou des jeunes et, dans le contexte de l’étranger, tous les postes sont des postes de niveau 3 compte tenu des situations potentielles qui peuvent permettre au personnel d’avoir un accès non supervisé aux enfants et aux jeunes vulnérables.

PORTÉE DU RÔLE : Rédaction de rapports, réservation d’hébergement et de billets d’avion, coordination d’événements, gestion des installations et gestion des fournisseurs.

Relève de : Gestionnaire d’administration

Personnel relevant de ce poste : Employés de bureau

Dimensions du rôle: Préparation de rapports, relations, interface régulière avec le personnel et les fournisseurs.

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ :

Gestion des installations

• S’assurer que tous les espaces sont en bon état, nettoyés et que les normes de sécurité de base mises en place par SCI pour ses locaux sont respectées.
• S’assurer que toutes les installations et tous les équipements loués par SCI sont utilisés conformément à l’entente entre le propriétaire et SCI, dans le respect des normes de sécurité et de sûreté.
• Assurez-vous que les bureaux, les maisons d’hôtes et les résidences disposent de tout le matériel minimum requis pour les urgences, comme des indicateurs de panneaux d’urgence, des extincteurs entretenus, des détecteurs de fumée, des alertes, etc.
• Gérer les relations avec les agences de services publics fournissant des services d’électricité, d’eau, de maintenance de la climatisation. Évaluer la qualité des services et partager l’analyse avec le responsable administratif.
• S’assurer que toutes les factures connexes sont payées à temps et que tous les contrats connexes sont renouvelés à temps.
• S’assurer que les bureaux et la maison d’hôtes sont bien entretenus. Lorsqu’une réparation est nécessaire, lancez les demandes de réparation, une fois le prestataire choisi, gérez l’ensemble du processus jusqu’au paiement final de la facture.
• S’assurer que les bureaux et la maison d’hôtes sont bien entretenus (ambiance, esthétique, image de marque et perspectives) lorsque la réparation est nécessaire, initier les demandes de réparation, une fois le prestataire choisi, gérer l’ensemble du processus jusqu’au paiement final de la facture.
• Soutenir la disponibilité et la pertinence des options pour les nouveaux locaux (c.-à-d. bureaux et maisons pour le personnel international), initier la demande, lorsque le choix est fait, s’assurer que toutes les approbations requises conformément à la politique de SCI sont dans les dossiers, rédiger le contrat en utilisant le modèle approuvé. Une fois le contrat signé par les deux parties, gérer les relations avec le propriétaire.
• Assurer la liaison avec le personnel administratif concerné pour faciliter la conformité aux exigences du gouvernement du Nigéria en matière d’immigration pour le personnel et les familles de SCI / Nigeria International.

Gestion d’événements (formations / ateliers / événements d’entreprise):

• Veiller à ce que les réunions, les ateliers et les conférences soient gérés efficacement.
• Travailler en étroite collaboration avec les ministères demandeurs et les personnes-ressources externes (fournisseurs de services) pour coordonner les événements.

Gestion des voyages :

• Superviser la gestion de tous les voyages, visas d’affaires et hébergement des visiteurs, des consultants et du personnel en affectation officielle. Assurez-vous que tous les voyages respectent les délais et sont rentables.
• Soutien aux services consulaires (traitement des visa(s), visa à l’arrivée (VOA), STR, CERPAC, lettres d’introduction, lettres d’invitation, etc.).
• Soutien à la coordination de tous les arrangements logistiques (transferts aéroport, réservations d’hôtel, pour tout le personnel local / international de SCI et les partenaires.
• Soutien à la coordination et à l’achat de billets locaux pour le personnel et les partenaires de SCI.

Gestion des contrats :

• Gérer les accords-cadres de TOUS les prestataires de services après préqualification.
• Gérer l’accord contractuel de tous les bureaux (bureaux d’État et bureaux extérieurs) du réseau de SCI.

Paiements de tiers/fournisseurs :

• Assurez le traitement / la soumission rapide de tous les paiements de fournisseurs tiers au référentiel Finance pour traitement et gérez le processus de paiement rapide. (Agences de voyages, hôtels, facility management, conciergerie et tous les services auxiliaires, etc.)
• Systèmes de classement : Élaborer et maintenir des systèmes de classement et d’archivage efficaces dans Windows et Outlook, y compris des listes d’adresses et des copies papier.

Responsabilité en matière de protection :

• S’assurer que les bureaux et la crèche sont aménagés conformément à la politique de sauvegarde de SCI.
• S’assurer que les fournisseurs que nous engageons et avec lesquels nous travaillons connaissent et maintiennent les normes de la politique de protection de SCI en n’employant pas de mineurs (moins de 18 ans) dans leurs services.
• Veiller à ce que le matériel de visibilité de protection des lésions médullaires (affiches de sensibilisation) soit placé à des points stratégiques autour de l’installation.

Autres responsabilités :

Le titulaire du poste peut s’acquitter d’autres tâches en plus ou à la place de celles décrites ci-dessus qui peuvent raisonnablement être requises de temps à autre, pour aider le département des services d’appui en fournissant une couverture lorsque d’autres membres du personnel administratif sont absents, en congé ou en raison d’un niveau accru d’activités du bureau de pays.

Ceux-ci incluent, mais ne sont pas limités à ce qui suit:

• Fournir un appui administratif aux équipes de programme basées à Abuja, tel que délégué par le responsable hiérarchique.
• Appuyer d’autres domaines fonctionnels de l’administration et des ressources humaines dans les bureaux nationaux et les bureaux extérieurs.
• Aider à la collecte et à l’analyse des données.
• Gérez les coûts et les dépenses portés à la petite caisse de l’administrateur.
• Toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique.

Contacts de travail :

Interne : Équipe administrative/RH, nettoyeurs, assistants de bureau et liaison régulière avec les équipes de gestion de pays à Abuja et dans les bureaux extérieurs

Externe : Contact avec les fournisseurs de maintenance et les agences gouvernementales

COMPORTEMENTS (valeurs dans la pratique)

Responsabilité:

• Se tient responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l’incarnation des valeurs de Save the Children.
• Tenir l’équipe et les partenaires responsables de s’acquitter de leurs responsabilités – en leur donnant la liberté de livrer de la meilleure façon qu’ils jugent appropriée, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer les performances et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

• Se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même et son équipe, assume la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même.
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
• Orienté vers l’avenir, pense stratégiquement et à l’échelle mondiale.

Collaboration:

• Établir et maintenir des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, ses membres et ses partenaires et partisans externes.
• La diversité des valeurs la considère comme une source de force concurrentielle.
• Accessible, bon auditeur, facile à parler.

Créativité:

• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes.
• Prêt à prendre des risques disciplinés.

Intégrité:

• Honnête, encourage l’ouverture et la transparence; démontre les plus hauts niveaux d’intégrité.

QUALIFICATIONS 

• Études – baccalauréat ou HND en administration / finance / sciences sociales
• Membre d’un organisme professionnel est un avantage.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES

• Minimum de (5) cinq ans d’expérience administrative pertinente, de préférence avec une organisation internationale.
• Démontrer d’excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Doit démontrer une bonne compréhension des meilleures pratiques de gestion contemporaines.
• Doit avoir une expérience avérée dans la gestion des installations.
• Excellentes compétences interpersonnelles.
• Faire preuve d’un haut niveau d’initiative, de diplomatie et de tact.
• Une expérience de l’utilisation d’outils analytiques pour la gestion des données est essentielle à ce rôle.
• Excellente connaissance des logiciels informatiques – Les compétences MS Excel seront priorisées.
• Doit être flexible et être capable de travailler de manière autonome et en équipe.

Responsabilités professionnelles supplémentaires

Les fonctions et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du rôle peut être tenu d’effectuer des tâches supplémentaires dans la limite raisonnable de son niveau de compétences et d’expérience.

Égalité des chances:

Le titulaire du rôle est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures du SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.

Protection des enfants :

Nous devons assurer la sécurité des enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les mauvais traitements.

Protéger notre personnel :

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement du SCI.

Santé et sécurité :

Le titulaire du rôle est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.

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