Save the Children International (SCI) est l’Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant. Nous travaillons avec nos partenaires, pour insuffler des avancées dans la façon dont le monde traite les enfants et parvenir à un changement immédiat et durable dans leur vie. Nos Valeurs sont : REDEVABILITE – AMBITION – COLLABORATION – CREATIVITE – INTEGRITE.
Titre du POSTE 1 : Directeur Humanitaire
OBJECTIF DU RÔLE
En tant que personnel clé du bureau de pays de la RDC, assurer le leadership et l’orientation stratégique de tous les aspects de la réponse humanitaire et d’urgence de Save the Children en République démocratique du Congo (RDC). Le titulaire du rôle se concentrera sur le plaidoyer, la représentation, l’élaboration de politiques, de propositions et de budgets, les rapports avec les donateurs, l’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie humanitaire CAT-1 de la RDC, ainsi que l’élaboration et la mise en œuvre du plan de réponse annuel de Save the Children pour la RDC. Il/Elle collaborera avec le directeur pays, le directeur des opérations du programme, les gestionnaires de terrain, les conseillers techniques et d’autres fonctions du bureau pays pour garantir que les ressources sont allouées afin de garantir qu’une réponse rapide et efficace soit fournie.
Le titulaire du rôle assurera également une réponse immédiate et appropriée aux besoins des enfants pendant les crises humanitaires ainsi que la collaboration intersectorielle entre les unités techniques. Ils veilleront à ce que les propositions de financement soient produites et que les exigences en matière de rapports des donateurs soient respectées et soient du plus haut niveau et que l’engagement de Save the Children à améliorer la qualité et la responsabilité dans le travail humanitaire soit respecté et conforme à toutes les politiques et procédures pertinentes en ce qui concerne les enfants. protection, santé et sécurité.
De plus, en coordination avec le directeur pays, ils représenteront Save the Children lors des réunions des donateurs et lorsque la programmation d’urgence est concernée, assurant un rôle approprié dans la matrice de responsabilisation et d’activité de chaque programme humanitaire.
En cas d’urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors du profil de poste normal et pourra varier les heures de travail en conséquence.
PORTÉE DU RÔLE :
Rapporte à : Directeur des opérations du programme
Dimensions : Save the Children recherche un directeur humanitaire expérimenté pour diriger notre programme humanitaire mis en œuvre dans l’ensemble du bureau de pays à travers diverses thématiques. Le directeur humanitaire sera responsable de la mise en œuvre et du succès global de la stratégie humanitaire dans le pays ainsi que du plan de préparation aux situations d’urgence, y compris ses diverses initiatives.
En tant que membre de l’équipe de direction, le directeur humanitaire partage la responsabilité globale de la direction et de la coordination du bureau de pays. Le directeur humanitaire, en sa qualité, joue un rôle clé dans la mise en œuvre de tous les programmes humanitaires dans le pays, notamment en assurant la haute direction et la supervision de toutes les équipes de terrain, de la préparation et de la réponse aux situations d’urgence (y compris la RRC). Il/Elle dirige la mise en œuvre des réponses d’urgence au cours des 3 à 6 premiers mois en fonction des contextes et des exigences des opérations.
Personnel relevant directement de ce poste : 2 responsables humanitaires, 1 coordinateur ACCM, 1 responsable MEAL, 1 coordinateur de soutien Hum, 1 co-responsable du cluster santé, 1 co-responsable du cluster éducation -Plomb.
DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :
Leadership et gestion de programmes humanitaires
- Assumer la supervision globale de la gestion de la planification et de la mise en œuvre de la réponse humanitaire du SC et du budget du programme en RDC.
- Élargir le portefeuille de programmes grâce au renforcement des capacités du personnel de terrain, au développement de partenariats et de réseaux, ainsi qu’au développement de nouvelles opportunités de financement.
- En tant que responsable du budget global des subventions humanitaires, surveiller la mise en œuvre des budgets de subventions, en tenant toutes les parties prenantes informées et en veillant à ce que toutes les mesures correctives soient prises.
- Veiller à ce que les directives financières existantes et les procédures administratives associées soient respectées et que les finances des subventions soient maintenues dans un état exemplaire.
- Coordonner les visites régulières de gestion et de soutien technique sur les sites de mise en œuvre pour garantir que la programmation respecte/dépasse les normes internationales et de Save the Children et correspond aux plans de travail et aux budgets.
- Assurer le respect de toutes les politiques et procédures pertinentes de Save the Children, par ex. droits et protection de l’enfant, donateurs et gouvernement
- Travailler en étroite collaboration avec d’autres domaines thématiques pour harmoniser les interventions humanitaires
- Travailler en étroite collaboration avec le directeur et les gestionnaires de la logistique, de la sécurité, des opérations de programme pour assurer la livraison et le soutien efficaces des programmes humanitaires ainsi que la sûreté et la sécurité du personnel dans les zones à haut risque où les programmes de réponse humanitaire sont opérationnels.
Préparation et réponse humanitaires
- Assurer une réponse rapide aux besoins des enfants et de leurs familles en temps de crise
- Diriger l’élaboration de la stratégie de préparation et de réponse humanitaire et des plans d’urgence du programme pays et assurer la liaison étroite avec l’équipe humanitaire de Save the Children.
- Faire des recommandations claires basées sur la stratégie d’intervention en RDC concernant le contenu du programme proposé, les dispositions en matière de personnel, de gestion et d’administration et le budget avec des indications claires sur les ressources de financement et de soutien technique.
- Garantir qu’une stratégie de financement à court terme est en place pour financer la mise en œuvre de la stratégie de réponse humanitaire.
- Veiller à ce que les programmes de Save the Children soient inclus ou référencés dans le CAP des Nations Unies et les appels Flash.
- Surveiller continuellement la situation de la population touchée et assurer les révisions de la stratégie de réponse humanitaire si nécessaire
- Développer, assurer la formation et activer l’équipe nationale d’intervention d’urgence si nécessaire
- Veiller à ce que des évaluations humanitaires multisectorielles intégrées rapides soient entreprises si nécessaire pour continuer à éclairer la mise en œuvre de la stratégie de réponse humanitaire.
- Soutenir le point focal de sécurité pour garantir que des procédures et pratiques optimales de gestion de la sûreté et de la sécurité sont en place pour le programme de réponse humanitaire et surveiller en permanence la situation de sûreté et de sécurité, en adaptant les procédures de sûreté et de sécurité du personnel en conséquence.
- Diriger le contenu et le personnel de la réponse humanitaire ; définir et demander le soutien nécessaire au bureau de pays, au bureau régional et à l’équipe humanitaire de SCI
- Veiller à ce que SMT et le responsable humanitaire régional soient bien informés sur les questions liées à la réponse humanitaire et à la gestion des risques humanitaires concernant tous les domaines d’opérations et que tous les programmes humanitaires en RDC soient bien intégrés au système de réponse humanitaire régional et mondial de Save the Children.
Surveillance et reporting
- Veiller à ce que les objectifs et les activités du programme soient convenus dans le contexte des valeurs, buts et objectifs de Save the Children.
- Assurer la production et la diffusion en temps opportun de rapports analytiques de haute qualité, la fourniture de rapports de situation réguliers, ainsi que la collecte, l’analyse et la diffusion d’informations et de données pertinentes pour la réponse.
- Évaluer, surveiller et examiner pour garantir la stricte conformité des activités du programme avec les politiques et procédures nationales et mondiales de Save the Children et avec les réglementations et accords pertinents des donateurs, les directives SPHERE et le code de conduite des ONG.
Représentation, communication et amp; établissement de relations
- Représenter Save the Children dans les forums, ateliers et réunions nationaux concernant les questions humanitaires
- Établir et entretenir des relations solides avec les principaux partenaires nationaux et coordonner avec d’autres ONGI dotées de capacités humanitaires, y compris les collègues du gouvernement et de l’ONU.
- Assurer une représentation efficace de la réponse humanitaire de Save the Children auprès des autorités locales, des donateurs, des groupes de travail, des clusters, des groupes de travail et des autres membres de la communauté humanitaire.
- Assurer l’établissement et le maintien de relations de travail solides avec les communautés locales, les organisations communautaires et d’autres autorités locales, le cas échéant.
Gestion du personnel, mentorat et développement – Humanitaire
- Gérer une équipe multidisciplinaire composée de personnel de programme et technique. Gestion des performances de tous les subordonnés directs, y compris le développement et l’encadrement du personnel.
- Constitution d’équipe et développement des capacités de l’équipe, avec un accent particulier sur le développement des compétences, des connaissances et des capacités pertinentes pour atteindre les objectifs et la vision humanitaires du pays SCI RD Congo.
- Veiller à ce que tout le personnel comprenne et soit capable de jouer son rôle dans une réponse humanitaire.
- Gérer l’équipe humanitaire ; définir les attentes, fournir un leadership et un soutien technique si nécessaire, et évaluer régulièrement les subordonnés directs
- Développer et former l’équipe d’intervention d’urgence du pays en coordination avec le responsable humanitaire régional et l’équipe humanitaire de SCI.
- Assurer le recrutement, la formation et la promotion du personnel, le cas échéant, et garantir la disponibilité d’opportunités de développement professionnel appropriées pour le personnel.
- Intégrer des stratégies de développement du personnel et des systèmes de gestion des performances dans le processus de constitution d’équipe. Mettre en place un système basé sur les résultats et assurer le suivi
- Gérer la performance de tout le personnel dans le domaine du travail humanitaire à travers :
- Utilisation efficace du système de gestion des performances, y compris l’établissement d’objectifs clairs et mesurables, un retour d’information continu, des examens périodiques et des évaluations justes et impartiales ;
- Coaching, mentorat et autres opportunités de développement ;
- Reconnaissance et récompenses pour des performances exceptionnelles ;
- Documentation des performances peu satisfaisantes, avec améliorations des performances/plans de travail
COMPORTEMENTS (Valeurs en pratique)
Responsabilité:
- se tient responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et du modèle des valeurs de Save the Children
- tient l’équipe et les partenaires responsables de s’acquitter de leurs responsabilités – en leur donnant la liberté de s’acquitter de la meilleure manière qu’ils jugent appropriée, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer les performances et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition:
- se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même et son équipe, assume la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même
- partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
- orienté vers l’avenir, pense stratégiquement et à l’échelle mondiale.
Collaboration:
- construit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, ses membres et ses partenaires et sympathisants externes
- valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle
- accessible, bon auditeur, facile à parler.
La créativité:
- développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
- prêt à prendre des risques disciplinés.
Intégrité:
- honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; fait preuve des plus hauts niveaux d’intégrité
QUALIFICATIONS
- Baccalauréat dans un domaine pertinent requis, maîtrise préférée
- Minimum recommandé de 8 ans d’expérience dans la gestion, la préparation et la réponse de programmes humanitaires dans plusieurs contextes fragiles ou complexes – l’expérience professionnelle en RDC ou en Afrique de l’Est est un avantage ;
- Expérience significative en gestion de la logistique, de la sécurité et des opérations
- Compréhension des systèmes et agences d’aide humanitaire internationale
- Expérience de travail dans des environnements non sécurisés
- Connaissance approfondie des concepts, politiques, cadres, stratégies et composantes de la réponse humanitaire et des programmes de transition, ainsi que des concepts et cadres de développement.
- Vaste expérience sur le terrain dans la réponse humanitaire multisectorielle, y compris les programmes d’aide alimentaire
- Expérience en gestion logistique
- Solides compétences en matière de budgétisation et connaissance des principales réglementations des donateurs
- Compétences interpersonnelles et de communication très développées, notamment en matière d’influence, de négociation et de coaching.
- Sensibilisation culturelle très développée et capacité à bien travailler dans un environnement international avec des personnes d’horizons et de cultures divers
- Engagement envers les pratiques, procédures et méthodes de travail avec les enfants de Save the Children
- Volonté de travailler et de voyager dans des environnements souvent difficiles et peu sûrs
- Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
- La compétence dans la langue locale est préférable mais pas obligatoire
- Engagement envers les valeurs de Save the Children
Date limite : 10/01/2024
TITRE DU POSTE 2 : Coordinateur(trice) des Achats – Albarka
(Les candidatures féminines sont fortement encouragées)
EQUIPE/PROGRAMME: Operations
LIEU: Mopti/Sevaré
GRADE: Grade 3.2 de la grille de SCI Mali.
DURÉE DU CONTRAT : CDI
TYPE DE CONTRAT : National
SAUVEGARDE DE L’ENFANT:
Niveau 3 : Les personnes occupant ce poste travailleront au contact d’enfants ou de jeunes de manière fréquente (p. ex. une ou plusieurs fois par semaine) ou intensive (p. ex. quatre jours ou plus par mois, ou pendant la nuit), car elles interviendront dans le cadre de programmes nationaux, visiteront des programmes nationaux ou seront chargées d’effectuer les vérifications/contrôles de police du personnel concerné.
Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE) :
- S’assurer que les partenaires (enfants, jeunes, décideurs et autres) comprennent pleinement les dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures ; Locales/procédures du Pays ;
- Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de soupçons d’abus commis sur les enfants ;
- S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne les mets pas en danger/ risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence leur travail à l’aide des outils de référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de mise en œuvre ;
- Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organisations et ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres de la communauté d’une manière générale ;
- Être vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances des enfants dans la vie personnelle et Professionnelle
LE BUT DU ROLE :
Le/La Coordinateur(trice) des Achats Albarka est responsable de l’application de la Politique et du Manuel d’Approvisionnement, de l’élaboration et de l’exécution de la stratégie d’approvisionnement du projet Alabarka en vue de couvrir tous les besoins en biens et services nécessaires au fonctionnement du projet Albarka. En cas de crise humanitaire majeure, le détenteur du rôle devra s’attendre à travailler en dehors de la description normale du poste et faire preuve de flexibilité sur les horaires de travail.
Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa visionest un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa missionest d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies.
DIMENSSION DU POSTE :
Rapporte au : Manager Supply Chain Area et Centre avec la supervision technique du Senior Procurement Manager et Deputy Chief of Party Operations Albarka
Staff sous la supervision de ce poste : Sourcing Officer et Buying Officer
Responsabilité budgétaire : NA
NIVEAU DE SALAIRE BRUT ANNUEL :
Salaire de brut annuel compris entre : 10 086 479 FCFA – 13 698 156 FCFA
Notre Offre définitive sera basée sur l’expérience, l’équité interne et la disponibilité financière. SCI offre un ensemble d’avantages concurrentiels en dehors du salaire).
AUTRES AVANTAGES :
- Le reversement de l’INPS+AMO part Employeur ;
- Une couverture d’assurance maladie tiers payant pour vous et votre famille, l’AMO est facultative.
- L’augmentation annuelle après la revue de la performance annuelle ;
- Le paiement d’allocation de rentrée scolaire pour les enfants en raison de 100.000 F/Enfant pour un maximum de 4 enfants par staff en début d’année scolaire ;
- Un forfait de communication d’un montant de 15.000 FCFA, Data 5000 pour les communications avec les personnes externes de l’Organisation ;
- L’inscription à la flotte de communication interne à travers laquelle vous pouvez communiquer gratuitement avec vos collègues ;
- Des opportunités de formation;
- Congés annuel 24 jours ouvrés;
- Congés de paternité de Quinze (15) jours calendaires (à condition d’avoir accompli au moins un an de service continu au sein de l’organisation) ;
- Congés de maternité de Six (06) mois calendaires (à condition d’avoir accompli au moins un an de service continu au sein de l’organisation).
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITES :
Mise en œuvre de la Politique et du Manuel d’Approvisionnement :
- Veiller à ce que les procédures opérationnelles de l’Unité d’Achat facilitent et garantissent la mise en application de la Politique et du Manuel d’Approvisionnement de SCI, tout en tenant compte du contexte du pays et des spécificités du projet Albarka ;
- Veiller au respect de la Politique et du Manuel d’Approvisionnement de SCI par tous dans l’exécution des activités d’approvisionnement et reporter les éventuels écarts en proposant les amendements nécessaires aux procédures ou aux outils existants ou tout autre action de mitigation des risques ;
- Accompagner les partenaires de mise œuvre locaux du programmes Albarka, dans la formation et le respect des procédures de passation de marchés.
Stratégie et planification des achats et approvisionnements :
- Conduire les processus d’élaboration et de mise à jour des plans d’approvisionnement du projet, du Plan d’approvisionnement (Master Procurement Plan), de la stratégie contractuelle annuelle du projet Albarka ;
- Superviser l’exécution des plans d’approvisionnement en collaboration avec les gestionnaires du programme Albarka ;
- Mettre en œuvre la stratégie contractuelle, notamment par l’établissement ou le renouvellement d’accords-cadres, la pré-qualification de fournisseurs et l’identification de nouveaux fournisseurs, à travers le lancement de processus d’appels d’offres.
Management et Performances des fournisseurs :
- Organisation de séances périodiques d’échanges et d’informations avec les fournisseurs en vue d’une meilleure compréhension des procédures et des règles de fonctionnement de SCI ;
- Traitement des requêtes des fournisseurs (demandes d’attestations de bonne exécution, plaintes, réclamations, courriers divers…) ;
- Gestion de la relation fournisseur ; Gestion des incidents et des différends avec les fournisseurs ;
- Préparation des notifications de pénalité de retard ;
- Créations et mises à jour des dossiers fournisseurs (physique et électronique) : classement des documents administratifs, des formulaires d’évaluation fournisseur, des copies de correspondances, des copies d’accords-cadres et avenants, etc.
- Recueil des informations relatives aux performances des fournisseurs (formulaires d’évaluation des fournisseurs, GRN, SCN) et compilation dans la base de données d’évaluation des fournisseurs ;
- Analyses des performances des fournisseurs de chaque bureau sur une base semestrielle et soumission d’un rapport à la hiérarchie en vue de la validation des mesures et décisions à prendre ;
- Préparation des courriers de notification de leurs performances aux fournisseurs.
Rapportage et Gestion de la Performance :
- Analyser les rapports d’activités et fichiers de son équipe (Tracker des accords-cadres et contrats, Base de données fournisseurs, Suivi des Performances des fournisseurs, Sourcing Pipeline…) sur une base régulière afin de s’assurer de la qualité des données (exhaustivité, fiabilité…) et assurer un bon suivi des performances ;
- Elaborer et soumettre au Manager Supply Chain Area Nord Centre et Senior Procurement Manager, les rapports d’activités ou de performances ;
- Analyser les données et les performances de l’activité Sourcing au regard des Indicateurs Clés de Performance (KPI) et autres objectifs prédéfinis et élaborer le cas échéant, des recommandations et un plan d’actions (actions correctives et/ou préventives) pour améliorer l’efficacité de la fonction Supply Chain.
Supervision des opérations d’achat du Projet Albarka :
- Superviser le Procurement Officer (Buying) dans toutes les étapes du processus d’achat, à travers le traitement des demandes d’achat, des bons de commande et des contrats d’achat ;
- Suivre le bon déroulement et les performances des processus d’achat au niveau du projet Albarka, à travers la revue régulière des Procurement Trackers et un contact permanent avec les Staffs des Bases en charge des achats ;
- Vérifier et réceptionner les demandes d’achat au niveau de l’Area Nord et Centre ou le projet Albarka est implémenté après s’être assuré que toutes les informations requises ont été correctement renseignées ;
- Superviser le traitement des demandes d’achat en privilégiant l’utilisation des accords-cadres et listes de fournisseurs pré-qualifiés disponibles ; effectuer la revue des analyses comparatives d’offres (CBA : Comparative Bid Analysis) et des bons de commande ;
- S’assurer que les biens et services achetés correspondent aux besoins programmatiques, sont de bonne qualité et respectent un bon rapport qualité-prix ;
- S’assurer que toutes les demandes d’achat sont traitées en temps voulu et mises à jour dans le Procurement Tracker, que les mises à jour des statuts sont communiquées aux programmes et que tous les documents pertinents de l’achat sont convenablement archivés ;
- Suivre les activités d’achat en vue de détecter d’éventuels signes de fraude/corruption et les reporter au Senior Procurement Manager/Head of Supply Chain ;
- Veiller à l’application des procédures et politiques d’approvisionnement de Save the Children et des bailleurs de fonds, aussi bien au niveau de l’Area Nord et Centre.
Gestion des contrats :
- Gestion des négociations et de la contractualisation avec les fournisseurs, notamment dans le cadre des accords-cadres et contrats similaires ;
- Administration et suivi des accords-cadres et contrats similaires : diffusion au staff, suivi des performances des fournisseurs, gestion des amendements, prorogation ou renouvellement des contrats, etc.
- Elaboration et diffusion à l’attention de tout le staff du projet Albarka de la base de données des accords-cadres et des prix, sur une base semestrielle.
Responsabilités Child Safeguarding (CSG) :
- Dénoncer tous les cas d’abus interne ou externe ;
- Connaitre la politique CSG et le Code de Bonne Conduite et sensibiliser sur cette politique (enfants, partenaires, communautés) ;
- Contribuer aux exercices de leçons apprises et de documentation des bonnes pratiques sous l’impulsion du point focal ;
- Etre exemplaire dans son travail et dans sa vie privée et respecter le code de bonne conduite et la politique de CSG ;
- Connaitre et respecter les procédures locales ;
- Veiller au bien-être de l’enfant ;
- Assurer un environnement sain au service des enfants.
Gouvernance:
- Mettre en œuvre et s’assurer de la conformité à notre politique d’approvisionnement, manuel d’approvisionnement et les procédures d’approvisionnement établies ;
- Donner un ton fort à partir d’en haut que la fraude est inacceptable ;
- S’assurer que nous utilisons des systèmes et des processus reconnus, y compris PROSAVE lorsqu’ils sera disponible.
Systèmes , Outils et procédures :
- Responsable de s’assurer que la gestion du catalogue / termes et les conditions des contrats et la gestion des prix soient effectués par l’équipe d’approvisionnement Pays ;
- Accompagner les équipes achats du pays dans leur renforcement de capacités, à travers le Supply Chain Learning Hub, produire et partager avec – Head of Supply Chain – le rapport annuel de la situation du personnel achat ayant complété des formations ;
- Responsable de veiller à ce que les activités d’activation des fournisseurs soient menées de manière que le plus grand nombre possible de fournisseurs traitent avec SCI via le réseau PROSAVE.
COMPETENCES ET COMPORTEMENT (Nos valeurs en pratique)
Responsabilité:
- Détient l’auto responsabilité de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children ;
- Détient l’équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu’ils l’entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition:
- Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même ;
- Partage largement leur vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres ;
- Pense de façon stratégique et sur une échelle globale.
Collaboration:
- Construit et maintien des rapports efficaces avec leur équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes ;
- Apprécier la diversité, le voir comme une source de force compétitive ;
- Abordable, bon écouteur, facile à qui parler.
Créativité:
- Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices ;
- Prêt à prendre des risques discipliné.
Intégrité:
- Honnête, encourage la franchise et la transparence ; démontre des niveaux d’intégrité les plus élevés.
QUALIFICATIONS
- Diplôme d’études supérieures, Niveau BAC + 4/5 dans le domaine des Achats/Approvisionnements, du Supply Chain Management, de la Logistique, du Commerce International, de l’Administration des Affaires, de la gestion ou tout autre domaine connexe. Certification en Achats et/ou Logistique humanitaire ;
- 5 ans d’expérience minimum en gestion de l’unité d’achat d’une organisation internationale et d’expérience en position de management/supervision d’équipe ;
- Expérience dans le développement, la rédaction et l’implémentation de systèmes d’approvisionnement, politiques et procédures efficients ;
- Experience de travail dans le Nord et centre du Mali ;
- Bonne maîtrise des procédures d’importation par voies maritime, aérienne et routière ;
- Familiarité avec l’outil informatique, avec une bonne maîtrise du pack Office ; la maîtrise des systèmes SharePoint et d’un ERP est un atout ;
- Très bon niveau en Anglais, à l’écrit comme à l’oral (proficiency level) ;
- Excellentes capacités communicationnelles, très bonne expression et excellentes qualités rédactionnelles ;
- Excellentes compétences organisationnelles et analytiques ;
- Capacité à développer les capacités du personnel d’approvisionnement à travers des formations, le cadre de gestion des performances et les plans de développement ;
- Capacité à prioriser les tâches et à faire face à des situations de pression ;
- Assez flexible pour travailler dans une organisation en pleine mutation ;
- Ouvert au travail en équipe, Bon esprit d’équipe ;
- Capacité à travailler de façon indépendante avec des directives limitées, motivé ;
- Aptitudes à travailler avec les enfants et les communautés.
EXPERIENCE ET COMPETENCES
- Produire des Résultats : Prend lui-même des responsabilités et tient les autres redevables pour livrer nos objectifs ambitieux pour les enfants, améliorer continuellement sa performance ou celle de l’équipe / organisation .
- Résoudre les problèmes et prendre des décisions : Prend des décisions efficaces, réfléchies et en temps opportun par la collecte et l’évaluation d’informations pertinentes à l’intérieur ou à l’extérieur de l’organisation et porter des jugements appropriés .
- Travailler efficacement avec les autres : Travaille en collaboration avec les autres pour atteindre des objectifs communs et devient prospère grâce à la diversité des personnes et des perspectives. Sait quand il faut diriger et quand il faut suivre et comment garantir un travail multilatéral efficace.
- Innover et Adapter : Développe et met en place des solutions innovantes pour s’adapter et réussir dans un environnement de travail changeant, universel et incertain ;
- Excellentes compétences verbales, écrites et compétences de présentation en français et en langue nationales la connaissance de l’anglais constitue un atout ;
- Compétences en informatique, MS office, internet ;
- Capacité de voyager souvent aux sites de programme à l’intérieur du Mali ;
- Engagement envers les valeurs de Save the Children, y compris la volonté de respecter et faire respecter la politique de protection de l’enfant.
Responsabilités professionnelles additionnelles
Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans des limites raisonnables de son niveau de compétences et d’expérience.
Date limite : 09/01/2024
TITRE DU POSTE 3 : Chargé(e) de la Chaîne d’Approvisionnement
(Les candidatures féminines sont fortement encouragées)
EQUIPE/PROGRAMME : Operations
LIEU : Gao
GRADE : Grade 4.1 de la grille de SCI Mali.
DURÉE DU CONTRAT : CDI
TYPE DE CONTRAT : National
SAUVEGARDE DE L’ENFANT :
Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec enfants ou jeunes gens aussi fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) ou de façon intensive (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou toute une nuit) parce qu’ils travaillent dans des programmes-pays ; ou vont visiter les programmes du pays ; ou parce qu’ils sont chargés de la vérification des références et le processus du Vetting du personnel.
Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE) :
- S’assurer que les partenaires (enfants, jeunes, décideurs et autres) comprennent pleinement les dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures Locales/procédures du Pays ;
- Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de soupçons d’abus commis sur les enfants ;
- S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne les mets pas en danger/ risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence leur travail à l’aide des outils de référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de Mise en œuvre ;
- Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organisations et ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membre de la communauté d’une manière générale ;
- Etre vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances des enfants dans la vie personnelle et Professionnelle.
LE BUT DU ROLE :
Le/la Chargé(e) de la chaine d’approvisionnement est responsable de la gestion d’approvisionnement, le Transport, le Stockage, la gestion des équipements (Assets). Du parc automobile et d’autres biens au niveau de son sous-bureau. Le titulaire sera responsable de la gestion de toute les fonctions Logistique de sa base et travaillera en étroite collaboration avec tous les programmes intervenant dans la région dans le but d’améliorer leur qualité et de contribuer dans l’attente de leurs objectifs.
Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa visionest un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa missionest d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies.
DIMENSION DU POSTE
Rapporte à : Field Office Manager Gao
Supervision Technique : Manager Supply Chain Area Nord et Centre
Staff sous la supervision de ce poste : 1 Chauffeur
Responsabilité budgétaire : N/A
Dimensions du Rôle : Exemple : complexité, Relation, Représentativités, Lien avec les partenaires
NIVEAU DE SALAIRE BRUT ANNUEL :
Salaire de brut annuel compris entre : 6 774 630 FCFA –10 528 617 FCFA
Notre Offre définitive sera basée sur l’expérience, l’équité interne et la disponibilité financière. SCI offre un ensemble d’avantages concurrentiels en dehors du salaire).
AUTRES AVANTAGES :
- Le reversement de l’INPS+AMO part Employeur ;
- Une couverture d’assurance maladie tiers payant pour vous et votre famille, l’AMO est facultative ;
- L’augmentation annuelle après la revue de la performance annuelle ;
- Le paiement d’allocation de rentrée scolaire pour les enfants en raison de 100.000 F/Enfant pour un maximum de 4 enfants par staff en début d’année scolaire ;
- Un forfait de communication d’un montant de 15.000 FCFA, Data 5000 pour les communications avec les personnes externes de l’Organisation ;
- L’inscription à la flotte de communication interne à travers laquelle vous pouvez communiquer gratuitement avec vos collègues ;
- Des opportunités de formation ;
- Congés annuel 24 jours ouvrables ;
- Congés de paternité de Quinze (15) jours calendaires (à condition d’avoir accompli au moins un an de service continu au sein de l’organisation) ;
- Congés de maternité de Six (06) mois calendaires (à condition d’avoir accompli au moins un an de service continu au sein de l’organisation).
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :
- Il/elle assure la gestion de la chaine d’approvisionnement de sa base conformément aux politique et procédures des bailleurs et de Save The Children ;
- Il/elle assure un suivi technique et le renforcement des capacités personnel sous sa responsabilité hiérarchique ;
- Supporter le Senior Procurement Manager dans l’élaboration des plans d’achats en collaboration avec les programmes ;
- Gérer notre base des données des fournisseurs en suivant les performances des fournisseurs et la gestion des risques (exemple le Vetting) ;
- S’assurer que les fournisseurs sont informés des valeurs, politiques et procédures de Save the Children et à leur obligation de s’y conformer ;
- Sur la base mensuelle. Il/elle apporte tous les bénéfices gagnés à travers les achats et en fait rapport au Senior Procurement Manager ;
- Effectuer les achats conformément aux procédures et seuils établis et en conserve les archives physiques et électronique en cas d’audit ;
- S’assurer que les livraisons sont conformes à la commande faite ;
- Vérifier les factures ;
- Préparer les demandes de paiement ;
- Transférer les dossiers complets aux finances pour règlement des fournisseurs après les avoirs scannées et photocopiés ;
- S’assurer que les paiements sont effectifs et informer les fournisseurs ;
- Il assure la communication aux demandeurs sur le niveau d’avancement de leurs achats ;
- Il/elle coordonne et planifie toutes les activités logistiques avec les programmes intervenant dans sa zone et les autres bureaux sous la supervision du Field Office Manager de Gao ;
- Envoi un rapport de sa base chaque fin du mois au Manager Supply Chain Nord et Centre.
Logistique :
- Supporter le Gestionnaire logistique dans la gestion du parc (auto, moto et groupe électrogène) en s’assurant de la mise en place de la stratégie pays pour la gestion du parc ;
- Reporter au Gestionnaire logistique tous les dysfonctionnements liés à cette implémentation ;
- La gestion au jour le jour de la flotte ;
- Réceptionner les demandes de transport et établir le planning de déplacement quotidien et hebdomadaire du Bureau de Ségou ;
- S’assurer que les véhicules sont suivis hors des bases ;
- Gérer les cartes d’approvisionnements en carburant ;
- Appliquer et faire appliquer les politiques et les procédures d’hygiène et de sécurité relative à la flotte par tous les utilisateurs ;
- Veiller à l’application du manuel d’utilisation des véhicules ;
- Prendre part au processus de recrutement des chauffeurs ;
- S’assurer du comportement sûr et responsable sur les trajets des chauffeurs ;
- Veiller au respect par les chauffeurs des taches qui leurs sont assignés ;
- Analyser la saisie des données relatives aux véhicules et produire des rapports réguliers ;
- S’assurer que tous les rapports et toutes les informations relatives à la gestion de la flotte sont produits en temps opportun et des propositions d’amélioration effectuées ;
- Prévoir et préparer les commandes de pièces de rechange, de pneus et de matériaux requis trimestriellement ;
- S’assurer de la qualité et la quantité de l’approvisionnement en carburant, en huile et en lubrifiants de la flotte du bureau ;
- S’assurer que toutes les réparations et entretiens effectués sur les véhicules et autres équipements sont effectués de manière périodique et conformément aux normes établies afin d’obtenir une fiabilité maximale avec un temps d’arrêt minimal ;
- Maintenir à jour tous les dossiers et documents nécessaires pour les véhicules et les conducteurs ;
- Suivi auprès des autorités administratives (douane) et des transitaires des différentes régularisations et demandes en lien avec la mise en conformité de la flotte ;
- Veiller et contrôler le remplissage correct des log books pour tous les voyages ; produire une analyse mensuelle sur l’utilisation des véhicules ;
- S’assurer que les véhicules sont entretenus conformément au planning d’entretien ; et que les chauffeurs maintiennent les véhicules propres ;
- Supporter le Gestionnaire logistique dans la mise en place de contrats-cadres pour la location de véhicule, et la maintenance auto, moto et générateurs ;
- Coordonner avec le Chargé des Moyens Généraux, l’arrivée des visiteurs et du personnel en visite sur la base de Ségou (Réservation des hôtels) ;
- Il/elle assure la gestion du parc automobile, des générateurs et autres assets de sa base ;
- Il/elle effectue toutes les opérations de la gestion de Stock dans la plateforme décidée « Total Inventory Management » en sigle TIM et en fait le suivis et mis à jour ;
- Veiller au respect des Politiques, règles et procédures de SCI.
Gestion du personnel et développement :
- Savoir gérer les chauffeurs de Save the Children de Gao ;
- Être un soutien technique aux chauffeurs des autres bureaux ;
- Organise des formations et renforcement de capacité des chauffeurs ;
- S’engage à respecter et à faire respecter la politique interne de protection de l’enfant (Child Protection Policy) et le code de conduite.
Gestion des programmes et reporting:
- Produire un rapport mensuel du parc auto de Gao ;
- S’assurer que les accidents de voiture/moto sont correctement rapportés selon la procédure ;
- Gérer les relations avec l’assurance pour les dédommagements ;
- Gérer les relations avec les autorités administratives et les transitaires pour toute question liée à la flotte ;
- Gérer les voyages et missions.
Supervision de la logistique administrative :
- Appuyer le gestionnaire de la plateforme « e-mouvement » ;
- Superviser les autres tâches administratives effectuées par les collègues de l’unité Procurement au besoin (Réservation des salles de réunion et restauration pour les ateliers et archivage des dossiers, etc.) ;
- Appuyer le gestionnaire logistique dans les procédures de ventes aux enchères ;
- Assurer un suivi optimal de la mise à jour des dossiers d’immatriculation temporaire (IT) de l’organisation.
Supervision de la gestion des installations :
- Planifier et coordonner la gestion de toutes les installations (télécommunications, plomberie, électricité, etc.) et rénovations au niveau de l’Area Nord et Centre ;
- Gérer l’entretien des équipements des bureaux pour répondre aux normes de santé et de sécurité ;
- Examiner la consommation des services généraux (électricité, etc) et proposer des solutions pour minimiser les coûts quand nécessaire ;
- Superviser tout le travail effectué par personnel des installations ou les prestataires (techniciens, jardiniers qui font le désherbage, etc.) ;
- Gérer tous les contrats des baux des bureaux et personnel international et tenir un tableau de suivi des paiements de l’Area Nord et Centre ;
- Gérer le suivi et le paiement des charges liées à ces contrats.
Gestion de fonds et responsabilité budgétaire :
Veille à respecter et faire respecter les règles et procédures financières de l’organisation.
COMPETENCES ET COMPORTEMENT (Nos valeurs en pratique)
Responsabilité :
- Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children ;
- Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition :
- Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même ;
- Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres ;
- Orienté vers le futur, pense stratégiquement.
Collaboration :
- Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants ;
- Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité ;
- Abordable, à l’écoute.
Créativité :
- Développe et encourage les solutions innovantes ;
- Disposé à prendre des risques calculés.
Intégrité :
- Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence ;
- Renforce la confiance et la confiance ;
- Affiche un excellent jugement conforme.
QUALIFICATIONS ETEXPERCIENCES :
- Titre d’études universitaires Niveau Bac +3 ou Bac+4 dans les domaines de la logistique et des finances ;
- 4 ans d’expériences dans la gestion des achats au niveau national ;
- Expérience de travail dans le Nord et centre du Pays avec les ONGI ou ONGN ;
- Expérience dans l’encadrement d’équipes ;
- Excellente connaissance de la chaine d’approvisionnement ;
- Capacité à prioriser les tâches ;
- Capacité de synthèse écrite et orale ;
- Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint) ;
- Résistance au stress ;
- Excellente communication ;
- Autonomie ;
- Rigueur et de bonne Moralité ;
- Bonne présentation ;
- Capacité à travailler en dehors des heures normales de travail ;
- Diplôme d’études gestion, commerce, économie, logistique ;
- Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales ;
- L’engagement et la compréhension des organisations buts, valeurs et principes ;
- Habilité à prioriser et à travailler avec une supervision limitée (autonomie), motivation.
Date limite : 09/01/2024
