Save the Children International (SCI) est une organisation internationale indépendante de premier plan qui crée un changement durable pour les enfants dans le besoin partout dans le monde.
TITRE DU POSTE 1 : Assistant en administration/ressources humaines
ÉQUIPE/PROGRAMME : Bureau extérieur de Kano
LIEU : Kano
NIVEAU 5
TYPE DE POSTE : National
PROTECTION DES ENFANTS : Niveau 3 – Les responsabilités du poste peuvent nécessiter que le titulaire du poste ait des contacts réguliers avec des enfants ou des jeunes et, dans le contexte international, tous les postes sont considérés comme des postes de niveau 3 compte tenu des situations potentielles qui peuvent permettre au personnel de ne pas être supervisé. accès aux enfants et aux jeunes vulnérables.
OBJECTIF DU RÔLE :
Le but de la mission est de fournir un soutien administratif et RH professionnel au bureau extérieur de Kano sous la direction du responsable des ressources humaines et de l’administration. L’assistant administratif/RH fournira un soutien administratif/RH pour la mise en œuvre efficace des activités à Kano. Le titulaire du poste assumera également d’autres tâches de soutien, notamment, mais sans s’y limiter, la couverture de la réception, l’organisation des déplacements et des réunions/ateliers pour le bureau de Kano.
PORTÉE DU RÔLE :
Relève de : Responsable RH/Administratif
Personnel rapportant directement à ce poste : Assistants de bureau/Concierges
DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :
Administration générale:
- Coordonner et surveiller l’utilisation de tous les équipements et fournitures de bureau en s’assurant que l’équipement du bureau fonctionne bien et en signalant rapidement tout dysfonctionnement/réparation nécessaire/modifications à apporter au fur et à mesure qu’ils surviennent, et en réapprovisionnant rapidement les fournitures.
- Maintenir un suivi général du matériel de bureau : évaluer régulièrement et demander des réparations/remplacements selon les besoins.
- Assurez-vous que la réception/la réception est toujours bien rangée et présentable avec tout le matériel nécessaire (stylo, papier, formulaire de visiteur, etc.)
- Coordonner les membres de l’équipe pour garantir que les invités externes soient rapidement pris en charge. Évitez le séjour prolongé du client à la réception.
- Recevoir le personnel de SCI visitant le bureau de Kano et fournir des espaces de travail et des fournitures pertinentes selon les besoins.
- Planification et coordination des événements – soutenir le personnel du programme pendant les ateliers et les événements (locaux, internes et externes – par exemple, réserver un lieu/une salle, organiser des conférences téléphoniques, etc. et garantir que les points d’action sont partagés en temps utile.
- Diffuser les communications formelles au personnel selon les instructions du supérieur hiérarchique
- Veiller à ce que les salles de réunion destinées à recevoir les invités et le personnel soient maintenues propres et que leur utilisation soit gérée.
- Prendre le procès-verbal de la réunion hebdomadaire du personnel
- selon les directives du supérieur hiérarchique. Préparer les ordres du jour des réunions, suivre les actions et les dates clés.
- Fournir un soutien au chef d’équipe, y compris la gestion de l’agenda et de la boîte de réception, l’organisation des réunions et le traitement des demandes de renseignements sur demande.
- Effectuer le classement des pièces et documents pertinents.
- Supervise les assistants de bureau et/ou les nettoyeurs pour garantir que les locaux de bureau, les maisons d’hôtes et les environs sont propres et bien entretenus.
- Assurez-vous que les articles de nettoyage et les articles de toilette nécessaires sont toujours disponibles.
- Assurez-vous que le bureau de Kano est bien équipé et dispose de niveaux suffisants de fournitures (consommables, papeterie et équipement, etc.).
- Assurer le respect des normes de qualité, des politiques et directives mondiales de Save the Children.
- Aider à l’achat de petites fournitures de bureau diverses auprès de la petite caisse pour le bureau dans son ensemble et traiter les factures et les notes de frais, selon les besoins.
- Assurez-vous que le tableau des mouvements du personnel est bien tenu et à jour.
- Effectuer d’autres tâches et responsabilités assignées par le supérieur hiérarchique.
Gestion du magasin :
- Aider à gérer les articles de papeterie et les magasins de consommables de manière efficace et efficiente.
- Recevoir les réquisitions et fournir les fournitures au personnel concerné.
- Diffusion et assistance avec les éléments demandés pour la formation/atelier/réunion sur la base du formulaire de formation rempli.
- Gérer le registre des cadeaux.
Organisation du voyage :
- Soutien à la coordination des demandes des membres de l’équipe du programme/du personnel invité pour la réservation de vols locaux et d’hôtels.
- Assurer la liaison avec les installations hôtelières requises pour trouver les meilleures options disponibles et garantir un bon rapport qualité-prix.
- Veiller à ce que les factures des consultants, des fournisseurs et des prestataires de services soient traitées et payées rapidement, conformément aux conditions de paiement et aux termes de référence de SCI (agences de voyages et hôtels).
Autres responsabilités :
Le titulaire du poste peut effectuer d’autres tâches en plus ou à la place de celles décrites ci-dessus qui peuvent raisonnablement être requises de temps à autre, pour assister le département RH, administration et chaîne d’approvisionnement en assurant une couverture lorsque l’un des collègues est en congé ou parce que d’un niveau accru d’activités des bureaux extérieurs.
Gère la petite caisse du service administratif.
- Assurer une disponibilité constante de la petite caisse.
- Tolérance zéro pour les réclamations de petite caisse non approuvées.
- Assurer une retraite en temps opportun.
Ressources humaines:
- Assistance dans la maintenance du système de classement du personnel, tant en version logicielle qu’en version matérielle, pour le service RH/administration
- Aider le responsable des ressources humaines à procéder au recrutement de bénévoles pour les programmes thématiques.
- Suivi avec les points focaux RH du bureau pays et du terrain sur les documents de recrutement
- Responsable de la maintenance de tous les documents de recrutement conformément aux directives de SCI
- Suivre la probation et préparer les lettres de confirmation selon les besoins.
- Assurer le respect de toutes les politiques et procédures pertinentes de Save the Children en matière de protection de l’enfance, de code de conduite, de politique mondiale de lutte contre le harcèlement, de politique contre la fraude, d’égalité des chances et d’autres politiques pertinentes.
Sauvegarde :
Veiller au respect de la politique de sauvegarde et à son intégration dans les activités quotidiennes.
Contacts de travail
Interne : Liaison régulière avec diverses équipes du CO et d’autres bureaux de l’État
Externe : Contact avec les visiteurs, les hôtels, les compagnies aériennes/agents de voyages, etc.
COMPÉTENCES ET COMPORTEMENTS
Fournir des résultats (qualifié)
- Fournit des résultats opportuns et appropriés en utilisant les ressources disponibles.
- Assumer la responsabilité de son travail et de son impact sur les autres.
- Planifie, priorise et exécute bien les tâches sans avoir besoin de supervision directe.
- Comprend le lien entre son travail et les objectifs de l’organisation.
Innover et s’adapter (Qualifié)
- Suggère des améliorations créatives et de meilleures méthodes de travail.
- Rechercher et appliquer les idées réussies des autres pour surmonter les défis.
- Modifie les tâches, les rôles et les priorités pour fonctionner efficacement dans des conditions changeantes ou peu claires.
- Applique les leçons apprises pour améliorer les futures méthodes de travail.
Appliquer l’expertise technique et professionnelle (qualifié)
- Fournit un travail qui reflète une bonne connaissance et application des normes techniques et professionnelles.
- Se tient au courant des tendances dans son domaine de travail.
- Maintient un comportement éthique et professionnel conformément aux codes de conduite pertinents.
Travailler efficacement avec les autres (qualifié)
- Écoute activement les perspectives et les expériences nouvelles et différentes de ceux avec qui ils travaillent
- Soutenir de manière proactive les membres de l’équipe et faire confiance à leurs capacités.
- Démontre une compréhension de ses compétences et de la manière dont elles complètent celles des autres au sein d’équipes et de groupes diversifiés.
- Clarifie leur rôle et leurs responsabilités au sein de l’équipe pour maximiser l’impact.
Communiquer avec impact (qualifié)
- Écoute activement et cherche à comprendre avant d’être compris.
- Veiller à ce que les communications soient concises et bien structurées.
- Partage des informations appropriées, pertinentes et opportunes avec les autres.
- Prépare efficacement les réunions.
COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE
Compétences administratives et générales
- Niveau d’éducation – HND/B.Sc. en sciences sociales/domaine d’études pertinent.
- Minimum d’un an d’expérience professionnelle pertinente.
- Doit avoir un certificat de décharge/certificat d’exemption du NYSC.
- Excellentes compétences en planification et en organisation, avec des compétences administratives avérées.
- Capacité à gérer efficacement des priorités concurrentes dans un environnement en constante évolution, à respecter les délais et à travailler sereinement sous pression.
- Capacité à gérer son temps et son agenda.
- Capacité à gérer les fournisseurs.
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication; communication écrite et verbale; parle couramment l’anglais.
- Comprendre la langue locale est un plus.
- Solide travail d’équipe, avec la capacité de soutenir ses collègues et de demander de l’aide en cas de besoin.
- Engagement envers la mission, la vision et les valeurs de Save the Children.
- Connaissances informatiques et connaissance de Word, Excel et Outlook.
Responsabilités professionnelles supplémentaires
Les tâches et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans la limite du raisonnable compte tenu de son niveau de compétences et d’expérience.
Opportunités égales
Le rôle est conforme aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.
Protection des enfants :
Nous devons assurer la sécurité des enfants, c’est pourquoi notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus .
Santé et sécurité
Le titulaire du rôle est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière de santé et de sécurité.
Autres postes vacants :
Spécialiste MEAL – RDC
Responsable Médias et Communication – Nigéria
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