Save the Children International est une organisation à « double mandat » et, en tant que telle, une priorité égale sera accordée au travail humanitaire et au développement. C’est la seule façon pour nous de garantir que certains des droits fondamentaux dont nous pensons que les enfants disposent, tels que la survie, la sécurité et un accès constant à la protection et à l’éducation, puissent être garantis. Dans le cadre de son engagement à travailler avec les enfants à travers des interventions humanitaires, Save the Children soutiendra des programmes dans les situations d’urgence soudaines et chroniques.
POSTE : Responsable de la gestion des récompenses et de la conformité des donateurs
OBJECTIF DU RÔLE :
Le Head of Award Management & Donor Compliance fournira les principaux supports en matière de gestion des subventions pour les programmes de développement et les programmes humanitaires, et apportera un soutien permanent à l’élaboration de procédures et de processus de gestion des subventions fondés sur les meilleures pratiques. Ce rôle comporte trois aspects principaux : diriger l’équipe de gestion des subventions du bureau national ; renforcer les capacités du personnel dans le cadre de son développement professionnel en matière de gestion des subventions et contribuer au développement et à l’avancement des processus et des systèmes de gestion des prix.
LES PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ:
Gestion des subventions
- Fournir un soutien stratégique au sein de l’équipe de gestion des subventions sur tous les aspects, y compris la gestion de la réserve de financement, la passation des marchés et la conformité avec les règles des bailleurs de fonds;
- Soutenir le développement et la mise en œuvre de la stratégie de financement du bureau national, en formulant des recommandations et en signalant les problèmes à l’équipe de direction et aux membres de Save the Children, le cas échéant;
- Veiller à ce que des informations précises et actualisées sur la réserve de financement et le portefeuille de soient facilement accessibles à l’équipe de direction, aux membres et assurer les mises à jour sur AMS;
- En collaboration avec le directeur financier, veiller à ce que le Bureau Pays dispose d’un cadre clair pour l’élaboration du budget principal, la répartition des coûts, le suivi des budgets, le phasage et les prévisions, en veillant en particulier à l’alignement entre le budget principal et le tableau de bord du financement;
- Veiller à ce que les risques nécessaires dans le contexte du Bureau Pays soient pris en toute connaissance de cause et assortis de mesures d’atténuation appropriées;
- Identifier, évaluer, contribuer et recommander le processus de rapprochement existant et souhaité (mécanisme d’assurance des rapports) entre les finances, les achats, la logistique, la distribution et le suivi et l’évaluation afin de garantir l’établissement de rapports responsables à l’intention des donateurs;
- Veiller à ce que le système de gestion des subventions (AMS) soit efficacement géré, mis à jour et enregistre avec précision la piste d’audit (données et processus) pour toutes les subventions et sous-subventions;
- Recruter, former et gérer le personnel chargé de la gestion des subventions et des partenariats;
- Établir et entretenir des relations avec les représentants locaux des organisations donatrices, en travaillant en étroite collaboration avec les membres concernés afin d’assurer une communication cohérente avec les organisations donatrices à tous les niveaux;
- Établir et entretenir des relations avec les réseaux pertinents et le personnel chargé de la gestion des bourses d’organisations similaires dans le pays;
- Soutenir le processus d’élaboration des propositions et assurer la coordination entre les services, avec la région, le centre et les membres, le cas échéant;
- Participer/contribuer aux réunions de lancement et de clôture des projets;
- Examiner régulièrement le plan de clôture des subventions du Bureau Pays et collaborer avec le personnel chargé des partenariats et des subventions pour veiller à ce qu’elles soient clôturées dans les 90 jours suivant leur date de fin et que les documents sur les leçons apprises soient classés dans AMS;
- Examiner les lacunes en matière d’adéquation du Bureau Pays et collaborer avec les équipes du Bureau Pays pour identifier les sources possibles d’adéquation afin de combler les lacunes existantes. Veiller à ce que les subventions sans plan de contrepartie ne soient pas approuvées lors de la phase « Go-No Go ».
Conformité des donateurs
- S’assurer que toutes les exigences des donateurs sont respectées et qu’il existe une piste d’audit complète de la mise en œuvre et de l’établissement de rapports pour toutes les subventions;
- Veiller à ce que les principaux collaborateurs comprennent bien les exigences et les attentes des donateurs aux stades de la proposition, de l’accord, du lancement, de la mise en œuvre, de la modification, de rapportage, de la clôture et de l’audit des subventions. Cette démarche doit être complétée par une formation annuelle du personnel sur les principales exigences des donateurs en matière de conformité;
- Veiller à ce que les processus clés soient en place afin que les propositions, les formats, l’éligibilité, la conformité, les rapports, le suivi et l’évaluation et l’assurance qualité bénéficient d’une attention optimale aux différents stades du cycle d’attribution, en vue d’assurer la satisfaction des donateurs
- Travailler avec l’équipe finance et fournir des conseils techniques sur l’affectation stratégique des coûts des donateurs en vue de minimiser les exigences de conformité dans la mesure du possible (feuilles de temps, cofinancement, etc.)
- Veiller à ce que les problèmes potentiels et les demandes de modification soient signalés rapidement aux donateurs par l’intermédiaire du membre compétent de Save the Children. Cela peut inclure l’élaboration d’analyses de rentabilité lorsque les demandes de dérogation des donateurs doivent être formulées de manière plus approfondie ou négociées avec les donateurs
- Veiller à ce que tous les nouveaux membres du personnel reçoivent une orientation sur les processus, les systèmes et les outils de gestion des subventions du SCI, ainsi que sur les exigences en matière de conformité des donateurs qui sont pertinentes pour leur fonction;
- Travailler en étroite collaboration avec l’unité de contrôle interne si nécessaire.
Partenariats
- Veiller à ce que les comités de sélection et d’évaluation des partenariats soient composés de membres du personnel qui ont été formés et qui connaissent bien le champ d’application des travaux, le PAT et les domaines techniques et fonctionnels pertinents pour les projets;
- S’assurer que les critères utilisés dans l’évaluation sont adaptés à la situation spécifique de la RDC;
- Veiller à ce que les évaluations des performances des partenaires soient réalisées à mi-parcours et après la mise en œuvre de l’aide et validées (c’est-à-dire par des examens périodiques ou des résultats de suivi) lors de la sélection des partenaires pour de nouvelles subventions;
- Travailler avec le personnel de programme concerné pour s’assurer que tous les partenaires de mise en œuvre font l’objet d’une vérification juridique et d’une évaluation des capacités avant de commencer à travailler avec Save the Children, qu’ils sont engagés dans le cadre d’accords appropriés et que des systèmes de suivi efficaces sont en place afin que les prestations des partenaires répondent aux attentes et aux exigences des bailleurs de fonds;
- Travailler avec le personnel du programme pour s’assurer que les exigences des donateurs sont communiquées de manière efficace et comprises par les partenaires de mise en œuvre;
- Sensibiliser et former le personnel aux principales exigences du cadre de qualité en matière de partenariat (par le biais de réunions ciblées avec les fonctions, ou autres) et à leurs responsabilités.
Renforcement des capacités
- Soutenir l’équipe de gestion des bourses afin de renforcer les connaissances et les capacités du personnel et des partenaires, toutes fonctions confondues, à gérer les bourses et à se conformer aux exigences des donateurs, en fonction de leur rôle, en leur fournissant une initiation, une formation et un accompagnement adaptés à leurs différents rôles et responsabilités;
- Accorder des accès AMS et renforcer la capacité du personnel à utiliser l’AMS de manière efficace.
COMPÉTENCES ET COMPORTEMENTS (Valeurs SCI en pratique) :
- Traduire des informations contextuelles complexes en vue de planifier et d’obtenir des résultats de manière efficace.
- Capacité à prendre des décisions à partir d’une série d’informations potentiellement complexes et contradictoires
- Conçoit et examine des opérations importantes et complexes afin d’en maximiser l’impact.
- Veiller à ce que des mesures et des indicateurs soient mis en place pour suivre les performances de programmes vastes et complexes.
Maintenir et développer des relations de collaboration
- Met en place des mécanismes pour assurer une collaboration efficace entre les différents acteurs.
- Développer des équipes performantes.
Travailler en toute sécurité
- Aide les membres de l’équipe à gérer leur stress en établissant des priorités dans leur charge de travail et en leur montrant comment prendre soin d’eux-mêmes.
- Surveiller les risques de sécurité et veiller à ce que les protocoles organisationnels soient systématiquement respectés par le personnel.
- Réduit la vulnérabilité en respectant les protocoles de sécurité et de sûreté établis par l’organisation.
Se gérer soi-même dans un environnement sous pression et changeant
- Aide les autres à assumer leur rôle et leurs responsabilités dans des circonstances difficiles
- Capacité à rester positif et efficace face à de multiples défis
- Inspire les autres en exprimant clairement et en démontrant les valeurs, l’objectif principal et les principes qui sous-tendent le travail humanitaire.
- Maintient simultanément une perspective stratégique large et une conscience des détails d’une situation.
Leadership et développement des autres
- Fournir des résultats fondés sur les besoins dans des contextes complexes et en évolution rapide
- Évalue les opportunités et les risques de chaque idée et solution afin de prendre des décisions stratégiques en connaissance de cause.
- Fait preuve de courage managérial en étant prêt à affronter des situations difficiles et à prendre des décisions potentiellement impopulaires
- Encourage activement un environnement d’équipe où les membres de l’équipe se sentent capables de contribuer, de défendre ou de contester les décisions.
- Traite de questions stratégiques complexes avec clarté, brièveté et assurance.
- Élabore et met en œuvre des processus visant à garantir que le lieu de travail est ouvert à tous et que les talents des individus sont exploités pour assurer la réussite individuelle et organisationnelle.
Responsabilité :
- Se tient responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l’exemplarité des valeurs de Save the Children
- Tient l’équipe et les partenaires responsables de s’acquitter de leurs responsabilités – en leur donnant la liberté d’agir de la meilleure façon qu’ils jugent appropriée, en assurant le développement nécessaire pour améliorer le rendement et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition :
- Se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour eux-mêmes et leur équipe, assume la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même – partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
- Orienté vers l’avenir, pense stratégiquement et à l’échelle mondiale.
Collaboration:
- Établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, ses membres, ses partenaires externes et ses sympathisants
- Valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle – accessible, à l’écoute, facile à parler.
Créativité :
- Élabore et encourage des solutions nouvelles et innovatrices – prêts à prendre des risques disciplinés.
Intégrité :
Honnête, encourage l’ouverture et la transparence; fait preuve des plus hauts niveaux d’intégrité
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE:
Essentiel
- Diplôme BAC+5 en gestion de cycle de projet et toute autre qualification connexe;
- Avoir un minimum de 5 d’expérience dans la gestion des subventions et gestions des relations avec les bailleurs de fonds;
- Excellentes compétences en matière de planification, de gestion et de coordination, avec la capacité d’organiser une charge de travail exigeante composée de tâches et de responsabilités diverses et stimulantes;
- Expérience confirmée de contribution active à une équipe de direction et de fourniture d’un soutien stratégique dans plusieurs secteurs et/ou régions;
- Vaste expérience des ONG avec des responsabilités croissantes, y compris une expérience avérée de la mise en place et de la gestion de la fonction de gestion des subventions sur le terrain;
- Connaissance des exigences des principaux donateurs institutionnels, y compris la budgétisation, les questions d’éligibilité, la gestion de la conformité et l’établissement de rapports;
- Expérience de la collaboration avec les donateurs au niveau de la stratégie nationale;
- Expérience et compétences approfondies en matière de gestion et de supervision du personnel; Solides compétences avérées en matière d’encadrement et de renforcement des capacités;
- Très grande capacité d’attention aux détails, de résolution de problèmes et d’analyse des tendances;
- Connaissances informatiques (c’est-à-dire word, Excel avancé, Outlook, Internet Explorer, finances, etc,…;
- Sensibilité culturelle et capacité à nouer rapidement des relations avec une grande variété de personnes ;
- Patient, adaptable, flexible, capable d’improviser et de rester réactif et de communiquer clairement et efficacement sous pression;
- Solides compétences en matière de communication (écrite et orale) et de relations interpersonnelles en français et en anglais, avec une expérience de la gestion d’équipes multiculturelles.
Souhaitable
- Expérience des politiques, procédures et systèmes de gestion des subventions de Save the Children et du système de gestion des subventions de Save the Children (AMS);
- Compréhension de la manière de produire des rapports financiers à partir du logiciel de comptabilité de Save the Children à l’étranger (Agresso);
- Expérience de la gestion de projet, de la gestion du suivi et de l’évaluation ou de la coordination du financement ;
- Maîtrise du français et de l’anglais.
