Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies.
TITRE DU POSTE 1 : Assistant des ressources humaines et administratif
ÉQUIPE : Bureau pays du Nigeria
EMPLACEMENT: Kaduna
NOTE : 5
TYPE DE PUBLICATION : National
PROTECTION DE L’ENFANT : Niveau 3 – Les responsabilités du poste n’exigent pas que le titulaire du poste ait un contact régulier avec des enfants ou des jeunes, mais doivent s’assurer que les employés et autres représentants respectent la politique de protection de l’enfance.
OBJECTIF DU RÔLE :
Le titulaire du poste est chargé de fournir un soutien administratif professionnel et RH à l’équipe du programme Save the Children basée à Kaduna.
Il/elle est responsable de fournir un soutien administratif efficace et performant au bureau de terrain de Kaduna en veillant à ce que toutes les procédures opérationnelles standard de l’administration soient respectées.
CHAMP D’ACTION :
Rapports à : Responsable RH/Administratif, Kaduna
Personnel directement responsable de ce poste : Concierges
DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :
Gestion des ressources humaines
Recrutement
- Coordonnez les processus de recrutement des bénévoles :
- Liste longue/présélection des candidats.
- Interviewer des candidats.
- Effectuez des vérifications de références et de casier judiciaire.
- Préparez des contrats et des lettres d’offre.
- Coordonnez le processus d’intégration des bénévoles selon les lignes directrices et procédures politiques.
- Archivage de tous les documents papiers de recrutement.
- Mise à jour du téléchargement des documents de recrutement dans le dossier du personnel sur le point de partage des ressources humaines.
Protection de l’enfance
- Assurez-vous que tous les nouveaux bénévoles ont bénéficié d’une politique de protection de l’enfance approfondie.
- Veiller à ce que les représentants et bénéficiaires des programmes SCI soient informés du comportement qu’ils peuvent attendre du personnel SCI conformément aux exigences de la politique CS et à la manière de signaler les préoccupations.
- Sous la supervision de votre responsable direct, diffusez, mettez en œuvre et suivez la politique de protection de l’enfant dans tout le bureau de terrain de SC Kaduna
- Autres – Autres tâches sur demande du Directeur Direct.
Administration générale
- Gestion des locaux du bureau. S’assurer que le bureau est propre et que toutes les installations sont en bon état de fonctionnement.
- Factures et services publics et paiements de loyers de bureaux
- Supervisez les nettoyeurs et assurez-vous que les articles de nettoyage sont toujours disponibles.
- Veillez à ce que le bureau soit ouvert et verrouillé à l’heure appropriée chaque jour.
- Assurez-vous que le personnel ait accès au bureau s’il doit travailler un week-end après avoir obtenu l’approbation requise.
- Traiter les cartes de visite pour le personnel.
- Facilitation de la réservation d’hôtel, de la billetterie d’avion et d’autres arrangements au bureau de terrain
- Enregistrer, soumettre et classer quotidiennement la correspondance entrante et sortante ; et maintenir un système de dépôt
- Maintenir et mettre à jour régulièrement les inventaires sous la supervision du responsable direct.
- Mettre à jour la liste des assiduités du personnel
- Maintenir les salles de réunion du bureau, réserver, s’inscrire et communiquer avec le service informatique pour que tous les appareils soient en place et en bon état de fonctionnement.
Gestion de magasin
- Gérez efficacement et efficacement le stockage des fournitures et des consommables.
- Recevoir des réquisitions et fournir des fournitures au personnel.
- Distribuez les éléments demandés pour les formations/ateliers/réunions au personnel sollicité dès réception de la demande.
- Assurez-vous que les niveaux minimums de stock sont maintenus afin d’éviter la rupture de stock.
- Maintenez et mettez régulièrement à jour les cartes d’inventaire.
Réservations d’hôtels et de lieux
- Faites des réservations d’hôtel/lieu et donnez des nouvelles au personnel demandeur.
- Communiquez avec les installations nécessaires pour choisir l’option la plus adaptée tout en garantissant un bon rapport qualité-prix.
- Communiquez rapidement avec le personnel demandeur concernant les informations de réservation.
- Facilitant la réservation d’hôtels, la billetterie d’avion et d’autres arrangements au bureau de terrain.
Programme Administration
- Fournit un soutien administratif aux équipes du programme Kaduna : suivi des actions, dates clés, organisation d’événements, logistique des réunions et ateliers, par exemple réservation de lieu/salle, organisation des conférences téléphoniques, etc
- Système de documentation : réception et dépôt des documents officiels, publications, manuels et garantie de leur sécurité.
- Traiter les factures et les demandes de remboursement selon les besoins.
- Traitement des paiements liés aux réservations de vols et d’hébergement au maximum 3 jours après la facture de la SCI.
- Organisez la réservation d’hôtel/lieu et donnez un retour au demandeur.
- Point de contact pour recevoir/envoyer des communications vers/depuis les États au nom de l’équipe
- Assurer la liaison avec tous les autres départements pour les besoins administratifs, par exemple papeterie, achats, etc
COMPÉTENCES ET COMPORTEMENTS (nos valeurs en pratique)
Responsabilité:
- Se tient responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de la prestation de modèles pour les valeurs de Save the Children
- Tient l’équipe et les partenaires responsables de remplir leurs responsabilités – leur donnant la liberté de livrer la meilleure façon qu’ils jugent appropriée, fournissant le développement nécessaire pour améliorer la performance et appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints
Ambition:
- Se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement personnel et encourage les autres à faire de même
- Partage largement sa vision personnelle pour Save the Children, engage et motive les autres
- Orienté vers l’avenir, réfléchit stratégiquement
Collaboration:
- Construit et maintient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, ses membres ainsi qu’avec ses partenaires et soutiens externes
- Il valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle
- Accessible, bon auditeur, facile à aborder
Créativité:
- Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
- Prêt à prendre des risques disciplinés
Intégrité:
- Honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; démontre les plus hauts niveaux d’intégrité
COMPÉTENCES & EXPÉRIENCE
Essentiel
- Une licence en relations industrielles et gestion du personnel, administration des affaires ou sciences sociales ou tout autre cursus connexe.
- Au moins 2 ans d’expérience dans un rôle similaire.
- Maîtrise informatique
- Capacité à rédiger des documents bien rédigés et présentés de manière professionnelle
- Maîtrise l’utilisation des packages Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Excellentes compétences en communication verbale et en écoute
- Très compétent en anglais parlé et écrit.
- Solide connaissance des pratiques de bureau, des procédures et des systèmes administratifs, y compris les systèmes de classement
- Un haut niveau d’intégrité personnelle, d’engagement et de responsabilité professionnelle
- Volonté et capacité à se conformer à toutes les politiques et procédures pertinentes de Save the Children en matière de santé, sûreté, égalité des chances, politique de protection de l’enfance et autres politiques pertinentes.
Autres postes vacants :
Coordinateur de la protection de l’enfance – Assouan, Égypte
