Save the Children International est une organisation à « double mandat » et, en tant que telle, une priorité égale sera accordée au travail humanitaire et au développement. C’est la seule façon pour nous de garantir que certains des droits fondamentaux dont nous pensons que les enfants disposent, tels que la survie, la sécurité et un accès constant à la protection et à l’éducation, puissent être garantis. Dans le cadre de son engagement à travailler avec les enfants à travers des interventions humanitaires, Save the Children soutiendra des programmes dans les situations d’urgence soudaines et chroniques.
POSTE : Officier Archiviste
L’archiviste aura pour mission de garantir et de contrôler l’accès sur le long terme à l’information enregistrée sous forme physique et numérique de la base où il sera affecté. Il sera le gardien des archives dont il aura la charge, il en assumera la conservation, la diffusion et la valorisation :
- Il devra assurer l’intégrité et l’authenticité des documents archivés physiques et numériques ;
- Il devra respecter le principe de provenance et l’ordonnancement initial des documents en s’assurant notamment que les clés de recherche sont clairement définies ;
- Il devra préserver les documents de façon qu’ils restent utilisables continuellement
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE
Archivage
- Lire et comprendre Clairement le manuel Financier, Admin/RH, Logistique et Programmes qui serviront de base à l’archivage
- Coordonner avec l’équipe en charge la revue des archives physiques de la base, les catégoriser par département, importance et dates.
- Orienter les bureaux terrains sur les procédures d’archivage et s’assurer qu’ils s’alignent aux standards de SCI et des politiques des département et programmes.
- Identifier les documents physiques à archiver et ceux à détruire.
- Coordonner la procédure de destruction des documents physiques
- Comprendre le fonctionnement et la structure du système centralisé d’archivage électronique.
- Participer au déploiement du système d’archivage au niveau des bases selon les normes de la Finance, des Admin/RH, logistique et selon les exigences des bailleurs de fonds pour ce qui est des programmes.
- Etant responsable de l’archivage électronique, il devra coordonner la numérisation des dossiers de la finance, des admin/RH, la logistique et programmes suivant le système centralisé d’archivage électronique
- Procéder à la numérisation des dossiers physiques et s’assurer qu’un rapport quotidien sur le progrès est envoyé au line manager et au matrix manager
- Faire un rapport sur les points à améliorer et documenter la procédure d’archivage électronique une fois que le système sera déployé au niveau de la base.
- Devra travailler en étroite collaboration avec son line manager ou tout autre agent de la finance, des admin/RH, la logistique et programmes pour recevoir et valider les nouveaux dossiers qui seront prêts pour l’archivage
- Devra travailler en étroite collaboration avec son manager et tout autre agent de la finance, des admin/RH, la logistique et programmes pour répondre aux demandes d’archives
Finance
- Il a la charge de vérifier et soumettre les demandes de paiement mobile avec les outils qui seront à sa disposition
- Une fois le paiement effectué, s’assure de l’archivage des dossiers et leur indexation
- Donner son support aux audits internes et externes pour les évidences qui sont aux archives physiques ou numériques
COMPORTEMENTS (Nos Valeurs mises en Pratique)
Responsabilité:
- S’appproprie la responsabilité des décisions prises, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l’exemplarité des valeurs de Save the Children
- Accompagne l’équipe et les partenaires devant s’acquitter de leurs responsabilités – en leur donnant la liberté d’agir de la meilleure façon qu’ils jugent appropriée, en assurant le développement nécessaire pour améliorer le rendement et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition:
- se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même et pour son équipe, assume la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même
- partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
- orienté vers l’avenir, pense stratégiquement et à l’échelle globale.
Collaboration:
- construit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres, les partenaires externes et les sympathisants
- valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle
- Agit comme un employé accessible, à l’écoute, avec qui il est facile de communiquer.
Créativité:
- Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices
- Disposé à prendre des risques encadrés.
Intégrité:
- honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; fait preuve des plus hauts niveaux d’intégrité
QUALIFICATIONS
Avoir un diplôme universitaire en gestion documentaire, Finance, informatique ou équivalent
EXPERIENCE ET COMPETENCES
- Avoir une expérience dans l’archivage serait un atout;
- La connaissance de l’Anglais est un atout;
- Avoir un engagement profond et sincère pour la Protection de l’enfant et la lutte contre les abus et l’exploitation ;
- Avoir des connaissances attestées sur les outils Informatiques (word, exel, base de données, Sharepoint, réseau, internet, outlook, etc…tout autre logiciel important dans le cadre de travail de ONGIs) ;
- Etre disponible et motivé pour travailler avec Save the Children;
- Avoir un esprit analytique, méthodique;
- Etre patient, dynamique, à l’écoute, positif;
- Etre capable de travailler en mode projet;
- Etre professionnel;
- Savoir gérer le stress et être capable de travailler dans des conditions difficiles;
- Bonne maîtrise de la gestion de base des données, des logiciels de traitement de texte et tableur ;
- Capacités d’organisation, grande aptitude à travailler en équipe, empathie et flexibilité ;
- Bonne connaissance de la langue française.
