Supply Chain Coordinator – (220006P8)
SCOPE OF ROLE: Coordinateur (rice) Supply Chain
- Reports to: Field Manager
- Dimensions :
- Staff directly reporting to this post: Agent d’appui technique
- Technical responsibility:
- Budget responsibility: N/A
- Niveau Salarial ANNUEL: 9 289164 à 16 720500F (l’offre sera fonction de l’expérience/ de l’équité interne et de la disponible financière. SCI offre un package compétitif de bénéfice en dehors du salaire.
- SCI GRADE : 3
Protection de l’enfance :Niveau 3 –
DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ
Responsabilités Principale
- Organiser tous les processus Supply Chain, y compris l’approvisionnement (sourcing), l’entreposage, les Assets Management, réhabilitations et réparations, les communications et le transport relatifs aux opérations du Programme de Tillabéry en conformité aux procédures et règles SCI.
- Diriger et soutenir tout le personnel Supply Chain travaillant sous sa supervision.
- Appuyer l’équipe en charges des vivres (Commodities) dans le transport, la réception et la distribution des vivres
- Appuyer au cas par cas les partenaires clés dans la mise en œuvre des activités
- Établir et maintenir de bons contacts avec des fournisseurs, des bureaux du gouvernement, des agences de l’ONU et d’autres ONG quant aux sujets Supply Chain avec participation á des réunions, si applicable.
- Rendre compte mensuellement de toutes les activités Supply Chain du Programme de Tillabéry á son supérieur hiérarchique avec partage d’un rapport détaillé et complet.
- Recevoir des supervisés les rapports mensuels, les corriger et consolider afin de partager avec le DCOP et le Head of Supply Chain au plus tard le 05 de chaque mois
- Veiller à la bonne performance de son équipe et ainsi que des KPI Supply Chain de SCI Tillabéry
- Aider l’équipe de programme avec des conseils logistiques pendant l’élaboration de nouvelles propositions de projet.
- Assurer le contact permanent avec la Coordination Supply Chain de Niamey.
- Veiller au respect et à l’application stricte des procédures Supply Chain de Save the Children internationale et toutes exigences des Bailleurs.
- Exécuter toutes autres fonctions raisonnables demandées par son supérieur hiérarchique.
SECURITE : Assister le Field Manager dans la gestion de la sécurité du programme.
- Identifier, analyser et anticiper sur les risques potentiels pour le personnel et les biens.
- S’assurer de la compréhension des règles du plan Sécu et de la bonne application de ces règles par le staff du programme.
- Rapporter immédiatement au Filed Manager et au Country Head of Security toutes les informations intéressantes concernant le contexte sécuritaire afin qu’ils puissent prendre les mesures nécessaires en cas d’urgence.
- S’assurer que le Bureau SCT Tillabéry et ses structures présentent des conditions de sécurité optimales : équipement anti-incendie, risques électriques nuls, carburant, etc.
- Participer au relationnel avec les Autorités, ONG, partenaires présents sur le terrain
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS ET ACHATS DU PROGRAMME.
- Développer le plan annuel d’achat (dès réception des budgets dûment validés) en collaboration avec les staffs programmes.
- Superviser la mise à jour du plan d’achat et le Procurement Tracker
- Préparer le volet logistique du prévisionnel de la trésorerie correspondant aux achats sous sa responsabilité
- Renforcer les capacités du staff logistique et collaborateurs sur les procédures d’achat et autres procédures logistiques.
- Assurer le suivi à jour et la mise en place d’une base de données des fournisseurs ainsi que la gestion/l’utilisation opérationnelle locales des contrats d’achat et des contrats cadres en étroite collaboration avec l’unité d’achat de Niamey.
- Veiller que le processus d’approvisionnement seulement dans la gestion des procédures d’achat de cotation unique et simple en assurant que l’identification de la source d’approvisionnement soit faite en se référant à une base des données des fournisseurs pré validée, le processus d’approvisionnement mis en place soit en ligne avec la stratégie d’approvisionnement définie au niveau pays par l’unité d’achat
- Assurer que la gestion du processus d’approvisionnement en cotation formelle est faite sur la base de Zinder sous suivi et contrôle de l’unité d’achat de Niamey.
- Participer activement dans le processus des appels d’offres gérés par l’unité d’achat et gérer efficacement les contrats en découlant.
- Participer aux comités de sélection des Fournisseurs
- Gestion de la communication entre sa base et l’unité d’achat.
- Contrôle interne et pré validation de la qualité des dossiers d’achat consolidés par l’assistant procurement
- Assurer la correcte gestion de l’archivage de tous les documents administratifs liés aux achats et veiller à ce que cela soit placé sur le Sharepoint WCA.
- Veiller aux respects des règles SCI pendant tout le processus d’achat et reporter immédiatement à la hiérarchie toute déviation ou abus sur les procédures en vigueur
LA GESTION DES STOCK
- Servir de point focal pour toutes les entrées et sorties de stock dans le système TIM (Total Inventory Management) au Niveau de Tillabéry
- Coordonner les inventaires périodiques et procéder à leurs rapprochements
- Contrôler les documents et les marchandises à la réception, en cas de nécessité, organiser un Contrôle Qualité avec les départements techniques concernés.
- Veiller aux entrées et sorties de stock selon les procédures
- Coordonner et Gérer le mouvement des marchandises inter bureau et sous bureaux.
- Tenir à jour les listes d’inventaires (Asset et GPE) du programme de Tillabéry de tous ses bureaux
- Préparer le rapport de stock mensuel et le transmettre au Tillabéry et au Head of Supply Chain au plus tard le 5 du mois.
- Effectuer des contrôles inopinés périodique de la gestion des stocks et dresser un rapport.
LE TRANSPORT DES MARCHANDISES
- Contrôler le transport des marchandises entre les fournisseurs, le Bureau et les sous Bases de la région
- Formaliser les contrats avec les prestataires de transport en faisant recours aux contrats cadres en vigueur.
- Contrôler les Bons de Livraisons/Réceptions
- Assurer l’archivage des documents administratifs liés aux livraisons.
- Supporter les programmes dans leurs activités de transport et de réception.
GESTION DU PARC AUTO MOTO/GENERATEUR
- S’assurer que les mouvements des motos et voitures en ville et sur le terrain sont en règle vis-à-vis de la législation locale et des procédures de l’organisation ; et prévenir tout usage abusif ou inapproprié
- Procéder Périodiquement au contrôle des log books et la bonne utilisation des véhicules ;
- Organiser et superviser les réparations et la maintenance du parc véhicule en respectant les standards de Save the Children ;
- Effectuer Périodiquement le contrôle des consommations des véhicules en collaboration avec l’assistant fleet et les chauffeurs ; prendre des mesures correctives
- Veiller au bon respect des règles de conduites des chauffeurs ;
- S’assurer de la présence des kits outils et pharmacie dans les voitures ;
COMPÉTENCES ET COMPORTEMENTS (nos valeurs en pratique)
Responsabilités :
- Endosse la responsabilité de prendre des décisions, de gérer les ressources avec efficacité, de mettre en œuvre et donner l’exemple des valeurs de Save the Children
- Responsabilise son équipe et ses partenaires pour accomplir leurs fonctions – en leur donnant la liberté de les accomplir du mieux possible, de la façon qui leur convient, en leur fournissant de l’aide aux développements nécessaires pour améliorer leur performance et appliquer des mesures appropriées lorsque les objectifs ne sont pas atteints
Ambition :
- Se fixe des objectifs ambitieux et stimulants (pour lui(elle)-même et son équipe), endosse la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à faire la même chose
- Partage généreusement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
- Est concerné(e) par le futur, pense de façon stratégique
Collaboration :
- Construit et maintien des relations efficaces, avec son équipe, avec les membres et les partenaires externes et les sympathisants
- Donne de l’importance à la diversité, la voit comme une source de force compétitive
- S’assurer de la présence, du bon fonctionnement et de la bonne utilisation des radios, Thuraya, suivant les déplacements et plan de sécurité ;
- Préparer et assurer les besoins des ressources nécessaires au bon maintien du Parc roulant (pièces de rechange d’origine, recharge tom carte, assurance et autres documents administratifs)
- Préparer le rapport mensuel des consommations et coûts d’entretien et réparation des véhicules à soumettre le 5 chaque mois
- Prendre des mesures correctives appropriés en cas de variation de performance du parc.
GESTION DES INSTALLATIONS
- Assurer le suivi et la gestion d’inventaire des meubles et matériel, établir et mettre à jour la liste d’inventaire et la transmettre au DCOP OPS et au Head of Supply Chain ;
- Contrôler l’utilisation des équipements du Programme (normes d’utilisation, etc.)
- Assurer les formations sur la bonne utilisation des équipements.
- Veiller aux réparations et maintenances des équipements du Programme.
- Actualiser la liste des équipements du Programme en veillant aussi que chaque équipement est bien codifié
Impliquer les gardiens dans le nettoyage et l’entretien des abords des locaux et maisons.
ENCADREMENT ET COACHING DE L’EQUIPE Supply Chain SOUS SA RESPONSABILITE
- Procéder de manière périodique à une évaluation des besoins en formation adéquates (profil poste) pour le staff Supply Chain
- Convenir avec l’appui du Management du Programme d’un Plan de développement de staff
- Mettre à jour et valider les plannings de travail, faire le suivi des absences
- Préparer les rapports mensuels ;
- Participer et faire participer ses équipes aux réunions, formations et ateliers à la demande de la hiérarchie.
- Faire les évaluations du personnel.
- D’un abord facile, sait écouter les autres, on peut lui parler facilement
Créativité :
- Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
- Prêt(e) à prendre des risques calculés
Intégrité :
- Honnête, encourage la clarté et la transparence
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ET ATTRIBUTS
- BAC + 4 ans ou Master en Supply Chain, Master en logistique/Transport ou domaine technique assimilé et disposer d’au moins 5 années d’expérience professionnelle en Supply Chain, Logistique/transport (connaissances en milieu humanitaire obligatoire),
- Disposer d’au moins 4 années d’expérience en Gestion d’équipe logistique et Supply Chain
- Disposer d’une bonne expérience en gestion Supply Chain de bases et sous bases.
- Respect de la hiérarchie, du Code de Conduite, des procédures internes et règlements intérieurs ;
- Sens des responsabilités et autonomie (motivation, ténacité, rigueur, réactivité, flexibilité et disponibilité) ;
- Expérience en management (esprit d’équipe, qualités relationnelles et de communications, diplomatie,
- Bonne organisation, qualité de négociation) ;
- Expérience avérée en gestion des projets/programmes financés le programme SCI Tillabéry
- Sensibilisation à la gestion de la sécurité ;
- Aptitude à travailler sous haute pression et dans un environnement complexe.
- Connaissances en informatique (Word, Excel) et en communications (HF, VHF, Satellite…) ;
- Avoir un permis de conduire catégorie B.
L’ORGANISATION
Nous employons environ 25.000 personnes dans le monde entier et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays afin d’aider les enfants touchés par des crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, d’éducation et de protection de l’enfance. Nous faisons également campagne et défendons au plus haut niveau, pour réaliser le droit des enfants et pour faire entendre leur voix.
Nous travaillons sur trois avancées dans la façon dont le monde traite les enfants d’ici 2030:
- Aucun enfant ne meurt suite à des causes évitables avant son 5e anniversaire
- Tous les enfants ont une éducation de base de qualité
- La violence à l’égard des enfants n’est plus tolérée
Nous sommes conscients que des personnes formidables font une grande organisation et que nos employés jouent un rôle crucial en nous aidant à atteindre nos ambitions pour les enfants. Nous valorisons nos employés et nous proposons une carrière significative et enrichissante, ainsi qu’un lieu de travail collaboratif et inclusif où l’ambition, la créativité et l’intégrité sont très appréciées.
Informations pour Postuler :
Les dossiers de candidatures (CV + Lettre de motivation) doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne de Save the Children :
- Candidats Externes : https://stcuk.taleo.net/careersection/ex/jobsearch.ftl?lang=fr_FR
- Candidats Internes de SCI : https://stcuk.taleo.net/careersection/In/jobsearch.ftl?lang=fr_FR
Au plus tard le 08 septembre 2022 à 23H00 (GMT+1).
Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses
Les candidatures féminines sont vivement encouragées
Il est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées
Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent
Lieu principal
: Tillabery
Type de contrat
: CDD
