Objet du Rôle :
Assurer l’intégrité des comptes et la haute qualité du rapportage et de labudgétisation dans le respect des procédures de Save the Children International et des bailleurs de fonds.
Qualifications et Expériences :
- Etre détenteur d’un diplôme BAC+4 en Economie et Sciences de Gestion ou en comptabilité, finance avec une expérience professionnelle prouvée de 5 ans dans le domaine de la comptabilité des ONG.
- Avoir une bonne connaissance des logiciels EXCEL et WORD ; la connaissance de logiciels de comptabilité est un atout.
- La connaissance des règles et procédures des bailleurs tels que USAID, Europaid, MasterCard, EU, serait un atout
- La bonne connaissance de l’Anglais est un atout majeur.
- Savoir travailler en équipe et avoir le respect de la diversité culturelle.
- Aimer le professionnalisme
- Etre respectueux
- Etre flexible et capable d’établir des priorités de travail.
- Savoir organiser son travail et son équipe
- Avoir un engagement profond et sincère pour la protection de l’enfant contre les abus et l’exploitation.
Durée du Contrat : 12 mois renouvelable
L’Organisation
Nous employons environ 25.000 personnes dans le monde entier et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays afin d’aider les enfants touchés par des crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, d’éducation et de protection de l’enfance. Nous faisons également campagne et défendons au plus haut niveau, pour réaliser le droit des enfants et pour faire entendre leur voix.
Nous travaillons sur trois avancées dans la façon dont le monde traite les enfants d’ici 2030 :
- Aucun enfant ne meurt suite à des causes évitables avant son 5e anniversaire
- Tous les enfants ont une éducation de base de qualité et que,
- La violence à l’égard des enfants n’est plus tolérée
Nous sommes conscients que des personnes formidables font une grande organisation et que nos employés jouent un rôle crucial en nous aidant à atteindre nos ambitions pour les enfants. Nous valorisons nos employés et nous proposons une carrière significative et enrichissante, ainsi qu’un lieu de travail collaboratif et inclusif où l’ambition, la créativité et l’intégrité sont très appréciées
Comment postuler ?
: Sep 1, 2022
Poste 2 : Gestionnaire Logistique –(220006CT)
ETENDU DU ROLE :
Supérieur hiérarchique : Responsable de la chaine d’approvisionnement
Personnel relevant directement de ce poste : Un chargé de la gestion du parc auto de Bamako, un chargé de la gestion des actifs et des stocks, un chargé de la gestion des installations
Supervision technique : L’ensemble des staffs des Bureaux terrain travaillant sur la logistique et les moyens généraux.
Rôle Dimensions : Ce poste requiert une bonne aptitude technique et opérationnelle de travail dans un contexte humanitaire et sécuritaire très volatile, un leadership technique permettant la mise en application des stratégies, des standards et des outils au niveau national, une capacité à développer des relations cordiales avec les acteurs étatiques et fournisseurs en lien avec la logistique.
Domaines majeurs de responsabilités :
Management de la chaine d’approvisionnement
- S’assurer que les politiques et les procédures de SCI en matière de gestion la logistique et des moyens généraux sont comprises et appliquées ;
- Contribuer techniquement avec l’unité d’achat pays à la mise en place des contrats cadres avec les fournisseurs de biens et de services pertinents à son volet.
Gestion des Stocks
- Assurer la mise en place de la politique de gestion de stock et des outils de SCI au niveau de Bamako et sur l’ensemble des Bureaux terrains ;
- Assurer régulièrement le pilotage de la mise en œuvre des inventaires périodiques de stocks ;
- Mettre en place le système de contrôle régulier de stock ;
- Assurer que le stock soit sorti régulièrement pendant la mise en œuvre des projets et appliquer une politique de zéro stock en fin de chaque financement ;
- Collecter et archiver l’ensembles des preuves de sorties de stocks sur chaque projet ;
- Assurer le rôle de point focal Pays pour TIM (Total Inventory Management)
- Assurer que la gestion des entrepôts est conforme aux politiques et procédures de SCI
- Assurer que toute la documentation relative aux donations existe et veiller à une bonne gestion des donations (Donation en nature) conformément aux règles bailleurs et SCI
- Partager régulièrement les informations sur les stocks aux Programmes Managers et émettre des alertes s’il le faut et développer un plan de suivi et action des recommandations
- Consolider les plans de distribution des projets et en faire le suivi
Gestion des actifs
- Assurer la mise en place de la politique de gestion des assets et des outils de SCI au niveau de Bamako et sur l’ensemble des Bureaux terrains ;
- Assurer régulièrement le pilotage de la mise en œuvre des inventaires périodiques des actifs ;
- Mettre en place l’ensemble des procédures d’exonération, d’enregistrement, de régularisation, de renouvellement de titres sur les actifs en relation avec la Douane et le Guichet Unique ;
- Mettre en place le système de contrôle régulier des actifs Assurer que les actifs soit sortis régulièrement pendant la mise en œuvre des projets et appliquer une politique de zéro asset en fin de chaque financement ;
- Collecter et archiver l’ensembles des preuves de sorties des actifs sur chaque projet ;
- Développer et mettre en œuvre une stratégie efficace de renouvellement des actifs (auto, motos, ordinateurs et autres matériels similaires, groupes électrogènes) ;
- Mettre en application la “vehicle/motorbike policy” et des règles d’utilisation des véhicules et des motos ;
- Assurer la gestion administrative des équipements (enregistrement dans le registre des actifs et suivi des mouvements à travers les registres) ;
- Assurer le rôle de point focal principal de gestion de la plateforme « e-asset » utilisée pour les mouvements des actifs dans le Bureau Pays ;
- Gérer physiquement les équipements de son domaine (étiquetage, mouvements, inventaires) ;
- Optimiser les actifs (standardisation des équipements, répartition entre les projets) ;
- Assurer la maintenance des actifs en mettant en place une politique et des contrats de maintenance ;
- Mettre en place le mécanisme de « disposition des actifs » (donation, vente, affectation sur autres projets) ;
Gestion du parc auto et du carburant
- Coordonner l’organisation des mouvements des véhicules (planning, consolidation, navette) ;
- Assurer les bonnes conditions de fonctionnement du parc véhicules (maintenances, équipements) ;
- Assurer la mise en place et le suivi de la politique d’utilisation des véhicules et du carburant ;
- Assurer la production des rapports d’utilisation de véhicules et de carburant ;
- Participer à la mise en place des contrats de location de véhicules, des contrats d’achats de carburant, des contrats de maintenance et réparation des groupes électrogènes, du parc auto et des Bureaux ;
- Admission sous douane, renouvellement des IT, Gestion des assurances et vignettes.
Logistique administrative
- Planifier, établir, déposer et suivre les Demandes de Dérogation au niveau du Protocole ;
- Gérer et suivre des demandes d’Exonération au niveau des transitaires ;
- Etablir des contrats des prestataires de service de transit ;
- Assurer le rôle de gestionnaire de la plateforme « e-movement » ;
- Organiser des missions des collègues des bureaux régionaux lors de leur mission d’appui (demande d’Ordre de mission et suivi avec l’administration pour les confirmations de billets, hébergements, location de véhicules, etc.) ;
- Assurer l’organisation de l’accueil des visiteurs ;
- Assurer le suivi des contrats de bail des bureaux et des résidences des expatriés (états des lieux d’entrée et de sortie, suivi des paiements, dédit, remise en état et clôture) et mettre en place les tableaux de bord pertinent ;
- Assurer le suivi des paiements des charges des bureaux et des résidences (eau, électricité, carburant groupe, gaz, enlèvement des ordures ménagères), et dénoncer formellement les contrats arrivés à terme ;
- Organiser les maintenances des groupes électrogènes, ascenseur, imprimantes, climatiseurs ;
- Conduire, selon les besoins, d’autres tâches administratives en lien avec la logistique ;
- Procurement hors projets (Réservation des salles de réunion et prestations de restauration, archivage des dossiers, etc.) ;
- Apporter de l’assistance technique et administrative aux processus d’entrée et de réexportation des véhicules des staffs expatriés ;
- Assurer en relation avec les prestataires les processus et procédures de ventes aux enchères.
Gestion des installations
- Planifier et coordonner la gestion de toutes les installations (télécommunications, plomberie, électricité, ferronnerie, menuiserie, etc.) et travaux ;
- Gérer les guest houses techniquement, étudier leurs coûts, et mettre en place des plans d’affaires pour leurs recouvrements ;
- Gérer leur entretien et maintenance et le renouvellement des équipements si nécessaire ;
- Gérer les abonnements (canal sat, internet…) de la guest house ;
- Gérer l’entretien des équipements des bureaux pour répondre aux normes de santé et de sécurité ;
- Inspecter les structures des bâtiments pour déterminer les besoins des réparations ou les rénovations et à la responsabilité de la charge (propriétaire ou locataire) ;
- Examiner la consommation des services généraux (électricité, etc ) et proposer des solutions pour minimiser les coûts quand nécessaire ;
- Suivi de la mise en application de la politique interne d’économie d’énergie (climatiseurs, électricité, etc…) ;
- Superviser tout le travail effectué par le personnel des installations ou les prestataires (techniciens, jardiniers qui font le désherbage, etc.) ;
- Contrôler les activités telles que l’attribution des places de stationnement, l’élimination des déchets, la sécurité des bâtiments
- Gérer les plans d’assurance des installations avec des inventaires à jour.
- Tenir des registres financiers et non financiers de toutes les dépenses et prévisions et en effectuer des analyses et prévisions y afférentes.
Rapportage
- Assurer la capitalisation et l’archivage des données sur la chaine d’approvisionnement ;
- Fournir un rapport mensuel compilé du Bureau Pays (Stock, Fleet et les actifs ) ;
- Rédiger et/ou fournir les rapports d’incident ;
- Assurer le suivi du système de traceur GPS y compris la mise en place de mesures correctives ;
Gestion d’équipe et Renforcement des Capacités
- Organiser les formations de son équipe et son unité ;
- Organiser les formations de recyclage sur TIM, E-Asset, planification et lutte contre la fraude lors de ses visites sur les bureaux terrain ;
- Etablir le planning de travail de son équipe ;
- Déléguer les activités et contrôler leur bonne exécution ;
- Mener les entretiens d’évaluation de performances et des entretiens individuels adhoc (121) ;
- Apporter un soutien technique à l’équipe si nécessaire ;
- Lancement du Système de Gestion de la Flotte ;
Management du contrôle interne et audits
- Effectuer des contrôles inopinés de stock et d’actifs et en faire le rapport ;
- Revoir la conformité des entrées et sorties et les comparer aux rapports des distributions ;
- Effectuer les revues et archivages mensuels de toutes donations / certificats de donation / distributions et dégager des différences éventuelles ;
- Participer aux audits des bailleurs en fournissant l’ensemble des documents liés aux stocks et biens des projets clôturés.
EXPERIENCE AND SKILLS
(Les candidatures Féminines sont fortement encouragées)
Qualifications et Expériences
Essentielles
- Titre d’études universitaires Niveau Bac +5 dans la logistique, la gestion, le droit, le transit ou tout autre domaine connexe à la logistique ;
- 5 ans d’expériences dans la gestion de la logistique à un poste de responsabilité ;
- Très bonne connaissance des procédures administratives douanières en lien avec la gestion des véhicules, des motos et des autres biens en lien avec le statut de SCI ;
- Très bonne capacité d’organisation, de gestion et d’application des procédures ;
- Très bonne capacité d’utilisation de plateformes et systèmes informatisés ;
- Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint) ;
- Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales ;
- Ethique et moralité sans faille.
Désirables
- Bonne expérience de travail dans la zone sahélienne ou dans des contextes similaires.
- Avoir occupé un poste similaire, surtout dans les régions du Centre/Nord du Mali
- Maitrise des langues locales du Mali
- Compréhension des valeurs et principes de l’organisation et engagement à les promouvoir.
- Bonne capacité de travail en équipe et dans des zones reculées à sécurité volatile, et avec un minimum de supervision
- Être bilingue Français-Anglais (écrit et parlé) est un grand atout
Responsabilités Additionnelles
Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du rôle pourrait être amené à accomplir des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d’expérience.
Egales Opportunités
Le titulaire de rôle est tenu de s’acquitter des tâches conformément aux politiques et procédures de SCI sur l’égalité des chances et la diversité.
Sauvegarde de l’enfant :
Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses.
Protection de notre personnel :
Le titulaire du poste est tenu d’exécuter les tâches conformément à la politique anti-harcèlement du SCI
Santé et Sécurité
Le titulaire de rôle est tenu d’exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.
Lieu principal
:Bamako
Type de contrat
:CDI
:1 sept. 2022
Poste 3 : Chargé de la Gestion de Stock et Immobilisation – (220006BO)
Protection de l’enfant :
Niveau 3 – les responsabilités impliquées par le poste pourront exiger de l’employé un contact régulier avec les enfants et jeunes gens.
Objectif du poste :
Le Chargé de la gestion des actifs et stocks est responsable de la Gestion des Assets et des magasins selon les procédures de SCI.
Etendue du rôle :
Reporte au : Gestionnaire de la logistique et des moyens généraux à Bamako
Employés reportant directement à cette position : Aucun
Domaines majeurs de responsabilités :
Le chargé de la gestion des actifs et stock sera responsable de la Gestion des actifs et stocks.
- Gestion des Stocks
– Organisation et conduite des inventaires de stock
– Support aux bureaux terrain (sur la gestion de stock) selon les recommandations de son responsable hiérarchique
– Gestion des Entrées/sorties de stock (TIM) avec les programmes
– Gestion physique des stocks (condition de stockage, contrôle qualité, alerte date de péremption)
– Est responsable et lead les Inventaires physiques pour le service logistique
– Gestion des Réceptions/expéditions
– Réalisation des Rapports mensuels de stock et les partage avec son responsable hiérarchique
– Responsabilité de l’archivage de la documentation des stocks
– S’assurer d’une coordination avec l’Unité d’Achat Pays, l’Unité Fleet et les Programmes Managers (PM) pour les réceptions et les distributions
– Veiller à la limitation de l’accès des entrepôts
– Veiller à la propreté et à la sécurité des stocks
– Effectue le suivi avec Programmes Managers (PM) pour s’assurer de la sortie ou distribution de stock des SOFs qui sont expirants.
- Gestion des Assets
– Effectue les enregistrements, les sorties, étiquetage et toute mise à jour des équipements (Assets, GPE) dans la plateforme « E-Asset ».
– Mettre à jour le registre des Assets
– Préparer et mettre à jour les dossiers des Assets
– Suivre les mouvements des Assets et GPE dans les fichiers
– Met à jour le plan de maintenance des assets à travers les contrats de maintenance mis en place par l’unité d’achat Pays
– Réalise des Rapports mensuels sur les Assets et les partage avec son responsable hiérarchique
– Participe aux inventaires périodiques des Assets
- Taches organisationnelles
– Assurer la vérification et la réception de tous les articles achetés ou demandés
– Assurer la vérification des listes de colisage en fonction des articles reçus et rapporter à l’expéditeur du cargo tout dommage remarqué sur l’un ou l’autre des articles envoyés.
– S’assurer de la livraison effective de tous les articles en collaboration avec un représentant du programme ou le service demandeur.
– Vérifier l’intégrité des articles (équipements) et médicaments en vérifiant la date d’expiration, le numéro du lot
– Préparer les good receiving notes/bon de réception pour tous les articles reçus
– Informer le responsable hiérarchique des pertes ou vice de commande.
- Contrôle
– Veiller à la vérification et la réception de toutes les fournitures dans les dépôts ;
– Gérer les bordereaux d’expédition, les listes de colisage en fonction des articles reçus et rapporter à l’expéditeur du cargo tout dommage remarqué sur l’un ou l’autre des articles envoyés.
– Être responsable du stockage approprié des articles et des équipements qui entrent dans le dépôt ;
– Etablir le plan d’agencement de l’entrepôt en fonction des matériaux/biens à entreposer et des programmes auxquels ils sont affectés
– Veiller à ce que toutes les fiches de stock médical et Logistics soient à jour ;
– Gérer l’inventaire tous les 6 mois de l’ensemble du stock et s’assurer de la cohérence entre la vérification physique et les données théoriques des fiches de stock.
– S’assurer de la conformité des demandes de sortie de stock par rapport à la procédure en place
– S’assurer du bon remplissage des bordereaux de livraison, de réceptions et waybill ;
- Maintenance du Magasin
– Être responsable du stockage approprié des articles qui entrent dans le dépôt ;
– Etre responsable de toutes les sorties des biens du stock ;
– Contrôler les accès au dépôt et s’assurer que toutes les issues sont bien protégées ;
– S’assurer que le dépôt est nettoyé deux fois par semaine ;
– S’assurer qu’il existe une bonne ventilation du magasin
– S’assurer que le stock est bien arrangé, pour éviter la contamination de stock (insectes, animaux, etc.
Divers
– Exécuter toute autre tâche sur demande du superviseur ou les responsables des programmes en coordination avec le responsable hiérarchique ;
– Dénoncer tout manquement constaté sur le code de bonne conduite et la politique de CHILD SAFEGARDING POLICY en respectant le schéma de communication établi à cet effet ;
– Respecter rigoureusement le code de bonne conduite et la Politique de Défense de l’Enfant
– Assurer une gestion efficace et efficiente de toutes les ressources de l’organisation.
N.B. : Eu égard à la nature des activités de Save the Children au Mali, cette liste des responsabilités et tâches n’est pas exhaustive. Ainsi, d’autres tâches peuvent être demandées qui requièrent le même sérieux et degré d’implication que les tâches citées ci-dessus.
Compétences et profil (nos valeurs)
Responsabilité:
- Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children
- Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Aspiration :
- Fixe des objectifs ambitieux, réalistes et stimulants pour lui-même, prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.
- Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
- Orienté vers le futur, pense stratégiquement
Collaboration :
- Construit et maintien des relations efficaces avec son superviseur, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants
- Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité
- Abordable, à l’écoute
Créativité :
- Développe et encourage les solutions innovantes
- Disposé à prendre des risques calculés
Intégrité :
– Honnête, l’employé encourage l’ouverture et la transparence, il possède de hauts standards éthiques et est un exemple d’intégrité
– L’employé produit des jugements rationnels excellents
Qualification et expérience:
- Titre d’études universitaires Niveau Bac +2
- 2 ans d’expériences dans la gestion des Assets/Stocks au niveau national dans une ONG internationale
- Capacité à prioriser les tâches
- Capacité de synthèse écrite et orale
- Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint)
- Résistance au stress
- Excellente communication
- Autonomie
- Rigueur et de bonne Moralité
- Bonne présentation
- Capacité à travailler en dehors des heures normales de travail.
- Diplôme d’études gestion, commerce, économie, logistique
- Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales.
- L’engagement et la compréhension des organisations buts, valeurs et principes
- Habilité à prioriser et à travailler avec une supervision limitée (autonomie), motivation
Lieu principal
: Bamako
Type de contrat
: CDI
Date de clôture (période de dépôt des candidatures) – Externe
: 1 sept. 2022
