Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque.
POSTE 1 : Assistante aux achats
Objectifs généraux
- Sous la supervision directe de l’agent des achats, l’assistant aux achats est chargé de traiter les dossiers d’achat et les transactions d’équipement, de matériel, de fournitures, de biens d’équipement et de services. Il/elle assiste également l’agent des achats dans tous les rapports relatifs aux outils d’achat.
Responsabilités et tâches
Achats :
- En collaboration avec le responsable des achats, rationaliser le processus d’approvisionnement et de livraison
- Recevoir les demandes d’approvisionnement/bons de commande, clarifier la demande si nécessaire et compléter le bon de commande
- Négocier les prix avec les fournisseurs et sous-traitants
- Aider à organiser le processus d’approvisionnement
- Assurez-vous que les codes du projet et les lignes budgétaires sont exacts
- Recherchez des produits offrant un bon rapport qualité/prix et négociez les meilleurs prix
- Suivi du traitement des commandes pour garantir des livraisons ponctuelles
- Aider le responsable des achats à contrôler la qualité/quantité de toutes les fournitures commandées et livrées
- Assurer que de bonnes relations sont établies avec les fournisseurs locaux
- Respecter les procédures PUI dans toutes les activités d’approvisionnement
- Mettre à jour le suivi hebdomadaire des achats et le soumettre au responsable des achats
- Mettre à jour la liste de prix sur une base mensuelle et la soumettre au responsable des achats
- Assurer l’archivage des dossiers d’achats et des contrats conformément aux procédures PUI
- Préparer le rapport d’approvisionnement à la demande du responsable des achats.
Stockage et transport :
- Assister le Responsable des Achats dans l’organisation d’une livraison sécuritaire des marchandises
- Assurer la liaison avec l’assistant logistique pour s’assurer que l’espace est prêt à accueillir les marchandises
- Assurer la liaison avec le responsable logistique concernant l’entretien et la mise en place du magasin
- Assister l’agent d’approvisionnement dans les tâches liées au transport de biens, d’équipements, de matériaux et d’autres fournitures vers un deuxième emplacement.
Rapports internes :
- Servir de point focal pour le service logistique en ce qui concerne les problèmes liés aux factures d’achat
- Signaler tout problème ou contestation à son responsable hiérarchique
- Rendre compte de toute amélioration identifiée sur les outils d’approvisionnement à son responsable hiérarchique.
Archivage :
- Aider à archiver toutes les copies papier liées aux achats au niveau de la base
- Préparer et classer les documents nécessaires auprès des autres services concernant le processus d’approvisionnement.
Tâches:
- Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste sont non exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.
- L’employé pourrait être amené à effectuer d’autres tâches que son supérieur hiérarchique jugerait nécessaires.
Exigences
Exigences obligatoires
- Compétences linguistiques : Parle couramment le haoussa et l’anglais (le kanuri est un plus)
- Diplôme d’études : Diplôme national supérieur ou tout diplôme universitaire dans un domaine connexe
- Expérience professionnelle : Au moins 1 an d’expérience dans un service logistique
- Compétences informatiques : Bonne connaissance des logiciels MS Office, notamment Word, Outlook et Excel.
- Compétences techniques : Une expérience préalable dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement est un atout
- Intérêts : Engagement envers les valeurs et les principes de l’ONG.
Priorités du Département
- Augmenter l’efficacité de la gestion des approvisionnements ET assurer la continuité du contrôle qualité
- Améliorer le soutien au programme
- Augmenter l’efficacité
- Améliorer les relations avec l’équipe des programmes ET LES FOURNISSEURS
- Vérification des dossiers d’achat BASE pour préparer les audits.
Compétences transversales :
- Bonnes capacités de négociation et de communication
- Expérience en résolution de conflits et diplomatie
- Fiable, rigoureux et bien organisé
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et volonté d’élargir son champ de travail
- Bonne gestion du temps et des priorités
- Capable de prendre des initiatives pour faire face aux difficultés rencontrées dans le travail quotidien
- Esprit d’équipe et capacité de résolution de problèmes
- Autonome, neutre, travailleur
- Compétences en matière de flexibilité et d’adaptabilité
- Capable de gérer le stress et la pression
- Honnêteté et intégrité
- Sens de la confidentialité.
POSTE 2 : Agent de protection
Objectif général
- Sous la supervision directe du superviseur de la protection, l’agent de protection soutiendra la mise en place et la gestion d’un réseau d’agents de sensibilisation communautaire.
- Il/elle sera responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et du suivi des activités de protection et de sensibilisation communautaire, en conformité avec les plans de travail, les réglementations des donateurs et les politiques de PUI, et veillera à ce que les principes de protection soient intégrés dans tous les programmes sectoriels de PUI.
- Il/elle jouera un rôle clé dans l’augmentation des connaissances de la communauté et de l’accès aux services tout en renforçant les connaissances et l’acceptation de la PUI au sein de la communauté.
Responsabilités et tâches
Mise en œuvre des activités :
- Assurer que des services de qualité respectant les principes de « Ne pas nuire » et de confidentialité sont fournis par les COW sur le terrain
- Soutenir l’engagement communautaire efficace et la participation de la communauté aux activités et à la conception du programme grâce à des contacts étroits et à des activités structurelles
- Participer aux événements et réunions communautaires et diriger l’organisation de séances et d’ateliers de sensibilisation
- Assurer l’identification, les références internes/externes et le suivi des cas de protection et des cas urgents auprès de l’équipe Santé, FSL et Nutrition
- Élaborer des messages clés et des supports IEC appropriés et veiller à ce qu’ils soient diffusés au sein de la communauté
- Responsable de toutes les interventions et activités de sensibilisation communautaire définies, élabore et suit le plan de travail en collaboration avec le superviseur de la protection
- Signaler immédiatement toute difficulté ou tout retard rencontré dans la mise en œuvre des activités au responsable direct.
Gestion d’équipe :
- Superviser les agents de sensibilisation communautaire et assurer la mise en œuvre opportune de leurs activités
- Coordonner le travail des COW : plans de travail, progrès vers les objectifs et fréquence de soumission des données collectées
- S’assurer que les COW disposent des informations nécessaires sur le système de référencement et les services fournis et comprennent bien les activités à mettre en œuvre dans le cadre du projet
- Accompagner les COW dans l’amélioration de leurs performances
- Visites de routine sur le terrain pour surveiller les activités des vaches laitières
- Recueillir en permanence les commentaires des COW et assurer la communication avec le superviseur de la protection.
Logistique & Administration :
- Informer le responsable hiérarchique des besoins en matériels et outils nécessaires à la conduite des formations et des activités de sensibilisation
- Participer à l’organisation des sessions de formation : lieu, participants et supports Assurer une bonne utilisation des tablettes et s’assurer que toutes sont chargées quotidiennement et pleinement opérationnelles.
Rapports et collecte de données :
- Collecter, analyser, stocker dans une base de données et restituer les informations reçues des COW (enquêtes ménages, FGD, séances de sensibilisation…)
- Recueillir, analyser, stocker dans une base de données et signaler des informations sur les cas de protection identifiés et les références
- Identifier le nombre d’individus évalués par les COWs progressant vers l’objectif assigné
- Documenter et rendre compte des sessions de formation et des retours des participants
- Responsable de la compilation et de la communication des données au supérieur direct sur une base hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle et annuelle ou sur demande.
- Soutenir et contribuer à l’évaluation sur le terrain, à la collecte et au stockage des données dans une base de données, à la rédaction de rapports et au partage des commentaires et des préoccupations de la communauté.
Représentation interne et externe :
- Établir et entretenir des relations avec des partenaires externes, des dirigeants communautaires (en particulier les Bulamas), des comités communautaires et d’autres parties prenantes
- Représenter PUI à tout moment et en tout lieu lorsqu’il/elle est en fonction
- Assurer la coordination avec le personnel de PUI et les parties prenantes concernant les activités d’intervention communautaire
- Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste sont non exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.
Priorités du Département :
- Renforcer le réseau de sensibilisation communautaire dans la zone de chalandise attribuée, soutenu par PUI
- Assurer une compréhension continue des besoins et des vulnérabilités de la population et renforcer la réactivité de PUI en réponse aux besoins humanitaires d’urgence
- Soutenir l’approche intégrée de PUI à travers la formation à la protection pour d’autres départements
- Renforcer les mécanismes d’orientation en interne et en externe.
Qualifications et compétences requises
Exigences obligatoires
- Compétences linguistiques : Maîtrise courante de l’anglais et du haoussa, et une bonne connaissance du kanuri est un atout
- Diplôme d’études : Diplôme en sciences sociales/études du développement/sciences politiques ou domaine connexe
- Expérience professionnelle : Au moins 1 an d’expérience pertinente dans le domaine.
Connaissances et compétences :
- Bonne connaissance de la sensibilisation communautaire, de la mobilisation communautaire et de la protection
- Excellente expérience dans la conduite de formations, de séances de sensibilisation et d’enquêtes/évaluations
- Des connaissances ou une expérience antérieure en santé et/ou en nutrition sont un atout
- Compétences informatiques : Bonne connaissance des logiciels MS Office, notamment Word, Excel, Outlook, PowerPoint
- Autre.
Actifs:
- Intérêts
- Engagement envers les valeurs et principes de l’ONG Compétences transversales
- Forte motivation pour aider les personnes dans le besoin
- Compétences en résolution de conflits et diplomatie
- Capacité à adapter ou à modifier les priorités en fonction de l’évolution de la situation au sein d’une mission ou de l’organisation elle-même
- Compréhension de la situation politique dans la région
- Capacité d’analyser et de suggérer des améliorations des activités
- Bien organisé et travailleur
- Capable de gérer le stress et la pression
- Bonnes compétences en communication
- Gestion d’équipe
- Fiabilité
- Neutralité.
