L’ONG humanitaire PREMIÈRE URGENCE INTERNATIONALE (PUI) recrute pour ces 02 postes (25 Septembre 2024)

Objectif global :

Sous la supervision fonctionnelle du/de la Coordinateur Administrateur et Financier et du Coordinateur RH, l’Administrateur·trice est responsable de la bonne gestion financière, comptable et budgétaire de la base ainsi que de la gestion des ressources humaines, des dossiers administratifs et juridiques de la base dans le respect des procédures PUI et bailleurs. Il/Elle travaille sous la supervision hiérarchique du/de la Coordinateur Terrain.

Responsabilités et champs d’actions

• Gestion financière, budgétaire et comptable : Il/Elle supervise la gestion financière, comptable et budgétaire sur la base et s’assure du respect des procédures afférentes, avec l’appui fonctionnel du/de la Coordinateur/trice Financier/e de la mission.
•  Gestion des ressources humaines : Il/Elle supervise les activités de gestion administrative des ressources humaines sur la base avec l’appui fonctionnel du/ de la Coordinateur/trice RH de la mission ou du/de la Coordinateur/trice Administratif et financier à défaut.
• Gestion administrative : Il/Elle supervise la gestion administrative sur la base et s’assure du respect des procédures afférentes, avec l’appui fonctionnel du/de la Coordinateur/trice Financier/e de la mission.
• Coordination, Reporting et Représentation : Il/Elle centralise et diffuse l’information au sein de la base pour tout ce qui concerne les domaines financiers, administratifs, juridiques et ressources humaines et participe au reporting interne et externe dans ces mêmes domaines. Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués dans les domaines financiers, administratifs, juridiques et ressources humaines de la base.
• Gestion d’équipe : Il/Elle supervise l’équipe administrative et financière de sa base.

Objectifs spécifiques et activités associée

ASSURER LA BONNE GESTION FINANCIERE, BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE DE LA BASE

• Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la Coordinateur/trice Financier/e selon le calendrier établi, après validation du/de la Coordinateur/trice Terrain.
• Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.
• Il/Elle assure de la bonne tenue et de l’archivage des documents comptables et RH (journaux, justificatifs comptables, rapprochement bancaires, inventaires physique, relevés bancaires, dossiers RH, etc.).
• Il/Elle prépare les pièces Finance et RH à soumettre au/à la Coordinateur/trice Financier/e en vue d’un audit.
• Avec le/la Coordinateur/trice Financier/e et le/la Coordinateur/trice Terrain, il/elle suit la trésorerie de la base, supervise les paiements et est l’interlocuteur de la banque pour la base.
• Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.
• Avec le/la Coordinateur/trice Financier/e et le/la Responsable de base, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa base.
• Il/Elle participe à la rédaction des rapports financiers bailleurs avec l’appui du/de la Coordinateur/trice Finance.
• Il/Elle élabore les budgets des projets dans le cadre des propositions d’opérations (inc. narratif budgétaire) dans le respect des procédures de chaque bailleur, en coordination avec l’équipe base.
• Il/Elle appui les Responsables Projets de la base dans la mise à jour de leurs suivis opérationnels.
• Il/Elle co-anime l’analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements au/à la Responsable de base et au/à la Coordinateur/trice Financier/e.
• Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires et le tableau d’affectation des coûts à cette fin.

ASSURER LA BONNE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES NATIONALES DE LA BASE

• Il/Elle est garant des processus de recrutement sur la base (validation des fiches de poste, demandes de recrutement, grille de sélection, etc.).
• Il/Elle participe à la décision de sanctions disciplinaires ou de fin de contrat de travail en lien avec le/la Coordinateur/trice Terrain.
• Il/Elle participe à l’intégration de tout nouveau salarié sur la base, procède à leur induction financière et s’assure en particulier que les procédures administratives, RH et financières soient expliquées et comprises.
• Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de PUI sur sa base.
• Il/Elle supervise la gestion administrative du personnel national, notamment la gestion contractuelle, du suivi des présences et des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage.
• Il/Elle est garant de la validation de la base de données et des opérations de paie.
• Il/Elle est garant du calcul et de la déclaration des impôts et taxes et supervise la déclaration et paiements auprès des organismes concernés pour les salariés de sa base. Il/Elle veille aux respect des bonnes conditions de travail des collaborateurs de la base et travaille en collaboration avec les instances légales de représentation et consultation des salariés.
• Il/Elle suit l’organigramme, le plan de formation des staffs nationaux de la base et propose des formations dans son domaine (aspects Ressources Humaines, Management, Finance, etc.) si besoin.
• Il/Elle participe et veille à la définition et à l’application des politiques RH de PUI (évalue les changements, suivi de l’évolution du coût de la vie…) et en réfère au Coordinateur Administratif et Financier.

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE LA BASE

• Il/Elle participe à l’élaboration par le/la Coordinateur/trice Administratif et financier des Conventions de partenariat avec les ONG locales dans le cadre des projets. Il/Elle leur apporte un appui et une formation technique sur les outils et procédures financières et contrôle mensuellement leurs rapports financiers.
• Il/Elle vérifie et valide tous les contrats rédigés sur la base.
• Il/Elle assure le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurance.

PARTICIPER A LA COORDINATION SUR LA BASE, LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION

• Il/Elle envoie les rapports internes et externes au/à la Coordinateur/trice Terrain, au/à la Coordinateur/trice Financier/e, Coordinateur/trice RH en respectant les délais de validation interne (Base de données RH / Pack RH / Comptabilité / Suivis budgétaires / prévisionnel de trésorerie).
• Il/Elle participe aux réunions de base et de coordination interne dont il/elle est un membre actif.
• Il/Elle assure une circulation efficace de l’information Finance et Ressources Humaines aux équipes base et à la capitale.
• En externe, il/elle représente PUI auprès des autorités administratives pour toute question d’ordre RH et Finance (Banque,ACFPE, Inspection du travail…) au niveau de la base.

SUPERVISER ET ENCADRER LES EQUIPES « ADMINS »

• Il/Elle supervise et organise le travail de l’ensemble de l’équipe Finance et RH, directement ou non.
• Il/Elle rédige les profils de postes de son équipe, réalise ou délègue les entretiens de recrutement.
• Il/Elle met en place des plans d’action individuels pour les membres de son équipe, réalise des formations et les évaluations annuelles.

Profil recherché:
Etre titulaire d’un Bacc+3 en gestion financière ou tout autre diplôme équivalent. Formation en Gestion des ressources humaines et/ou Gestion de projet appréciée(s).

Expérience Professionnelle :

• Au moins 2 ans d’expérience à un poste similaire. Expérience Humanitaire et expérience dans une ONG internationale

Connaissances et compétences obligatoires

• Gestion comptable
• Pilotage financier
• Gestion des Ressources Humaines
• Gestion d’équipe
• Connaissances en administration et gestion
• Français

Pack Office (Office 365)

• SAGA
• Connaissances et compétences appréciées
• Connaissances procédures bailleurs institutionnels (UE, ECHO, BHA, CIAA, CDCS, agences UN…)
• Anglais
• Autres langues locales

HOMERE
Conditions

• Poste basé à Kousseri (région de l’Extrême-Nord)
• Contrat à Durée Déterminée.
• Salaire défini selon la grille salariale PUI.
• Entrée en poste en OCTOBRE 2024.
• Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

LE (LA) CANDIDAT(E) DOIT RENSEIGNER LE QUESTIONNAIRE EN LIGNE VIA LE LIEN https://forms.office.com/e/uNKis68Cgp?origin=lprLink PUBLIE DANS LE SITE DE PUBLICATION D’OFFRES D’EMPLOI MINAJOBS PUIS ENVOYER SON DOSSIER (UNIQUEMENT LETTRE MOTIVATION ET CV), A L’ADRESSE MAIL [email protected] EN MENTIONNANT « SON NOM + PUI ADMIN BASE » EN OBJET.

LES DOSSIERS FOURNIS NE SERONT PAS RESTITUÉS AUX CANDIDATS.

• LE/ LA CANDIDAT(E) DOIT PRECISER EXPLICITEMENT LE POSTE POUR LEQUEL IL POSTULE.
• DATE LIMITE DE DÉPOT DES DOSSIERS : DIMANCHE, 06 OCTOBRE 2024.
• SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES PERSONNELLEMENT.
• LES ORIGINAUX DES DIPLOMES, CERTIFICAT DE TRAVAIL, RECOMMANDATIONS DEVRONT ETRE APPORTES PAR LES CANDIDATS CONVOQUES POUR LES TESTS ET ENTRETIENS.

POSTE 2 : Logisticien.NE Base

Dans le cadre de ses activités humanitaires, L’Association française Première Urgence Internationale recherche :UN(E) LOGISTICIEN.NE BASE

PUI est présente au Cameroun depuis 2008, sur le front Est / Adamaoua tout d’abord puis dans l’Extrême Nord (EN) en 2014/2015, via sa base de Maroua. Elle y mène des activités d’urgence et de relèvement en Eau Hygiène et Assainissement (EHA), Sécurité Alimentaire Nutritionnelle et Moyens d’Existence (SANME), Articles Ménagers Essentiels (AME)/Abri. Depuis 2017, PUI s’est étendue dans le Logone-et-Chari (LC) depuis sa base de Kousseri où les équipes mènent des projets en SANME, EHA, Abri AME dans le cadre du Rapid Response Mechanism (RRM).

Dans le cadre de la mise en œuvre des projets et programmes, PUI recrute Un(E) Logisticien.ne Base

Objectif global :

Le/la Logisticien base (« Log base ») est responsable du bon fonctionnement des services logistiques de la base. Ce travail s’effectue en respectant les procédures PUI, celles des bailleurs de l’organisation et en veillant au bon déroulement des programmes.

Responsabilités et champs d’action

• Approvisionnements : Il/Elle supervise la gestion quotidienne des approvisionnements (achat, transport, stockage) pour les projets et la base de Foumban, en lien avec les différents intervenants impliqués. Il/Elle est le/la garant/e du respect des procédures et des outils logistiques de Premiere Urgence Internationale mis en place sur sa zone d’intervention et plus globalement sur la mission.
• Equipements durables : Il/Elle supervise au quotidien la gestion des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie de la zone.
• Parc motorisé : Il/Elle supervise au quotidien lla gestion du parc d’équipements motorisés, véhicules et générateurs, en s’assurant de leur disponibilité, sécurité, maintenance, etc.

Il/Elle capable d’anticiper et de faire remonter les besoins des équipes programmes.

• Fonctionnement des bases : Il/Elle appuie les équipes dans le cadre d’ouverture, redéploiement / installation / réhabilitation / fermeture de bases.
• Audit interne et archivage : Il/Elle participe au contrôle des dossiers d’achats et s’assure de leur conformité aux procédures PUI, ainsi que de leur classement adéquat.
• Autres activités générales : Il/Elle participe à la centralisation et diffusion d’information logistique au sein de la mission et consolide le reporting interne et externe en la matière. Il/Elle dispense des formations logistiques aux personnels nationaux, selon les besoins. Il/Elle peut être amenée à représenter l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués dans les domaines de la logistique et de la sécurité de la mission dans la zone..

Objectifs spécifiques et activités à réaliser

ASSURER LA MISE EN ŒUVRE DE PROCEDURES DE SECURITE

• Il/(Elle) veille quotidiennement au respect des règles de sécurité définies sur sa zone.
• Il/elle s’assure que les procédures de sécurité et de biosécurité sont bien mises en œuvre comme définies dans le plan sécurité.
• Il/elle participe à l’analyse du contexte sécuritaire.
• Il/elle fait remonter les informations sécuritaires à son supérieur hiérarchique.

L’APPROVISIONNEMENT ET LES ACHATS

• En tant que superviseur indirect de l’Acheteur de sa base d’affection, Il/Elle assure l’approvisionnement de la base (support et programme) et adresse les besoins – après validation auprès du/de la Responsable de base et du/de la CLOG chaque mois en veillant à ce que les procédures internes et bailleurs soient respectées et que les engagements soient conformes aux budgets disponibles.
• Il/Elle forme et assiste l’Acheteur dans la maitrise de l’outil de gestion des achats mis à sa disposition : HELP
• Il/Elle peut réaliser les achats selon les procédures internes à PUI.
• Il/Elle est en lien avec les fournisseurs de la zone
• Il/Elle s’assure au travers, notamment, de sa validation des dossiers d’achat que les règles d’achat PUI et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission, sont connues et respectées par l’Acheteur.
• Il/Elle appuit l’acheteur dans la rédaction des contrats d’achats en lien avec sa zone d’affectation. Il/Elle s’assure que ces derniers sont adéquats en terme de régularité, d’efficacité et de partage des responsabilités entre PUI et les fournisseurs.
• Il/Elle appui au besoin l’Acheteur, pour le suivi des Demandes d’Achat de Foumban qui sont à envoyer chaque semaine à la coordination.
• Il/Elle supervise et appui l’organisation des transports de marchandises et d’équipements entre les différentes bases PUI.
• Il/Elle s’assure par des contrôles réguliers que l’ensemble des documents logistiques (achat, suivi véhicule…) est conforme et archivé en respectant les procédures d’archivage PUI.
• Il/Elle fait le lien entre les départements Programme et le département Logistique pour tous ce qui concerne les achats.
• Il/Elle prépare les prévisionnels de dépenses en lien avec l’ensemble des membres de l’équipe logistique de sa base.
• Il/Elle supervise et supporte l’Assistant logisticien Base dans la bonne gestion du stock, et s’assure que les procédures internes concernant le stockage sont respectées.

GESTION DES EQUIPEMENTS DURABLES

• Il/Elle s’assure que le fichier des équipements durables en lien avec la Coordination Yaoundé est à jour.
• Il/Elle effectue de manière aléatoire des contrôles afin de vérifier l’existence et la conformité des codes logs des équipements durables et le cas échéant régulariser la situation avec l’appui de l’Adjoint Co-log et du Co-Log.

GESTION DU PARC AUTOMOBILE

• Il/Elle supervise l’Assistant Logistique Base.
• Il/Elle assiste l’Assistant Logistique de la base lors de la rédaction du planning hebdomadaire des mouvements de véhicules dans le département et ceux inter-bases.
• Il/Elle contrôle l’état des véhicules de location et s’assure qu’ils respectent les critères de sécurité définis par PUI.
• Il/Elle participe à la formation des chauffeurs, au respect des procédures et des règles de sécurité propres à PUI.
• Il/Elle peut vérifier la présence et la bonne utilisation des Logbooks.
• Il/Elle contrôle que les équipes partent sur le terrain avec des moyens de communication adaptés, permettant de les localiser à tout moment.
• Il/Elle gère tout le reporting lié à la gestion du parc de la base auprès du Coordinateur Logistique (pointage, rapport mensuel, contrôle des factures qui lui parviennent…)
• Il/Elle contrôle la bonne tenue par l’Assistant logistique du suivi de consommation carburant
• Il/Elle s’assure de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules

GESTION DES MOUVEMENTS

• Communique les différents plannings des mouvements aux départements concernés
• Organise les déplacements des biens et des personnes par route. Il/Elle s’assure auprès du département administratif de sa base que les déplacements prévus par air, sur la mission pourront avoir lieu.
• Il/Elle s’assure que les équipements de communication nécessaires à la sécurité des déplacements par route ont été remis aux équipes concernées (Thuraya)
• Il/Elle aide à la planification des livraisons de marchandises programmes sur les sites d’intervention en lien avec les équipes opérationnelles.

GESTION DE L’ENTRETIEN DES BASES ET SOUS-BASES

• Contribuer à maintenir les bases et les équipements présents dans sa zone en bon état de fonctionnement.
• Participer en collaboration avec l’Assistant Logistique Base au suivi des différents travaux et opérations de maintenance.
• Faire des propositions pour l’amélioration des conditions de vie et de de travail.

INFORMATIQUE/TELECOMMUNICATION

• Responsable du parc informatique de la base.
• Veille au respect de la politique de back-up instauré au niveau de la mission.
• Vient en appui de par ses connaissances aux problèmes informatiques rencontrés par le personnel de la base

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

• Il/elle supervise toute l’équipe logistique du département.
• Il/elle planifie et organise les activités de l’équipe logistique de sa base.
• Il/Elle fixe les objectifs, réalise les évaluations des staffs sous sa supervision, éventuellement avec l’aide et le soutien du Coordinateur Terrain.
• Il/Elle peut être amenée à être consultée pour les recrutements/sanctions/licenciements concernant l’équipe logistique qu’il/elle supervise.
• Il/Elle vient en appui sur les aspects de formation et d’encadrement des chauffeurs, gardiens.
• Il/Elle organise des réunions formelles régulières avec les autres intervenants du département logistique.
• Il/elle participe à toutes les réunions de la base impliquant le département logistique.
• Il/Elle participe aux briefings logistiques des staffs nouvellement affectés sur la zone.

REPORTING

• Il/Elle centralise toutes les données logistiques et rédige mensuellement le rapport logistique relatif à ses tâches
• Il/Elle compile toutes les données logistiques (Véhicules, Achats, Contrat) avant de les communiquer aux différents Coordinateurs.

Profil recherché :

• Être titulaire Minimum d’un Bac + 3 en Gestion Logistique et Approvisionnement ou tout autre diplôme équivalent dans la logistique.
• Bacc+4, Formation Bioforce et Gestion Administrative appréciés.

Expérience Professionnelle Requise:

• Minimum 2 ans d’Expériences Humanitaires
• Minimum 2 ans d’expérience dans la gestion Logistique
• Minimum 1 an d’expérience dans la gestion d’approvisionnement

Expérience Professionnelle Appréciée

• Expérience en gestion d’équipe
• Expérience en gestion de la sécurité
• Expérience dans un contexte similaire

Connaissances et aptitudes obligatoires

• Connaissance des procédures de stock, gestion de parc auto et télécommunication
• Connaissances en approvisionnement et dans la mise en place des contrat cadres
• Connaissances des procédures bailleurs institutionnels (UE, ECHO, FFP/USAID, BPRM)

Connaissances et aptitudes appréciées

• Bonne qualité rédactionnelle

Caractéristiques personnelles attendues

• Honnêteté, transparence, impartialité et intégrité
• Professionnalisme / sens des responsabilités
• Ponctualité
• Rigueur et précision
• Détermination
• Bonne présentation
• Flexibilité face aux imprévus
• Sens de l’initiative

Autres

• Maîtrise du Français indispensable
• Maîtrise de l’Anglais et des langues locales de l’Extrême-Nord appreciée
• Maîtrise du Pack Complet Office 365.

Conditions

• Postes basés à Kousseri, Région de l’Extrême Nord.
• Contrat à Durée Déterminée.
• Salaire défini selon la grille salariale PUI.
• Entrée en poste en fonction du besoin.
• Les candidats ressortissants de la localité de recrutement et résidents seront priorisés.
• Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

LE (LA) CANDIDAT(E) DOIT RENSEIGNER LE QUESTIONNAIRE EN LIGNE VIA LE LIEN https://forms.office.com/e/7Y8yPEyZNw?origin=lprLink PUBLIE DANS LE SITE DE PUBLICATION D’OFFRES D’EMPLOI MINAJOBS PUIS ENVOYER SON DOSSIER (UNIQUEMENT LETTRE MOTIVATION ET CV), A L’ADRESSE MAIL [email protected] EN MENTIONNANT « SON NOM + LOGISTICIEN.NE BASE » EN OBJET.

LES DOSSIERS FOURNIS NE SERONT PAS RESTITUÉS AUX CANDIDATS.

• LE/ LA CANDIDAT(E) DOIT PRECISER EXPLICITEMENT LE POSTE POUR LEQUEL IL POSTULE.
• DATE LIMITE DE DÉPOT DES DOSSIERS : DIMANCHE, 06 OCTOBRE 2024.
• SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES PERSONNELLEMENT.
• 4LES ORIGINAUX DES DIPLOMES, CERTIFICAT DE TRAVAIL, RECOMMANDATIONS DEVRONT ETRE APPORTES PAR LES CANDIDATS CONVOQUES POUR LES TESTS ET ENTRETIENS.