L’ONG humanitaire PREMIÈRE URGENCE INTERNATIONALE (PUI) recrute pour ce poste (30 Octobre 2024)

– Ressources Humaines : Il/Elle supervise l’ensemble des équipes de la base, personnel national et international.

– Suivi logistique, administratif et financier : Il/elle supervise les volets logistiques, administratifs et financiers sur sa base pour la mise en œuvre des programmes, et s’assure du respect des procédures afférentes, avec l’appui fonctionnel du/de la Coordinateur/trice logistique (CLOG), et du/de la Coordinateur/trice administratif/tive et financier/e (CAF) de la mission.

– Représentation : Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués sur la zone d’intervention de sa base.

– Coordination : Il/Elle centralise et diffuse l’information de/vers sa base et consolide le reporting interne et externe des activités mises en œuvre dans sa zone d’intervention avant de le transmettre à son/sa responsable hiérarchique direct(e).

– Evaluation / Stratégie : Il/Elle participe à l’élaboration de la stratégie et propose de nouvelles interventions en fonction des besoins identifiés dans sa zone d’intervention.

– Il/Elle s’assure de la collecte des informations relatives à la sécurité sur sa zone d’intervention, propose une analyse et diffuse  à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e de manière régulière ou ad-hoc en cas d’urgence.

– Il/Elle s’assure que les moyens matériels et humains sont suffisants pour assurer une sécurité optimale des équipes, des matériels et bénéficiaires.

– Il/Elle alerte sans délai son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en cas de mise en danger des équipes ou des bénéficiaires.

– Il/Elle s’assure qu’en cas d’incident sécurité (réalisé ou avorté), l’information est diffusée sans délai à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et rapportée selon le format PUI.

– Il/Elle met en place un système de coordination formelle, l’anime sur le terrain (réunions, rapports écrits…), et rend compte à son/sa responsable hiérarchique direct(e).

– Il/Elle s’assure du bon archivage de l’ensemble des documents produits dans le cadre du/des projet/s et s’assure que les sources de vérification mentionnées dans les proposals sont disponibles.

– Il/Elle propose de nouvelles interventions et les discute avec son/sa responsable hiérarchique direct(e).

– Il/Elle participe à l’identification de besoins sur la base de TOR et avec validation de son/sa responsable hiérarchique direct(e).

– Lors de la définition de nouvelles opérations, il/elle coordonne les départements techniques concernés, les équipes support administratives et logistiques afin de préparer des propositions de projet complètes et conformes aux formats des bailleurs et aux règles internes de PUI.

– Il/Elle participe à l’élaboration de la Stratégie de la mission.

– Il/Elle participe au processus de recrutement ainsi qu’à toute décision de mettre fin à un contrat de travail du personnel national sur sa base.

– Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de PUI sur sa base.

– Il/Elle assure la gestion administrative du personnel national, en particulier des opérations de paie, du suivi des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage.

– Il/Elle veille à ce que tous les salariés nationaux aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an.

– Il/Elle assure ou délègue l’intégration de tout nouveau salarié sur sa base, et s’assure en particulier que le contexte des programmes mis en œuvre, les règles de sécurité, les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport sont expliqués et compris.

– Il/Elle prépare ou délègue la rédaction des profils de poste à remplacer ou à recruter et les diffuse pour validation à son/sa supérieur/e hiérarchique direct(e).

– Il/Elle définit l’organigramme de sa base et le fait valider par le son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et le/la CAF.

– Il/Elle veille à la gestion d’éventuels conflits interpersonnels sur sa base et rapporte à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e dans le cas où il/elle ne parvient seul(e) à régler le différend.

– Il/Elle est le garant de l’image de PUI dans sa zone d’intervention et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux de la culture locale.

– Il/Elle veille à ce que la base (bureau et logement) dispose des équipements minimum convenables au travail et à l’hébergement des équipes, dans des conditions de sécurité optimales.

– Il/Elle supervise le parc de véhicules et plus globalement suit le fonctionnement et assure l’entretien des équipements rattachés à sa base.

– Il/Elle veille au stockage adéquat des biens et équipements.

– Il/Elle assure la livraison des marchandises programmes sur les sites d’intervention.

– Il/Elle prépare et met à jour les inventaires de stocks et équipements de sa base et les diffuse au/à la CLOG.

– Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa base.

– Il/Elle participe à l’analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et au/à la CAF.

– Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la CAF selon le calendrier établi.

– Avec le/la CAF, il/elle suit la trésorerie de sa base et supervise les paiements.

– Avec le/la CAF, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa base. Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.

– Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.

– Il/Elle participe aux principales réunions de coordination lorsqu’elles existent et en est un membre actif.

– En cas de Visite bailleur, il/elle participe à l’organisation et à la mise en œuvre de la visite.

– Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (sitrep, rapport d’incident) et échéances contractuelles externes (rapports de projets).

– Il/Elle organise la circulation de l’information de la base vers la coordination terrain et de la coordination terrain vers la base (Sitrep périodique et ad-hoc).

– Il/Elle participe aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif.

– Assurer la mise en place des Procédures PUI.

– Mise a jour du Plan de sécurité de la base.

– Encadrement indirect : 15

– Gestion financière

– Logistique

– Internationale

– Technique

– En contexte de conflit et/ou pays en phase urgence

– Expérience humanitaire

– Expérience en gestion de la sécurité

– Gestion d’une base

– Notions de base en logistique/administration

– Excellente qualité rédactionnelle

– Anglais

– Autre (préciser)

– Autre (préciser)