L’ONG humanitaire PREMIÈRE URGENCE INTERNATIONALE (PUI) recrute pour ce poste (22 Décembre 2024)

• Développement stratégique, suivi des opérations et du reporting: Il / Elle coordonne les équipes de projet par l’intermédiaire des responsables programmes et veille à la bonne mise en œuvre des aspects opérationnels et qualitatifs des programmes (suivi des objectifs, respect des échéances et des échéances budgétaires, contrôle qualité, synergie des équipes) conformément aux documents contractuels et en conformité avec les politiques et procédures PUI. Il/Elle s’assure du respect des obligations contractuelles et coordonne l’écriture des rapports. Il / Elle s’assure que les programmes développés sont conformes au mandat et à la stratégie de PUI et proposera de nouvelles interventions en fonction de l’évolution de la situation humanitaire dans la région
• MEAL: Il / Elle coordonne le département MEAL et assure la mise en œuvre des activités de ce département ainsi que les interactions avec les programmes et la conception des outils pertinents.
• Représentation: Il / Elle participe aux forums techniques (groupes de travail) au niveau local en collaboration avec les chefs de projet. Il / Elle assiste le CT aux réunions de coordination entre les ONG ou avec les autorités politico – administratives;
• Ressources Humaines: Il / Elle est le supérieur hiérarchique direct des responsables de projet dans cette base et veillera à ce qu’un soutien approprié et un renforcement des capacités soient fournis aux cadres supérieurs des programmes.
•  Logistique et Administration: Il / Elle appuie les responsables de projets à la supervision des tâches logistiques et administratives des projets avec le soutien des départements de la logistique et de l’administration.

Objectifs spécifiques et activités associées

1.       GERER LE DEVELOPPEMENT STRATEGIQUE, ASSURER LE SUIVI OPERATIONNEL ET QUALITATIF DU DEPARTEMENT

DES PROGRAMMES ET DU REPORTING

Suivi des opérations

• Il / Elle accompagne tous les chefs de projets sous sa responsabilité directe dans la réalisation des objectifs du projet, garantit  la qualité du travail effectué et respecte les délais d’établissement de rapports et de mise en œuvre;
• Il / Elle fournit des mises à jour régulières du PMT (project monitoring tool) des projets en précisant leur état d’avancement au coordinateur terrain;
• Il / Elle s’assure que de la création et mise à jour d’outil de suivi des activités adaptés : SOPs, Plan d’action précis, base de données robustes, etc.
• Il / Elle alerte le coordonnateur de terrain dans les cas où des retards dans l’exécution des programmes ont été identifiés et suggère des ajustements (en termes d’activités, de domaine d’activité, de budget, de calendrier, etc.);
• Il / Elle veille à ce que les pratiques des équipes de projet respectent les procédures et les formats de PUI, ainsi que sa  politique opérationnelle ;
• Il / Elle s’assure que les directives techniques validées au niveau de la coordination sont bien mises en œuvre par les équipes de projet;
• Il / Elle assure étroitement la supervision / Coordination et le travail d’équipe avec les chefs de projet en ce qui concerne la bonne mise en œuvre des activités;
• Il / Elle crée des liens entre les chefs de projet impliqués dans les différents programmes pour construire une approche  intégrée

Suivi des contrats et reporting

• Reporting et suivi des deadlines
• Il / Elle participe à la préparation des rapports intermédiaires et finaux à transmettre aux bailleurs;

Développement stratégique

• Il / elle identifie, évalue et analyse les besoins avec les chefs de projet et les équipes de terrain et fais des suggestions et des recommandations au coordonnateur terrain et au chef de mission adjoint afin d’améliorer la qualité des activités;
• Il / Elle travaille en étroite collaboration avec le coordonnateur terrain et les coordinateurs techniques pour développer des  propositions de financement de haute qualité, basées sur les besoins et sur des preuves et impliquant toutes les partiesprenantes externes impliquées (communautés ciblées, partenaires potentiels, autorités gouvernementales, etc..).

2. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES AU NIVEAU DU PROJET

• Il / Elle est le responsable hiérarchique direct des responsables programmes (RP);
• Il / Elle Identifie les lacunes et les besoins en termes de gestion de projet et fournit un soutien et une formation en cours d’emploi aux chefs de projet en ce qui concerne la gestion budgétaire, la rédaction de rapports, les systèmes de suivi et d’évaluation, la représentation, etc.
• Il / Elle participe au recrutement des personnels cadre de projet et, sur demande, participe au recrutement d’autres membres du personnel clé du projet;
• Il / Elle évalue régulièrement les chefs de projet;
• Il / Elle organise des réunions de projet au besoin, rédige des comptes rendus, communique avec les équipes et renforce leurs capacités.
• Il/ Elle assure le management des équipes dont il est responsable : validation des congés, time sheet, validation des demandes de travailleurs journaliers.
• Il / Elle assure l’intérim du CT en son absence.

3. Suivi, Evaluation Redevabilité et Evaluation

• Il / Elle aide les responsables de projet à développer des outils de reporting appropriés et à les soumettre régulièrement;
• Il /Elle appuie les chefs de projets dans la collecte efficace des données (promptitude, complétude et qualité) avec la  coopération du département MEAL;
• Il / Elle fait des rapports au coordinateur terrain sur les réunions, les activités du projet et toutes autres informations pertinentes;
• Il / Elle collabore avec le coordonnateur terrain et le responsable MEAL pour mettre en oeuvre des processus d’analyse des  besoins et d’impact solides, notamment des évaluations des besoins, un suivi des risques, une revue des indicateurs de résultats SMART pertinents et des sources de vérification adéquates, ainsi que des rapports d’évaluation d’impact.
• Il / Elle s’assure que les succès stories sont conçus et élaborés par les chefs de projet selon la méthodologie appropriée et  transmis à temps réel à la coordination mission;
• Il/Elle facilite la coordination entre les équipes MEAL et opérations pour assurer la mise en œuvre de mécanismes de  redevabilité vis-à-vis des bénéficiaires
• Il/ Elle soutient, en lien avec les équipes MEAL, les exercices d’apprentissage et de formalisation des leçons apprises.

4. REPRESENTATION AU NIVEAU DU TERRAIN DANS LES FORUMS OPERATIONNELS ET TECHNIQUES

• Il / Elle représente PUI dans les réunions de coordination ou les sous cluster en appui aux chefs de projet sur des questions  programmatiques;
• Il / Elle assure la liaison avec les partenaires sur le terrain concernant les approches opérationnelles et techniques développées, notamment en vue de favoriser l’optimisation de la réponse humanitaire globale dans la zone d’intervention

5. LOGISTIQUE ET ADMINISTRATION

• Il / Elle vérifie que les équipes respectent les procédures administratives, logistiques liées aux projets
• Il / Elle analyse en collaboration avec les chefs de projets les besoins logistiques et administratifs des projets identifiés par le  logisticien et l’administrateur
• Il / Elle soutient les chefs de projet dans l’analyse des suivis budgétaires
• Il / Elle assiste aux revues mensuelles du suivi financier (FFU) / OFU
• Il / Elle participe à la coordination et à la bonne circulation de l’information entre les équipes supports et les équipes  opérationnelles.

·         Expérience technique (5 ans)

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·         Expérience averée dans la gestion d’equipes multi-diciplinaires

·         Connaissance préalable de la région de l’Est un atout

·         Excellente qualité rédactionnelle

·         Capacityes d’analyse et de synthèse

·         Connaissance des bailleurs humanitaires (ECHO, BHA, agences UN)

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·         Langues locales

·         Autres. Bonne connaissance en gestion de base de données, progiciels statistiques

·         Fort engagement à soutenir / renforcer les capacités des chefs de projet, développer un second niveau de leadership;

·         Compétences en résolution de problèmes et en leadership;

·         Compétences confirmées en gestion et compétences interpersonnelles – esprit d’équipe;

·         Capacité à travailler de son propre chef et en collaboration au sein d’une équipe diversifiée et à gérer une charge de travail variée;

·         Capacité d’analyse et de synthèse d’informations et de données techniques;

·         Capacité à rédiger et à éditer des rapports sous la pression des délais;

·         Capacité à garantir des résultats efficaces et opportuns;

·         Capacité à résister au stress;

·         Sens de l’organisation et de la rigueur.