Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles.
Dans ce cadre, PUI recrute un (e) Coordinateur (trice) Terrain.
Objectif global :
Sous la responsabilité directe du/de la Chef (fe) de Mission, le/la Coordinateur/trice Terrain est responsable du bon fonctionnement de la base et de la bonne mise en œuvre des programmes développés sur cette base.
Responsabilités et champs d’actions
– Sécurité : Il/Elle est responsable de la sécurité sur sa base.
– Programmes : Il/Elle coordonne les équipes et s’assure de la bonne mise en œuvre des programmes sur sa base, sous la supervision de son/sa responsable hiérarchique direct(e).
– Ressources Humaines : Il/Elle supervise l’ensemble des équipes de la base, personnel national et
international.
– Suivi logistique, administratif et financier : Il/elle supervise les volets logistiques, administratifs et
financiers sur sa base pour lamise en œuvre des programmes, et s’assure du respect des procédures
afférentes, avec l’appui fonctionnel du/de laCoordinateur/trice logistique (CLOG), et du/de la
Coordinateur/trice administratif/tive et financier/e (CAF) de la mission.
– Représentation : Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs
locaux impliqués sur la zone d’intervention de sa base.
– Coordination : Il/Elle centralise et diffuse l’information de/vers sa base et consolide le reporting interne et externe des activités mises en œuvre dans sa zone d’intervention avant de le transmettre à son/sa responsable hiérarchique direct(e).
– Evaluation / Stratégie : Il/Elle participe à l’élaboration de la stratégie et propose de nouvelles interventions en fonction des besoins identifiés dans sa zone d’intervention.
Objectifs spécifiques et activités associées
1- ASSURER LA SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES SUR LA BASE
– Il/Elle s’assure que le plan de sécurité de sa base est à jour, qu’il est connu et compris de chacun (expatrié et nationaux).
– Il/Elle s’assure de la collecte des informations relatives à la sécurité sur sa zone d’intervention, propose une analyse et diffuse à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e de manière régulière ou adhoc en cas d’urgence.
– Il/Elle s’assure que les moyens matériels et humains sont suffisants pour assurer une sécurité optimale des équipes, des matériels et bénéficiaires.
– Il/Elle alerte sans délai son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en cas de mise en danger des équipes ou des bénéficiaires.
– Il/Elle s’assure qu’en cas d’incident sécurité (réalisé ou avorté), l’information est diffusée sans délai à
son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et rapportée selon le format PUI.
2- ASSURER LA MISE EN ŒUVRE DES PROGRAMMES ET PROPOSER DE NOUVELLES
INTERVENTIONS
– Il/Elle s’assure de la bonne marche des programmes en cours sur sa base (atteinte des objectifs, respect des calendriers, suivi budgétaire, reporting contractuel,…) et rend compte à son/sa responsable
hiérarchique direct(e).
– Il/Elle met en place un système de coordination formelle, l’anime sur le terrain (réunions, rapports écrits…) et rend compte à son/sa responsable hiérarchique direct(e).
– Il/Elle s’assure du bon archivage de l’ensemble des documents produits dans le cadre du/des projet/s et s’assure que les sources de vérification mentionnées dans les proposals sont disponibles.
– Il/Elle propose de nouvelles interventions et les discute avec son/sa responsable hiérarchique direct(e).
– Il/Elle participe à l’identification de besoins sur la base de TOR et avec validation de son/sa responsable hiérarchique direct(e).
– Lors de la définition de nouvelles opérations, il/elle coordonne les départements techniques concernés, les équipes support administratives et logistiques afin de préparer des propositions de projet complètes et conformes aux formats des bailleurs et aux règles internes de PUI.
– Il/Elle participe à l’élaboration de la Stratégie de la mission.
3- SUPERVISER LES EQUIPES DE PERSONNEL NATIONAL ET INTERNATIONAL SUR SA BASE
– Il/Elle supervise l’ensemble des équipes nationales et internationales sur sa base.
– Il/Elle encadre le/s expatrié/s de sa base, fait le suivi de leurs objectifs et conduit une évaluation intermédiaire et finale.
– Il/Elle participe au processus de recrutement ainsi qu’à toute décision de mettre fin à un contrat de travail du personnel national sur sa base.
– Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de PUI sur sa base.
– Il/Elle assure la gestion administrative du personnel national, en particulier des opérations de paie, du suivant des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage.
– Il/Elle veille à ce que tous les salariés nationaux aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an.
– Il/Elle assure ou délègue l’intégration de tout nouveau salarié sur sa base, et s’assure en particulier que le contexte des programmes mis en œuvre, les règles de sécurité, les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport sont expliqués et compris.
– Il/Elle complète la formation du personnel expatrié et local (appui organisationnel, méthodologique,
technique éventuellement, organisation de formations…)
– Il/Elle prépare ou délègue la rédaction des profils de poste des expatriés à remplacer ou à recruter et les diffuse pour validation à son/sa supérieur/e hiérarchique direct(e).
– Il/Elle prépare les profils des postes nationaux sous sa supervision directe, valide les profils de postes
nationaux rédigés par le/s responsable/s technique/s de sa base et les diffuse pour validation au/à la CAF et tout autre référent potentiellement concerné (selon le poste).
– Il/Elle définit l’organigramme de sa base et le fait valider par le son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et le/la CAF.
– Il/Elle veille à la gestion d’éventuels conflits interpersonnels sur sa base et rapporte à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e dans le cas où il/elle ne parvient seul(e) à régler le différend.
– Il/Elle est le garant de l’image de PUI dans sa zone d’intervention et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux de la culture locale.
4- ASSURER LE SUIVI LOGISTIQUE, ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA BASE
– Il/Elle assure l’approvisionnement de la base (support et programme) et adresse les besoins au/à la CAF chaque mois en veillant à ce que les procédures internes et bailleurs soient respectées et que les engagements soient conformes aux budgets disponibles.
– Il/Elle veille à ce que la base (bureau et logement) dispose des équipements minimum convenables au travail et à l’hébergement des équipes, dans des conditions de sécurité optimales.
– Il/Elle supervise le parc de véhicules et plus globalement suit le fonctionnement et assure l’entretien des équipements rattachés à sa base.
– Il/Elle veille au stockage adéquat des biens et équipements.
– Il/Elle assure la livraison des marchandises programmes sur les sites d’intervention.
– Il/Elle prépare et met à jour les inventaires de stocks et équipements de sa base et les diffuse au/à la CLOG.
– Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa base.
– Il/Elle participe à l’analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et au/à la CAF.
– Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la CAF selon le calendrier établi.
– Avec le/la CAF, il/elle suit la trésorerie de sa base et supervise les paiements.
– Avec le/la CAF, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa base. Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.
– Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.
5- ASSURER LA REPRESENTATION DE PUI DANS LA ZONE COUVERTE PAR SA BASE
– Il/Elle représente l’association auprès des acteurs locaux, qu’ils soient officiels ou non, et s’assure que de bonnes relations sont entretenues avec chacun d’entre eux dans le respect des principes de neutralité et d’indépendance de PUI.
– Il/Elle participe aux principales réunions de coordination lorsqu’elles existent et en est un membre actif.
– En cas de Visite bailleur, il/elle participe à l’organisation et à la mise en œuvre de la visite.
6- ASSURER LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION
– Il/Elle est responsable de la rédaction des rapports bailleurs des programmes mis en œuvre sur sa base, rapports dont il/elle rédige tout ou parties (consolidation des parties techniques rédigées par le/s responsable/s et/ou référent/s technique/s sur sa base).
– Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (sitrep, rapport d’incident) et échéances contractuelles externes (rapports de projets).
– Il/Elle organise la circulation de l’information de la base vers la coordination terrain et de la coordination terrain vers la base (Sitrep périodique et ad-hoc).
– Il/Elle participe aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif.
Profil recherché:
Etre titulaire d’un Bacc+4 en Gestion de projet ou tout autre domaine similaire, Bacc+5 appréciée.
Expérience Professionnelle :
– Expérience d’au moins un (01) an à un poste similaire dans une organisation internationale.
– Expérience en gestion de la sécurité.
– Expérience en logistique et administration
– Expérience en projets d’urgence, notamment avec réfugiés/déplacés appréciée.
– Expérience avec des bailleurs UN et européen (ECHO, USAID/BHA etc…) appréciée.
Connaissances et compétences obligatoires
– Excellente qualité rédactionnelle
– Connaissances en gestion de projets
– Gestion d’équipe
– Représentation externe
– Français
– Pack Office (Office 365)
Connaissances et compétences appréciées
– Connaissances procédures bailleurs institutionnels (OFDA, ECHO, AAP, agences UN…)
– Evaluation des besoins/Développement de projets
– Connaissance et pratique de la langue locale (Arabe choa)
– Anglais
Caractéristiques personnelles requises :
– Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
– Bonne résistance au stress
– Sens de la diplomatie
– Capacité d’analyse
– Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
– Organisation, rigueur et respect des échéances
– Capacité à travailler et manager de manière professionnelle et mature
– Capacité à représenter les activités et le mandat de PUI auprès des autorités locales
– Capacité à intégrer l’environnement local sous ses aspects politiques, économiques et historiques
– Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée
Conditions
Poste basé à Kousseri (région de l’Extrême-Nord)
Contrat à Durée Déterminée.
Salaire défini selon la grille salariale PUI.
Entrée en poste en juillet 2024.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
LE (LA) CANDIDAT(E) DOIT RENSEIGNER LE QUESTIONNAIRE EN LIGNE VIA LE LIEN
https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=K-qPwVmLHEikU3LK3T1ufTV7SuMnUmJKmqcYFWUagBFUNjc3TU1JRUI2UUtQT1RLOVk4S1U3QU1QQy4u
PUBLIE DANS LE SITE DE PUBLICATION D’OFFRES D’EMPLOI MINAJOBS PUIS ENVOYER SON DOSSIER (UNIQUEMENT LETTRE MOTIVATION ET CV), A L’ADRESSE MAIL [email protected] EN MENTIONNANT « SON NOM + COORDINDATEUR TERRAIN » EN OBJET.
LES DOSSIERS FOURNIS NE SERONT PAS RESTITUÉS AUX CANDIDATS.
1- LE/ LA CANDIDAT(E) DOIT PRECISER EXPLICITEMENT LE POSTE POUR LEQUEL IL POSTULE.
2- DATE LIMITE DE DÉPOT DES DOSSIERS : DIMANCHE, 16 JUIN 2024.
3- SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES PERSONNELLEMENT.
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