PUI œuvre dans 10 secteurs d’intervention et se distingue par la mise en place d’une approche intégrée dans sa réponse. Cette méthode vise à identifier et comprendre l’ensemble des besoins des personnes touchées par une crise. Nos équipes se mobilisent pour apporter une réponse globale à l’ensemble des besoins fondamentaux des populations victimes de crises humanitaires dans l’urgence jusqu’à leur permettre de retrouver autonomie et dignité.
Pour en savoir plus sur notre histoire, nos valeurs, nos domaines d’intervention.
1. Assistante RH
Objectif général / Résumé
- Sous la supervision de l’Agent RH, l’Assistant(e) aux Ressources Humaines l’assiste dans toutes les activités reliées à la gestion des ressources humaines au bureau de base.
Responsabilités et tâches
Gestion administrative et suivi :
- Organiser le personnel nécessaire et les documents contractuels pour tout le personnel de la base
- S’assurer que tous les dossiers RH sont complets et mis à jour
- Gérer l’archivage physique et électronique des dossiers RH conformément au processus d’archivage et de classement
- Préparer le matériel administratif du personnel de la base (cartes d’identité, cartes d’assurance maladie, etc.)
- Rédiger les procès-verbaux des réunions lorsque le responsable hiérarchique le demande
- Recevoir et compiler toutes les réclamations du personnel national de la base et les signaler à son responsable hiérarchique.
- Préparer, compiler et partager les documents de mission sur une base hebdomadaire (annonces d’emploi, suivi de recrutement, etc.)
- Lors de l’intégration du nouveau personnel, préparer toute la documentation destinée au personnel de base afin de s’assurer qu’il bénéficie de toutes les couvertures sociales offertes par PUI
- Mettre à jour la liste des contacts internes de la base sur une base mensuelle en compilant et en vérifiant les données reçues des bases
- Préparer les dossiers RH pour les visites d’audit et de vérification
- Assister le responsable adjoint des ressources humaines dans la préparation des réunions en cas de besoin
Gestion des ressources humaines pour le personnel national :
- Préserver la confidentialité des informations RH
- Assister le coordonnateur adjoint des RH dans la mise en œuvre et le respect de la politique et des procédures RH
- Préparer les contrats et les avenants du personnel local et s’assurer que chaque membre du personnel est au courant des termes et conditions du contrat
- Suivez les congés du personnel de la base et mettez à jour les outils concernés en conséquence
- Suivre les délais d’évaluation/d’appréciation du personnel national et informer leurs responsables en conséquence
- Mettre à jour régulièrement la base de données de coordination RH,
- Assurer le respect des procédures de résiliation et préparer tous les documents nécessaires
- Lorsqu’il est délégué, mettre à jour les organigrammes de base et du personnel clé
Recrutement:
- Maintenir et assurer la complétude de tous les documents de recrutement dans les dossiers RH
- Classer et archiver les CV reçus sur l’adresse mail et les transmettre aux recruteurs
- Être le point central de communication avec les candidats tout au long du processus
- Planifier des tests et des entretiens techniques
- Assister le responsable adjoint des ressources humaines dans le recrutement au niveau de la base et assister aux entretiens si nécessaire
- Préparer l’intégration de tout nouveau collaborateur
- Renforcement des capacités
- Aider à identifier les institutions de formation en fonction des besoins identifiés
- Assister le responsable hiérarchique dans l’organisation ou la planification des formations
- Archiver les certificats de formation et les feuilles de présence dans les dossiers RH conformément au processus d’archivage
- Transmettre au responsable hiérarchique les compétences identifiées à améliorer et rapportées dans les évaluations de performance
- Mettre à jour les outils concernés en fonction des formations reçues
- Paiement
- Recueillir, mensuellement, les avances sur demande de salaires
- Mettre à jour tous les changements liés au changement de compte bancaire pour le personnel de la base dans la base de données RH
- Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste sont non exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.
Priorités du Département :
- Aider à la bonne application de l’ISR et des directives
- Digitalisation des dossiers RH Assister à l’archivage physique et électronique des dossiers RH selon le processus d’archivage et de classement
- Assurer la confidentialité sur toutes les questions RH
- aider à la mise en œuvre d’un plan de renforcement des capacités
- assurer le suivi des délais d’évaluation/d’appréciation du personnel national
- s’assurer que tout le personnel de la base soit bien inscrit pour bénéficier de toute la couverture sociale et médicale fournie par PUI
Qualifications et compétences requises
Exigences obligatoires
- Compétences linguistiques : Parle couramment le haoussa et l’anglais, le kanuri est un plus
- Diplôme d’études : Diplôme universitaire en ressources humaines, en administration publique, en sciences sociales ou dans un domaine connexe
- Expérience professionnelle : au moins 6 mois d’expérience en gestion des ressources humaines (dans une ONG serait préférable)
Connaissances et compétences :
- Bonnes capacités d’analyse et de rédaction ;
- Connaissance du droit du travail nigérian et des dispositions de la loi nationale sur la sécurité sociale ;
- Compétences informatiques : Bonne connaissance des logiciels MS Office, notamment Word et Outlook. Excellente maîtrise d’Excel.
Actifs
- Intérêts
- Engagé à s’engager dans le domaine humanitaire
Compétences transversales :
- Bien organisé
- Soucieux du détail
- Autonome
- Capable de prendre des initiatives pour faire face aux difficultés rencontrées dans le travail quotidien
- Capacité à adapter ou à modifier les priorités en fonction de l’évolution de la situation au sein d’une mission ou de l’organisation elle-même
- Capacité à travailler sous pression.
2. Assistante financière
Objectif général
- L’assistant financier devra assister le responsable/gestionnaire financier dans toutes les activités liées à la gestion des finances et de la trésorerie.
Responsabilités et tâches
Trésorerie et suivi de trésorerie
- Gérer la caisse et assurer la sécurité de la caisse
- Traiter les reçus et les factures pour les paiements en espèces
- Effectuer l’inventaire physique quotidien de la caisse avec le responsable financier
- Assurer les paiements journaliers des travailleurs
- Préparer et suivre les versements et les avances de fonds, dans le cadre des directives établies
- Garantir la sécurité de la caisse et la confidentialité des informations.
Gestion financière et comptable :
- Vérifier, avant toute écriture, que les factures sont conformes à la réglementation et aux procédures de PUI
- Enregistrez quotidiennement les dépenses en espèces dans les livres Excel et remplissez correctement les informations nécessaires (date, code comptable, projet, code budgétaire, etc.)
- Émettre des numéros de bons et archiver correctement les factures et les bons Saga dans des fichiers dédiés, conformément aux règles et réglementations des donateurs
- Aider à la préparation des visites d’audit externe (visites des donateurs et de coordination).
Archivage des dossiers financiers :
- Gérer l’archivage électronique des dossiers financiers conformément au processus de classement au niveau de la base et partager les données numérisées avec Abuja
- Gérer l’archivage physique des dossiers financiers conformément au processus d’archivage au niveau de base.
- Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste sont non exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.
- L’employé pourrait être amené à effectuer d’autres tâches que son supérieur hiérarchique jugerait nécessaires.
Priorités du Département :
- Être responsable de tous les paiements en espèces et des protocoles pertinents liés à la base
- Assurer la qualité des copies papier de la comptabilité
- Numérisation de tous les documents financiers
- Veiller à ce que les procédures de sécurité des espèces soient mises en œuvre et respectées.
Qualifications et compétences requises
Exigences obligatoires :
- Compétences linguistiques : Parle couramment le haoussa et l’anglais, le kanuri est apprécié
- Diplôme d’études : Diplôme universitaire en finance, en comptabilité ou autre diplôme pertinent
- Expérience professionnelle : Au moins 1 an d’expérience dans un poste similaire (ONG/entreprises privées)
- Connaissances et compétences : Bonnes capacités d’analyse et de rédaction
- Compétences informatiques : Bonne connaissance des logiciels MS Office, notamment Word et Outlook. Excellente maîtrise d’Excel.
Actifs:
- Intérêts
- Forte motivation pour aider les personnes dans le besoin
- Comptabilité et finances
- Compétences transversales
- Bien organisé
- Capacité à prendre des initiatives pour faire face aux difficultés rencontrées dans le travail quotidien
- Capacité à adapter ou à modifier les priorités en fonction de l’évolution de la situation au sein d’une mission ou de l’organisation elle-même
- Autonomie, neutralité, travailleur acharné
- Capable de gérer le stress et la pression.
