Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) est une organisation humanitaire mondiale qui aide les personnes forcées de fuir. L’ONG humanitaire NRC recrute pour ces 03 postes :
POSTE 1 : Coordinateur Administration
Contexte
En avril 2023, un conflit de vaste échelle a éclaté au Soudan, provoquant un déplacement massif dans tous les pays limitrophes. Le Tchad a accueilli jusqu’à présent plus de 720 000 réfugiés soudanais et 220 000 rapatriés tchadiens, soit environ 20% de la population déplacée totale. Depuis le début, la population fuyant la guerre a trouvé une première sécurité le long des zones frontales avec le Darfour, puis a été progressivement relocalisée dans des camps de réfugiés dans les trois provinces de l’Est.
Le NRC contribue à la réponse d’urgence en fournissant une assistance à la population réfugiée relocalisée dans les nouveaux camps du Ouaddaï, notamment Metche, Ourang et Arkoum. L’intervention proposée se focalisera sur une programmation intégrée dans les secteurs où le CNRC peut apporter une valeur ajoutée, Abris, Éducation, ICLA.
En même temps, le NRC a redémarré ses opérations au Darfour, en réponse d’urgence aux déplacements internes, ainsi à la situation de famine qui perdure. Actuellement, le personnel expatrié qui travaille au Darfour est obligé de passes par le Tchad pour y accéder aux opérations humanitaires.
NRC est à la recherche de Coordinateur Administration, motivé, engagé et qualifié qui contribuera activement à gérer les activités opérationnelles Admin du bureau de NRC Soudan de manière anticipée pour donner un support à la mise en œuvre des projets en lien avec la stratégie pays.
Responsabilités
- Rôle et responsabilités
L’objet du poste de Coordinateur Administration est responsable de la coordination des activités de la gestion administrative de l’équipe du Soudan.
Responsabilités générales :
- Implémenter les systèmes et procédures Admin pour NRC Soudan
- S’assure de l’adhésion aux politiques, manuels, directives NRC et aux exigences des donateurs.
- Préparer et soumettre les rapports et analyses.
- Apporte un appui technique aux Managers et s’assure que l’équipe de l’Administration soit formée.
- Veiller au classement et à l’archivage électronique (sur SharePoint) approprié des documents administratifs clés.
- Encadrer et gérer l’équipe Administration.
Responsabilités spécifiques :
- S’assure que les trackers Admin sont à jour et fait des alertes au besoin à l’Officier Admin d’Adre.
- Superviser la gestion des vols UNHAS avec l’Officier Admin d’Adre pour l’équipe du Soudan et responsable réservation vol, hôtel pour la zone de N’djamena.
- Suit la gestion et l’organisation des réunions / ateliers à N’Djamena de manière efficace pour le Soudan au besoin
- Suivre avec le HR/A Manager les formations et le plan de renforcement de capacité du personnel en charge de l’Administration.
- Préparation Welcome pack pour visiteurs sur N’djamena
- Est responsable de la liaison avec les services publics de l’État à N’Djamena : SPONGAH, CNAAR, MATBG, ministère de la Sécurité, ministère de l’Immigration et émigration, etc.
- Supervise et appui l’Officier Admin d’Adre dans la gestion administrative du personnel international et des visiteurs dans l’obtention des visas et tous autres dossiers administratifs pour le compte du Soudan.
- Participe si nécessaire aux réunions administratives inter-ONG et autres réunions pertinentes à N’djamena.
- Assiste à la gestion des contrats de bail du Soudan (paiement loyers, résiliation, renouvellement)
- Responsable du vetting des entreprises et responsables avec qui NRC Soudan a des relations contractuelles.
- Préparer les documents de paiement admin pour la zone de N’djamena et s’assurer qu’ils sont soumis aux Finances.
- Rédiger ou révise les correspondances administratives soumises au supérieur hiérarchique avant signature.
- Responsable de la compilation de tous les contrats Admin avec les tiers (Contrat de bail, etc.)
- Superviser l’Officier Admin et superviser techniquement l’Assistant Achat
- Responsable de la gestion de tous les contrats avec les prestataires pour l’équipe du Soudan (loyer, les sociétés de gardiennage, nettoyage, etc.) en collaboration avec la Logistique ;
- Veille au bon déroulement des activités admin récurrentes sur N’djamena (réservations vol, Hôtel, organisation des séminaires, réunion et ateliers internes et externes…)
- Accompagnement dans la gestion du personnel de nettoyage et gardiennage, Flotte pour les nationaux et internationaux, des Guest house pour l’équipe du Soudan
- Établir les contrats de prestations et mise à jour de la base de données
- Est garant de l’archivage correct des documents administratifs.
Qualifications
Compétences
Compétences professionnelles
Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.
Compétences professionnelles générales :
- Titulaire d’au moins une licence (Bac +3) en Administration, droit public, ou tout autre diplôme équivalent
- Au minimum 2 années d’expérience à un poste similaire en milieu humanitaire ou une année d’expérience en tant que Coordinateur Administration ou 02 ans en tant qu’Officier Administration dans un contexte humanitaire.
- Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
- Résultats constatés sur les responsabilités du poste.
- Connaissance de son style/profil de dirigeant.
- Maîtrise du français, de l’anglais et de l’arabe local à l’écrit comme à l’oral.
- Bonne connaissance des outils informatiques (Excel/ Word) Internet et autres logiciels.
- Expérience en tant que formateur
- Bonne maîtrise de la législation du travail en vigueur en lien avec le domaine administratif.
