L’ONG humanitaire NRC recrute pour ce poste (26 Janvier 2024)

NRC est à la recherche d’Administration Officer, motivé engagé et qualifié qui contribuera activement à gérer les activités administratives de NRC de manière anticipée pour donner un soutien à la mise en œuvre des projets en lien avec la stratégie pays.

Responsabilités générales :

1. S’assurer de l’adhésion aux politiques, manuels et directives du CNRC ;
2. Mettre en œuvre les tâches administratives qui lui sont déléguées en accord avec le plan d’action et le RACI de NRC ;
3. Rédiger les rapports de mise à jour sur les activités administratives ;
4. S’assurer de l’archivage correct des documents (archivage physique et sur NRC SharPoint et Filling Tree) ;
5. Encourager à être une force de proposition pour favoriser l’amélioration de la fonction administrative ;
6. Donner un appui en gestion de Ressources Humaines en fonction des sollicitations ;
7. Faciliter l’accès des services étatiques dans le cadre des activités de NRC ;
8. Contribuer à la bonne gestion du service administratif ;
9. Collecter et consolider les rapports administratifs pour la mission ;
10. Appuyer régulièrement les bureaux du terrain dans le domaine des activités de l’administration.

Responsabilités spécifiques :

• Assure la mise à jour de toutes les bases de données « Admin Tracker » par rapport aux : contrats de bail, visas, liste de contact, Prestataires, communication, liste de présence, etc.
• Assure de la traduction des documents officiels après des services habilités si nécessaire,
• Assurer la gestion des contrats de contrats de bail, visas, liste de contact, Prestataires, communication etc, dans les délais requis sous la supervision du supérieur hiérarchique.
• Archive sur le Filling Tree (Office 365) dans le dossier Admin, les correspondances importance et tout document important pour le classement ;
• Assurer une bonne gestion des correspondances arrivées, des courriers, dispatching dans les départements et envoyer des correspondances à l’extérieur à travers un bon système de traçabilité des courriers
• Assurer la gestion du stock des fournitures de bureau à travers le fichier de gestion de stock dont le suivi des alertes est bien exécuté.
• Fait les demandes d’achats des fournitures de bureaux, des achats de la maison d’hôtes et des maisons (CD, HoP) et toute autre demande d’achat pertinente de l’Administration.
• Gère tous les aspects de planification d’événements, des ateliers, séminaires, formations, team building (y compris les pauses café, déjeuners et dîners).
• Responsable des réservations de vols (UNHAS) et du paiement des frais de voyages y afferents
• Superviser la gestion administrative du personnel international et des visiteurs/formalités de visa / permis de travail, déclarations mensuelles, suivi de la situation de leur séjour au Tchad. Pour ce faire garder un tableau récapitulatif sur les dates d’expiration de tous les documents requis (visa, permis de conduire, etc.).
• S’occupe de la propreté des bureaux ainsi que de la maintenance effective des installations (bureau et maison d’hôtes) et de leur approvisionnement correct en produits de bases en relation avec la logistique et le département.
• Fait des propositions pour l’amélioration de la propreté du bureau ;
• Travailler en étroite collaboration avec les départements de la logistique, de la finance et des programmes.
• Effectue toutes autres tâches assignées par son supérieur hiérarchique.

Expériences et Compétences professionnelles :

• Expérience professionnelle comme chargé dans une fonction support dans un contexte humanitaire ou dans une ONG internationale ;
• Expérience en qualité de responsable moyens généraux dans une entreprise ou organisation internationale ;
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables ;
• Résultats constatés sur les responsabilités du poste ;
• Au minimum 3 années d’expérience à un poste similaire ;
• L’anglais est un atout ;
• Bonne maîtrise des logiciels MS Office, et tout autre logiciel de gestion serait un atout ;
• Bonne maîtrise de la législation du travail en vigueur, du code général des impôts.