Coordonnateur de l’administration du bureau Nigéria Abuja
NRC est présente au Nigéria depuis 2015 et s’efforce d’aider les communautés touchées par les déplacements à répondre à leurs besoins fondamentaux, à améliorer leurs moyens de subsistance, à accéder aux services essentiels et à renforcer leur résilience aux chocs futurs grâce à nos six compétences clés : eau, assainissement et hygiène (WASH), abris, éducation, information-conseil et assistance juridique (ICLA), moyens de subsistance et sécurité alimentaire (LFS), gestion des camps et protection. NRC fournit une assistance immédiate dès le début des situations d’urgence grâce au mécanisme de réponse rapide (RRM).
Avec un effectif de 370 personnes et une présence dans des endroits clés tels que Maiduguri (dans l’État de Borno), Yola (dans l’État d’Adamawa) et Jos (dans l’État du Plateau), NRC peut répondre aux besoins des personnes touchées par le conflit dans le nord-est et le centre-nord du Nigéria.
Ces emplacements stratégiques ont permis au NRC d’étendre sa portée dans les régions du nord et du sud du Nord-Est et du Centre-Nord et de contribuer à combler le fossé entre l’aide humanitaire et la coopération au développement, notamment en mettant l’accent sur l’accès équitable aux services de base et le renforcement des droits des personnes déplacées et des rapatriés. En plus du bureau de pays et des bureaux de zone mentionnés ci-dessus, le NRC dispose de sous-bureaux à Monguno, Mubi, Pulka et Gwoza.
Nous recherchons des personnes passionnées par l’aide aux réfugiés et aux personnes forcées de fuir.
Si vous êtes l’une de ces personnes, le Conseil norvégien pour les réfugiés au Nigéria recherche un coordinateur administratif de bureau enthousiaste et passionné pour rejoindre notre équipe à Abuja, capitale fédérale. Le coordinateur administratif de bureau sera responsable de tous les domaines du développement et du fonctionnement quotidien des systèmes, processus et soutien administratifs au sein du bureau de pays. Il/elle sera responsable du budget des locaux du bureau et assurera la disponibilité nécessaire des locaux, de l’hébergement, de l’entretien, des fournitures de bureau et des fournisseurs de services.
Vous trouverez ci-dessous un résumé du poste. Veuillez télécharger la description du poste pour plus de détails.
Responsabilités génériques :
- Assurer le bon fonctionnement du bureau, y compris la supervision des services administratifs tels que les fournitures de bureau, les services publics et l’entretien du matériel et des installations du bureau.
- Élaborer, mettre en œuvre et surveiller le respect des politiques et procédures administratives de l’organisation pour garantir la conformité aux réglementations locales et aux normes internes
- Gérer les déplacements du personnel, y compris la réservation des vols, des hébergements, des visas,
- Tenir des registres et des documents précis, tels que des contrats, des baux, de la correspondance et d’autres dossiers administratifs, tout en garantissant la protection et la confidentialité des données
- Fournir un soutien administratif au personnel et aux programmes, notamment en gérant les calendriers de réunions, en organisant des ateliers et des séances de formation et en facilitant une communication efficace au sein de l’organisation.
Responsabilités spécifiques :
Documentation
- Coordonner la préparation, l’émission et le suivi des ordres de mission pour les déplacements du personnel
- Faciliter le traitement des visas, des permis de travail et d’autres documents liés à l’immigration pour garantir le respect des réglementations du pays d’accueil
- Créez, mettez à jour et distribuez des packs de bienvenue complets et des supports d’intégration pour les nouveaux employés et les visiteurs et assurez-vous que ces supports fournissent des informations essentielles sur l’organisation, les procédures du bureau et le contexte local.
- Maintenir et assurer le renouvellement en temps opportun de tous les documents officiels, y compris l’enregistrement organisationnel et les autorisations opérationnelles. Assurer la liaison avec les prestataires de services juridiques et le bureau d’immigration pour répondre aux besoins de documentation et de conformité.
- Organiser et superviser la réception, l’expédition et le suivi des documents par l’intermédiaire de coursiers commerciaux et d’autres services.
- Est responsable de la production et de la distribution des cartes d’identité du personnel et des cartes de visite
Bureau et logement
- Superviser le personnel affecté aux bureaux et aux locaux résidentiels, y compris les agents d’entretien et les autres personnels de soutien, en veillant à l’achèvement en temps voulu des tâches de nettoyage, d’entretien et autres tâches liées aux installations.
- Superviser les opérations quotidiennes telles que l’ouverture et la fermeture du bureau, la surveillance de la consommation d’électricité, d’eau et de gaz et assurer le paiement en temps voulu des factures de services publics.
- Assurer la fonctionnalité, la sécurité et l’entretien régulier du matériel et du mobilier de bureau
- Gérer les contrats de location pour tous les locaux, y compris les espaces de bureaux, les résidences et les entrepôts, en garantissant une préparation précise, des renouvellements en temps opportun et une résiliation appropriée des contrats.
- Traiter les questions liées au loyer et résoudre les problèmes avec les propriétaires, en maintenant des relations positives et en respectant les conditions du bail.
- Coordonner les dispositions d’hébergement pour les visiteurs et le personnel, y compris la réservation de chambres dans des résidences ou des hôtels, la confirmation des réservations et la garantie de processus de facturation précis.
- Assurer la disponibilité des fournitures consommables et non consommables pour les bureaux et les maisons d’hôtes, y compris la gestion des stocks, l’approvisionnement et le réapprovisionnement des stocks.
- Gérer les horaires d’occupation des salles de réunion, maintenir le mobilier et l’équipement en bon état et s’assurer que les salles sont prêtes à être utilisées, y compris la mise en place des ressources nécessaires aux réunions et aux événements.
Voyage
- Organiser et surveiller les transferts en temps voulu du personnel et des visiteurs à l’aéroport, en veillant au respect des procédures organisationnelles et des protocoles de sécurité
- Gérer tous les aspects des arrangements de transport et d’hébergement, y compris la réservation de véhicules et d’hébergement, la confirmation des réservations, la résolution de tous les problèmes logistiques et la garantie du respect des accords-cadres établis et des directives budgétaires.
Communication
- En charge de la gestion des communications (téléphones) incluant la gestion des actifs, l’utilisation et la facturation
- Gestion de crédit prépayé pour téléphones mobiles
Autres
- Organisation de réunions internes et de lieux pour des événements généraux (accueil, départ du personnel, réunion du personnel) ou des services créatifs (team building, etc.)
Interfaces critiques
- Personnel
- Autorités d’immigration / Ambassades
- Autorités fédérales
- Agences de voyages
- Agences immobilières
- Fonctions support : Responsable RH, Finance et Logistique
Compétences professionnelles générales :
- Au moins 3 ans d’expérience en administration de bureau ou en gestion dans un contexte humanitaire.
- Résultats documentés liés aux responsabilités du poste
- Connaissance de ses propres compétences/profil de leadership
- Maîtrise de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral
Connaissances et compétences spécifiques au contexte :
- Expérience avérée en gestion administrative, documentation et conformité aux réglementations
- Expérience démontrée de travail avec les autorités fédérales et les services d’immigration au Nigéria.
- Compétent en gestion des installations et des ressources, y compris les baux, les services publics et les stocks
- Expertise en coordination de voyages et de logistique, garantissant des modalités de transport et d’hébergement efficaces.
- Maîtrise de la gestion des systèmes de communication et de l’organisation d’événements et de réunions internes.
Qu’est-ce que vous y gagnez ?
Rejoignez une culture de travail qui permet à chaque employé de partager des idées et de prendre des responsabilités :
Au CNRC, nous pensons de manière créative . Nous encourageons les idées et confions des responsabilités à tous les employés à tous les niveaux, afin de contribuer à résoudre les problèmes complexes auxquels nous sommes confrontés. Vous aurez de nombreuses occasions de vous faire entendre et de prendre des initiatives.
Apprendre sur le tas : Le style de travail collaboratif du NRC favorise l’échange de bonnes pratiques et de leçons apprises. Au NRC, les employés apprennent sur le terrain et sont encouragés à rechercher des occasions de développer de nouvelles compétences. Les gestionnaires du NRC accordent la priorité à la qualité du travail et au développement des compétences de leur personnel. Cela implique de donner aux nouveaux arrivants un bon départ, d’assurer le suivi, la formation et le mentorat des employés pour leur permettre de bien s’acquitter de leur poste actuel, et de proposer des programmes d’apprentissage et de développement.
Informations Complémentaires:
Lieux d’affectation : Abuja, Nigéria.
Durée du contrat : 12 mois.
Niveau scolaire : 7e année dans la structure de notation du NRC.
Ligne hiérarchique : Responsable RH
Voyages : 20%
Ce poste est ouvert uniquement aux ressortissants nigérians. Nous invitons tous les candidats qualifiés et intéressés à postuler. Les candidats sont encouragés à postuler tôt, car les candidatures peuvent être examinées avant la date limite de vacance. Il est fortement recommandé aux candidates de postuler.
