MSF est une organisation humanitaire non gouvernementale, créée en France en 1971, sous le statut d’association à but non lucratif. La section Suisse fut créée en 1981. Prix Nobel de la paix en 1999, MSF a pour vocation d’apporter une aide médicale humanitaire à toute population éprouvée sans distinction ethnique, de sexe, de religion, de philosophie ou d’opinion politique.
BUT DU TRAVAIL
Le gestionnaire intersectionnel des achats (IPM) définit et met en œuvre la stratégie d’approvisionnement pour répondre aux besoins communs à tous les OC présents dans le pays . L’objectif de ce poste est d’augmenter la disponibilité et la qualité des biens et services et de réduire les délais et les risques ; mutualiser les efforts d’approvisionnement pour réaliser des économies sans compromettre la qualité, simplifier la gestion des catégories et éviter la concurrence entre les OC ; proposer une approche d’approvisionnement cohérente dans l’ensemble du mouvement MSF, en harmonisant les méthodologies, pratiques, outils et processus d’approvisionnement et en conformité avec les protocoles MSF, normes et procédures.
RESPONSABILITÉS CLÉS
1.Réaliser une évaluation des dépenses, identifier les catégories de priorités communes à toutes les sections et fournir une feuille de route de mise en œuvre
- Basé sur les informations (dépenses historiques, budget et prévisions) fournies par les points focaux achats des OC (Logistic, Supply Coordinators, SCTL et/ou approvisionnement MGR), construire une cartographie des dépenses pour identifier les priorités d’approvisionnement (key supplier& categories).
- En collaboration avec le comité directeur, définir la stratégie d’approvisionnement intersectionnelle incluant les catégories à traiter au niveau intersectionnel (, c’est-à-dire les catégories communes à toutes les sections) et sa feuille de route de mise en œuvre.
2.Définir et surveiller les fournisseurs intersectionnels pour les catégories prioritaires.
- Créer une feuille de route pour la mise en œuvre des activités identifiées.
- Surveiller les fournisseurs actuellement sous contrat intersectionnel pour le carburant, le transport de marchandises et le gaz.
- Normaliser les listes d’éléments les plus couramment utilisés par catégorie dans les contrats communs entre les 4 OC pour les catégories prioritaires sélectionnées.
- Identifier les marchés et fournisseurs potentiels aux niveaux local et régional en coordination avec d’autres opérations MSF dans d’autres pays (par exemple, OCG au Cameroun) pour les besoins communs.
- Évaluer la compétitivité des prix contractuels des contrats intersectionnels avant le renouvellement.
- Suivi physique des contrats et, systémiquement, des contrats d’archives, mettre à jour l’outil de catalogue de prix utilisé lors de la mission et le rendre accessible à toutes les parties concernées.
3.Créer et gérer un réseau intersectionnel fonctionnel d’approvisionnement
- Créer des réunions d’approvisionnement intersectionnelles organisées au moins une fois par mois.
- Brèves nouvelles fournitures et points focaux clés qui arrivent à la mission et aux autres membres du personnel sur demande.
- Assurez-vous que les services financiers reçoivent leurs copies des contrats et soient informés pour pouvoir vérifier si les prix facturés sont conformes aux prix convenus.
- Faire respecter que les produits soumis à la TVA sont répertoriés en collaboration avec le BIP (protocol office) et l’application de l’exonération de TVA est augmentée.
- Assurer la cohérence entre les termes du contrat du fournisseur et les documents requis pour l’application de l’exonération de TVA.
- Réseau avec d’autres organisations – EX. Log Cluster et autres plateformes.
- Communiquer en temps opportun sur les questions, les possibilités ou toute mise à jour importante liée à l’activité d’approvisionnement intersectionnelle.
- Assurer un soutien technique pour son domaine d’activité et fournir un encadrement au personnel des OC afin de contribuer au développement des meilleures pratiques et capacités en matière d’approvisionnement.
Hors de portée:
- Commande passée aux Centres d’approvisionnement.
- Validation technique des sources du journal et des éléments médicaux nécessitant une telle validation.
- Activités transactionnelles : le placement des commandes, la bonne réception et la facturation restent dans le champ d’application de chaque OC.
Exigences du poste
Pratique /connaissances techniques
- Diplôme universitaire en administration des affaires, gestion de la chaîne d’approvisionnement, approvisionnement ou similaire.
- 4+ ans d’expérience en matière de passation de marchés, y compris l’analyse des données, l’approvisionnement, la négociation et la passation de contrats complexes ou un poste dans un domaine différent impliquant les mêmes composants.
- Une solide connaissance des processus de la chaîne d’approvisionnement et de la budgétisation financière est nécessaire.
- •l’expérience au niveau international (en dehors du pays d’origine) et les missions sur le terrain dans les fonctions d’approvisionnement ou de chaîne d’approvisionnement avec MSF ou une autre ONG constituent un atout majeur.
- L’expérience en gestion de projet est un atout.
Planification et organisation
- L’état d’esprit analytique, les compétences organisationnelles et l’autonomie sont indispensables.
- L’orientation vers les résultats et le service client sont nécessaires.
Communiquer et influencer
- La capacité de travailler de manière transversale, dans un environnement multiculturel et en mode distant est requise.
- Compétences d’écoute, diplomatie éprouvée et capacité à développer un réseau professionnel.
- Capacité à motiver et à mobiliser différents homologues.
Exigences pratiques
- Une capacité éprouvée à travailler avec Office et ERP, en particulier une bonne maîtrise d’Excel, est indispensable.
- Le français parlé et écrit courant, niveau minimum B2, est obligatoire. Les autres langues sont un atout important.
