L’ONG Humanitaire MSF recrute pour ce poste (04 Mars 2024)

MSF WaCA, crée en 2019, est le 1^er siège MSF en Afrique et répond à la volonté de réinventer le mouvement MSF après 50 ans d’actions humanitaires dans le monde, pour plus d’accès aux soins, plus de réactivité et de proactivité pour une plus grande couverture médicale des populations affectées dans le monde.

Vous vous préparez à devenir membre de la grande famille MSF, forte de plus de 50 années d’actions médicales d’urgence qui lui a valu le prix Nobel de la paix en 1999.

Nous sommes une organisation inclusive qui considère que le bien-être social et professionnel est un droit pour tous , et qui offre un environnement qui tient compte de la diversité de chacun de ses membre.

MSF WaCA revendique un ancrage africain qui considère l’expertise locale avec qui elle contribue dans la mise en œuvre de ses activités et fait de chaque membre, un acteur clé́ de la nouvelle dynamique de l’action humanitaire dans le monde.

Nous Recherchons : ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Département : Direction Générale

Supérieur hiérarchique : Directeur Général

Supérieur Fonctionnel : Directeur Général

Travail %: 100%

Poste Basé à: Abidjan, Siège

Mobilité : Toutes les Zones d’intervention MSF – WaCA

Contrat : CDD Renouvelable

Début de contrat : Le plus tôt possible.

Objectifs

Garantir une gestion efficace de la planification des activités du Directeur Général (DG, lui permettant ainsi de se concentrer pleinement sur ses responsabilités de directeur. Cette mission englobe un soutien complet dans la gestion du temps, y compris l’ agenda des activités, l’organisation de réunions et autres rencontres, la mise en place d’outils de suivi, ainsi que la facilitation de la communication avec divers interlocuteurs. De plus, il/elle est chargée d’organiser et de coordonner les activités et les rencontres du Comité des directeurs.trices (CoDir).

Responsabilités principales

Gestion du portefeuille organisationnel du DG

• Agir en tant que point de contact entre le DG et les autres membres de l’organisation et les partenaires externes. Cela comprend la gestion de la correspondance et des communications
• Aider à maximiser l’efficacité du temps et des ressources du DG en organisant son emploi du temps de manière à répondre aux priorités stratégiques.

Gestion de portefeuille organisationnel du Codir

• Création, gestion et itération de plans détaillés pour diverses initiatives du travail collectif du CoDir
• Assurer le suivi des priorités et des projets du CoDir
• Facilitation et suivi du registre de décision CoDir de MSF WaCA
• Planification annuelle et mensuelle de la réunion CoDir
• Organisation du planning annuel et de la Mid year review
• Soutenir au besoin la coordination des activités et des projets liées aux décisions prises par le CoDir
• Supporter le CoDir dans la gestion des risques organisationnels de MSF WaCA

Conseil stratégique

• Contribuer à la réflexion visant à garantir l’atteinte des objectifs médicaux et opérationnels de MSF WaCA de fournir des soins médicaux de haute qualité dans des environnements variés et complexes. Cette responsabilité implique une compréhension approfondie des défis médico-opérationnels de l’organisation
• Contribuer à la veille sur l’alignement des objectifs institutionnels et des priorités de MSF WaCA dans les planifications d’activités et le processus de prises de décisions du DG/CoDir
• Fournir des informations et des données pertinentes pour aider le DG à prendre des décisions éclairées. Cela peut impliquer la collecte de données, la recherche et la préparation de rapports.
• Contribuer à la coordination de projets spécifiques ou d’initiatives stratégiques, en veillant à ce que les délais soient respectés et que les objectifs soient atteints.

Gestion de l’information organisationnelle

• • Gérer de manière sécurisée les informations confidentielles et les données sensibles de l’organisation, en veillant à ce qu’elles soient protégées contre tout accès non autorisé.
• Gérer la conservation et la qualité des informations du CoDir sur le référentiel organisationnel (SharePoint), ce qui inclut la capitalisation, le stockage et le partage des informations.

Gestion de la communication

• Coordonner la diffusion d’informations importantes de la direction générale aux membres du personnel du siège et à l’ensemble du personnel de MSF WaCA.
• Faciliter la communication au sein du CoDir et toute autre information qui doit être partagée avec le personnel.
• Faciliter la circulation d’informations auprès des différents interlocuteurs de MSF WaCA, les membres du Conseil d’Administration, les membres associés de WaCA, les plateformes internationales du mouvement MSF tels le Comité’ Executif (ExCom), le Réseau International Opérations et Développement (RIOD), l’International Department of Human Resources (IDRH), etc ainsi que des plateformes externes,

Réunions et événements

• Organiser et animer toutes les réunions et événements liés au CoDir
• En collaboration avec l’équipe administrative, planifier les réunions générales du personnel du siège et préparer l’agenda et l’ordre du jour.
• Organiser et coordonner les rencontres entre le DG/Codir et les visiteurs institutionnels, ainsi que les sessions « meet and greet » avec l’ensemble du personnel de l’organisation.