DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION :
Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 400 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps se situe à Goma avec des sous-bureaux/bases à Beni (Province du Nord-Kivu) ; à Bukavu, Kavumu et Katana (Province du Sud-Kivu) ; et à Bunia et Mambasa (Province de l’ITURI). Un nouveau Programme est actuellement mis en œuvre dans les zones de santé de Kalonda Ouest, Kitangwa et Nyanga de la province du KASAI.
En 2022, nous avons atteint 2,2 millions de personnes par nos activités clés en RDC comprenant une combinaison de programmes de développement à long terme et d’intervention humanitaire d’urgence afin de 1) Améliorer la fourniture de services d’eau et assurer un accès équitable aux services d’eau, d’assainissement et d’hygiène, dans les zones urbaines et rurales (WASH) ; 2) Améliorer la sécurité alimentaire et la nutrition ; 3) Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés, la relance économique et le développement. Les programmes humanitaires de Mercy Corps RDC visent spécifiquement à aider les populations touchées par le conflit et la crise dans l’Est du Congo par une assistance monétaire inconditionnelle et un soutien WASH d’urgence aux populations déplacées, retournés et les familles hôtes.
POSTE 1 : Gestionnaire de Livraison d’Infrastructures– Programme SWASSA
Date de clôture : 27 Juin 2024
Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables, des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l’une des crises humanitaires les plus importantes au monde. Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter un.e Gestionnaire de Livraison d’Infrastructures pour son bureau de Goma.
RÉSUMÉ DU POSTE
Le.la gestionnaire de la livraison d’infrastructures (IDM) est un poste critique qui assurera une direction technique efficace et une coordination opérationnelle de toutes les infrastructures de l’eau, y compris les travaux de conception et de construction, l’assurance qualité, la supervision et le contrôle de la conformité réglementaire, l’atténuation des risques, la gestion des crises, la santé et la sécurité, tout en mettant l’accent sur le respect des meilleures pratiques en matière d’égalité des sexes et de sauvegarde.
Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le directeur de l’infrastructure et de la performance des systèmes d’eau (WSIP) ainsi qu’avec le chef d’équipe afin d’identifier les retards potentiels et de résoudre les principaux risques, en veillant à ce que le programme soit exécuté et livré conformément au calendrier. L’IDM sera responsable de la gestion de l’équipe de manière à lui donner les moyens d’agir et de collaborer, en mettant l’accent sur le renforcement des capacités.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE :
- la gestionnaire d’infrastructure sera responsable de toutes les interventions d’infrastructure sur le terrain.
- Planifier et organiser le recrutement des partenaires externes conformément aux politiques de Mercy Corps et aux règlements des bailleurs de fonds pour la mise en œuvre des activités du programme.
- Examiner les rapports soumis par les différents prestataires de services tels que les bureaux d’études techniques et l’entreprise de construction en collaboration avec l’ingénieur de projet, la personne responsable de l’infrastructure et de la performance des systèmes d’eau et la firme agissant en tant qu’ingénieur de projet de construction le cas échéant. Les rapports doivent être rédigés en anglais et en français.
- Gérer les membres de l’équipe de la composante » Infrastructure » en mettant l’accent sur l’autonomisation et le renforcement des capacités.
- Développer la documentation requise pour la conformité avec les aspects sociaux environnementaux du projet en alignement avec les règlements et les exigences des bailleurs de fonds, d’USAID. Examiner la documentation environnementale soumise par les partenaires externes ou par l’équipe du programme.
- Établir et développer des relations solides et productives avec les entrepreneurs, l’ingénieur et l’équipe d’infrastructure pour s’assurer que les aspects de la conception du programme sont mis en œuvre à de bonnes normes qui répondent aux normes/réglementations de l’industrie.
- Concevoir et mettre en œuvre des systèmes et des processus appropriés pour s’assurer que les travaux sont achevés dans le respect du budget, du calendrier et des chiffres d’impact visés.
- Le candidat est responsable de l’administration des contrats et de l’interprétation des contrats en ce qui concerne la gestion des ruptures de contrat et les variations non approuvées.
- Veiller à ce que des outils de suivi appropriés et robustes soient élaborés, examinés, approuvés et diffusés afin de surveiller, de suivre et d’escalader les incidents, le cas échéant.
- Élaborer des plans de mise en œuvre du programme pour les éléments d’infrastructure en collaboration avec l’équipe, et surveiller la mise en œuvre, la qualité du programme et les impacts de ces activités.
- Assurer une communication et une collaboration efficaces avec le gestionnaire de programme, en particulier en ce qui concerne les principaux risques, les progrès et les finances, afin de garantir la conformité avec les objectifs globaux du projet et les obligations des bailleurs de fonds.
- Veiller à ce que toutes les normes minimales de gestion du programme soient respectées et que des structures solides soient en place, y compris la gestion des risques et des problèmes.
- Examiner régulièrement les documents de conception de l’infrastructure. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec l’ingénieur de projet et le consultant en conception.
- La gestion, la supervision et l’orientation appropriées de l’équipe pour assurer l’assurance qualité globale, le contrôle de la qualité et la mise en œuvre complète des travaux d’infrastructure, et l’alignement sur les lignes directrices requises et les exigences d’USAID.
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS:
- Baccalauréat en génie civil, ou domaine connexe.
- Dix ans ou plus d’expérience dans les domaines de l’eau, de l’assainissement et de l’hygiène (WASH) et des infrastructures en ce qui concerne la conception de projets d’ingénierie, l’élaboration d’appels d’offres, l’approvisionnement et l’évaluation, la gestion des contrats, la gestion financière, le suivi et l’évaluation & l’établissement de rapports.
- Au moins 3 ans d’expérience dans un poste de gestion ou de direction assurant un leadership technique dans les activités de construction d’infrastructures d’eau avec de multiples parties prenantes et des équipes à plusieurs niveaux.
- Bonne expérience de la conception et de la gestion de projets de contrats de construction à l’aide de la FIDIC et/ou de la CESMM.
- Excellentes compétences dans l’utilisation des programmes MS Office et en particulier d’Excel et des tableaux Microsoft Project.
- Connaissance et application de la CAO auto/arch, d’Epanet et du SIG.
- Capacité à collaborer efficacement avec de multiples parties prenantes (y compris les entrepreneurs, les sous-traitants, etc.) pour assurer la réussite du projet.
- Excellentes compétences en français et en anglais, à l’écrit et à l’oral.
- Expérience des outils de suivi et d’évaluation, du suivi des indicateurs et de l’établissement de rapports, ainsi que de l’assurance qualité générale dans la mise en œuvre des projets.
FACTEURS DE SUCCÈS:
- la gestionnaire de Livraison d’Infrastructures combinera de solides compétences en matière de travail collaboratif et une capacité à mettre en œuvre des programmes avec succès
- La capacité d’effectuer le travail rapidement et précisément, de respecter les délais et de traiter l’information pour soutenir l’évolution des activités consécutive aux changements de programme est nécessaire
- Il/elle fera preuve d’adaptabilité, de flexibilité dans son approche et d’un sens aigu de l’équité
- Il/elle devra développer et renforcer les capacités de son équipe afin qu’elle puisse évoluer avec le programme.
- Il/elle aura une forte capacité d’encadrement et de mentorat et sera capable de les appliquer dans des situations difficiles avec une équipe multiculturelle.
- La capacité de dialoguer avec les employés nationaux et internationaux est requise.
- Dans ce programme, la patience, la diplomatie, la ténacité, la compassion, la détermination et le sens de l’humour sont autant de facteurs de réussite.
COMMENT POSTULER ?
Veuillez aller directement sur notre site : www.mercycorps.org, puis aller dans l’Option Careers, puis cliquer sur le lien (Country – specific job boards), puis dans la liste « Africa », cliquer sur le lien approprié (Democratic Republic of Congo) pour les Opportunités nationales de la RDC.
N :B Les candidatures doivent être accompagnées du CV de 3 pages au maximum, de la Lettre de Motivation, des diplômes obtenus et des attestations de services rendues ainsi que de la carte Onem.
POSTE 2 : OFFICIER.E LOGISTIQUE (OFFRE EXTERNE)
Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables, des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l’une des crises humanitaires les plus importantes au monde. Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter un(e) Officier(e) Logistique pour son bureau de Kinshasa.
RESUME DU POSTE
Sous la supervision directe du Chef d’équipe des Achats Tshikapa et la supervision technique du Chef d’équipe Logistique Tshikapa, l’Officier.e Logistique sera chargé du traitement des demandes d’achats qui lui sont affectées, entre la réception de la requête et le paiement du fournisseur dans le respect des procédures Mercy Corps et en assurant une communication optimale avec toutes les parties prenantes. A cet effet, il.elle est le.la garant.e de la représentation de Mercy Corps auprès des fournisseurs à Kinshasa et du respect de la législation et des règlements en vigueur en RD Congo. L’Officier(e) Logistique est aussi responsable de la gestion courante des aspects logistiques du bureau de Kinshasa et participe à l’appui opérationnel en lien avec la gestions des activités du programme GAINS.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE
Assurer l’intégrité et la transparence des achats
- Rester scrupuleusement libre de tout engagement ou obligation à un prestataire/fournisseur ;
- Fournir la même opportunité et les mêmes explications/spécifications à tous vendeurs/fournisseurs lors de la récolte des devis ;
- Garantir la confidentialité de toutes les spécifications et des prix proposés par les vendeurs/fournisseurs ;
- Toujours accorder une réception prompte et courtoise et un traitement juste et égal à tous les fournisseurs/prestataires ou leurs représentants ;
- Au tant que possible, clairement expliquer aux prestataires/fournisseurs les raisons de refus des marchandises qui doivent être retournés ou le rejet de leurs offres ;
- Assurer une bonne image et une bonne représentativité de Mercy Corps sur le marché et auprès des fournisseurs.
Assurer le traitement des achats selon les règles et procédures Mercy Corps
- Collecter en interne toutes les informations nécessaires permettant de réaliser un achat en toute connaissance du besoin exprimé par le demandeur ;
- Expliquer de façon claire, précise et de façon égale à tous les fournisseurs/prestataires sollicités les besoins demandés et la façon de remplir/soumettre les documents demandés ;
- Collecter les cotations en nombre suffisant afin de garantir la concurrence entre les fournisseurs/prestataires, cela en utilisant le format approprié de demande de cotations de Mercy Corps ;
- Garantir la transparence et l’aspect consciencieux du choix des fournisseurs contactés pour récolte de devis ;
- Assurer et faciliter la préparation des analyses de devis et des comités de sélection en utilisant les formulaires standards Mercy Corps ;
- Fournir des analyses de cotations avec des explications/justifications claires et basées sur une analyse objective des cotations reçues ;
- Orienter et assurer que le choix du fournisseur n’impliquera pas Mercy Corps dans des situations délicates ou non conformes à la législation et règlements en vigueur en RD Congo et au sein de Mercy Corps ;
- Archiver/classer et assurer le suivi des documents et des dossiers d’achats lui étant assignés, en utilisant notamment la plateforme de suivi et gestion des achats mis à disposition par Mercy Corps (Podio). S’assurer que les classements soient effectifs et conformes grâce à des contrôles réguliers ;
- Appuyer son superviseur technique dans la gestion et le contrôle du processus de passation de marché à l’aide de solutions d’approvisionnement stratégiques afin de garantir le meilleur rapport qualité/prix : études et analyses de marché, spécifications des biens/services et critères d’évaluation de fournisseurs, documents de sollicitation, processus d’appels d’offres transparent et cohérent.
Assurer une bonne communication entre les différentes parties prenantes des achats
- Maintenir une communication étroite avec l’équipe des achats de Tshikapa pour une mise à jour régulière des demandes d’achats en traitement à Kinshasa ;
- Interagir avec l’équipe des achats de Tshikapa pour coordonner les livraisons qui seront effectuées directement au Kasaï ;
- Assurer un suivi et une actualisation régulière des dossiers d’achats dans la plateforme de suivi et gestion des achats mis à disposition par Mercy Corps (Podio) ;
- Interagir avec les demandeurs internes de Mercy Corps pour assurer un bon suivi et une bonne compréhension du processus d’achat ;
- Interagir avec les différents départements impliqués dans le traitement des dossiers d’achats afin d’assurer un traitement fluide et transparent des demandes ;
- Informer son supérieur dans les meilleurs délais de tous blocages ou situations complexes rencontrées.
Gestion du stock de transit du bureau de Kinshasa
- Assurer la mise à jour des formulaires liés à la gestion du stock (fiches de stock, bin card, registres journaliers, etc.) ;
- Tenir et mettre à jour quotidiennement la base de données de gestion du stock;
- S’assurer que tout mouvement de stock est bien documenté et dûment approuvé par les personnes autorisées;
- Assurer la réception et l’inspection des biens, fournitures ou équipements comme décrits et spécifiés dans les bons de commande ;
- Expédier les biens à partir du magasin en utilisant les formulaires appropriés de Mercy Corps (bon de sortie, waybill, fiche de stock, etc.…) ;
- Préparer les rapports mensuels de stock dans les délais impartis.
Gestion de Assets
- Assurer un bon classement de la documentation des assets à l’entrée et à la sortie ;
- Assurer que tous les actifs du bureau de Kinshasa soient codés et enregistrer dans la base des donnés adhoc ;
- Assurer que tout mouvement des actifs est bien connu et documenté ;
Gestion de la Flotte de véhicules affectés au bureau de Kinshasa
- Faire des vérifications quotidiennes et/ou mensuelles des véhicules de manière à s’assurer que tous les accessoires sont disponibles et que les documents administratifs sont à jour ;
- Assurer les suivis de maintenance et réparation des véhicules dans les délais ;
- Assurer le suivi de renouvèlement des documents administratifs des véhicules ;
- Assurer le suivi de la consommation de carburant des véhicule et tenir à jour la base de données de consommation des véhicules ;
- En étroite collaboration avec les équipes logistiques de Goma et Tshikapa, assurer la coordination et la planification des mouvements pour les missions des staffs à Kinshasa ;
- Coordonner le transport des personnes et/ou matériels de projet avec les départements programme ;
- S’assurer que les chauffeurs sont formés et respectent les procédures de sécurité routière ;
- S’assurer que tous les équipements et la documentation nécessaires aux mouvements sont en ordre et informer son superviseur hiérarchique en cas de manquement ;
PROFIL DU CANDIDAT :
- Avoir un diplôme universitaire, logistique, comptabilité, finances, gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent.
- Avoir 3 ans d’expérience en logistique et gestion des achats, de préférence avec une ONG internationale sur un poste similaire.
- Maitriser l’outil informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, etc.) et avoir une bonne connaissance de la gestion de bases de données.
- Avoir une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français, l’anglais est un plus.
- Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision ;
- Être capable de travailler de manière flexible et respectueuse dans une équipe multiculturelle ;
- Bonnes capacités en leadership et plaidoyer ;
- Fortes capacités et expérience en planification ;
- Expérience de travail en équipe ;
- Forte capacité d’écoute et de communication ;
- Capacité de résistance au stress ;
- Être capable de gérer plusieurs demandes et obligations en même temps ;
- Innovateur : être capable d’apprendre les leçons, d’adapter les choix aux réalités et aux meilleures pratiques ;
FACTEURS DE SUCCES
- Une compréhension claire de l’éthique des achats ainsi que la volonté et la capacité de se conformer à la politique de Mercy Corps et des donateurs.
- Un haut niveau d’intégrité personnelle, honnêteté et transparence dans toutes les opérations.
- Une capacité démontrée de travailler rapidement avec précision et de s’adapter au changement des activités des programmes.
- Un esprit créatif, de proposition et de proactivité.
- De fortes capacités organisationnelles.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL
Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.
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