À propos de Mercy Corps
Mercy Corps est une organisation mondiale de premier plan animée par la conviction qu’un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe ou de difficultés, dans plus de 40 pays à travers le monde, nous collaborons pour mettre en œuvre des solutions audacieuses, aidant les gens à triompher de l’adversité et à bâtir des communautés plus fortes de l’intérieur. Maintenant et pour l’avenir
Résumé du programme/département
L’unité des sous-subventions de Mercy Corps est chargée de gérer les aspects programmatiques, financiers et opérationnels des sous-subventions émises dans le cadre de tous les programmes de Mercy Corps Nigeria. En travaillant avec un ensemble de plus en plus large et diversifié de partenaires locaux et internationaux à tous les niveaux de la société publique, privée et civile, il est nécessaire de renforcer le soutien programmatique et financier aux partenaires pour permettre une croissance et un développement plus robustes des bénéficiaires de subventions auxiliaires. Le respect des réglementations des donateurs et des politiques et procédures internes de Mercy Corps est un élément essentiel du processus de renforcement des capacités et essentiel pour permettre aux sous-bénéficiaires de développer des systèmes solides qui aideront à la mise en œuvre des interventions programmatiques.
Titre 1 : Responsable des sous-récompenses et de la conformité-Maiduguri
Sommaire général du poste
Travaillant directement sous la direction du responsable adjoint des sous-subventions et de la conformité, le responsable des sous-subventions et de la conformité contribuera au respect des procédures de conformité liées au programme, aux finances et à la documentation en accordant une attention particulière au projet THRIVE & BEGE.
Responsabilités professionnelles essentielles
SOUS-subvention :
- Assurer le respect des réglementations de Mercy Corps et des donateurs liées aux subventions secondaires, y compris l’émission, la gestion et le suivi des subventions secondaires, ainsi que le soutien aux membres de l’équipe sur les processus et les directives.
- Travailler en étroite collaboration avec les organisations sous-récipiendaires au niveau du consortium pour garantir qu’elles émettent, gèrent et surveillent les sous-subventions conformément à la politique de sous-subvention.
- Fournir un examen du programme et des finances pour tous les rapports des partenaires locaux et assurer le suivi de tout document manquant.
- Établir les dossiers de subvention physiques et s’assurer que tous les documents de subvention sont correctement classés, à la fois les rapports financiers et les rapports de programme.
- Élaborer des plans de suivi des sous-récipiendaires, effectuer un suivi financier et programmatique des sous-récipiendaires. Visiter les sous-récipiendaires et produire des rapports réguliers de visites de suivi financier et programmatique.
- Aide à la préparation de la sous-attribution JE et saisie de celle-ci sur le navigateur pour les liquidations des sous-bénéficiaires.
- Mettre à jour le suivi des rapports et effectuer un suivi avec le partenaire pour la soumission du rapport en temps opportun.
- Soutien à la préparation des réunions de lancement et de clôture des sous-subventions en étroite coordination avec le responsable des sous-subventions.
- Responsable de la clôture financière des sous-subventions, notamment en s’assurant que toutes les exigences de l’accord de sous-subvention ont été respectées et que les fonds de la sous-subvention ont été correctement réglés.
- Assurez-vous que les dossiers de sous-subventions sont complets et à jour conformément à la liste de contrôle des dossiers de sous-subventions de MC et aux normes minimales de gestion du programme MC.
- Se comporter professionnellement et personnellement de manière à faire honneur à Mercy Corps et à ne pas mettre en péril sa mission humanitaire.
- Aider l’équipe du programme à évaluer les besoins organisationnels des sous-récipiendaires, afin que le processus de sous-attribution renforce la capacité des ONG/OSC locales à répondre aux normes de classe mondiale.
- Rédiger des modifications aux sous-subventions, si nécessaire.
PARTENARIAT ET RENFORCEMENT DES CAPACITÉS :
- Fournir des orientations stratégiques en matière de programme et un soutien technique pour le renforcement des capacités en matière d’attribution de subventions secondaires en fournissant un soutien aux organisations partenaires selon les besoins et en coordination avec l’équipe du programme concernée.
- Réaliser l’évaluation des capacités des organisations identifiées à l’aide de l’outil Indice de capacité organisationnelle (OCI) de Mercy Corps et, à l’aide des résultats de l’OCI, aider les organisations partenaires à créer des plans de développement des capacités.
- Affiner les outils de développement organisationnel et recommander les meilleures approches pour le développement des capacités des partenaires sur la base des connaissances et de l’expérience existantes de Mercy Corps.
- Fournir des conseils et des consultations en matière de conformité aux sous-récipiendaires en fonction de la demande.
STRATÉGIE ET VISION :
- Reconnaître les opportunités d’action innovante et créer un environnement où les points de vue alternatifs sont les bienvenus.
- Définir l’orientation en priorisant et en organisant les actions et les ressources pour atteindre les objectifs et contribuer au développement d’une stratégie à l’échelle nationale.
- Développer et organiser des activités pour obtenir des ressources pour les programmes et convaincre les parties prenantes de fournir leur soutien.
- Créer et maintenir des systèmes garantissant une utilisation efficace et transparente des ressources financières pour des rapports opportuns et informatifs, conformément aux politiques et procédures des donateurs et de Mercy Corps.
GESTION D’ÉQUIPE:
- Créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.
- Promouvoir la responsabilité, communiquer les attentes et fournir des commentaires constructifs via des évaluations régulières des performances.
- Fournir aux membres de l’équipe et aux sous-bénéficiaires des informations, des outils et d’autres ressources pour améliorer les performances et atteindre les objectifs.
INFLUENCE ET REPRÉSENTATION :
- Identifier, construire et gérer des partenariats de collaboration avec les partenaires du consortium, les sous-bénéficiaires, les donateurs, les gouvernements locaux et d’autres parties prenantes.
- Communiquer efficacement pour garantir que les objectifs globaux du projet et les obligations des donateurs sont atteints.
SÉCURITÉ
- Assurer le respect des procédures et politiques de sécurité déterminées par les dirigeants du pays.
- S’assurer de manière proactive que les membres de l’équipe opèrent dans un environnement sécurisé et connaissent les politiques.
L’APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL
Dans le cadre de notre engagement en faveur de l’apprentissage organisationnel et de notre compréhension selon laquelle les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles servent, nous attendons de tous les membres de l’équipe qu’ils consacrent 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui profitent à Mercy Corps en tant que tel. ainsi qu’eux-mêmes.
RESPONSABILITÉ ENVERS LES BÉNÉFICIAIRES
Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier envers nos bénéficiaires et envers les normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en impliquant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
Responsabilité de supervision : Assistant de sous-attribution et de conformité
Responsabilité
Relève directement de : : Responsable adjoint des sous-attributions et de la conformité basé à Abuja.
Travaille directement avec : les équipes de programme et opérationnelles, les équipes financières et de sous-attribution à travers le Nigeria
Connaissance et expérience
- Deux (2) années d’expérience en matière de sous-financement, de conformité et de finance sont requises.
- Un diplôme universitaire en finance, comptabilité ou équivalent est requis.
- Une expérience d’un an dans le département des finances ou du département des subventions et de la conformité d’une ONG internationale est préférable.
- Compétence démontrée avec un logiciel de grand livre général informatisé.
- Compétences informatiques avancées dans les programmes MS Office, en particulier Excel
- Expérience préalable en gestion et solides compétences organisationnelles
- Excellentes compétences en anglais oral et écrit.
- Compétences de classement et d’organisation requises.
Note
- Les candidats doivent avoir leur CV et leur lettre de motivation dans un seul document répondant aux exigences du poste.
- Les candidates qualifiées sont fortement encouragées à postuler.
Date de clôture des candidatures : vendredi 8 septembre 2023
Déplacement requis
Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables, des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l’une des crises humanitaires les plus importantes au monde. Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter un.e Assistant.e logistique pour son bureau de Kavumu.
RESUME DU POSTE
L’assistant.e logistique est un poste au sein du département des opérations de Mercy Corps. Le travail d’un.e assistant.e logistique consiste essentiellement à assurer un bon fonctionnement des activités Logistique (gestions de Fleets, entrepôts, asset) de Mercy Corps : assister à la réception, l’expédition et le suivi des articles des programmes et de tous les biens qui sont entrés dans les installations du bureau Mercy Corps. Grace à l’application des procédures logistiques et des procédures de gestion de Mercy Corps, il(elle) garantit que tous les inventaires seront comptabilisés conformément aux procédures de Mercy Corps et aux exigences des bailleurs de fond.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE:
Responsabilités techniques:
- Sous la supervision directe de l’officier logisticien, l’assistant(e) logistique aura comme tâches principales :
- Assurer l’harmonisation et le contrôle de l’utilisation des matériels et équipements – actifs au sein de Mercy Corps ;
- Assurer le suivi, la réception, la vérification et la conformité des rapports terrains mensuellement suivant la politique d’entreposage de Mercy Corps et des directives des bailleurs de fond ;
- Afficher des cartes de stockages sur chaque lot des articles dans l’entrepôt et faire sa mise à jour régulière ;
- Accomplir d’autres tâches à la demande de la hiérarchie.
- DOMAINE DE RESPONSABILITE
- Sur le plan logistique
- Sur le plan gestion de Parc Roulant
- Sur le plan gestion des matériels et équipements (Assets)
- Sur le plan Gestion des stocks
- Reportage
- ATTRIBUTIONS
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
Sur le plan logistique
Assister l’officier(ière) logistique dans la négociation, la rédaction des termes et conditions pour l’établissement des contrats prestation et des Contrats Cadres de service (achat carburant, location des véhicules, fournitures de bureaux, garage-maintenance, service de chauffeurs).
Sur le plan gestion de parc roulant
- Veiller aux bonnes pratiques logistiques d’utilisation des véhicules sur terrain suivant les besoins programmatiques ;
- Être l’interlocuteur.trice direct.e entre les bases terrains et le bureau de coordination à Goma en matière des rapports flotte terrain.
Sur le plan gestion des matériels et équipements (assets)
- Assurer l’harmonisation et le contrôle de l’utilisation des matériels et équipements au sein de la mission dans toutes les bases ;
- Participer aux inventaires trimestriels actifs et fiscaux de la mission selon le besoin ;
- Assurer l’intérim du logisticien base en cas d’empêchement de celui-ci.
Sur le plan Gestion de stock
- Assurer la réception et l’expédition de matériel concernant les projets en coordination avec les superviseurs des travaux ;
- Suivre des livraisons, stocks et distributions ;
- Réceptionner les matériels/matériaux : – déchargement ; – reconnaissance ; – vérification de la conformité des produits par rapport aux devis et aux commandes ; – tri et classement.
- Veiller à la bonne mise en stock : rangement des divers matériaux par rayon (existence des bins cards par type de matériels, vérification des conditions de stockage, conservation des matériels livrés ;
- Gestion de stock de carburant (documentation, contrôle physique mensuel) ;
- Préparation des commandes à livrer sur les projets : déstockage manuel ou mécanisé, vérification, emballage ;
- Veiller à l’existence, suivi et partage du rapport du stock mensuel de bases (matériaux/carburant) ;
- Veiller aux bonnes pratiques de gestion de stock et de classement de la documentation suivant les procédures de Mercy Corps mises en place.
Reportage
S’assurer que les rapports logistiques terrains (carburant, stock, assets sont produits dans le délai et transmis à la coordination à Goma à la fin du mois
Tâches à caractère général
Réaliser les activités planifiées par la coordination au regard des indicateurs de programme ;
- Assurer la logistique de tout le personnel, matériel
- Rendre compte immédiatement de tous les problèmes apparaissant dans le cadre des projets ;
- Aider à l’exécution d’autres tâches et activités des projets suivant les instructions reçues.
Connaissances et expériences requises
Formation : Diplôme universitaire dans un des domaines suivants :
- Science économiques, gestion de la chaine d’approvisionnement ou autres disciplines similaires ;
- Avoir au moins 1 an d’expérience en logistique, chaine d’approvisionnement avec une Organisation Internationale ;
- Excellente aptitude en communication orale et écrite en français et la maîtrise de l’anglais est un atout ;
- Bonne capacité d’adaptation avec un sens d’organisation solide et des compétences de coordination ;
- Bonne maîtrise de l’outil informatique et des logiciels Excel, Powerpoint et Word avec un intérêt développé à travailler dans des bases de données électroniques ;
- Être capable de traiter de manière confidentielle les données et informations ;
- Bonne connaissance des enjeux de redevabilité vis-à-vis des bénéficiaires et des parties prenantes ;
- Maitrise du français et une bonne connaissance de l’anglais est requise
- Capacité à gérer plusieurs échéances et processus à la fois
Facteurs de succès
Qualités requises : efficace, fiable, intégrité, engagement et coopération
- Aptitudes communicationnelles : flexibilité, dynamisme et esprit d’équipe
Date limite : 10/09/2023
Titre 3 : Officier-ière logistique
Mercy Corps RDC met en place des programmes ambitieux visant à renforcer les personnes les plus vulnérables, des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l’une des crises humanitaires les plus importantes au monde. Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter un.e Officier.ière logistique pour son bureau de Bukavu.
RESUME DU POSTE
Sous la supervision directe du manager logistique ou du.de la chef.fe de base, l’officier.ière logistique assure des responsabilités de gestion quotidienne des opérations logistiques pour le Bureau de Bukavu, et de supervision des assistants logistiques pour les bases de Bukavu, Katana et potentiellement Uvira. Il/elle veille à apporter la réponse aux besoins logistiques des programmes et des opérations par l’anticipation des besoins pour le fonctionnement de la base, l’appui aux activités des programmes et la supervision des assistants qui lui confiés et appuie la bonne gestion des ressources matérielles et financières. Ceci inclut la supervision des assistants logistique des sous-bases de Katana et Uvira, la gestion des actifs, la gestion du stock, la gestion de la flotte automobile et des générateurs, la gestion des infrastructures et l’appui à la gestion de la sécurité du bureau.
DESCRIPTIONS DES TÂCHES ESSENTIELLES :
Gestion de Assets :
- Assurer un bon classement de la documentation des Assets à leur arriver ou leur sortie.
- Assurer que tous les actifs de la base sont codés et enregistrés dans la base des donnés adhoc
- Assurer que tout mouvement des actifs est bien connu et documenté
- S’assurer que tous les mouvements des assets (entrées, sorties, réaffectation) sont systématiquement enregistrés et que la base de données des actifs est bien tenue, régulièrement mise à jour et que les inventaires sont faits régulièrement.
Gestion de la Flotte automobile et des Générateurs :
- Capitaliser les informations concernant les déplacements des différentes équipes
- Assurer que les chauffeurs ont bien complété leur demande de réparation et faire le suivi de réparation de véhicules à temps
- Assurer que toute la flotte de véhicules et de motos tourne et satisfait à la demande des mouvements des programmes
- Faire le check quotidien et/ou mensuel des véhicules : équipements et documents de bord.
- Faire le suivi de renouvellement des documents de bord des véhicules et motos.
- Assurer la réception du carburant et faire le suivi de la consommation et les rapports en conséquence.
- Compléter et tenir à jour la base de données de consommation des véhicules, des motos et des générateurs
- Assurer la coordination et la planification des mouvements des véhicules et des motos
- Coordonner le transport des personnes et/ou matériels de projet avec ses différents assistants ou les départements programme
- S’assurer que les chauffeurs sont formés et respectent les procédures de sécurité routière
- En collaboration avec le responsable sécurité, analyser les meilleurs itinéraires pour la sécurité des véhicules et des passagers
- S’assurer que tous les équipements et la documentation nécessaires aux mouvements sont en ordre et informer le Chef de base en cas de manquement.
- Suivre les réparations et les entretiens et s’assurer que les véhicules, motos et générateurs passent par un check-up journalier.
Gestion du Stock :
- Superviser la collecte, le suivi et la maintenance des registres des mouvements des biens entrants et sortants du magasin de Mercy Corps, y compris tous les documents accompagnant les biens (waybills)liés au mouvement des stocks.
- Tenir et mettre à jour quotidiennement la base de données de gestion de stock et entrepôts
- Assurer que tous les formulaires liés à la gestion de stock, à savoir les fiches de stock, les étiquettes de comptage (Bin Card) les registres journaliers, etc., sont mis en place et sont à jour à tout moment.
- S’assurer que tout mouvement de stock soit bien documenté de manière appropriée et dûment approuvé par les personnes autorisées.
- S’assurer de la mise en place d’un système de classement systématique et correct des dossiers, y compris les copies de tous les documents utilisés (documents de transport, service, manutention, contrats, etc.) est en place.
- Travailler étroitement avec le responsable des assets de Goma en suivant clairement les politiques et procédures de Mercy Corps en matière de gestion de stock/magasin; assurer que les fiches de gestion de stock, les waybills, les bons de sortie de matériels, les bons de carburant, etc.… sont bien utilisés et toujours à jour;
- S’assurer que l’inventaire des biens, équipements et consommables est fait correctement de façon quotidienne comme demandé ;
- Recevoir et inspecter les biens, fournitures ou équipements comme décrits et spécifiés dans les bons de commande.
- Expédier les biens à partir du magasin en utilisant les formulaires appropriés de Mercy Corps (bon de sortie, waybill, fiche de stock, etc.);
- Préparer les rapports mensuels des stocks, la réception et la consommation de carburant, les rapports de fin de programmes, les rapports de fin d’année fiscale, et tout autre rapport comme demandé par le chef de base de Kavumu ou le superviseur ;
Gestion de la Sécurité :
- En collaboration avec les gardiens, le référant sécurité et le chef de base assurent la sécurité du personnel et des biens de Mercy Corps au bureau et aussi sur le terrain ;
- Est en lien avec le chef de base en ce qui concerne la veille sécuritaire et la mise à jour du tableau d’information sur la sécurité(SBB-Security Briefing Board)
- S’occupe de la gestion des équipements de sécurité tels que les extincteurs, les moyens de communication, les malles sécurité,…
- Participe activement dans le processus/la mise à jour du plan sécuritaire de la base de Kavumu et Katana
Gestion des infrastructures :
Faire un suivi systématique pour la maintenance de la base et faire des suggestions au chef de base pour l’amélioration de l’environnement.
Rapportage :
Assurer que tous les rapports logistiques de la base (stock, carburant, assets…) sont bien faits dans le temps, sont corrects, et validés par le chef de base avant toute transmission
Gestion des ressources humaines :
- Assurer la bonne gestion de son équipe selon les politiques et procédures de gestion des ressources humaines de Mercy Corps
- Faire les évaluations de performance de son équipe et s’assurer de leur développement de carrière
- Faire un suivi des congés de son équipe en collaboration avec le RH et le chef de Base
Autres tâches :
Accomplir d’autres tâches additionnelles à la demande du chef de base. Se conduire professionnellement et personnellement de manière à apporter de la crédibilité à Mercy Corps et ne pas compromettre sa mission humanitaire.
Zone de couverture : Basé à Bukavu et supervision des sous-bases de Katana et Uvira
Rend compte directement : Au Chef de base de Bukavu et au Manager Logistique basé à Goma
Responsabilité de supervision : Supervise les gardiens, les chauffeurs de la base de Bukavu, les assistants logistique des sous-bases de Katana et Uvira
Travaille directement avec : Tout le personnel de la logistique, les finances et programmes du Sud Kivu
CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE :
- Avoir un diplôme universitaire en logistique, en informatique ; en gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent
- Avoir au moins 3 ans d’expérience de gestion logistique de préférence avec une ONG internationale.
- Avoir une connaissance requise de l’outil informatique (Word, Excel, Exploré, Outlook, etc.) et une bonne maîtrise de la gestion de bases de données.
- Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français et en anglais
- Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision.
- Avoir des notions en électricité est souhaitée
- Être capable de travailler de manière flexible et respectueuse dans une équipe multiculturelle
- Fortes capacités et expérience en planification
- Expérience de travail en équipe
- Forte capacité d’écoute et de communication
- Capacité de résistance au stress
- Être capable de gérer plusieurs demandes et obligations en même temps
- Innovateur : être capable d’apprendre les leçons, d’adapter les choix aux réalités et aux meilleures pratiques
- Capable de chercher l’excellence, c’est-à-dire avoir l’initiative d’assurer que le programme va aller au-delà des exigences.
- Pouvoir faire de bonnes propositions en vue de décisions opérationnelles.
FACTEURS DE SUCCES :
- La volonté et la capacité de faire respecter les règles et procédures de Mercy Corps est essentielle.
- L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec les membres de l’équipe, le personnel national et international, les communautés bénéficiaires est fortement nécessaire.
- Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir multiples tâches dans un délai requis avec un minimum de supervision est fortement demandée.
- L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement et efficacement les activités tel que requis par les programmes sur le terrain.
- La confidentialité, discrétion, l’honnêteté et intégrité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire
Date limite : 10/09/2023
