Mercy Corps est une organisation internationale de premier plan animée par la conviction qu’il est possible de bâtir un monde meilleur. Pour faire face aux catastrophes et aux difficultés, nous avons établi des partenariats dans plus de 40 pays afin de mettre en œuvre des solutions audacieuses et aider les populations à surmonter l’adversité et construire de l’intérieur des communautés plus fortes, pour aujourd’hui et pour demain.
Sommaire du Poste :
Sous la supervision du Country Directeur, Le/la Gestionnaire des Operations occupe un poste senior de Mercy Corps Mali, avec des responsabilités de développement, supervision, de gestion de tous les aspects opérationnels de support, Procurement, logistique, ITC et administration pour le programme du Mali, y compris pour les bureaux de terrain. Il est chargé de gérer et de coordonner toute la logistique (y compris le stock, la flotte, les Assets), ainsi que la gestion de l’administration. Il s’assurera que les systèmes, les politiques et les procédures en matière Operations et de l’administration sont en place et fonctionnent de façon harmonisée dans tous les bureaux du pays. Il veillera à ce que les activités des programmes de Mercy Corps soient mises en œuvre conformément aux plans de travail et aux normes de conformité et de qualité requises à travers un appui opérationnel approprié et en temps opportun.
Fonctions Essentielles :
Gestion/suivi des d’achats
Travailler avec les différents responsables de département pour établir des plans d’approvisionnement pour chaque subvention
• Travail avec les charges des achats pour le traitement et la documentation des achats en temps réel et avec précision dans le système E-Procurement PROSOURCE
• Organiser des réunions avec les responsables de programme pour mettre à jour les plans d’achat en collaboration avec les chargés des achats.
• Conduire les processus d’appel d’offres et de passation de Marchés
• Contrôler la conformité des systèmes d’approvisionnement et de la logistique
• Travail avec l’équipe d’achat de Bamako, des bureaux terrains et les staffs opérations pour mettre en place les contrats cadres pour les achats répétitifs et les contrats de haute valeur
• Participer aux comités d’analyse des achats pour les fortes valeurs
• Travail avec les charges d’achats pour indentification et l’évaluation des fournisseurs
• Travailler avec les chargés des achats et Operations pour Mettre en place une liste nationale des fournisseurs et partager le ficher avec des responsables du programmes, chefs des bases et le département finance
• Travails avec des chargés achats et opérations pour assurer les vérifications nécessaires (RPS checks) des fournisseurs dont le montant est égal ou supérieur à 5 000 $ sont complétées.
• Superviser la mise à jour des contrats-cadres, évaluer les fournisseurs et relancer les appels d’offres comme indiqué dans le manuel (FP3) en collaboration avec les charges d’achat de Bamako et les bureaux locaux.
• Procéder à un examen du contenu de tous les contrats et accords-cadres des fournisseurs, les et les contrats des consultants nationaux conformément aux politiques et procédures de manuel Mercy Corps
• Maintenir le registre des contrats cadre et veillez à la mise à jour conformément au manuel d’achat de Mercy Corps
• Veiller à ce que les procédures de renouvellement des contrats soient lancées en temps utile.
• S’assurer que les rapports d’achèvement et la réception des biens soient soumis et visés par les demandeurs
• Veiller au suivi régulier de la performance des fournisseurs et l’évolution avec les charges d’achat et opérations
• Procéder à la résiliation des contrats le cas échéant.
Gestion de la flotte :
• Assurer la commande des véhicules adaptés au terrain en collaboration avec des responsables programme et le gestionnaire des opérations.
• Compiler les rapports de consommation de carburant des véhicules.
• Etablir le plan de maintenance pour les véhicules, motos et générateurs et faire le suivi.
• Compiler des rapports de terrain (rapport carburant véhicule et générateur, rapport UNHAS et les partager avec le gestionnaire des opérations à la fin de chaque mois.
• Travaille avec le département opération sur le classement systématique des reports du consommations de carburant véhicules et motos, les documents d’achats, le PR master liste etc.
Gestion des Assets :
• Coordonner toutes les activités liées à la gestion des biens et des actifs avec l’équipe des opérations à Bamako et les bureaux de terrain.
• Assurer le suivi des bases de données des actifs et inventaire pour tout le programme pays avec une ‘Master list’ centralisée au niveau de Bamako.
• Assurer l’étiquetage physique pour les actifs et inventaire physique.
• Faire le suivi des registres des assets.
• Etablir le rapport du bailleur selon le calendrier partager par le département Grant ou finance.
Gestion Magasin :
• Établir un niveau de stock minimum pour la mission.
• Former et assurer l’utilisation les bons formulaires.
• Gérer parfaitement les relations avec les fournisseurs.
• Faire des contrôles des stocks fréquents.
• Avoir des magasin propre et adaptés pour la mission.
Tâches Administratives :
• Veiller au plein respect de tous les systèmes administratifs de Mercy Corps, de la conformité aux politiques et procédures de façon harmonisée et comme décrit dans les manuels de terrain, y compris :
– La gestion administrative des bureaux
– La gestion des installations du bureau et des résidences
• Assurer la liaison avec les autorités locales et le Gouvernement de la République du Mali pour l’obtention des autorisations légales, les taxes/TVA et autres exemptions selon le besoin
• Se comporter, tant professionnellement que personnellement, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire au Mali.
• Assurer la préparation des équipes aux audits internes et externes dans le Pays
• Assurer et suivre les contrats avec les fournisseurs et les prestataires de service
• Mettre en place un système d’archivage pour le département des opérations, former l’équipe et assurer le suivi de sa mise en œuvre.
Autres
• Promouvoir le respect du code de conduite de l’approvisionnement auprès des demandeurs, des fournisseurs et bénéficiaires des biens et services.
• Participer à l’atteinte des objectifs des autres unités du département des opérations
• Participer aux réunions SMT, Cluster logistique et Operations régionale Mercy corps.
• Mener tous les six mois des études de marché et des visites auprès des fournisseurs pour avoir une bonne connaissance des prix et articles disponibles
• Se conduit professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.
• Être redevable vis-à-vis des bénéficiaires ;
• Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins.
EXPERIENCE ET QUALIFICATIONS :
• Master en Gestion Logistique et Transport ou équivalant
• Avoir une bonne capacité dans la gestion d’équipe
• Avoir une expérience d’au moins 05 ans en Logistique, Chaine de fourniture, ou gestion des achats, comptabilité, économie, ou équivalent. L’expérience avec des ONG internationales est un atout important ;
• Avoir une solide expérience dans la mise en place et la gestion de la logistique et des systèmes d’administration est essentielle ;
• Avoir une expérience d’utilisation d’une plateforme d’achat en ligne (E-procurement)
• Avoir une expérience d’au moins 03 ans en tant que Senior Manager dans la logistique et les achats avec de solides compétences organisationnelles, la capacité de travailler efficacement avec une équipe mixe, variée et multiculturelle et une adaptabilité aux circonstances imprévues, est requise ;
• Excellente aptitude à la négociation, bonne organisation et capacité à tenir ses délais sous pression.
• Avoir une excellente connaissance de l’informatique ;
• Être capable d’assumer plusieurs tâches à la fois ;
• Avoir les capacités à apprendre vite les principes et les procédures ;
• Être capable de prendre des initiatives et de travailler indépendamment ;
• Être parfaitement bilingue français et anglais un atout.
Date de prise de service : Immédiat.
Le dossier de candidature doit comporter :
• Un CV actualisé ;
• Une lettre de motivation ;
• La copie des diplômes et des attestations de travail ;
• Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste).
