Mercy Corps est une organisation non gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 400 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps est situé à Goma avec des sous-bureaux/bases à Beni (Province du Nord-Kivu) ; à Bukavu, Kavumu (Province du Sud-Kivu) ; et à Bunia et Mambasa (Province de l’ITURI) et à Tshikapa, Kalonda Ouest et Ndjoko Mpunda dans la province du Kasai.
Mercy Corps RDC a mis en place des programmes visant à renforcer les personnes les plus vulnérables, des moyens de surmonter les difficultés et de renforcer leur résilience face à l’une des crises humanitaires les plus importantes au monde. Dans ce contexte, Mercy Corps cherche à recruter un(e) Officier(e) Finance sous-subventions et conformité pour son bureau de Beni.
CV DU POSTE :
Travaillant au sein du département des finances, sous la supervision directe du Chef d’Equipe Finance et Comptabilité Grand Nord-Kivu et Ituri en collaboration étroite avec le coordinateur financier des sous-subventions et avec les équipes programme, le. la Chargé.e de finances et des sous-subventions est responsable du suivi des sous-subventions signées entre Mercy Corps et les partenaires locaux (nationaux) de mise en œuvre de la zone Beni/Bunia et Mambasa, Il s’agit de vérifier que les dépenses sont conformes aux règles du bailleur de fonds, aux politiques internes de Mercy Corps et aux clauses des contrats de partenariats. L’officier financier et des sous-subventions devra s’assurer que les rapports financiers et les pièces justificatives sont soumis régulièrement, vérifiés et transmis à Goma dans les temps. Il/elle est chargée(e) de la revue et traitements comptables des opérations financières selon le manuel finance terrain de Mercy Corps.
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE :
- S’assurer que tous les partenaires ont déposé leurs rapports en dur et en version électronique dans le délai requis conformément aux calendriers établis.
- Appuyer le coordinateur financier de sous subventions dans les évaluations préalables avant attributions des sous-bénéficiaires et alerter sur les modifications de l’accord de sous-subventions et/ou au plan de suivi afin de réduire les risques financiers et de conformité.
- Orienter/ancien le personnel de l’organisation récipiendaire de la sous-subvention sur les principes élémentaires de justifications des dépenses et règlement du bailleur de fonds, rapports financiers, prévisions financières et règles de passation de marchés ;
- Faire la revue des rapports financiers périodiques soumis par les partenaires pour assurer de l’utilisation des fonds mis à leur disposition conformément aux clauses des contrats de subvention, aux règles Mercy Corps et des bailleurs de fonds
- Vérifier la fiabilité des documents supports soumis dans les rapports de dépenses en provenance des partenaires ;
- Traiter les demandes de paiement ou de remboursement soumises par les récipiendaires des sous-subventions – transférer tous ces documents dans les temps à Goma et s’assurer que les paiements s’effectuent dans un délai raisonnable ;
- Établir un calendrier de visites des récipiendaires des sous-subventions pour évaluer les aspects relatifs à la finance et aux opérations ainsi que le suivi des recommandations, résultant des revues financières de leurs rapports ;
- Saisir les rapports financiers des partenaires de sous subventions dans le système financier de Mercy Corps après validation ;
- Préparer les rapports de visites partenaires à l’émission de chaque visite et analyser les observations pour présenter au responsable financier les raisons de ces observations et les transmettre à Goma dans les délais requis ;
- Aider à l’audit des sites des bénéficiaires et préparer les rapports de visite des sites.
- S’assurer que les fichiers de sous-subventions sont archivés conformément au Manuel des finances de terrain.
- Aide à la préparation du dossier de clôture de la sous-subvention.
- Maintenir un système de classement des accords de sous-subvention et de tous les autres documents contractuels requis par la politique de Mercy Corps et les règlements des bailleurs de fonds dans des dossiers spécifiques à chaque projet
- Aider à préparer les documents d’audits internes/externes et assister pendant ceux-ci.
- Participer au besoin à toute réponse d’audit interne/externe avec l’équipe des finances
- Vérifier les rapports de dépenses (rapport de dépenses de voyage et de opérationnelles) ; s’assurer que les rapports de dépenses ont été approuvés selon les systèmes et procédures de Mercy Corps, s’assurer que la documentation est complète et vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des calculs avant d’effectuer tout paiement.
- En collaboration avec le coordinateur financier des sous subventions et/ou l’officier supérieur sous subvention basé à Goma, organisateur des missions de contrôle (spot check) auprès des partenaires de sous-subventions de Beni.
Autres responsabilités
- Appuyer les officier(ière)s et assistant(e)s financiers dans l’ensemble de leurs tâches en cas de besoin et assumer pleinement leur intérim en cas de besoin.
- Enregistrer quotidiennement toutes les quittances de paiements sur le système comptable.
- Préparer les quittances de paiements et les documents justificatifs à envoyer au Département des Finances du bureau de Goma.
- Les pièces scannées peuvent être conservées sur la base de Beni.
- Effectuer les paiements quotidiens des transactions réglementées selon la politique de trésorerie dans les délais requis.
- Assumer toutes autres responsabilités qui sont assignées par le superviseur en rapport au poste décrit ci-dessus ou à d’autres tâches pertinentes au sein du département des finances.
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS REQUISES :
- Un diplôme universitaire de premier cycle ou plus en finance et/ou comptabilité, économie, administration des affaires ou d’une spécialité en rapport avec les responsabilités décrites ci-dessus.
- Minimum (03) Trois années d’expérience en finance, comptabilité ou audit au sein d’une organisation internationale ou à un poste similaire ;
- Ou avoir au moins un an dans la finance des sous subventions Connaissance avérée du monde associatif en RDC, notamment les Organisation de la Société Civile (OSC) et leur mode de fonctionnement,
- Bonnes compétences d’utilisation des programmes MS Office et en particulier du tableau Excel est un atout ;
- La connaissance des procédures et réglementations USAID et FCDO est un atout supplémentaire ;
- Excellentes compétences d’utilisation d’internet et du courrier électronique e-mail.
- Connaissance préalable dans le traitement des transactions en espèces au sein d’une ONG, association et/ou organisation de la société civile ; est un atout mais ne saurait constituer un élément éliminatoire .
- Excellentes aptitudes en mathématiques, et excellente attention aux détails (cet élément, entre autres, sera dûment vérifié lors des entretiens).
- Excellentes aptitudes en français (écrit et parlé), swahili, l’anglais est un atout.
- Faire preuve de pédagogie et savoir mettre en place des outils de formation
