Mercy Corps est animé par la conviction qu’un monde meilleur est possible. Pour y parvenir, nous savons que nos équipes font de leur mieux lorsqu’elles sont diversifiées et que chaque membre de l’équipe a le sentiment d’appartenir à l’entreprise. Nous accueillons des origines, des perspectives et des compétences diverses afin de pouvoir être plus forts et avoir un impact à long terme.
Responsabilités du Directeur des Opérations :
En tant que membre de la haute direction, le directeur des opérations est responsable, sans s’y limiter, des responsabilités clés de la surveillance stratégique, de l’élaboration et de la mise en œuvre de politiques et de procédures et de la gestion des ressources.
VEILLE STRATÉGIQUE
Supervision stratégique, orientation et conseils sur tous les aspects de la gestion des opérations de Mercy Corps, visant à atteindre les résultats suivants :
- Contribution réussie à la mise en œuvre des stratégies d’opérations pays et à l’établissement de directives de gestion.
- Conseils sur les stratégies opérationnelles, les politiques et les plans affectant les opérations, les livrables des programmes et la dotation.
- Analyser l’environnement opérationnel de Mercy Corps dans le pays, ajuster les opérations et fournir des conseils sur les changements contextuels.
- Guider les stratégies et les activités opérationnelles de Mercy Corps.
- Mise en œuvre réussie des stratégies opérationnelles et établissement direct des réalisations de gestion avec les opérations.
- Maintenir un contrôle régulier sur le budget des opérations et identifier en temps opportun toute exception ou implication possible d’une sous-utilisation ou d’un dépassement de budget.
- Favorisez la collaboration et la communication entre les services entre les opérations, les programmes, les RH/Admin et les autres équipes.
- Promouvoir une culture d’apprentissage organisationnel continu avec la responsabilisation des individus et des équipes avec l’identification des besoins d’apprentissage. Créer des occasions d’apprentissage et assurer l’accès aux ressources d’apprentissage disponibles.
MISE EN ŒUVRE DES POLITIQUES ET DES PROCÉDURES
Mise en œuvre de politiques et de procédures opérationnelles appropriées, conformes aux politiques et procédures de Mercy Corps et aux règles et règlements des donateurs, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :
- Conformité totale des opérations avec les politiques, procédures et processus d’approvisionnement et de logistique de Mercy Corps Global.
- Fournir un leadership stratégique, technique et managérial dans la mise en œuvre des achats mondiaux et de la logistique dans le programme pays.
- Assurer la conformité totale et continue des politiques et procédures financières de Mercy Corps et autres (c’est-à-dire le manuel de gestion de programme, le manuel national du personnel, etc.)
- Agir en tant que point focal des opérations pour toutes les questions d’audit interne et externe en coordination avec la direction du pays.
- Fournir des conseils d’experts sur les politiques de Mercy Corps en matière de gestion des ressources, d’outils, etc.
- Élaboration de politiques et de procédures locales avec le soutien de la direction du pays et leur mise en œuvre.
- Superviser l’orientation et la formation de recyclage de tous les nouveaux employés sur les procédures, les politiques et les systèmes d’exploitation (y compris le système d’approvisionnement en ligne ProSource).
- Superviser le suivi de la conformité des partenaires en aval avec les réglementations de MC et des donateurs en ce qui concerne la gestion et l’aliénation des actifs.
- Assurer le déploiement de politiques nouvelles ou révisées en matière d’opérations de la chaîne d’approvisionnement mondiale, de politiques opérationnelles standard et de directives.
GESTION DES RESSOURCES
Gestion efficace et efficiente des ressources dans les domaines de la gestion des bureaux auxiliaires, des achats, de la logistique et de l’informatique, en vue d’obtenir les résultats suivants :
- Assurer une gestion efficace des ressources logistiques et des rapports de manière systématique, transparente et efficace à la direction du pays.
- Responsable de la fourniture d’approvisionnements de haute qualité et en temps opportun et d’autres programmes de soutien.
- Exercer une surveillance des processus d’approvisionnement et de la logistique en veillant à ce que les politiques et procédures d’approvisionnement de Mercy Corps ainsi que les règles et règlements des donateurs.
- Superviser la fourniture du transport et des importations/exportations.
- Superviser le maintien de la garde appropriée des actifs de Mercy Corps, de l’inventaire de l’entrepôt et de l’inventaire général.
- S’assurer que l’utilisation des ressources du programme pays est optimisée.
MANAGEMENT D’ÉQUIPE
- Développer les capacités de l’équipe, approfondir la compréhension de leurs rôles et aider au développement de carrière.
- Aider les membres de l’équipe avec des informations, des outils et des ressources pour améliorer les performances et atteindre les objectifs.
- Promouvoir la responsabilisation, communiquer les attentes et fournir une rétroaction constructive de manière informelle et formelle par le biais de rencontres individuelles et d’évaluations de performance régulières.
- Créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.
- Créer et maintenir une culture d’équipe axée sur le service, la collaboration et la proactivité.
- Examiner les structures de l’équipe et les adapter au besoin en fonction des besoins en matière de programmes/pays, de budgets, etc. Cela comprend des examens semi fréquents des rôles et des responsabilités des membres de l’équipe des opérations.
- Embaucher, orienter et diriger les membres de l’équipe des opérations au besoin.
- Travailler avec tout le personnel de Mercy Corps pour assurer l’introduction et l’adoption en douceur des systèmes opérationnels.
SOUTIEN AU PROGRAMME
- Travailler en étroite collaboration avec le directeur pays et les autres chefs de département pour assurer une mise en œuvre fluide, efficiente et efficace des programmes
- Créer et tenir à jour des systèmes assurant une utilisation efficace et transparente des ressources financières
- Diriger ou co-animer les réunions de coordination entre les programmes et les opérations et s’assurer que tous les points d’action convenus sont bien suivis
- S’assurer que tous les bureaux locaux disposent des capacités (humaines et techniques) nécessaires au bon déroulement du programme.
- S’assurer que les procédures, les politiques et les directives internes et des donateurs sont respectées
- Établir et maintenir le pipeline d’approvisionnement, en supervisant les aspects logistiques de l’opération ; Superviser l’entreposage et les mouvements des marchandises, au besoin.
- Assurez une gestion de flotte unifiée et rentable, y compris le suivi de l’entretien, de la consommation de carburant et de la planification des véhicules.
- Soutenir la mise en place et la fermeture des bureaux extérieurs
- Fournir un soutien aux programmes dans l’élaboration et l’examen périodique des plans d’approvisionnement.
- Superviser SharePoint et la gestion des fichiers pour les documents d’approvisionnement, de TIC et de logistique.
OPÉRATIONS DES BUREAUX EXTÉRIEURS
- Fournir un appui aux bureaux extérieurs pour s’assurer que les systèmes et les structures d’appui sont en place et conformes aux politiques et procédures internes et externes pertinentes.
- Veiller à ce que les opérations du bureau extérieur créent un environnement propice à la mise en œuvre harmonieuse du programme.
- Effectuer des visites fréquentes sur le terrain sur les sites de projets/programmes pour la supervision et l’appui et maintenir une collaboration étroite avec les chefs de bureau sur chaque site sur le terrain pour assurer la coopération opérationnelle et programmatique.
- Aider les bureaux extérieurs à évaluer les risques opérationnels et à élaborer un plan d’atténuation des risques opérationnels.
SÉCURITÉ
- Veiller au respect des procédures et politiques de sécurité telles que déterminées par les dirigeants du pays.
- Assurez-vous de manière proactive que les membres de l’équipe travaillent dans un environnement sécurisé et qu’ils connaissent les politiques.
Responsabilité de la supervision
Toutes les opérations pays : achats, logistique, gestion des sous-bureaux
Rapports directs : Responsable des achats, Responsable logistique, 2 Responsables de zone, Responsable informatique.
Responsabilité
Relève directement de: Directeur pays
Travaille directement avec: l’équipe de la haute direction, les chefs de bureau, les équipes de programme.
Responsabilisation envers les participants et les intervenants
Les membres de l’équipe Mercy Corps doivent soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier envers les participants à nos programmes, les partenaires communautaires, les autres parties prenantes et les normes internationales guidant le travail de secours et de développement international. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets de terrain.
Qualification minimale et compétences transférables
- Diplôme BA/BS dans un domaine pertinent.
- Minimum de 5 ans d’expérience en tant que cadre supérieur dans un secteur d’entreprise ou d’une OING, y compris une expérience en soutien opérationnel, y compris l’élaboration de stratégies.
- Une bonne connaissance des procédures administratives et logistiques est fortement souhaitée.
- Compétences avérées en matière de supervision et/ou compétences techniques combinées à un leadership.
- Solides compétences interpersonnelles et capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec des collègues dans un environnement de travail diversifié, multiculturel et multiethnique.
- Compétences dans la gestion, l’organisation, la planification et la mise en œuvre des tâches assignées sous la pression d’échéanciers fréquents et serrés.
- Forte capacité à faire preuve de discernement et à prendre des décisions dans des environnements de travail difficiles et complexes.
- Compétences avérées en matière d’analyse et de résolution de problèmes dans la gestion des questions de gestion et de coordination au niveau des programmes pays.
- La capacité de gérer simultanément les tâches quotidiennes tout en maintenant la vision et l’orientation stratégiques est essentielle.
- Communication verbale et écrite efficace, organisation, priorisation et applications Microsoft Office.
- Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
- Attitude positive et approche énergique du travail en équipe requises.
