Résumé du poste
Le/La Coordonnateur(trice) Finances et Conformité est membre de l’équipe de direction et du département Finances de Mercy Corps. À ce titre , il/elle est responsable de tous les aspects de la gestion financière des programmes pays, travaillant en collaboration pour garantir le respect des politiques et procédures internes de Mercy Corps ainsi que des réglementations des donateurs. Il/Elle travaille sous la direction du/de la Responsable Pays et est responsable de toutes les fonctions financières au Mali, notamment la comptabilité, les paiements et les opérations bancaires, la paie, la budgétisation, les rapports financiers , ainsi que la gestion et la conformité financières des subventions. Le/La Responsable Finances et Conformité, en soutien au département Programme, fournit des rapports ponctuels et une assistance au/à la Responsable Pays et à l’équipe Programme afin de garantir une utilisation efficace et efficiente des ressources financières.
Responsabilités essentielles
STRATÉGIE ET VISION
· Reconnaître les opportunités d’ action innovante et créer un environnement d’ autonomisation.
· Définir une orientation en priorisant et en organisant les actions et les ressources pour atteindre les objectifs et contribuer à l’élaboration de la stratégie à l’échelle du pays.
· Coordonner la gestion financière du programme JASS au Mali et au Niger et soumettre des rapports financiers consolidés.
OPÉRATIONS FINANCIÈRES
Assurer une gestion rapide et précise des finances de Mercy Corps Mali , y compris , mais sans s’y limiter , les responsabilités suivantes :
· Superviser et gérer les fonctions comptables et financières quotidiennes à l’échelle nationale, y compris l’enregistrement en temps opportun des transactions, la gestion de trésorerie , les opérations bancaires, les obligations fiscales , la paie, les stocks, les créances et les dettes.
· Planifier et mettre en œuvre des systèmes pour les opérations financières au bureau principal du pays et dans les bureaux extérieurs , conformément au Manuel des finances sur le terrain de Mercy Corps et aux réglementations des donateurs, y compris les systèmes de gestion des flux de trésorerie, de budgétisation, de consolidation des informations comptables, de contrôles internes, de rapports financiers, de tenue de registres financiers, de gestion des subventions et de conformité.
· Coordonner la gestion financière du programme JASS au Mali et au Niger en fournissant des informations comptables et financières consolidées pour le programme JASS dans son ensemble.
· Fournir un examen financier des demandes d’achat, des bons de commande et des demandes de paiement pour garantir la conformité avec les politiques et procédures de Mercy Corps et les budgets des projets.
· Examiner les sous -journaux de fin de mois pour garantir la clarté des descriptions, le taux de change et le codage correct des dépenses.
· Préparer les tableaux d’allocation et compléter les écritures de journal pour les allocations mensuelles.
· Assurer le suivi des comptes d’avances et des comptes de régularisation et d’attente en veillant à leur nettoyage régulier.
· Entretenir les relations bancaires et planifier et surveiller les besoins de trésorerie du pays pour assurer la bonne mise en œuvre des programmes de Mercy Corps.
· Fournir des soumissions comptables mensuelles standard au siège de Mercy Corps, y compris les fichiers du grand livre général, les rapprochements de comptes , les dépenses par code de fonds /projet, les rapports requis des sous – bénéficiaires en tandem avec le responsable pays, ainsi que d’autres informations financières en temps opportun et de manière précise.
· Assurer le respect des politiques et procédures d’approvisionnement de Mercy Corps pour tous les biens et services.
· Élaborer et maintenir les politiques et procédures du bureau local et fournir une formation sur toutes les questions liées aux questions financières locales.
· Élaborer les budgets annuels de l’ exercice avec le responsable pays et développer et mettre en œuvre des systèmes de budgétisation et de prévision des subventions avec les responsables de programme.
· Maintenir une couverture d’assurance locale appropriée en coordination avec le département des ressources humaines et de l’administration pour protéger Mercy Corps.
GESTION DES SUBVENTIONS ET CONFORMITÉ
- Assurer une planification précise des activités existantes et proposées, ainsi que le respect du budget et de la conformité des dépenses des initiatives financées, notamment par le biais des activités suivantes :
- Assurer une utilisation efficace et transparente des ressources financières conformément aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs.
- Planification annuelle en coordination avec le responsable pays de plusieurs budgets de subventions pour garantir que tous les coûts, y compris les dépenses de bureau et de personnel , sont couverts par les dons entrants , les budgets et la mise en œuvre de systèmes de projection avec les responsables de programme .
- Examiner et surveiller les rapports financiers et la conformité des partenaires. Fournir une assistance technique supplémentaire aux partenaires, si nécessaire, pour maintenir les normes de conformité.
- Fournir des rapports mensuels de gestion financière au responsable pays et aux responsables/directeurs de programmes, incluant des rapports budgétaires et réels sur les dépenses par code de fonds/ligne budgétaire par projet, ainsi que d’autres informations financières, en temps opportun et avec précision . Assurer le suivi en fonction de l’évaluation du responsable de programme et des résultats des réunions de subvention.
- Effectuer des audits et des examens internes selon les besoins pour garantir la conformité avec les exigences de Mercy Corps et des donateurs.
- Diriger l’élaboration du budget pour les nouvelles initiatives en garantissant des budgets réalistes et complets au format requis.
CONFORMITÉ DU PROGRAMME ET DES RESSOURCES FINANCIÈRES
· Respecter les normes minimales de gestion de programme de Mercy Corps sur la base du guide à l’échelle de l’organisation .
· Veiller à ce que toutes les interventions respectent la politique de genre de Mercy Corps , les principes de ne pas nuire et les normes de responsabilité des bénéficiaires.
· Assurer le respect des réglementations des donateurs et de Mercy Corps relatives aux programmes d’urgence .
· Rédiger et/ou réviser la portée des travaux pour embaucher et gérer des consultants techniques , y compris l’examen de l’efficacité technique et du budget du contrat.
· S’assurer que les recommandations d’audit sont appliquées dans tous les services.
GESTION D’ÉQUIPE
· Créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel où les membres de l’équipe s’efforcent d’ atteindre l’excellence.
· Développer les capacités de l’ équipe, approfondir la compréhension de leurs rôles et contribuer au développement de carrière .
· Fournir aux membres de l’équipe des informations, des outils et d’autres ressources pour améliorer les performances et atteindre les objectifs.
· Promouvoir la responsabilisation, communiquer les attentes et fournir des commentaires constructifs de manière informelle et formelle par le biais d’entretiens individuels réguliers et d’évaluations de performance.
· Contribuer aux efforts de renforcement de l’équipe nationale, aider les membres de l’équipe à identifier les options de résolution de problèmes et assurer l’intégration de tous les membres de l’équipe dans les processus décisionnels pertinents.
· Superviser, embaucher et orienter les nouveaux membres de l’équipe si nécessaire.
INFLUENCE ET REPRÉSENTATION
· Assurer l’interface avec les représentants (des donateurs) pour transmettre des informations sur les programmes , le cas échéant.
· Communiquer avec nos partenaires (nom), ainsi qu’avec (nommer tout sous-bénéficiaire), pour vérifier leurs systèmes et s’assurer qu’ils comprennent et suivent toutes les procédures et l’archivage appropriés.
· Participer au partage des meilleures pratiques avec les ONG et les agences gouvernementales .
· Faire preuve de souplesse, de résilience et de capacité à maintenir des relations positives et à garder son sang-froid, même dans des circonstances difficiles.
· Maintenir des normes éthiques élevées et traiter les gens avec respect et dignité.
· Démontrer une conscience de ses propres forces et de ses besoins de développement .
SÉCURITÉ
· Assurer le respect des procédures et politiques de sécurité telles que déterminées par les dirigeants du pays .
· S’assurer de manière proactive que les membres de l’équipe opèrent dans un environnement sécurisé et connaissent les politiques.
APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL
Dans le cadre de notre engagement envers l’apprentissage organisationnel et pour soutenir notre compréhension selon laquelle les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles servent, nous attendons de tous les membres de l’équipe qu’ils consacrent 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui profitent à Mercy Corps ainsi qu’à eux -mêmes.
RESPONSABILITÉ ENVERS LES BÉNÉFICIAIRES
Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts visant à rendre des comptes, en particulier envers nos bénéficiaires et envers les normes internationales qui guident le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain .
RESPONSABILITÉS DE SAUVEGARDE
· Apprend activement la protection et l’intègre dans son travail, y compris les risques de protection et les mesures d’atténuation liés à son domaine de travail.
· Pratique les valeurs de Mercy Corps, notamment le respect de la dignité et du bien-être des participants et des autres membres de l’équipe.
· Encourage l’ouverture et la communication au sein de son équipe ; encourage les membres de l’équipe à soumettre des rapports s’ils ont des préoccupations en utilisant des mécanismes de signalement, par exemple, la hotline d’intégrité et d’autres options.
Responsabilité de surveillance
Tout le personnel du département des finances , y compris (agent financier principal, sous-attribution, agent financier principal, paiement et formation, assistant financier)
Responsabilité
Rapporte directement à : Country Manager
Travaille directement avec : le responsable financier régional du siège (avec autorité pour les questions financières techniques) ; les membres des opérations (y compris la logistique et les ressources humaines), les chefs de programme, les membres de l’équipe TSU.
Responsabilité envers les participants et les parties prenantes
Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont tenus de soutenir tous les efforts visant à garantir la responsabilité, notamment envers les participants à nos programmes, nos partenaires communautaires et les autres parties prenantes, ainsi qu’envers le respect des normes internationales régissant les actions internationales d’aide et de développement. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés, en tant que partenaires égaux, dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
Qualification minimale et compétences transférables
· BA/S ou équivalent en comptabilité ou en finance requis, diplôme d’études supérieures préféré.
· Au moins 4 à 7 années d’ expérience progressive en gestion financière , y compris une expérience de supervision requise.
· Au moins 4 ans d’expérience dans la gestion des subventions ainsi qu’une compréhension des réglementations du gouvernement américain, de la CE, d’Affaires mondiales Canada, du FCDO, d’autres donateurs bilatéraux, des principales fondations privées et des agences des Nations Unies sont requises.
· Expérience et compétences démontrées en matière de préparation et d’analyse de budgets, de préparation et de présentation de rapports financiers et capacité avérée à traduire des données financières techniques en rapports informatifs .
· Solides compétences et expérience en comptabilité, y compris la gestion du grand livre général, des écritures de journal, de la paie, des comptes créditeurs et du bilan.
· Expérience préalable en gestion et solides compétences organisationnelles .
· Compétences informatiques avancées dans les programmes MS Office , en particulier Excel.
· Communication verbale et écrite efficace , compétences multitâches, d’organisation et de priorisation .
· Excellentes compétences orales et écrites en français requises ; la maîtrise de l’anglais est un plus.
· Capacité à travailler efficacement avec une équipe ethniquement diversifiée dans un environnement sensible .
· Une expérience préalable dans des environnements non sécurisés et des déplacements dans des endroits éloignés est souhaitable.
Facteurs de réussite
Le/La candidat(e) retenu(e) devra être capable d’interagir efficacement avec les équipes nationales et internationales des programmes et des finances, tant à des fins managériales que de formation. Il/Elle sera en mesure de soutenir les objectifs programmatiques en fournissant des informations financières pertinentes et actualisées, et aura démontré sa capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à respecter les délais et à traiter l’information pour accompagner l’ évolution des activités du programme . Un niveau professionnel irréprochable en matière d’éthique financière et d’approvisionnement, ainsi que la volonté et la capacité de faire respecter les politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs , sont essentiels. Le/La coordinateur(trice) des finances et de la conformité doit être disposé(e) à se déplacer régulièrement dans les bureaux extérieurs et sur les sites de projet de Mercy Corps. Les membres du personnel de Mercy Corps les plus performants font preuve d’un fort engagement envers le travail d’équipe et la responsabilisation, s’épanouissent dans des environnements évolutifs et changeants et accordent une importance primordiale à la communication écrite et orale en toutes circonstances.
Conditions de vie / Conditions environnementales
Le poste est basé à Bamako, au Mali, et les déplacements dans les zones de projet du pays sont possibles, sous réserve de sécurité. Les membres de l’équipe Mercy Corps représentent l’agence pendant et en dehors des heures de travail, qu’ils soient déployés sur le terrain ou en mission/temps plein sur un terrain. Ils sont tenus de faire preuve de professionnalisme et de respecter les lois , coutumes et politiques , procédures et valeurs locales de Mercy Corps, en tout temps et dans tous les lieux de travail du pays.
