Médecins Sans Frontières fondée en 1971, est une organisation internationale médicale humanitaire qui apporte une assistance médicale d’urgence aux personnes affectées par les conflits, les épidémies, les catastrophes ou l’exclusion des soins de santé. Nos équipes sont composées de dizaines de milliers de professionnels de la santé, de personnels logistiques, administratifs et de divers autres métiers, tous guidés par notre éthique médicale et nos principes d’impartialité, d’indépendance et de neutralité.
MSF WaCA, crée en 2019, est le 1er siège MSF en Afrique et répond à la volonté de réinventer le mouvement MSF après 50 ans d’actions humanitaires dans le monde, pour plus d’accès aux soins, plus de réactivité et de proactivité pour une plus grande couverture médicale des populations affectées dans le monde.
Pourquoi nous Rejoindre ?
Vous vous préparez à devenir membre de la grande famille MSF, forte de plus de 50 années d’actions médicales d’urgence qui lui a valu le prix Nobel de la paix en 1999.
Nous sommes une organisation inclusive qui considère que le bien-être social et professionnel est un droit pour tous, et qui offre un environnement qui tient compte de la diversité de chacun de ses membres.
MSF WaCA revendique un ancrage africain qui considère l’expertise locale avec qui elle contribue dans la mise en œuvre de ses activités et fait de chaque membre, un acteur clé́ de la nouvelle dynamique de l’action humanitaire dans le monde.
Nous Recherchons : COORDINATEUR-TRICE SUPPLY POUR L’EQUIPE D’URGENCE
Département : Opérations
Supérieur hiérarchique :
-Coordinateur de Projet d’Urgence (de l’équipe des urgences)
-Responsable de la Cellule d’urgence entre les déploiements
Supérieur Fonctionnel : Référent Supply Siège
Travail %: 100%
Poste Basé à: Terrain
Mobilité : Toutes les zones d’intervention MSF – WaCA
Contrat : CDD (1 an) Renouvelable
Début de contrat : Le plus tôt possible.
Mission
Le poste de coordinateur des approvisionnements d’urgence est dédié à la gestion des opérations de la chaîne d’approvisionnement des missions d’urgence menées par la cellule d’urgence de MSF-WaCA.
Objectifs
Introduction:
Pour accomplir sa mission d’assistance aux victimes de conflits, d’épidémies ou de catastrophes naturelles, MSF-WACA a créé une équipe d’urgence, dont les membres sont des personnes expérimentées capables d’évaluer une situation, d’ouvrir, de fermer et de coordonner des projets d’urgence. Le poste de coordinateur des approvisionnements d’urgence est directement rattaché au Référent Supply de la Cellule d’urgence (département des opérations au siège d’Abidjan).
Activités clés globales :
Le candidat retenu devra :
- Travailler dans tous les contextes définis par la cellule d’urgence (E-Cell)
- Avoir la flexibilité de travailler dans différentes positions couvrant des responsabilités dans la Supply Chain
- Travailler dans des contextes d’urgence avec la cellule régulière
- Soutenir les différents projets en cours dans le cadre de missions spécifiques, à la demande du Référent Supply du siège.
Responsabilités principales
- Être responsable de la gestion des commandes, des achats, des stocks et du fret au niveau de la coordination ou du projet, contrôler et assurer une mise en œuvre efficace de l’ensemble des activités quotidiennes de la chaîne d’approvisionnement
- Contrôler et assurer le bon fonctionnement de l’administration des approvisionnements et le respect des procédures d’approvisionnement mises en œuvre, en proposant des ajustements le cas échéant.
- Être responsable de la base de données d’approvisionnement et du classement et de l’archivage corrects de la documentation d’approvisionnement afin de garantir la disponibilité et la cohérence des données d’approvisionnement
- Communiquer avec les clients, les tenir au courant de l’état de leurs commandes (confirmation de la DI) et établir des priorités en matière d’approvisionnement et de transport en fonction de leurs besoins.
- Recueillir les réclamations sur le terrain, analyser les causes et prendre des mesures correctives.
- En collaboration avec le Superviseur Approvisionnement (s’il y en a un) et en coordination avec le département RH, superviser les processus associés (recrutement, formation/induction, briefing/débriefing, évaluation, détection de potentiel, développement et communication) du personnel sous sa responsabilité afin d’assurer à la fois le dimensionnement et les connaissances et compétences requises.
- Informer le Référent Supply en cas de problème majeur et établir tous les rapports requis, afin de conserver des informations actualisées et fiables qui aideront à la prise de décision.
- Effectuer toute autre tâche dans le cadre de son rôle, selon les instructions de la supervision et en fonction des besoins de la mission.
Responsabilités spécifiques
- Participer aux missions exploratoires de la cellule d’urgence de MSF-WaCA pour mettre en place les bases de la chaîne d’approvisionnement et permettre le lancement des interventions.
- Mettre en place et appliquer les stratégies et processus d’approvisionnement
- Participer au dimensionnement des équipes d’approvisionnement et des ressources en fonction de la taille des interventions
- Superviser et organiser les activités quotidiennes de l’équipe de la chaîne d’approvisionnement, y compris les superviseurs de l’approvisionnement, et veiller à ce qu’ils exécutent les tâches liées à leur rôle.
- Soutenir les différents projets en cours, y compris les projets réguliers, par des missions spécifiques et structurées, des formations, un soutien ponctuel et des visites sur le terrain.
- Superviser et organiser les activités quotidiennes de l’équipe d’approvisionnement au niveau de la coordination
- Assurer une mise en œuvre efficace des procédures d’approvisionnement et des outils standard dans l’ensemble de la mission
- Être le point focal de l’équipe d’approvisionnement pour traiter avec les clients internes et les fournisseurs
- Effectuer des visites sur le terrain pour apporter un soutien technique à l’équipe de projet et assister, encadrer et former l’équipe d’approvisionnement du projet.
- Rédiger le rapport d’approvisionnement pour la coordination et donner un retour d’information sur le rapport de projet ; compiler le rapport d’approvisionnement de la mission pour le partager avec le Référent Supply.
- Fixer des objectifs pour l’équipe lors de la coordination, les suivre et les évaluer avec le soutien du Référent Supply.
- Participer à la préparation de l’ARO/MYR et mettre à jour les lignes directrices en matière d’approvisionnement et la planification des activités.
Pré-requis du poste
Formation
- Diplôme et spécialisation en logistique/supply chain
Compétences
- Compétences avérées en matière de négociation, de diplomatie et de prise de décision
- Capacité avérée de coordination et d’organisation
- Capacité à recruter, former/entraîner, gérer le personnel national et les équipes d’approvisionnement/de logistique sur le terrain en ce qui concerne les processus d’approvisionnement.
- Capacité à travailler dans un contexte instable et peu sûr et à gérer le stress et la charge de travail.
- Capacité à travailler au sein d’équipes multiculturelles et pluridisciplinaires ; flexibilité.
- Engagement envers les principes de MSF
- Orientation vers les résultats et la qualité
- Travail d’équipe et coopération
- Flexibilité comportementale
- Gestion du stress
Expériences professionnelles requises
- Minimum 6 mois d’expérience dans un poste d’approvisionnement dans un contexte d’urgence avec MSF
- 12 mois d’expérience sur le terrain avec MSF dans un rôle d’approvisionnement
- Bonne connaissance technique des articles MSF avec la capacité de comprendre et d’identifier les articles sur la base de la description et de la codification des normes MSF.
- Capacité à trouver sur le marché local des articles alternatifs correspondant aux standards MSF
- Connaissance ou expérience du transport international (incoterms, procédures d’importation, de transit et d’exportation)
- Expérience du transport local (contrôle des camions, chargement, rupture de charge…) et gestion des flux
- Connaissance de la gestion des stocks de denrées périssables (médicaments, aliments…)
- A l’aise avec les procédures douanières
- Maîtrise de la chaîne d’approvisionnement de MSF, des processus/procédures (d’urgence et régulières) avec les outils associés.
Connaissance Linguistique
- Niveau professionnel en Français et Anglais
- La Connaissance d’autres Langues Constitue un avantage
Connaissance informatique
- Maîtrise de Microsoft Office, Excel, Word PowerPoint.
- Expérience des outils d’analyse des données
MSF offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.
Les femmes répondant aux critères sont vivement encouragées à candidater.
N.B. : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n’est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.
Date Limite : 20 Août 2024 à 18:00 GMT
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
