Médecins du Monde (MdM) est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.
L’ONG MERCY CORPS recrute pour ce poste (12 Septembre 2023)
POSTE 1 : Administrateur.trice pays
Missions et responsabilités
Sous la responsabilité de la Coordination Pays, l’Administrateur.trice Pays est chargé.e d’assurer la bonne gestion comptable, administrative et financière et des Ressources humaines dans le respect des procédures définies pour la mission de Médicos del Mundo au Sénégal.
En collaboration avec les Coordinateurs.trices projets et la Coordination Pays (supervision hiérarchique) et le département technico-comptable du siège central à Madrid, l’Administrateur.trice Pays est garant.e de la bonne exécution financière et administrative des projets, tout comme de la gestion de la Mission.
Gestion financière et budgétaire
L’Administrateur/trice Pays est chargé/e de :
- Superviser la gestion de la trésorerie des projets et les demandes de fonds au siège en lien avec les Coordinateurs.trices Projets.
- Coordonner la clôture de la comptabilité mensuelle de tous les sites, projets et fait le lien avec le département financier du siège, en assurant la qualité des documents et le respect des procédures internes et bailleurs.
- Vérifier les frais et la comptabilité mensuelle de tous les perfins (n° projet, bailleurs) en lien avec les administrateurs.trices projet et le/la technicien/ne comptable du siège à Madrid, en respectant les règles, procédures et normatives de Médicos del Mundo et des bailleurs.
- Superviser l’archivage numérique et l’envoi au siège de tous les justificatifs (factures, reçus, annexes) des frais réalisés conformément aux règles, procédures et normatives de Médicos del Mundo et des bailleurs.
-
Encadrer les administrateurs.trices projet sur la gestion des finances des projets en lien avec les Coordinateurs.trices projet.
- S’assurer que tout le personnel connaisse et respecte lesdites règles de justification des coûts.
- Réaliser, en collaboration avec la Coordinatrice de Base et la Coordination Pays, le travail de suivi budgétaire.
- Préparer des simulations de budget pour la mission / pour le projet.
- Participer à la formulation de projet en préparant la partie budgétaire de propositions. Participer aux reformulations budgétaires réalisées en cours de projet.
- Finalisation et Contrôle des Rapports Financiers Intermédiaires et Finaux en collaboration avec les administrateurs.trices projet et le.la Technicien.ne du siège. Assurer la préparation des audits externes ou internes.
- Gérer, en collaboration avec la Coordination Pays, les finances du bureau, les comptes bancaires (suivi des virements, contrôle des relevés, conciliation bancaire, etc.), et les caisses (décompte hebdomadaire et mensuel, approvisionnement, décaissement et avances, etc.).
- S’assurer que les caisses sont régulièrement approvisionnées et rapprochées correctement.
- Réaliser, à la demande de la Coordination Pays, des bilans comptable ou financier périodiques.
Administration
- L’Administrateur.trice Pays est chargé/e de gérer le respect des règles et démarches administratives. Il/elle doit :
- Assurer l’approvisionnement en biens et services conformément aux procédures d’achat et du budget.
- Gérer les contrats de location et d’assurance du bureau, ainsi que les contrats d’assurance des véhicules, en collaboration avec le logisticien.
- Participer à l’organisation des ateliers et séminaires de formation.
- Préparer la logistique de toutes les rencontres organisées.
- Garantir le paiement des factures périodiques (électricité, eau, internet, téléphone, etc.) dans le respect des échéances.
- Gérer l’envoi et le suivi de la réception des courriers de la Mission.
- Fournir l’aide technique aux coordinateurs.trices projet et aux administrateurs.trices projet et de coordination et contrôler la correcte application des procédures administratives de Medicos del Mundo et des bailleurs de fonds.
- S’occuper, en collaboration avec la coordination pays, des relations et des démarches bureaucratiques avec les organismes publics et administratifs du pays (Inspecteurs du travail, Direction Générale des Impôts, banques etc.) et avec les bureaux administratifs et financiers des délégations décentralisées des bailleurs de fonds institutionnels.
Ressources humaines
- Participer et superviser la gestion des gardiens et du personnel de maison, en collaboration avec le logisticien.
- Informer le personnel et faire le suivi des congés, jours de récupération et jours fériés dans le pays.
- Gérer les processus de recrutement et d’évaluation du personnel national. Gérer, actualiser et veiller à l’archivage des dossiers administratifs de tous les employés de la mission.
- Appuyer la Coordination pays pour la gestion du personnel local (règlement intérieur) et garantir la tenue correcte.
- Garantir la conformité des contrats de travail et de prestation de service avec la législation du pays.
- Garantir le paiement des salaires, des primes, des per diem et autres frais lors des déplacements, des charges sociales et fiscales et des taxes redevables.
- Veiller à la disponibilité des attestations de régularité et quitus auprès des organismes sociaux et fiscaux.
Appui à la gestion logistique
- Participer à la planification et à l’organisation des achats des projets et de la mission, en lien avec le logisticien et les Coordinateurs.trices Projets, en fonction des règles, procédures et normatives de Médicos del Mundo et des bailleurs ;
- Appuyer le logisticien dans la gestion et le suivi des stocks et dans l’inventaire des biens de la mission ;
- Assister le logisticien dans la gestion du parc de véhicules : entretien adéquat de la flotte de véhicules dans le respect des règles établies pour les évaluations des besoins et des réparations de ces derniers, suivi maintenance, suivi carburant, etc. ;
- Garantir l’ordonnancement du bureau (propreté, rangement) et des archives, en lien avec le logisticien et le personnel de soutien.
Profil exigé
- Formation supérieure en Comptabilité / Finance ou équivalent (Licence / Master/ Diplôme Universitaire / Formation Professionnelle en Finance ou Comptabilité)
Expériences / Compétences
- Avoir au minimum 2 ans d’expérience dans un poste similaire (AMIN, FINANCE, RH) dans le secteur humanitaire
- Expérience dans la gestion financière, administrative et comptable d’un bureau. Bonne maîtrise de l’outil informatique (Environnement Windows, Word, Excel, PowerPoint Access, internet, etc.)
- Expérience dans la gestion logistique
- Expérience dans la gestion des ressources humaines
- Compétence en technique d’archivage
- Bonne capacité de reporting financier et suivi des audits ;
- Connaissance des procédures administratives et financières des bailleurs de fonds (AECID, AACID, UE, ECHO, AFD, OIM) ;
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Bonne capacité managériale
- Bonnes aptitudes de communication et de reporting
- Bonne maîtrise de l’outil informatique
- Excellente maîtrise du français : lu, écrit et parlé.
Qualités
- Rigueur, professionnalisme et honnêteté
- Capacité d’adaptation et d’écoute
- Discrétion et capacité à travailler en équipe
- Ouverture d’esprit et créativité
- Implication, engagement, motivation et volonté d’apprendre
- Capacité à gérer plusieurs tâches
Conditions d’emploi
- Statut : salarié.e
- Type de contrat : CDD de droit sénégalais
- Durée du contrat : 12 mois (période d’essai de 3 mois)
- Salaire : selon la grille salariale de Médicos del Mundo
- Entrée en fonction : octobre
- Lieu de travail : Dakar. Avec des déplacements dans les zones d’intervention en fonction des restrictions sécuritaires.
Dossier de candidature
Le dossier de candidature doit comprendre :
- Une lettre de motivation adressée à la Coordination Pays de Médicos del Mundo Senegal.
- Un CV clair et compréhensible incluant le contact de trois personnes références, dont l’une devra être votre employeur actuel.
Il sera envoyé au plus tard le 25 septembre 2023 à minuit, par mail, avec la mention ADMIN.PAYS.MDM à l’adresse : [email protected] avec copie [email protected]
Aucune candidature ne sera traitée par téléphone
POSTE 2 : Coordination Pays.Burkina Faso
Représentation, communication et positionnement
Représenter MdM-E et maintenir le contact auprès des autorités du pays, des autres ONG, des agences et organisations internationales et nationales, ainsi que des bailleurs.
Négocier les accords et les conventions de collaboration avec les différents partenaires et assurer la liaison avec le siège.
Représenter MdM-E auprès des médias locaux et internationaux.
Défendre les principes d´actuation de MdM-E et faire connaître l´organisation.
Piloter les activités de plaidoyer dans le pays.
Participer aux différentes réunions de coordination, plateformes et réseaux existants dans le pays.
Organiser à la demande de l´organisation des rencontres ou des événements au caractère national, des visites de terrain, etc.
Alimenter à l´aide de documents et d´informations les débats stratégiques de l´association concernant la coopération internationale.
Alimenter à l´aide de documents et d´informations l´association pour la prise de décision concernant les positionnements politiques de l´organisation dans le pays.
Définition et planification de l´actuation de MdM au Burkina Faso
Mettre en œuvre ou adapter la stratégie pays suivant la vision de l´organisation et ses thématiques transversales.
Assurer pertinence des lignes d’intervention de MdM-E au Burkina Faso et leur cohérence avec la stratégie de l’organisation.
Identifier les problèmes de vulnération du droit à la santé dans le pays et élaborer des stratégies de plaidoyer.
Analyser la situation politique et humanitaire en étroite collaboration avec l´association afin d´améliorer l´orientation des projets.
Proposer et gérer les missions exploratoires suivant les besoins identifiés et dans le cadre de la capacité des ressources de l´organisation.
Identifier les réseaux et les partenariats dans le pays qui favorisent le travail de l´organisation.
Gestion et supervision des opérations
Coordonner l’ensemble des centres opérationnels de l´organisation en place dans le pays.
Elaborer la planification annuelle des projets conjointement avec les coordinateurs.trices de projets.
Réaliser l’identification de nouveaux bailleurs de fonds et superviser la préparation de nouvelles propositions de projets, tout en garantissant la cohérence avec la vision stratégique et les principes de MdM-E.
Superviser et évaluer la progression des projets en établissant des réorientations si nécessaire.
Planifier conjointement avec les coordinateurs.trices de projets les besoins en ressources humaines et le matériel nécessaire pour la correcte mise en place des activités.
Rédiger un rapport mensuel de la mission (SitRep)
Assurer une transmission régulière des informations avec le siège quant aux activités et contexte
Assurer et superviser la rédaction des rapports pour les bailleurs de fonds et les autorités nationales
Accompagner la réalisation des audits et/ou évaluations des projets
Gestion d’équipe
Gérer, superviser, accompagner et évaluer les membres de l’équipe de coordination.
Assurer la mise à jour de l´organigramme de la mission et les profils et descriptions de poste.
Participer dans les processus de recrutement des profils de coordination.
Réaliser les briefings/debriefings des personnes qui intègrent l´équipe MdM-E.
Evaluer les besoins en formation de l´équipe.
Garantir que les standards de vie des équipes soient alignés sur les principes et les politiques de MdM-E.
Gérer les possibles conflits propres au travail et entre les membres des équipes.
Superviser la politique de gestion du personnel national en coordination avec le département de Personnes du siège, et parvenir à l´intégration et à l´implications maximales du personnel dans l´équipe de travail de MdM-E.
Promouvoir la communication et la participation active de tout le personnel dans le déroulement des projets ainsi que dans les valeurs et la philosophie de MdM-E.
Finances/administration/logistique
Superviser la standardisation et le respect des procédures de finances, administration et logistique dans le pays.
Élaborer et mettre à jour, avec les coordinations et les administrations de projets et l´administration pays, la planification du budget prévisionnel et annuel de la mission et des projets.
Sécurité
Faire une veille du contexte géopolitique de la sous-région et du pays et assurer la liaison avec les forums de sécurité dans le pays pour garantir une compréhension actualisée du climat politique et des risques de sécurité.
Suivre les indicateurs sociaux et économiques des zones d’intervention et du contexte national afin d’évaluer la pertinence des programmes dans le contexte humanitaire.
Assurer la connaissance et le respect des règles de sécurité par l’ensemble du personnel.
Assurer les briefings sécurité.
Gérer les potentiels incidents sécuritaires et participer à l’élaboration des rapport d’incident.
Gestion des urgences
Réaliser un suivi actif et permanent des éventuelles urgences dans le pays en participant aux groupes de suivi national.
Mettre à jour périodiquement avec les coordinations de projets des plans de contingence.
Requisitos mínimos
Formation
Qualifications académiques :
Obligatoire : Formation supérieure en gestion de projets ou généraliste (BAC+5) avec formation spécifique en Coopération Internationale ou Action Humanitaire
Formation complémentaire :
Formation dans l’un des domaines suivants : Santé Publique, Genre et Droits Humains, Sciences Sociales concernant le domaine sanitaire (anthropologie médicale, sociologie médicale, économie médicale).
Exigences
Langues : Français courant à l’écrit comme à l’oral obligatoire. La maîtrise de l’espagnol ou l’anglais est un plus.
Compétences informatiques : maîtrise des applications MS-Office.
Expérience ONG indispensable en coopération internationale et/ou action humanitaire sur le terrain, de préférence en Afrique. Expérience récente en zone sahélienne souhaitée.
Minimum 3 ans d’expérience à un poste de de chef.fe de mission/coordination pays dans un contexte de sécurité volatile.
Expérience en élaboration et mise en œuvre des procédures et programmes de projets de santé et/ou en plaidoyer.
Compétences
Identification avec les lignes de travail, les valeurs et la mission de Médicos del Mundo.
Capacités de communication, négociation, empathie et diplomatie
Capacité d´organisation et de travail en équipe
Rigueur et autonomie dans le travail
Capacité de planification, d´analyse et vision stratégique
Capacité avérée en gestion de personnes
Maîtrise de la gestion des priorités.
Dynamisme et flexibilité
Capacité à travailler et vivre dans un contexte sécuritaire volatile
Rémunération/Conditions
Grille salariale de Médicos del Mundo.
Catégorie: Groupe 5. Coordination par pays
Heures de travail : 40 heures/semaine.
Poste à pourvoir en octobre 2023.
